Compliance para Startups: 8 problemas que Deel puede resolver

1. Errores de incorporación que pueden llegar a ser muy costosos

La incorporación es uno de los primeros pasos que debe tener en cuenta un fundador para lanzar su startup. Muy pronto, una idea comenzará a materializarse y, cuando esto pase, querrás pensar en formar un equipo, celebrar contratos, hacer publicidad y por supuesto vender; para ello está la incorporación o el onboarding.

Incorporar una startup implica tomar decisiones importantes que impactan el éxito de tu negocio a largo plazo y el riesgo de no cumplir con las leyes. Retrasar la incorporación hasta después de que hayas empezado a hacer negocios puede presentar problemas fiscales y poner en riesgo tus activos personales y profesionales, mientras que elegir la estructura corporativa incorrecta puede impedir que puedas calificar a exenciones fiscales especiales y disuadir a los inversionistas.

Para ayudar a los fundadores a incorporarse, Deel adquirió Capbase, la cuál simplifica varios pasos críticos para las startups. Además de manejar todo el proceso de incorporación, permite la formación de la junta directiva y la creación de un plan de acciones.

Por otro lado, Capbase puede facilitar la emisión y compra de acciones de fundador y la gestión de los SAFE, pagarés convertibles y equity para inversionistas, colaboradores, freelancers y asesores. Esta compleja red de distribución de capital se rastrea en una tabla de capitalización actualizada automáticamente, lo que garantiza una vista en tiempo real de la estructura de capital de la empresa.

Para recibir soporte integral de incorporación y gestión de capital, los fundadores de startups pueden conectarse con los expertos legales de Capbase a través de la plataforma Deel.

2. Riesgo de establecimiento permanente

Una vez que te hayas incorporado, probablemente empezarás a pensar en quién te apoyará para hacer realidad tus ideas. Los mejores equipos son diversos, conformados por personas de diferentes orígenes y culturas, con nuevas perspectivas y conocimientos del mercado local; la contratación global es una excelente opción para lograr este equilibrio. Sin embargo, la contratación directa de colaboradores a nivel internacional sin establecer una subsidiaria extranjera crea un riesgo de establecimiento permanente.

Con Deel, las startups pueden atraer talento local a través de su solución de employer-of-record (EOR). Un EOR ha establecido entidades en países de todo el mundo y puede contratar colaboradores legalmente por ti mientras conservas la gestión diaria, es decir que bajo esta figura no es necesario establecer una filial extranjera para probar un mercado en particular.

Deel es el mayor proveedor de EOR a nivel mundial, con más de 20,000 colaboradores activos en sus más de 95 entidades. Cada una de estas es propiedad y está administrada exclusivamente por Deel, sin subcontratación de proveedores externos.

3. Acuerdos laborales inválidos

El siguiente obstáculo de compliance al que se enfrentan las startups es la creación de acuerdos laborales que cumplan con los requisitos, que describan los términos del acuerdo de trabajo y que cumplan con las leyes laborales según el lugar donde resida el nuevo colaborador. La creación o el uso de contratos que no cumplan con los derechos y protecciones de los colaboradores puede dar lugar a procesos judiciales, sanciones y dañar la reputación de la startup.

Con Deel, las startups pueden crear contratos de trabajo que cumplan con los requisitos globales en segundos a través de la plataforma Deel. Agrega el nombre del colaborador, el e-mail, la nacionalidad y el país desde el que trabajará, haz clic en Next  ('Siguiente') y la plataforma generará un contrato localizado que puedes personalizar con detalles del trabajo, información de compensación y extras del contrato, como equipo, membresías del espacio de trabajo, planes de salud y opciones sobre acciones.

Una vez que todos los campos estén completos, puedes revisar, prefirmar el contrato e invitar al colaborador a firmar directamente. El contrato sólo se activará cuando ambas partes lo hayan firmado.

La creación manual de contratos es más sencilla para las startups que contratan localmente. Sin embargo, para aquellos con objetivos de expansión global, crear contratos únicos que se alineen con las horas de trabajo, los descansos, los términos de pago, las condiciones de finalización de contrato, la indemnización por despido, los beneficios y las bonificaciones en múltiples jurisdicciones es más desafiante, razón por la cual Deel ofrece la solución perfecta.

4. Clasificación errónea

Contratar empleados no es tu única opción. Las startups que quieran acuerdos a más corto plazo y mayor flexibilidad pueden contratar freelancers. Sin embargo, al contratar servicios de freelancers, un riesgo típico al que se enfrentan las startups es la clasificación errónea. Los fundadores se arriesgan a sanciones fiscales y de compliance si el acuerdo laboral no define con precisión la relación, no usa la terminología correcta o no cumple con las leyes locales que afectan a los freelancers.

Deel puede clasificar y contratar freelancers en 150 países por ti para eliminar responsabilidad y el riesgo de clasificación errónea. Evaluaremos la clasificación de tu personal para asegurarnos que sea correcta y te asesoraremos en caso de que se deba hacer un cambio de empleado a freelancer o viceversa. Luego crearemos contratos localizados que cumplan con todos los requisitos legales y recopilaremos toda la documentación necesaria.

5. Inelegibilidad del colaborador

Otro desafío común de compliance que enfrentan las startups es garantizar que las nuevas contrataciones estén habilitadas legalmente para trabajar. Como empleador, eres el responsable de verificar el estatus legal de cada persona, realizar verificaciones de antecedentes y asegurarte de que tengan las visas y los permisos de trabajo correctos para empezar a trabajar en el país o la jurisdicción desde la que pretendes operar. Contratar o reubicar a un colaborador sin los documentos adecuados puede resultar en multas y hasta cárcel.

Deel adquirió Legalpad para dar a las startups soporte desde la plataforma en temas migratorios y de visas. Ya sea que quieras trasladar a los miembros del equipo a la sede de tu startup o empoderarlos para que trabajen en cualquier lugar, nuestro equipo interno de inmigración se encargará de toda la gestión de visas y patrocinios y preparará todo para que puedan empezar a trabajar mucho más rápido.

Conoce cómo Form3 usa Deel Immigration para crecer su equipo un 20% en un año.

6. Falta de información confidencial, propiedad intelectual y acuerdos DPA

Las startups están dónde nacen las ideas valiosas. Este sentimiento es particularmente cierto en el caso de las empresas tecnológicas de vanguardia que contratan emprendedores para ayudar a hacer realidad nuevos conceptos e innovaciones. Sin embargo, involucrar a varias personas en sus proyectos las expone a posibles robos e infracciones de propiedad intelectual.

Cuando contratas gente a través de Deel, puedes aprovechar los contratos personalizados que te transfieren sin problemas la propiedad de la PI. Estos contratos se elaboran a medida y se revisan periódicamente para garantizar el cumplimiento de las normas legales locales y la protección total.

Así mismo, la contratación de freelancers a través de Deel viene con cláusulas de propiedad intelectual integradas que asignan todo el trabajo creado por el freelancer a la empresa. El compliance total y la auditoría de contratos vienen de serie, lo que brinda un control completo de los derechos de propiedad intelectual de tu equipo. Puedes generar, almacenar y modificar acuerdos de confidencialidad estándar en tu dashboard de Deel.

Acuerdo DPA

Para las startups con clientes que residen en el EEE, Suiza y el Reino Unido, es un requisito legal garantizar que los Acuerdos de Procesamiento de Datos (DPA) firmados estén vigentes para cumplir con el GDPR y las leyes de privacidad.

Un DPA es un registro legal entre una empresa y sus proveedores externos. Define a qué datos personales están expuestos los freelancers y a que pueden acceder. También detalla cómo la empresa protegerá, administrará y utilizará esto. No tener un acuerdo debidamente firmado puede resultar en multas de hasta el 4% de tus ingresos anuales.

En la plataforma Deel, puedes crear un DPA basado en las necesidades de tu startup, completar la información necesaria y firmar un DPA con cualquier freelancer con unos pocos clics. Una vez firmado, estarás cubierto globalmente a través de Deel.

7. Violaciones de seguridad de datos y mantenimiento deficiente de los documentos

Las startups generalmente cuando recién empiezan a operar se las arreglan como pueden, recopilando y almacenando manualmente los datos confidenciales y la documentación de compliance de los colaboradores y freelancers en un sistema de archivo digital protegido por contraseña (en el mejor de los casos).

Sin embargo, con el 64% de las empresas en todo el mundo experimentando al menos una forma de ciber ataque o violación de datos y leyes y regulaciones de protección de datos cada vez más estrictas, las startups deben mejorar el compliance de la seguridad de la información y evitar los métodos de recopilación y almacenamiento de documentos de laissez-faire que pueden resultar en enormes multas y daños a la reputación si se filtra o se pierde.

Con Deel, las startups pueden almacenar datos confidenciales y documentos en nuestra plataforma cloud-based, que hemos creado sobre el marco de compliance reconocido mundialmente ISCO2700, y el cual cuenta con la certificación SOC2.

Cuando las startups contratan y se llevan a cabo sus procesos de onboarding a través de Deel, pueden solicitar al nuevo colaborador que ingrese su información personal, como la fecha de nacimiento, el número de seguro social (SSN), la información bancaria y los registros médicos a través de la plataforma de autoservicio. Este enfoque ayuda a evitar el paso de datos confidenciales y limita el control de acceso y la autenticación del usuario a la persona.

Así como pasa con la información vulnerable, la documentación faltante puede representar algunos desafíos de compliance complicados y generar señales de alerta cuando la startup pasa por la due diligence relacionada con el financiamiento de riesgo o cuando está tratando de venderla empresa.

La plataforma de Deel es el lugar más seguro para almacenar y separar los documentos para evitar riesgos de ciberseguridad. Durante el onboarding, puedes solicitar al nuevo colaborador que presente la documentación de compliance obligatoria según las reglamentaciones de su país, donde permanecerá almacenada de forma segura en caso de que surja una auditoría reglamentaria.

La plataforma Deel es el lugar ideal para almacenar lo siguiente:

• Documentos preliminares como descripciones de cargos, solicitudes de empleo, currículums, cartas de oferta, elegibilidad para trabajar legalmente, acuerdos de trabajo y formularios de inmigración.
• Documentación de archivos personales, incluidos registros de desempeño laboral, ascensos, transferencias, compensaciones e historial de bonificaciones, tasaciones, acuerdos de adjudicación de acciones y opciones, seguimiento de asistencia y tiempo, progreso de capacitación, advertencias y medidas disciplinarias.
• Documentos laborales, como planes de beneficios, retención de impuestos y formularios de exención, registros de información médica, información confidencial y acuerdos de cesión de propiedad intelectual
• Separación de documentos laborales, incluidas entrevistas de offboarding, acuerdos de despido, avisos de finalización de contrato, cartas de renuncia, documentos de desempleo, declaraciones de referencia

8. Violaciones de compliance en términos de nómina e impuestos

El compliance de la nómina y los impuestos es uno de los desafíos más importantes para las startups en etapa inicial que buscan expandir su fuerza laboral. Dependiendo de dónde contrates, existen diferentes leyes y requisitos que regulan temas como el salario mínimo, las cuentas bancarias en el país, las monedas bancarias, los cronogramas de pago, las retención de impuestos, etc.

Algunas startups utilizan un software de nómina para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y las horas extra y así calcular los pagos. Sin embargo, la mayoría de softwares de nómina no se integran con los sistemas de RR.HH existentes, están diseñados para geografías únicas y no se puede usar para pagar a los freelancers. Para pagar al personal, debes adoptar un software adicional o subcontratar a proveedores locales de servicios de nómina. 
  
Con Deel, las startups tienen una nómina global integrada en su plataforma de RR.HH, centralizando tus datos en una sola plataforma. Este enfoque brinda una visión segura y holística de la información de tu fuerza laboral, lo que facilita la automatización de la nómina y la retención de impuestos.

También creamos nuestra plataforma para revisar las diferentes leyes laborales y de nómina en más de 90 países para que así puedas mantenerte al día los estándares de compliance donde quiera que contrates.

¡También puedes pagar a los freelancers desde la plataforma!

Opera tu startup de manera completamente legal con Deel

El compliance es fundamental para la expansión de una startup. Tomar el control de esto lo antes posible te asegurará proteger tu empresa, evitar errores costosos y prevenir el fracaso de tu startup.

Con Deel de tu lado, puedes evitar el incumplimiento legal desde el primer día. Asumimos el rol de gestión de cumplimiento con las autoriadades para garantizar que todo, desde el onboarding hasta la clasificación y contratación de tu primer equipo, la obtención de visas y permisos de trabajo, la protección de la propiedad intelectual y la seguridad de los datos, hasta la nómina y los impuestos, se cuiden para que puedas concentrarte en lo realmente importante para el desarrollo de tu negocio.

¿Suena como la solución que estás buscando? Reserva un demo hoy para descubrir cómo Deel puede ayudarte a anticipar y superar cualquier requisito de compliance que se te presente.