Comunicación interna: 6 claves para empresas internacionales

Hay varias razones por las cuales las empresas internacionales apuestan a la mejora continua de su comunicación interna. Entre ellas, porque esperan niveles de compromiso y rendimiento del talento superiores, así como también aumentar el bienestar laboral. Sin embargo, solo el 32% de los empleados está satisfecho con la comunicación empresarial, de acuerdo con un estudio al que Corresponsables hace referencia. No se sienten bien informados ni involucrados.

Como una comunicación interna efectiva es la llave hacia el éxito empresarial y la cohesión de tu equipo distribuido globalmente, aquí te compartimos una guía con los principales puntos que tienes que tener en cuenta al diseñar (o rediseñar) tu estrategia de comunicación interna.

¿Qué es la comunicación interna en empresas internacionales?

La comunicación interna en empresas internacionales se refiere a los procesos y estrategias que se usan para compartir información, coordinar actividades y fomentar la cultura corporativa entre empleados. Estos tienen la particularidad de que están distribuidos en distintos países y regiones del mundo.

Por lo tanto, teniendo en cuenta la dispersión geográfica, la diversidad cultural y la variedad de husos horarios, estas organizaciones enfrentan desafíos únicos a la hora de gestionar su plan de comunicación interna, sobre los que te enseñaremos más detalles más adelante.

¿Por qué es importante saber gestionar la comunicación interna en empresas internacionales?

La importancia de la comunicación interna y la gestión efectiva de misma es fundamental porque:

• Alinea esfuerzos y potencia el compromiso: asegura que todos tus empleados, sin importar el lugar de trabajo, comprendan cuáles son los objetivos a alcanzar, los valores corporativos y las estrategias a seguir. Todo esto contribuye al sentido de pertenencia y propósito compartido.
• Mejora la colaboración para mejores resultados: facilita el intercambio de ideas y conocimientos entre equipos y departamentos. Por lo tanto, la innovación y la resolución eficiente de problemas son parte de sus consecuencias.
• Facilita la gestión del cambio: minimiza la resistencia y permite una transición fluida hacia el cambio. Con una buena comunicación, es posible informar, involucrar y preparar al equipo, en un entorno globalizado y en constante cambio.

¿Es posible potenciar la comunicación interna con tecnología?

Al pensar en cómo puedes potenciar la comunicación interna, la tecnología es un gran apoyo. Porque es gracias a la digitalización y a las nuevas herramientas de comunicación interna que puedes fortalecer la interacción grupal y el intercambio de información, además de gestionar los proyectos y mensajes claves de forma tal que todo resulte como se proyecta. En este sentido, los distintos medios de comunicación interna como las plataformas modernas permiten una comunicación más rápida y ágil, sin importar la distancia geográfica. Es una de las claves para romper esa barrera y quedó demostrado tras la pandemia.

Entonces, ¿cuáles son las ventajas de la digitalización de la comunicación interna?

• Permite que tus empleados accedan a la información que necesitan, en tiempo real, y que puedan comunicarse desde cualquier lugar y en todo momento.
• Reduce esfuerzos de coordinación de tareas y seguimiento al automatizar la forma en la que gestionas los proyectos.
• Facilita que tus equipos estén alineados sobre actualizaciones y decisiones importantes.
• Ofrece facilidades para buscar información relevante, al centralizar el almacenamiento de documentos, políticas y recursos útiles.

Aquí algunos ejemplos de tecnologías para la comunicación eficaz de equipos internacionales:

• Plataformas de comunicación interna: Slack, Microsoft Teams, Workplace from Meta y Google Workspace son algunas de las plataformas más populares que ofrecen chat, videoconferencia, almacenamiento de archivos y herramientas de colaboración en un solo lugar. Así, los equipos internacionales pueden mejorar la comunicación horizontal facilitando la colaboración directa entre diferentes departamentos y niveles jerárquicos.
• Redes sociales corporativas: Yammer, Chatter y SocialChorus son herramientas ideales para fortalecer la cultura empresarial. Permiten a los empleados de distintos puestos de trabajo compartir valores, experiencias y éxitos, promoviendo un sentido de pertenencia y alineación con los objetivos organizacionales.
• Herramientas de gestión de proyectos: Asana, Trello, Basecamp permite a los líderes y equipos tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados y en tiempo real, mejorando la eficiencia operativa y la capacidad de respuesta ante cambios y desafíos.
• Plataformas de aprendizaje en línea: Udemy for Business y LinkedIn Learning son fundamentales para el desarrollo profesional de los colaboradores. Acceder a cursos y recursos de formación permite incluso a la alta dirección mejorar sus habilidades de liderazgo, gestión y estrategia, impulsando la innovación y el crecimiento dentro de la organización internacional.
• Herramientas de encuestas y feedback: SurveyMonkey, Typeform y Google Forms son clave para la comunicación corporativa efectiva. Recopilar feedback de los empleados ayuda a la alta dirección a comprender las necesidades y preocupaciones de los equipos internacionales, facilitando la toma de decisiones estratégicas y la implementación de políticas que promuevan el bienestar y la motivación en toda la organización.

4 desafíos comunes en la comunicación interna internacional

Desafío 1: Barreras lingüísticas y culturales

Seguramente tengas en tu equipo personas de distintas nacionalidades, que dominan diferentes idiomas. Por ejemplo, un desarrollador IT de India que habla en hindi, un analista de marketing de España que habla en español y un project manager de Estados Unidos con inglés nativo. En las empresas internacionales, es muy común que esto ocurra. Aunque el inglés es a menudo el idioma corporativo estándar, no todos los empleados pueden tener el mismo nivel de competencia, y puede llevar a malentendidos y errores en la interpretación.

A su vez, las diferencias de culturas también influyen en cómo se percibe e interpreta un mismo mensaje. Por ejemplo, lo que es considerado una comunicación directa y clara en una cultura puede ser visto como ofensivo o inapropiado en otra. Las normas culturales sobre el estilo de comunicación, el tono y el nivel de formalidad varían, y debes considerarlo para gestionar la comunicación interna correctamente.

💡Solución:

Frente a este escenario, ¿cómo puedes asegurar que todos tus empleados comprendan los mensajes claves de Recursos Humanos y de sus propios departamentos, sin importar su idioma nativo?

• Ayúdate con herramientas de traducción: implementa herramientas tecnológicas de traducción automática, pero asegúrate de que las traducciones sean revisadas por hablantes nativos para mantener la precisión y el contexto adecuado. Ten en cuenta que no es suficiente con traducir el contenido. La traducción debe ser precisa y el mensaje original no debe perderse en el camino.
• Crea una base de conocimiento multilingüe: desarrolla y mantén una intranet o plataforma de conocimiento donde los documentos clave y recursos estén disponibles en varios idiomas.
• Desarrolla una política de comunicación clara: diseña una política que abarque diferentes puntos, como los siguientes:
• Estilo de comunicación: ¿prefieres un enfoque más directo o indirecto en la comunicación escrita y verbal?
• Idiomas: ¿cuándo es más apropiado comunicar en inglés y cuándo se deben adaptar los mensajes a cada idioma para asegurar la comprensión de todos?
• Revisiones: ¿designarás a hablantes nativos para revisar documentos importantes antes de que se distribuyan?

Desafío 2: Diferencias horarias

¿Cómo coordinar efectivamente reuniones cuando tus equipos están distribuidos en diferentes partes del mundo? ¿Has notado dificultades cuando tus empleados quieren comunicarse en tiempo real con sus colegas porque estos trabajan en zonas horarias opuestas? La coordinación de reuniones y la necesidad de comunicarse en tiempo real pueden ser complicadas debido a varias horas de diferencia (o, incluso,un día completo de diferencia). Esto plantea preguntas importantes sobre cómo puedes garantizar que todos los miembros de tu equipo estén sincronizados y bien informados.

💡Solución:

Para abordar este desafío, es recomendable implementar las siguientes estrategias:

• Ofrece flexibilidad: programa reuniones y eventos teniendo en cuenta las diferentes zonas horarias y ofrece opciones de participación asincrónica siempre que sea posible. Para eso, usa herramientas que permitan grabar los encuentros y generen resúmenes sobre lo charlado (puede ser automático con Inteligencia Artificial) para quienes no puedan asistir.
• Rota los horarios de reunión: establece un sistema de rotación de horarios para aquellas reuniones que están preestablecidas. Por ejemplo, en el caso de los kick off de los lunes, puedes utilizar diferentes bandas horarias para cada semana. Así todos tienen la posibilidad de participar cuando les resulte accesible.
• Usa calendarios compartidos: implementa calendarios que reflejen los horarios locales de cada empleado, como Google Calendar o Microsoft Outlook. Estas facilitan la planificación y coordinación para encontrar espacios disponibles en común. También, permiten que los usuarios configuren sus zonas horarias locales y que todos puedan visualizar las actividades programadas en su propio horario.

Desafío 3: Acceso limitado a la tecnología y equipamiento necesario

¿Qué dificultades enfrentan los equipos distribuidos cuando no todos los empleados tienen acceso a las mismas herramientas tecnológicas y equipamiento necesario? ¿Cómo afecta a la colaboración? El acceso desigual a la tecnología y al equipamiento necesario puede crear brechas importantes entre tus empleados. Así, mientras que algunos pueden tener acceso a tecnología de última generación y conexiones rápidas y estables a Internet, otros pueden enfrentar limitaciones que dificultan su participación en proyectos.

Este desafío no solo afecta la productividad individual de los empleados. También, impacta negativamente en la colaboración y en la eficiencia general. Puede traducirse fácilmente en retrasos en las tareas, dificultades para estar sincronizados y desigualdades en el acceso a la información.

💡Solución:

Entre las principales recomendaciones para superar este reto, se destacan:

• Estandariza las herramientas esenciales: identifica y estandariza cuáles son aquellas herramientas tecnológicas que todos tus empleados deben tener para trabajar en tu empresa. Esto puede incluir software de comunicación, plataformas colaborativas y equipamiento adecuado.
• Trabaja con plataformas basadas en la nube: almacena y comparte documentos en la nube, para que todos puedan acceder desde sus dispositivos favoritos y desde diferentes ubicaciones. Esto elimina la dependencia de equipos locales.
• Transforma la forma en que envías equipamiento global: gestionar el proceso de equipamiento internamente a menudo conduce a una mala experiencia de los empleados, al incumplimiento de los impuestos y a miles de horas perdidas para los equipos de People Ops y de TI. Descubre cómo lo resolvemos en Deel por ti.

Desafío 4: Falta de contacto personal

La distancia física puede dificultar la construcción de relaciones interpersonales y afectar el sentido de pertenencia. Cuando los empleados no tienen oportunidad de interactuar físicamente, y no hay una estrategia consolidada para abordar este punto desde el trabajo remoto, aparece la desconexión y los problemas de comunicación. Porque las interacciones informales que se dan en las oficinas con naturalidad, en un entorno virtual son limitadas o prácticamente inexistentes. Por el contrario, desde RR.HH., hay que trabajar en su creación.

💡Solución:

• Crea espacios virtuales de encuentro: planifica cómo tus empleados pueden encontrarse para socializar de manera informal. Por ejemplo, pueden ser canales en Slack para ciertas culturas o para agrupar intereses en común. Ideal para construir relaciones fuera del entorno de trabajo formal.
• Organiza encuentros cara a cara cuando sea posible: aprovecha la posibilidad de reunir a tus colaboradores en eventos como conferencias, retiros o workshops, en la medida que sea posible.
• Inicia actividades de team building: pon en práctica dinámicas grupales que fortalezcan los lazos de tu equipo y mejoren la colaboración. En este otro blog, te compartimos más de 40 ideas que puedes aplicar de inmediato (son muy fáciles).

¿Cuáles son los componentes clave de una comunicación interna internacional efectiva?

Una comunicación interna internacional efectiva tiene como pilares varios componentes que garantizan que los mensajes lleguen a todos los empleados de manera clara, relevante y oportuna. Entre los más destacados, se encuentran los siguientes:

• Estrategia definida: debe estar alineada con los objetivos generales de la empresa y tener metas específicas. Es fundamental definir qué se quiere comunicar, a quién, cómo y cuándo, considerando las particularidades culturales y lingüísticas de cada región.
• Mensajes concisos y relevantes: implica evitar tecnicismos o “localismos”. Los mensajes deben ser relevantes para todo el personal y adaptarse a sus intereses y necesidades para lograr el impacto deseado.
• Enfoque intercultural: adaptar los mensajes y el estilo de comunicación a las diferentes culturas puede mejorar la comprensión y la aceptación de los mensajes.
• Uso de tecnología adecuada: usar herramientas de colaboración, videoconferencia, traducción automática y plataformas de comunicación interna puede mejorar la eficiencia y el alcance de la comunicación.

Mejores prácticas para la comunicación interna internacional

¿Quieres conocer las mejores prácticas sobre cómo gestionar la comunicación interna dentro de tu equipo internacional? Revisa estas recomendaciones:

1. Comparte anuncios de forma asertiva

La manera en la que compartes anuncios importantes debe ser clara, con un objetivo en particular, y debe llegar a todos. De esta forma, evitarás confusiones y todos estarán informados sobre las novedades o actualizaciones que haya.

• 🚫No: enviar un correo electrónico importante a última hora del viernes o hacer un anuncio en un documento demasiado largo y denso de leer.
• ✅Sí: usar múltiples canales (correo electrónico, intranet, reuniones de equipo) para comunicar anuncios importantes, sin extenderse por demás. Por ejemplo, enviar un resumen por email, publicar un anuncio en la intranet y discutirlo brevemente en la reunión semanal del equipo.

2. Escucha lo que tus empleados tienen para decirte

No solo es importante lo que los gerentes y líderes comunican, también lo es lo que tus empleados tienen para decir. La retroalimentación bidireccional es fundamental para construir confianza y mejorar la comunicación interna. Porque permite que todos sean escuchados y se sientan valorados, y contribuye a que circule información valiosa en todos los niveles de la organización.

• 🚫No: ignorar las sugerencias de los empleados o descartar sus preocupaciones. Por ejemplo, no responder los comentarios que dejan en el buzón de sugerencias.
• ✅Sí: crear canales formales (encuestas, buzones de sugerencias) e informales (conversaciones individuales, reuniones de equipo) para recopilar feedback de los empleados y tomar medidas en función de sus comentarios. Por ejemplo, diseñar una encuesta de clima laboral trimestral y discutir los resultados en un encuentro virtual.

3. Establece canales y herramientas para la colaboración

Para que tu equipo pueda funcionar, este tiene que contar con los recursos necesarios para lograrlo. Dentro de estos recursos, los canales de comunicación y las herramientas tecnológicas para la colaboración son imprescindibles, por las razones que te hemos comentado antes.

• 🚫No: depender únicamente del correo electrónico para la colaboración, lo que puede llevar a hilos de conversación ilimitados, confusos y con falta de visibilidad. Por ejemplo, gestionar un proyecto complejo a través de correos electrónicos con múltiples hilos.
• ✅Sí: usar herramientas colaborativas para crear espacios de trabajo virtuales donde los equipos puedan comunicarse, compartir documentos y trabajar juntos en los proyectos. Por ejemplo, a través de Slack, Microsoft Teams o Google Workspace, o mismo herramientas propias de gestión de proyectos como Asana o Trello.

4. Adopta el tipo de comunicación más conveniente según el contexto

Según la circunstancia, es preferible hacer uso de la comunicación sincrónica o asincrónica. Como se trata de dos enfoques diferentes para gestionar la información frente a equipos internacionales, es importante saber cuándo utilizar una u otra modalidad. De hecho, estas son habilidades de liderazgo virtual para equipos remotos que debes dominar para ser un líder virtual efectivo.

• Comunicación sincrónica: ocurre en tiempo real, donde tus empleados están presentes al mismo tiempo. ¿Cuándo usarla?
• Reuniones importantes y urgentes (crisis o situaciones críticas que requieren decisiones rápidas y coordinación inmediata).
• Brainstorming y creatividad (sesiones de lluvia de ideas donde la interacción y el intercambio instantáneo de ideas son cruciales).
• Construcción de relaciones interpersonales (actividades sociales virtuales o reuniones para fortalecer las relaciones dentro del equipo).
• Comunicación asincrónica: no requiere que tus empleados estén presentes al mismo tiempo, sino que pueden responder en su propio horario. ¿Cuándo usarla?
• Tareas no urgentes y seguimiento (actualizaciones de estado de proyectos, informes semanales o correos electrónicos informativos).
• Documentación y recursos compartidos (manuales, guías de procedimiento o políticas de la empresa).
• Revisión y feedback (revisiones de documentos o propuestas donde se necesita un análisis profundo y considerado).

Por ejemplo:

• 🚫No: enviar correos electrónicos largos y esperar respuestas rápidas para una crisis urgente.
• ✅Sí: programar una videollamada inmediata a través de Zoom para discutir y resolver la crisis rápidamente.

5. Personaliza la comunicación

No es lo mismo recibir un mensaje genérico que uno personalizado, y esto es igual de válido en cualquier ámbito. Ahora, cuando se trata de equipos globales, esto significa que los mensajes personalizados son más efectivos porque tienes en cuenta las necesidades y preocupaciones individuales.

• 🚫No: enviar el mismo correo electrónico masivo a todos los empleados, sin tener en cuenta sus roles, intereses o ubicaciones. Por ejemplo, un correo estándar sobre un cambio de política a todos sin ajustar el contenido para diferentes departamentos.
• ✅Sí: segmentar la audiencia y adaptar los mensajes a los diferentes grupos de empleados, utilizando un lenguaje y tono apropiados para cada uno. Por ejemplo, enviar comunicaciones específicas a equipos de ventas y técnicos, abordando cómo el cambio de política afecta sus roles específicos.

6. Adapta el estilo de comunicación a las necesidades de tu equipo

El liderazgo situacional implica ajustar tu estilo de comunicación y liderazgo según la situación y el nivel de desarrollo del equipo. En un entorno internacional, esto es especialmente importante, ya que los equipos pueden tener diferentes niveles de experiencia, competencias y necesidades de apoyo.

• 🚫No: aplicar un estilo de comunicación único y rígido para todos los miembros del equipo, sin considerar sus diferentes niveles de comprensión y experiencia. Por ejemplo, dar las mismas instrucciones detalladas a los nuevos empleados y a quienes ya tienen experiencia dentro de la empresa.
• ✅Sí: evaluar regularmente las necesidades individuales de los miembros del equipo y ajustar tu estilo de comunicación y apoyo para que se adapte mejor a sus situaciones específicas. Por ejemplo, dar información detallada y capacitar a los nuevos empleados, y delegar tareas con menos supervisión en los empleados experimentados.

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• Envía mensajes grupales específicos según el departamento, la ubicación, la antigüedad, el gerente y otros atributos compartidos. Incluso puedes crear grupos de audiencia personalizados agregando usuarios específicos.
• Recopila datos personales, solicita comentarios y más a través de mensajes directos con menos ingreso de datos manual y más privacidad.
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