5 consejos para simplificar la gestión global de nóminas

En un mundo empresarial cada vez más globalizado, la gestión de la nómina se ha vuelto un desafío clave para muchas organizaciones. A medida que las empresas se expanden y contratan empleados en diferentes países, es fundamental encontrar formas de simplificar y optimizar la gestión de la nómina global.

Sin importar si eres líder de una startup o haces parte de una gran corporación, cada vez son más las empresas considerando cómo hacer más simple la gestión de nómina global.

Si bien en muchas empresas, el departamento de RR.HH es quien está a cargo de velar por las condiciones y los beneficios para los empleados, redefinir los procesos de nómina es una decisión que debe ser dirigida estratégicamente desde el equipo directivo.

Garantizar un pago cumplido y justo para los empleados, permite a las empresas construir relaciones de valor, mientras que se impacta positivamente la experiencia de usuario mes a mes.

En este blog, compartiremos contigo 5 mejores prácticas para simplificar la gestión global de nóminas y mejorar tus pagos a equipos internacionales.

Consejo #1 La información de nómina consolidada hace empresa fuertes

La información consolidada de la nómina global es esencial para fortalecer las empresas, ya que proporciona una visión en tiempo real, clara y unificada de los costos laborales en diferentes países. Al tener una visión consolidada de la nómina global, las empresas pueden identificar patrones, tendencias y oportunidades de mejora en la gestión de recursos humanos. De esta manera, realizar análisis de datos será mucho más fácil para la toma oportuna de decisiones.

Por eso el primer consejo es la centralización de datos como punto fundamental para una gestión global de nóminas eficiente. Bien sea que tu empresa esté comenzando a expandirse con talento en diferentes partes del mundo o que tenga localmente un sistema de nómina en cada país con presencia y contrataciones, es ideal unificar en un mismo punto de información todos los datos sobre tu payroll.

Centralizar la información del capital humano en un sistema único y fácilmente accesible facilitará el proceso de gestión de nóminas a nivel global. Por eso, si tu empresa aún maneja una nómina local por cada país en el que contratatas, es tiempo de tomar de acción y simplificar.

¿Cómo consolidar la nómina en un mismo lugar? Utilizar una plataforma digital que permita almacenar y organizar todos los datos relacionados con los empleados, como sus contratos, jornadas laborales y beneficios, evitará errores y confusiones al calcular las nóminas. Mira aquí cómo lo hizo Change.org.

Consejo #2 Automatiza todo lo de nómina que puedas automatizar

La Inteligencia Artificial y la automatización de flujos contribuyen a la simplificación de procesos. La automatización de los cálculos de detalles como los salarios, deducciones y retenciones fiscales como la seguridad social según cada país es fundamental para agilizar y simplificar esta tarea a nivel global. La automatización de los cálculos de nómina y de las tareas administrativas te ahorrará tiempo y reducirá errores manuales.

Si cada que es momento de gestionar tu payroll global, tu equipo de finanzas consume su tiempo entre el papeleo y la gestión de cada documento para el cumplimiento normativo, lo mejor es utilizar las automatizaciones a tu favor. Encuentra aquí inspiración con 9 procesos de HR para automatizar.

Puedes utilizar herramientas y software especializados que te permitan realizar cálculos precisos y automáticos, evitando errores humanos y ahorrando tiempo en la generación de las nóminas.

Consejo #3 Crea un sistema para garantizar el cumplimiento legal local

Cada país tiene sus propias regulaciones laborales y fiscales, por lo que es crucial mantenerse informado y cumplir con los requisitos específicos de cada jurisdicción. Sin embargo, sabemos que esto puede ser difícil cuando la capacidad operativa legal de tu empresa no es muy robusta.

Es por esto, que nuestro principal consejo es que crees sistemas sostenibles que te lleven a garantizar el cumplimiento de las leyes laborales en cada país en la ejecución y la gestión de la nómina. Algunas empresas contratan aliados legales, otras crean procesos de verificación internos. Si lo que buscas es simplificar, lo mejor es encontrar en una plataforma de payroll global que garantice el cumplimiento legal. Desde la gestión adecuada de los datos personales del equipo trabajo, hasta la declaración de impuestos que la empresa debe hacer con cada uno de los colaboradores o freelancers. Conoce aquí cómo lo hacemos desde Deel.

Consejo #4 Estandariza las políticas y procesos a favor de la simplificación

En el mundo corporativo existe la falsa creencia de que las políticas y la estandarización de los procesos no hacen mucho más que desgastar al personal. Sin embargo, una política bien estructurada, permite la optimización de las horas de trabajo, brindando a la fuerza laboral facilidades para gestionar los procesos del día a día de forma más fácil y eficiente.

Establecer políticas y procesos estandarizados para las operaciones de nóminas en todas las sedes y países en los que opera tu empresa evitará inconsistencias y confusiones. Definir criterios claros y uniformes para aspectos como los impuestos, los descuentos o los beneficios sociales simplificará la administración.

Consejo #5 Utiliza una solución de nómina global

Contar con una solución de payroll global confiable y robusta puede simplificar significativamente la gestión de nóminas en diferentes países.

Por ejemplo, con Deel Global Payroll puedes simplificar el proceso de pago, garantizando el cumplimiento legal en cada jurisdicción, generando informes consolidados y brindando una experiencia fluida tanto para los empleados como para los equipos de recursos humanos.

Si tu empresa opera en varios países y la gestión global de nóminas se vuelve cada vez más compleja, considera contratar a expertos en gestión de nóminas internacionales o payroll global y utiliza la tecnología a favor del crecimiento y expansión de tu empresa. Elegir un mejor software o un aliado experto contribuirán a la productividad del equipo de nómina y la optimización de costos a nivel global.

Si estás evaluando proveedores de payroll global, a continuación te damos una guía de cómo puedes elegir la mejor solución de gestión para las necesidades únicas de tu empresa.

¿Cómo elegir una solución de payroll global confiable?

Aquí tienes un checklist sencillo para elegir una solución de payroll global confiable:

• Funcionalidades: verifica que la solución de payroll global tenga las características necesarias para cumplir con tus requisitos, como el cálculo preciso de salarios, retención de impuestos y administración de beneficios.
• Cumplimiento legal: asegúrate de que la solución esté actualizada con las leyes laborales y fiscales de los países donde operas y pueda adaptarse a los cambios legales. Necesitas un experto de tu lado.
• Integración: comprueba que la solución de nómina se integre con tus sistemas existentes: SIRH y contabilidad.
• Seguridad de datos: asegúrate de que la solución cuente con medidas de seguridad robustas para proteger la información confidencial de tus empleados.
• Soporte al cliente: verifica que el proveedor ofrezca un buen servicio de atención al cliente para resolver cualquier consulta o problema.
• Experiencia y reputación: investiga la experiencia y la reputación del proveedor antes de tomar una decisión. Revisa si tienen experiencia trabajando con empresas de tu sector o industria.
• Escalabilidad y flexibilidad: asegúrate de que la solución pueda adaptarse al crecimiento de tu empresa y a tus necesidades cambiantes.

Cómo Deel simplifica la gestión de payroll global para empresas y para startups

Deel simplifica la gestión de payroll global para empresas y startups al ofrecer una solución integral que aborda los desafíos específicos de la nómina a nivel internacional. Con Global Payroll de Deel, puedes centralizar la información de tu nómina en un solo lugar, lo que te permite tener una visión consolidada y en tiempo real de los costos laborales en diferentes países.

El enfoque de cumplimiento que ofrece Global Payroll de Deel es una de las ventajas más valiosas para las empresas, ya que cuenta con asesores internos son expertos en jurisdicciones locales en 100 países. Esta solución ofrece contratos y documentos localizados, realizar el filing local ante las autoridades y la ejecución de beneficios y deducciones para colaboradores.

Un caso de éxito de Deel como proveedor de servicios de nómina global es Mixtiles, una startup enfocada en ayudar a la gente a decorar sus hogares a cumplir con las normas globales y a tener una visión clara de todos los pagos.

Trabajar con Deel ha sido definitivamente un game-changer, específicamente en el departamento de People Ops en Mixtiles. Les ha hecho la vida mucho más fácil al poder gestionar todo en un solo lugar y saber siempre dónde están sus pagos, dónde están los contratos y poder hacer los cambios necesarios.

Si quieres conocer más sobre cómo implementar Global Payroll en tu empresa, haz clic aquí y habla con un experto Deel.