Gestión de pagos 2025: 15 mejores prácticas de RR. HH.

La gestión de pagos internacionales puede ser un desafío porque depende de un delicado equilibrio entre RR.HH. y finanzas. Si estás buscando optimizar este proceso, las mejores prácticas a veces pueden tomar un tiempo para implementarse adecuadamente. Sin embargo, los beneficios a largo plazo son innegables: ahorro de tiempo y dinero, mejora de la satisfacción de los empleados y mayor eficiencia operativa.

En este artículo, te compartimos 15 mejores prácticas de gestión de pagos que las empresas de todo el mundo están implementando para lograr esos objetivos en 2025 y que puedes replicar dentro de tu organización.

1. Crea una guía de políticas y procedimientos para todo el sistema de pagos

La base de cualquier buen proceso, especialmente de uno tan complejo como es la gestión de pagos de una empresa, son los procedimientos y las políticas como primer paso. Sin embargo, estar al tanto de todos los aspectos implicados es una expectativa muy grande, como asegurar el cumplimiento normativo, gestionar múltiples métodos de pago, hacer conciliaciones y auditorías periódicas, entre otros.

Quizás el equipo central de RR.HH. los conozca de memoria por la gestión de recursos humanos, pero muchos trabajadores están involucrados en el procesamiento de pagos y el conocimiento puede perderse en el camino. Por eso, este manual debe ser un documento claro y conciso que detalle cada paso del proceso de pago, desde la recepción de facturas hasta la emisión de pagos.

Asimismo, la guía de políticas y procedimientos en cuestión debe estar disponible para todos los involucrados en el proceso y actualizarse periódicamente. ¿Para qué? Para reflejar los cambios en las políticas y procedimientos de tu empresa. Ahora bien, ¿cuáles son los aspectos principales que debes considerar al hacerlo? Veamos:

• Flujo de trabajo detallado: documenta cada paso del proceso, desde la solicitud de pago hasta su confirmación, asegurando que todos los involucrados comprendan su rol.
• Métodos de pago aceptados: define las plataformas y métodos permitidos para realizar pagos, ya sea transferencia bancaria, plataformas digitales o pagos en criptomonedas.
• Normativas y cumplimiento: incluye regulaciones locales e internacionales para evitar incumplimientos legales o de obligaciones fiscales. Por ejemplo, sobre la retención fiscal por pagos al extranjero, tienes la obligación de hacer retenciones de este tipo sobre los pagos efectuados a personas extranjeras en México por la prestación de servicios sin residencia en el país, a una tasa del 25%. En cambio, en Chile, corresponde una tasa del 35% y en Colombia es del 20%.
• Seguridad y control de acceso: establece protocolos para autenticar, autorizar y monitorear y así poder prevenir fraudes o errores en los pagos.
• Procedimiento de auditoría y conciliación: implementa un mecanismo para revisar periódicamente los pagos y garantizar su exactitud.
• Plan de contingencia: define qué hacer en caso de errores, retrasos y fallos en el sistema de pagos electrónicos interbancarios o el sistema de transferencias y pagos en general. Esto con el fin de minimizar el impacto en la empresa y en los trabajadores.

En Deel, sabemos que es importante para ti hacer las cosas bien y que no es fácil hacer seguimiento del compliance con una fuerza laboral distribuida. Por eso, nuestra plataforma integrada con funcionalidades HR te permite asegurar el cumplimiento local, desde el PTO y el salario mínimo obligatorio hasta los beneficios y requisitos por despido. Sí, Deel hace que cumplas las normas en más de 150 países ¡sin esfuerzo!

2. Identifica las fechas importantes y los plazos para el procesamiento de los pagos para todo el año

Una de las ventajas de la gestión de pagos es que se conocen de antemano casi todos los plazos necesarios. De esta manera, nada puede sorprenderte y puedes evitar entregar tu trabajo en el último minuto, lo que puede causar errores en los pagos y disminuir la satisfacción de los colaboradores y el compromiso del departamento de RR.HH. Esto incluye:

• Presentar formularios de impuestos esenciales.
• Respetar las leyes y reglamentos puede ser crucial para el éxito del procesamiento de tus pagos.

Entonces, supongamos que contratas en México, ¿qué deberías tener en cuenta sobre fechas de presentaciones y plazos de pago? Veamos:

• Impuestos sobre la Renta (ISR):
  • Retenciones: debes retener y enterar el ISR de tus empleados mensualmente, a más tardar el día 17 del mes siguiente.
  • Declaración anual: tienes que presentar la declaración anual del ISR a más tardar el 30 de abril del año siguiente.
• Impuesto al Valor Agregado (IVA): si tu empresa hace actividades gravadas por el IVA, entonces tienes que presentar declaraciones mensuales y, en algunos casos, declaraciones informativas anuales.
• Seguridad Social (IMSS e INFONAVIT):
  • Cuotas obrero-patronales: debes pagar las cuotas obrero-patronales del IMSS e INFONAVIT mensualmente, a más tardar el día 17 del mes siguiente.
  • Avisos de modificación salarial: debes presentar avisos de modificación salarial al IMSS en caso de cambios en el salario de tus empleados.
• Nómina:
• Pagos: tienes que hacer los pagos de nómina a tus empleados en las fechas acordadas. En México, la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece las disposiciones generales sobre los pagos de nómina, pero no fija fechas específicas. La periodicidad y las fechas de pago las acuerdas con tus empleados directamente. En general, suele ser mensual o quincenal.
• Recibos de pago: debes entregar recibos de pago a tus empleados en cada pago de nómina.

Ahora bien, ¿te gustaría tener más control sobre tus nóminas globales y disfrutar de fechas de corte flexibles y adaptables a tus necesidades? En Deel, te ofrecemos la solución perfecta. Ya no tendrás que preocuparte por los plazos y procesos engorrosos que suelen asociarse con la nómina tradicional. Con Global Payroll, podrás optimizar tus procesos y brindarle a tu equipo una experiencia excepcional. Explora nuestra página de Global Payroll y descubre cómo podemos hacer la diferencia.

3. Configura recordatorios para fechas límite

Cuando se trata de gestión de pagos, las buenas prácticas incluyen el recordatorio de las tareas relevantes que se deben completar. Generalmente, hay muchas responsabilidades al gestionar los pagos y cosas que hacer al respecto, y es fácil dejar escapar información valiosa como las fechas límites.

¿Qué puedes hacer al respecto? Utiliza herramientas de gestión de proyectos o calendarios para configurar recordatorios y notificaciones para estas fechas importantes. Esto te ayudará a mantenerte organizado y a asegurarte de que cumples con todos los plazos.

En la solución Global Payroll de Deel, las fechas límite para la nómina se establecen por cliente durante el proceso de implementación. Tú eliges según cuándo deseas pagar a tus empleados. Esto es diferente del servicio de Employer of Record (EOR), donde existen fechas límite específicas por país para todos.

4. Evita errores con la clasificación de los trabajadores

Diligenciar y presentar formularios de impuestos y, posteriormente, realizar cálculos de pagos es absolutamente imposible de hacer de la manera correcta si no se conocen los peligros de la clasificación errónea de los trabajadores.

Necesitas saber la diferencia entre trabajadores contratados full time y aquellos independientes, trabajadores exentos y no exentos, para presentarlos por separado y hacer un seguimiento de todos los diferentes impuestos sobre los pagos que debes tener en cuenta (impuesto sobre la renta e impuesto federal, entre otros).

¿Por qué la clasificación de trabajadores es tan desafiante? No hay reglas estrictas, sino pautas y cambios en la lista de tareas o el método de trabajo de alguien, que pueden significar automáticamente un cambio en su estado. Por ejemplo:

• Si comienzas a dictar horarios, supervisar el trabajo de cerca o exigir exclusividad, el trabajador podría considerarse un empleado.
• Si un contratista independiente es contratado para un proyecto específico, pero luego se le asignan tareas adicionales de forma regular, podría ser reclasificado como empleado.

Con Deel Contractor Of Record, ya no tienes que preocuparte por el riesgo de clasificación errónea. Porque es el nivel más seguro de compliance de trabajadores independientes al que puedes acceder con Deel. De esta forma, puedes desbloquear la contratación global con cero riesgos de clasificación errónea. ¿Cómo funciona? Fácil, Deel asume toda la responsabilidad clasificando y contratando a un trabajador independiente por ti.

Si quieres explorar en profundidad las diferencias entre empleados y contratistas, nuestra guía de clasificación al contratar trabajadores te será de gran ayuda. Te ofrecemos un paso a paso detallado para clasificar correctamente a tus trabajadores (desde la evaluación inicial hasta la gestión del contrato).

5. Revisa y automatiza tu sistema de gestión de pagos

Los procedimientos cambian con el tiempo y uno de los mayores avances en el software de RR.HH. es precisamente la forma en que procesamos los pagos. Por lo tanto, el software de gestión de pagos puede introducir mejoras increíbles en tus operaciones diarias. Existen muchas soluciones de software y proveedores de servicios diferentes que pueden automatizar la gestión de pagos de tu empresa. Esto incluye la gestión de nóminas y el cálculo de las mismas.

Con Global Payroll de Deel, puedes simplificar la nómina internacional en este sentido. Puedes automatizar todo el proceso de pago de nómina y acelerar tus procesos de pago a nivel global, en vez de administrar varios sistemas de pago. Admitimos más de 200 monedas, puedes hacer una revisión de los salarios de tu equipo y procesar la nómina en moneda local.

💡Consejo: descubre cómo hacer una nómina paso a paso con nuestra guía completa.

6. Crea un estricto proceso de aprobación de pagos

Si quieres que tu procesamiento de pagos sea menos complejo, concéntrate en aquellos que consumen más tiempo. El proceso de aprobación (como órdenes de compra) suele llevar mucho tiempo, y además requiere la participación simultánea y rápida de varios trabajadores de diversos rangos. Entonces, ¿cómo puedes simplificar este proceso?

• Ten en cuenta tu presupuesto, horarios, períodos de pago, el uso de la tarjeta de crédito empresarial y otras limitaciones.
• Informa a todos tus gerentes sobre esto y hazles saber que el proceso de aprobación no es negociable.
• Cualquier estrategia de staffing, ascensos y cambios de personal debe aprobarse previamente para que no haya problemas importantes relacionados con los pagos.

En la plataforma integral de Deel, puedes tener las aprobaciones bajo control. ¿Cómo funciona? Solo tienes que configurar múltiples aprobadores para cualquier cambio en el sistema de acuerdo al área, el rol y más.

7. Recopila registros de tiempo y asistencia en tiempo real

El final del mes puede traer muchas sorpresas cuando se trata de ganancias, recibos de pago y pago de horas extras. Es fácil perder la noción de las horas trabajadas de todos. Por ejemplo, en el caso de las pequeñas empresas, el tema del pago de salarios puede ser desafiante, ya que puede no haber suficientes fondos y exceder el límite puede afectar significativamente tu flujo de efectivo.

• La mejor manera de evitar eso es ingresar y analizar datos en tiempo real, de modo que sepas cómo se encuentra cada uno de tus trabajadores y si están alcanzando algún límite previamente acordado.
• Tu time tracking debe aprovechar varias plantillas que puedes encontrar en el software de gestión de pagos, por lo que no gastarías más recursos en simplificar este proceso.

Ahora bien, esto es más fácil de lo que parece con Deel. Adoptar una solución de control de asistencia y horario moderna reducirá los errores, aliviará la carga administrativa y abrirá nuevas posibilidades de eficiencia y planificación estratégica. Deel ofrece una plataforma integral de recursos humanos con funciones como seguimiento del tiempo, automatización de procesos y cumplimiento de las leyes laborales en más de 150 países.

La función de seguimiento de horas de Deel está diseñada específicamente para ayudar a gestionar y registrar las horas de trabajo. Asimismo, todos los datos se almacenan de forma segura, cumpliendo con los más altos estándares de seguridad y privacidad.

💡Consejo: si aún no tienes una política de asistencia y time tracking de equipos remotos, nuestra plantilla gratuita te permitirá elaborar una en tiempo récord. Con ella, podrás reducir el absentismo. Además, en esta plantilla gratuita sobre política para nómadas digitales encontrarás pautas estratégicas para gestionar la fuerza laboral de manera eficiente y cumpliendo con todos los requisitos legales.

8. Mantén tu proceso de gestión de pagos lo más simple posible

Ciertas tareas se pueden realizar de una manera más simple que ahorra recursos: dinero, personas y tiempo. Si una solución de gestión de pagos globales es simple, impleméntala. Verás los efectos positivos tanto en grandes empresas como medianas y pequeñas.

Uno de los mejores ejemplos es el uso de un depósito directo. Los cheques en papel realmente no tienen uso en el mundo digitalizado, y definitivamente deberías disminuir su utilización tanto como puedas. Además, los depósitos electrónicos pueden ayudarte a eliminar todos tus problemas con la generación de informes de pagos de fin de año, porque reducen la cantidad de archivos físicos que debes revisar.

Con Deel, no solo consolidarás varias herramientas de nómina, sino que reunirás RR. HH., administración de beneficios, integraciones y mucho más, todo en una única plataforma fácil de usar. Es realmente simple y fácil, para que la información crucial esté al alcance de tu mano.

Deel se integra perfectamente con tus herramientas favoritas, con tu software de contabilidad, ATS, RR.HH. y gestión de usuarios para reducir las tareas manuales de tu equipo. Pero no solo eso, si necesitas una integración nueva o diferente, puedes utilizar la API de Deel para crear una solución personalizada que se adapte a tu medida.

💡Consejo: descubre más sobre el poder de una solución todo en uno gracias a una tecnología unificada para una nómina más fluida y eficiente con Deel.

9. Mantén tus archivos (online) organizados

Ya sea que mantengas tus archivos en formato electrónico o los tengas almacenados físicamente en tu oficina, asegúrate de que estén en orden en todo momento. Nunca dejes que el papeleo se acumule en tu escritorio porque es muy fácil perder el rastro de la documentación. Luego, tendrás que gastar el doble de tiempo para encontrar lo que necesitas y organizar todo de nuevo, lo que ralentizará tu proceso de pagos.

Tan pronto como recibas una nueva factura, contrato, confirmación o cualquier otro tipo de documento, asegúrate de ponerlo exactamente donde se supone que debe estar. Esto ayudará a que la gestión general de tus pagos se mantenga libre de errores y te permitirá realizar un seguimiento de toda la documentación necesaria.

En la plataforma de Deel, puedes gestionar documentos en un solo lugar. Sí, puedes almacenar y firmar los documentos que necesitas para tu personal sin dispersión.

10. Haz que el procesamiento de pagos sea una "tarea en cualquier lugar"

Si eliges un sistema de gestión de pagos en línea, el empleado designado puede acceder a él desde su lugar de trabajo remoto, un dispositivo móvil, en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto le permitirá reaccionar en tiempo real y evitar posibles errores.

Otro punto importante es la centralización de la información, la cual supone enormes ventajas, además de la que mencionamos antes.

Un ejemplo es el caso de Global Payroll, una solución de Deel para el pago de equipos globales. En un solo sitio, puedes asegurarte el cumplimiento de Recursos Humanos, la gestión de nómina y la gestión de trabajadores independientes y empleados de todo el mundo de manera efectiva y resolver varios cuellos de botella.

Si bien puede ser abrumador averiguar cuál es el mejor método de pago o cómo manejar diferentes monedas y cargos bancarios, Deel simplifica el abono a tu equipo. Con un pago masivo y un clic, puedes financiar y pagar a todo tu equipo global a tiempo y en minutos.

11. Crea una política de protección de datos sólida

Ya sea que almacenes tus datos online, que utilices un software de gestión de pagos o que subcontrates algún proveedor que se encargue de esto, debes pensar en la seguridad de tus datos antes de que sea demasiado tarde, es mucho mejor prevenir que curar. Ten en cuenta que trabajas con datos confidenciales y, por lo tanto, debes tomar medidas para mantenerlos seguros.

Si optas por una solución inteligente de almacenamiento de datos en la nube, tu trabajo manual se reducirá. Todas las actualizaciones y el mantenimiento se realizan automáticamente y no tienes que preocuparte por la seguridad de la información confidencial, como información personal de tus colaboradores, los datos de los formularios de impuestos y demás.

Por lo tanto, las soluciones de almacenamiento en la nube suelen ser la opción más segura para muchas empresas, pero depende de ti determinar qué funciona mejor para tu empresa y tus datos. No olvides que también necesitas tener un DPA adecuado si eliges trabajar con un proveedor de servicios de gestión de pagos subcontratado.

Con Deel, la privacidad y la seguridad de los datos personales de tus empleados y de tu empresa siempre está bajo llave. Además de la configuración de aprobaciones sobre la que hemos contado antes, velamos por garantizar los más altos estándares de seguridad. ¿Qué significa esto? Cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), SOC2 e ISO 27001. Nos sometemos a auditorías anuales de terceros para garantizar la seguridad de nuestra plataforma e infraestructura.

Además, puedes personalizar los niveles de acceso en función de los datos que quieras que pueda ver cada persona o equipo. Automatizamos el aprovisionamiento de apps de acuerdo a roles y permisos. A su vez, puedes revisar cualquier cambio en los datos con data logs (registros de datos). Conoce quién hizo cambios en los datos y cuándo y así estarás preparado para cualquier auditoría.

12. Considera subcontratar la gestión de pagos

El hecho de subcontratar ciertas tareas de gestión de pagos, por ejemplo CPP, puede ser muy beneficioso para tu equipo y los resultados finales. No dudes en trabajar con aliados externos. También, ten en cuenta que las leyes relacionadas a los pagos siempre están cambiando y suelen ser siempre complejas. Por eso, para estar seguro de que estás haciendo todo según las reglas, no estará de más incluir la perspectiva y la experiencia de otra persona.

Deel es una plataforma de administración de recursos humanos todo en uno para equipos globales. En comparación con la competencia, Deel te ofrece:

• Más cobertura con nómina disponible en todo el mundo, contratación de freelancers en 160 países y contratación de empleados a través de infraestructura propia.
• Soporte rápido y confiable 24/7. Asimismo, tendrás un ejecutivo de cuentas dedicado.
• Menos trabajo manual con automatizaciones, pagos y facturación automáticos y modificaciones de contratos directamente en una plataforma todo en uno.
• Más control y flexibilidad en los pagos con opciones avanzadas de financiamiento de nómina, pagos fuera de ciclo, varias opciones de retiro, Deel Card y más.

13. Pide a tus colaboradores feedback honesto y constructivo

Aunque la mayoría de las mejores prácticas de gestión de pagos están más cerca de la parte financiera de la empresa, también hay un aspecto relacionado con RR.HH. Cuando trabajas en esta área, los trabajadores son tus clientes. Ellos están en el extremo receptor y, muy a menudo, no tienen voz en la forma en que se hacen las cosas.

Un paso necesario es pedirle opiniones y sugerencias al personal del departamento de Recursos Humanos. Escúchalos y analiza si hay soluciones que puedas implementar para ayudarlos y mejorar el proceso en sí. Lee aquí cómo fomentar una cultura basada en la retroalimentación, incluso si estos comentarios no son siempre positivos

¿Sabías que con Deel puedes estar tranquilo en este sentido porque puedes hacer adaptaciones a las necesidades de tu empresa? Tanto si se trata de campos y documentos personalizados como de crear un stack de RR.HH. para dar soporte a estructuras empresariales únicas, Deel se adapta sin meses de tiempo de configuración.

14. No esperes a último momento

Reserva el tiempo suficiente para rellenar toda la documentación con cuidado y sin presiones. Lo mismo para el cálculo de la remuneración bruta y neta. De esa manera, podrás comunicarte con tus colaboradores a tiempo y recopilar cualquier información adicional que pueda faltar en tu documentación, y corregirás cualquier error potencial sin preocuparte de no cumplir con la fecha límite.

Con nuestra plataforma, simplificas el proceso de pago a equipos internacionales para que el capital humano reciba su remuneración de manera puntual y conforme a las leyes aplicables en su país de residencia. Deel no solo automatiza el cálculo de las deducciones y contribuciones necesarias, sino que también ofrece una variedad de opciones de pago para adaptarse a las preferencias de cada uno de tus empleados.

💡Consejo: ¿sabías que Deel Advance permite hacer pagos anticipados del salario? Tus empleados pueden acceder a esta funcionalidad. Descubre cómo funciona, si hay cargos extra y quién es elegible.

15. Automatiza tus flujos de trabajo de recursos humanos con la plataforma Deel

La automatización de procesos de recursos humanos lleva todas las funciones a otro nivel, además de lo que concierne a la gestión eficiente de pagos de tus colaboradores. ¿Qué esperas para experimentar los beneficios de la eficiencia, agilidad y confiabilidad? Con Deel, accedes a herramientas HRIS integradas para subir al próximo nivel:

• Automatiza la gestión de gastos y los pagos.
• Automatiza el acceso a las herramientas de software con la personalización completa de permisos.
• Automatiza el compliance y reduce la posibilidad de errores humanos. Con Deel, puedes editar, enviar y firmar contratos desde tu dashboard de Deel. También, puedes guardar toda la documentación de forma segura en un solo lugar, generar contratos localizados y tener la seguridad de que los contratos se revisan con regularidad para anticiparse a cualquier cambio en las leyes locales.
• Libera tiempo con Time Off de Deel para la estrategia y la gestión de talento. Más de 1200 equipos confían en nuestro plugin, el cual ayuda a centralizar las solicitudes y la aprobación de PTO.
• Conecta Org Chart de Deel para Slack para que tu equipo se alinee aunque esté ampliamente distribuido. Si la conectas con tu SIRH, se actualizarán automáticamente los datos.
• Gestiona documentos desde un solo lugar. Almacena y firma los documentos que necesites para tu personal.
• Incorpora nuevos empleados en cuestión de minutos y automatiza el onboarding con nuestro plugin especializado para tal fin en Slack. Este es uno de los tantos ejemplos de flujos de trabajo automatizados a través de los que puedes asignar tareas según la ubicación del colaborador y el tipo de contrato.

¡Y mucho más! Nuestra solución todo en uno te ayuda a trabajar sin distracciones al ofrecer flujos de trabajo automatizables para centralizar la información y así quitar cargas innecesarias a tu equipo. ¿Quieres saber más o tienes preguntas? ¡Agenda una demostración ahora y habla con nuestros expertos!