Gestión de pagos: 15 mejores prácticas para 2024

La gestión de pagos puede ser un desafío porque depende de un delicado equilibrio entre RRHH y finanzas. Si estás buscando optimizar este proceso, las mejores prácticas a veces pueden tomar un tiempo para implementarse adecuadamente. Hay muchas buenas prácticas de gestión de pagos que las empresas de todo el mundo están implementando para ahorrar tiempo y dinero. Aquí te las compartimos.

1. Crea una guía de políticas y procedimientos para todo el sistema de pagos

La base de cualquier buen proceso, especialmente de uno tan complejo como es la gestión de pagos de una empresa, son los procedimientos y las políticas. Sin embargo, estar al tanto de todos es una expectativa muy grande. Quizás el equipo central de RRHH los conozca de memoria, pero muchos trabajadores están involucrados en el procesamiento de pagos y el conocimiento puede perderse en el camino.

Es por esto que invertir tu tiempo y tus recursos en crear un manual para el proceso de pagos es la mejor opción. Aunque es laborioso, es un trabajo importante que hay que hacer, así que conviértelo en el primer paso.

2. Identifica las fechas importantes y los plazos para el procesamiento de los pagos para todo el año

Una de las ventajas de administrar el tema de los pagos es que se conocen de antemano casi todos los plazos necesarios. De esta manera, nada puede sorprenderte y puedes evitar entregar tu trabajo en el último minuto, lo que puede causar errores en los pagos y disminuir la satisfacción de los colaboradores y el compromiso del departamento de RRHH. Esto incluye:

• Presentar formularios de impuestos esenciales.
• Respetar las leyes y reglamentos puede ser crucial para el éxito del procesamiento de tus pagos.

3. Configura recordatorios para fechas límite

Cuando se trata de gestión de pagos, las mejores prácticas incluyen el recordatorio de las tareas relevantes que se deben completar. Así, ya sea que seas propietario de una pequeña empresa o que tengas una gran empresa con muchos trabajadores, generalmente hay muchas responsabilidades y cosas que hacer, y es fácil dejar escapar información valiosa.

Por lo tanto, configurar recordatorios y notificaciones para estas fechas importantes es una idea crucial. Es suficiente con confiar en herramientas de gestión de proyectos o calendario para recordar cuándo se acercan determinadas fechas.

4. Evita errores con la clasificación de los trabajadores

Diligenciar y presentar formularios de impuestos y, posteriormente, realizar cálculos de pagos es absolutamente imposible de hacer de la manera correcta si no se conocen los peligros de la clasificación errónea de los trabajadores. Necesitas saber la diferencia entre trabajadores contratados full time y aquellos independientes, trabajadores exentos y no exentos, para presentarlos por separado y hacer un seguimiento de todos los diferentes impuestos sobre los pagos que debes tener en cuenta (impuesto sobre la renta e impuesto federal, entre otros).

¿Por qué la clasificación de trabajadores es tan desafiante? No hay reglas estrictas, sino pautas y cambios en la lista de tareas o el método de trabajo de alguien, que pueden significar automáticamente un cambio en su estado.

5. Revisa y automatiza tu sistema de gestión de pagos

Los procedimientos cambian con el tiempo y uno de los mayores avances en el software de RRHH es precisamente la forma en que procesamos los pagos. Por lo tanto, el software de gestión de pagos puede introducir mejoras increíbles en tus operaciones diarias.

Existen muchas soluciones de software y proveedores de servicios diferentes que pueden automatizar la gestión de pagos de tu empresa. Esto incluye la gestión de nóminas y el cálculo de las mismas. A propósito, ¿quieres saber cómo hacer una nómina paso a paso? Aquí te lo compartimos, esta guía definitiva.

• Las soluciones automatizadas y digitalizadas pueden ayudarte a administrar la carga de trabajo.
• Puedes mejorar el cumplimiento legal de los pagos y la declaración de impuestos sobre estos.
• Si bien este cambio en la forma de abordar el trabajo requiere tiempo, es muy beneficioso a largo plazo.

6. Crea un estricto proceso de aprobación de pagos

Si quieres que tu procesamiento de pagos sea menos complejo, concéntrate en aquellos que consumen más tiempo. El proceso de aprobación (como órdenes de compra) suele llevar mucho tiempo, y además requiere la participación simultánea y rápida de varios trabajadores de diversos rangos. Entonces, ¿cómo puedes simplificar este proceso?

• Ten en cuenta tu presupuesto, horarios, períodos de pago, el uso de la tarjeta de crédito empresarial y otras limitaciones.
• Informa a todos tus gerentes sobre esto y hazles saber que el proceso de aprobación no es negociable.
• Cualquier estrategia de staffing, ascensos y cambios de personal debe aprobarse previamente para que no haya problemas importantes relacionados con los pagos.

7. Recopila registros de tiempo y asistencia en tiempo real

El final del mes puede traer muchas sorpresas cuando se trata de ganancias, recibos de pago y pago de horas extras. Es fácil perder la noción de las horas de todos. Por ejemplo, en el caso de las pequeñas empresas, el tema de los pagos puede ser bastante desafiante, ya que puede no haber suficientes fondos y exceder el límite puede afectar significativamente tu flujo de efectivo.

• La mejor manera de evitar eso es ingresar y analizar datos en tiempo real, de modo que sepas cómo se encuentra cada uno de tus trabajadores y si están alcanzando algún límite previamente acordado.
• Tu time tracking debe aprovechar varias plantillas que puedes encontrar en el software de gestión de pagos, por lo que no gastarías más recursos en simplificar este proceso.

8. Mantén tu proceso de gestión de pagos lo más simple posible

Ciertas tareas se pueden realizar de una manera más simple que ahorra recursos: dinero, personas y tiempo. Si una solución de gestión de pagos es simple, impleméntala. Verás los efectos positivos tanto en grandes empresas como medianas y pequeñas.

Uno de los mejores ejemplos es el uso de un depósito directo. Los cheques en papel realmente no tienen uso en el mundo digitalizado, y definitivamente deberías disminuir su utilización tanto como puedas. Además, los depósitos electrónicos pueden ayudarte a eliminar todos tus problemas con los informes de pagos de fin de año, porque reducen la cantidad de archivos físicos que debes revisar.

9. Mantén tus archivos (online) organizados

Ya sea que mantengas tus archivos en formato electrónico o los tengas almacenados físicamente en tu oficina, asegúrate de que estén en orden en todo momento. Nunca dejes que el papeleo se acumule en tu escritorio porque es muy fácil perder el rastro de la documentación. Luego, tendrás que gastar el doble de tiempo para encontrar lo que necesitas y organizar todo de nuevo, lo que ralentizará tu proceso de pagos.

Tan pronto como recibas una nueva factura, contrato, confirmación o cualquier otro tipo de documento, asegúrate de ponerlo exactamente donde se supone que debe estar. Esto ayudará a que la gestión general de tus pagos se mantenga libre de errores y te permitirá realizar un seguimiento de toda la documentación necesaria.

10. Haz que el procesamiento de pagos sea una "tarea en cualquier lugar"

Si eliges un sistema de gestión de pagos en línea, el empleado designado puede acceder a él desde su lugar de trabajo remoto, un dispositivo móvil, en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto le permitirá reaccionar en tiempo real y evitar posibles errores.

Otro punto importante es la centralización de la información, la cual supone enormes ventajas, además de la que mencionamos antes. Un ejemplo es el caso de Global Payroll, una solución de Deel para el pago de equipos en más de 90 países. En un solo sitio, puedes asegurarte el cumplimiento de Recursos Humanos, la gestión de nómina y la gestión de trabajadores independientes y empleados de todo el mundo de manera efectiva y resolver varios cuellos de botella.

Si bien puede ser abrumador averiguar cuál es el mejor método de pago o cómo manejar diferentes monedas y cargos bancarios, Deel simplifica el abono a tu equipo. Con un pago masivo y un clic, puedes financiar y pagar a todo tu equipo global a tiempo y en minutos.

11. Crea una política de protección de datos sólida

Ya sea que almacenes tus datos online, que utilices un software de gestión de pagos o que subcontrates algún proveedor que se encargue de esto, debes pensar en la seguridad de tus datos antes de que sea demasiado tarde, es mucho mejor prevenir que curar. Ten en cuenta que trabajas con datos confidenciales y, por lo tanto, debes tomar medidas para mantenerlos seguros.

Si optas por una solución inteligente de almacenamiento de datos en la nube, tu trabajo manual se reducirá de poco o nada. Todas las actualizaciones y el mantenimiento se realizan automáticamente y no tienes que preocuparte por la seguridad de la información confidencial, como información personal de tus colaboradores, los datos de los formularios de impuestos y demás.

Por lo tanto, las soluciones de almacenamiento en la nube suelen ser la opción más segura para muchas empresas, pero depende de ti determinar qué funciona mejor para tu empresa y tus datos. No olvides que también necesitas tener un DPA adecuado si eliges trabajar con un proveedor de servicios de gestión de pagos subcontratado.

Entre algunas de las recomendaciones divulgadas en Forbes, se encuentran las siguientes:

• Restricción al acceso a la nómina.
• Fortalecer la seguridad informática.
• Mantener cuentas bancarias separadas.

12. Considera subcontratar la gestión de pagos

El hecho de subcontratar ciertas tareas de gestión de pagos, por ejemplo CPP, puede ser muy beneficioso para tu equipo y los resultados finales. No dudes en trabajar con aliados externos. También, ten en cuenta que las leyes relacionadas a los pagos siempre están cambiando y suelen ser siempre complejas. Por eso, para estar seguro de que estás haciendo todo según las reglas, no estará de más incluir la perspectiva y la experiencia de otra persona.

13. Pide a tus colaboradores feedback honesto y constructivo

Aunque la mayoría de las mejores prácticas de gestión de pagos están más cerca del aspecto financiero, también hay un aspecto relacionado con RRHH. Cuando trabajas en esta área, los trabajadores son tus clientes. Están en el extremo receptor y, muy a menudo, no tienen voz en la forma en que se hacen las cosas.

Un paso necesario es pedirle opiniones y sugerencias al personal de RRHH. Escúchalos y analiza si hay soluciones que puedas implementar para ayudarlos y mejorar el proceso en sí.

Lee aquí cómo fomentar una cultura basada en la retroalimentación, incluso si estos comentarios no son siempre positivos

14. No esperes a último momento

Reserva el tiempo suficiente para rellenar toda la documentación con cuidado y sin presiones. Lo mismo para el cálculo de la remuneración bruta y neta. De esa manera, podrás comunicarte con tus colaboradores a tiempo y recopilar cualquier información adicional que pueda faltar en tu documentación, y corregirás cualquier error potencial sin preocuparte de no cumplir con la fecha límite.

15. Aplica integraciones con HRIS

¿Conoces qué es un Sistema de Información de Recursos Humanos? Se trata de una plataforma diseñada con el objetivo de mejorar toda la gestión del talento humano de una empresa, se trata de medianas empresas, pequeñas o grandes. Por lo tanto, esto incluye la gestión de pagos.

Entre otras funciones, permite democratizar el acceso a la información, hacer seguimientos en tiempo real, administrar beneficios, gestionar el rendimiento y automatizar las nóminas. Ahora bien, los HRIS también disponen de integraciones que facilitan aún más el trabajo diario por medio de una API, sobre todo en relación con aplicaciones de uso frecuente, como Google Drive, Google Meet y Slack.

Si eres nuevo en usar un SIRH, utiliza esta checklist de implementación. Asimismo, descubre cuál es la diferencia entre una solución SIRH local y una global.

Implementa las mejores prácticas de gestión de pagos sin problemas

Desde avances tecnológicos hasta el toque humano, hay muchas ideas y mejoras nuevas para implementar en el procesamiento de pagos de tu empresa. Las mejores prácticas generalmente incluyen la automatización del sistema de gestión de pagos para flujos de trabajo más óptimos y abordados de forma eficiente: ahorra un tiempo valioso que se puede redirigir a las tareas principales en las cuales se necesita hacer foco como propietario de una empresa.

Ahora bien, ¿te gustaría saber las opciones de gestión de payroll global para identificar la mejor manera de gestionar pagos y beneficios internacionales, tendrás un equipo feliz? Descarga esta guía de global payroll.