Costos ocultos de nómina: efectos en el presupuesto global

¿Estás teniendo más costos de nómina global de lo que proyectaste?

Según un estudio hecho por Forrester Consulting para Deel (enero de 2024), el 42% de los líderes de RR.HH y finanzas experimentan costos inesperados u ocultos durante la implementación de los servicios de nómina. Si bien el 40% de ellos apuntan a reducir los costos de software, estos gastos no planificados pueden inflar los presupuestos más allá de las estimaciones iniciales.

Entonces, ¿de dónde vienen estos gastos? Todo se reduce a la cantidad de herramientas que hacen parte de tu stack tecnológico. En promedio, las empresas utilizan seis herramientas diferentes para gestionar la nómina y el 50% de los equipos utilizan una combinación de gestión interna y externa, lo que puede generar costos duplicados y gastos excesivos.

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Costos de cumplimiento legal

El cumplimiento legal representa el costo inesperado más común entre los líderes de nómina, ya que muchos se sorprenden por el alcance de la inversión necesaria para cumplir con los requisitos en diferentes jurisdicciones. Esto incluye el costo adicional de adaptar los sistemas de nómina a las nuevas leyes fiscales y laborales y los gastos ocultos relacionados con errores de nómina, como pagos excesivos o insuficientes.

Para los equipos que utilizan múltiples sistemas de nómina, este trabajo (y los costos asociados) se multiplican, ya que deben garantizar el cumplimiento legal en cada sistema y ubicación.

Los líderes de nómina dicen que algunos de los costos asociados al cumplimiento legal más inesperados provienen de:

Personalizaciones culturales

“La traducción de documentos, el cumplimiento de códigos tributarios específicos y la incorporación de sensibilidad cultural en la solución de nómina”.

Cumplimiento legal fiscal

“El cumplimiento legal fiscal que manejan las diferentes regiones ha sido la mayor sorpresa. Si bien nos aseguramos de pagar impuestos por adelantado, todavía nos cobran por impuestos no pagados o por que no pagamos el monto que correspondía”.

Alinear los sistemas con los cambios regulatorios

Cumplir con las cambiantes leyes y regulaciones tributarias genera costos inesperados, ya que es posible que tengamos que invertir más para garantizar que nuestro sistema de nómina esté siempre actualizado.

“Modificar el sistema de nómina para cumplir con leyes y regulaciones laborales o fiscales nuevas o recientemente actualizadas puede requerir el uso de más recursos y generar costos imprevistos”.

Costos de fluctuación del tipo de cambio

La volatilidad del tipo de cambio es un hecho, y los factores económicos, geopolíticos y de mercado generalmente resultan en cambios rápidos e impredecibles. Si bien esta volatilidad inherente ya complica la planificación financiera de la nómina global, los gastos inesperados agregan una capa más de complejidad.

Considera esto: más de la mitad de los líderes de nómina (52%) se han enfrentado a costos inesperados u ocultos relacionados con las fluctuaciones del tipo de cambio luego de la implementación de la nómina.

Estos gastos no planeados pueden provocar presupuestos excesivos, desvío de recursos e incapacidad para tomar decisiones informadas a largo plazo, lo que afecta la salud financiera de la empresa, la satisfacción de los empleados y la estabilidad operativa.

Costos de mantenimiento, capacitación y soporte.

Casi la mitad de los líderes de nómina (47%) han encontrado costos inesperados u ocultos relacionados con el mantenimiento y soporte continuo.

Para muchos equipos, los errores manuales en los cálculos de nómina son un dolor de cabeza. Estos incluyen pagos excesivos o insuficientes e incluso se le ha llegado a pagar a gente que dejó la empresa hace mucho tiempo. Como resultado de estos errores, los empleados de nómina dedican la mitad de su tiempo a resolver problemas y a tareas manuales, lo que da poco margen para trabajos más estratégicos.

Un software de nómina difícil de usar también aumenta los costos, ya que probablemente requerirá de soporte recurrente (lo cuál consume mucho tiempo) por parte de los empleados que enfrentan problemas frecuentemente. Esto incluye capacitaciones, que según el 45% de los líderes de nómina ha sido un costo inesperado del manejo de la nómina global.

“Asegurar que los empleados reciban la capacitación adecuada sobre el nuevo sistema de nómina y estar dando soporte continuo puede aumentar el costo total”, dijo uno de los líderes. Otro dijo que no esperaban los costos relacionados con los esfuerzos de comunicación y materiales de capacitación para mantener a los empleados informados sobre los cambios en los procedimientos de nómina.

Si bien garantizar el funcionamiento de los sistemas y mantener a los empleados actualizados constantemente es vital para el éxito del procesamiento de nóminas, los proveedores deben compartir los costos asociados de manera transparente para evitar esos gastos sorpresa con los que se encuentran a menudo las empresas y sus líderes. Al utilizar un sistema de nómina todo en uno, tu equipo solo tiene que estar capacitado en un sistema y tienen un único punto de contacto para temas de soporte, lo que mejora el proceso para todos.

Costos de gestión de datos

Los informes personalizados, las integraciones y la seguridad de los datos fueron algunas de las principales causas de costos ocultos o inesperados para las empresas, y casi la mitad de los líderes de nómina (45%) gastaron más de lo previsto.

Uno de ellos compartió que acceder a datos detallados de nómina más allá de los informes básicos generalmente requiere suscripciones o tarifas adicionales para su equipo. Otro señaló la importancia de la personalización de soluciones de informes que incluyan información mejorada de gestión.

Si bien muchas empresas globales de nómina ofrecen integraciones para agilizar la recopilación de datos y centralizar la información en una ubicación segura, el 38% de los líderes de nómina dicen que características como las integraciones de RR.HH y el seguimiento de tiempo y asistencia trajeron consigo costos inesperados u ocultos después de la implementación.

La seguridad de los datos fue otro gasto inesperado. "Tomar medidas para proteger tus datos tiene un precio", dijo uno de los líderes de nómina. Otro no esperaba los costos asociados a la inversión en sólidas medidas de seguridad y sistemas de respaldo necesarios para proteger sus datos.

El impacto de un seguimiento inadecuado de los costos

A pesar del claro impacto de estos costos ocultos, muchas empresas no hacen un seguimiento activo de los gastos clave relacionados con la gestión de la nómina global. Esto incluye costos de compras iniciales (25%) y costos asociados a una mala experiencia de los empleados (30%), como pagos atrasados, errores en la nómina y documentos inaccesibles.

Esta falta de seguimiento es parte de un problema mayor: los equipos globales necesitan mayor conciencia y herramientas de gestión para monitorear todo el espectro de gastos relacionados con la nómina. Las plataformas fragmentadas no hacen más que empeorar el problema, ya que se debe lidiar con bases de datos aisladas, distintas capacidades de generación de informes y costos adicionales.

Aumentos previstos en los gastos asociados a la nómina global

La gran mayoría (85%) de los líderes anticipa un aumento en el gasto de nómina global por empleado durante el próximo año, con proyecciones que van desde 1-10% y hasta un 20%. Este aumento esperado de los costos refleja no solo los gastos directos asociados con la gestión de nóminas sino también los muchos costos ocultos o inesperados que pueden inflar significativamente los presupuestos.

Los beneficios de la consolidación que ofrece Deel

Los costos ocultos de la nómina global representan un desafío importante tanto para las pequeñas empresas como para las grandes multinacionales, ya que aumentan los presupuestos y complican la planificación financiera.

Pero no todo es pesimismo: el 85% de los líderes cree que consolidar la nómina global en una única solución tendría un impacto positivo en los costos administrativos.

Como proveedor todo en uno de nómina y RR.HH para equipos globales, Deel ayuda a las empresas a gestionar mejor sus operaciones, garantizando una nómina, un cumplimiento legal y una rentabilidad eficientes a nivel mundial, con precios transparentes, y sin costos inesperados.

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