Desafíos de la gestión de pagos de equipos híbridos y cómo superarlos

Los equipos híbridos son aquellos que trabajan entre varias ubicaciones: algunos miembros del equipo trabajan desde oficinas corporativas durante una parte de la semana laboral, mientras que otros días trabajan desde ubicaciones remotas o desde casa. Al mismo tiempo, un equipo híbrido puede incluir personas que trabajan siempre desde la oficina y personas que trabajan siempre desde ubicaciones remotas distantes, que también pueden ser empleados full time o trabajadores independientes.

Esta forma de trabajo es cada vez más popular. Se hizo especialmente necesaria durante la pandemia de 2020, pues los equipos híbridos permitieron compartir la carga de trabajo entre los miembros del equipo y garantizar la eficiencia operativa, cuando las oficinas físicas no eran una opción.

Además de garantizar la continuidad del negocio, los equipos híbridos también generan un mayor compromiso de los colaboradores. Una encuesta de Gallup encontró que las personas tienden a estar más comprometidas cuando trabajan solo una parte de su semana laboral desde la oficina, y según el Índice de Estudio del Trabajo de 2021 que encuestó a 30.000 personas, el 70% de estas quiere que continúen las opciones de trabajo flexibles.

Pero para hacer que el trabajo híbrido sea una realidad sostenible, los empleadores deben establecer prácticas de RRHH y gestión de pagos que puedan escalar para admitir varios escenarios de trabajo híbrido.

Estos desafíos se relacionan con cuestiones esenciales de gestión de pagos y operaciones de personas: cumplimiento en el lugar de trabajo, declaración de impuestos, contratación y compromiso, pero aportan una capa adicional de complejidad que se deriva de la naturaleza de los equipos híbridos.

Dado que los equipos de gestión de pagos necesitan administrar diferentes tipos de contratos, para diferentes tipos de clasificación y distintas jurisdicciones, el proceso de pago de equipos híbridos requiere mucho tiempo y es propenso a errores. Por lo tanto, estos son los aspectos clave que debes incluir en la estrategia de gestión de pagos de tu equipo híbrido para mantenerte en línea con las regulaciones, al tiempo que garantizas la flexibilidad para tu personal.

Resolviendo el compliance de la fuerza laboral híbrida

Los equipos híbridos suelen incluir colaboradores que trabajan en diferentes estados o jurisdicciones. Esto requiere un cuidado especial desde el punto de compliance.

Mientras que en un lugar de trabajo tradicional in situ, el equipo de gestión de pagos firmaría el mismo contrato con cada trabajador, lo que reduciría la complejidad operativa, con los equipos híbridos este aspecto es significativamente más complejo.

La gestión de pagos del equipo híbrido debe tener en cuenta las diferencias individuales entre cada contrato y cada tipo de trabajo (full time o independiente), lo que aumenta la carga de trabajo de los equipos de gestión de pagos y crea espacio para el incumplimiento. Además, a menudo, estos deben abordar estas diferencias manualmente, lo que solo exacerba el riesgo de contratar personal de una manera que no cumpla con las leyes laborales aplicables o de clasificación errónea.

Una forma más prudente de abordar el compliance de la gestión de pagos de equipos híbridos es prepararse estratégicamente para la contratación en diferentes ubicaciones, con anticipación.

El primer paso sería crear una política de contratación en torno a equipos híbridos. Aquí, determina el tipo de trabajo y los escenarios para los que deseas contratar. Por ejemplo, es posible que quieras centrarte inicialmente solo en una zona horaria particular, un número limitado de estados o la cantidad de días permitidos para trabajar de forma remota desde una de tus oficinas.

Luego, una vez que identifiques el alcance de la contratación de tu fuerza laboral híbrida, puedes proceder a investigar las especificidades locales de cada una de las jurisdicciones para comprender los derechos de cada trabajador, tus obligaciones como empleador y cualquier exención a las reglas.

Antes de empezar a contratar, establece alianzas estratégicas con asesores legales locales para obtener información confiable que te permita proceder sin errores costosos.

Desafíos de contratación: impuestos y clasificación errónea

La clasificación adecuada de tu fuerza laboral híbrida es otro gran obstáculo para los equipos de gestión de pagos. Es importante asegurarse de que, si bien todos los miembros del equipo se sienten igualmente valorados desde una perspectiva psicológica, existe una base de cumplimiento legal para tu contratación híbrida.

Esto significa que deberás redactar diferentes contratos, cada uno para una ubicación particular según el trabajador. Pero también deberás tener mucho cuidado al presentar la declaración de impuestos y clasificar adecuadamente a tu fuerza laboral, ya que la clasificación errónea puede negarle al trabajador beneficios significativos, desde atención médica hasta pago de horas extras.

Si se hace manualmente, este tipo de contratación puede ser costoso y ejercer una presión significativa sobre los esfuerzos de contratación, disminuyendo la eficiencia del equipo humano, pero también afectando negativamente la contratación desde la perspectiva de los futuros colaboradores.

Por ejemplo, el mero hecho de trabajar fuera de la oficina o hacerlo en horarios flexibles no convierte a un empleado en un trabajador independiente. Del mismo modo, si una persona se considera un trabajador independiente según una ley estatal o fiscal, aún puede considerarse un trabajador full time según la FLSA. Cuanto más amplios sean tus esfuerzos de contratación, más importante es garantizar la alineación con las leyes federales, estatales y fiscales.

Nuevamente, esto requiere un enfoque sistémico y una previsión que debe estar alineada con tu estrategia de contratación a largo plazo. Asegúrate de preparar puntos de referencia aplicables para evaluar la (in)dependencia de un miembro del equipo, y luego amplía esta lista con, y preferiblemente antes, de hacer una nueva contratación.

Si bien una fuerza laboral híbrida garantiza una flexibilidad inigualable en la contratación de los mejores talentos, no se recomienda sumergirse en estos esfuerzos sin un sistema de soporte adecuado que pueda ayudarte a automatizar tu contratación y estandarizar una buena parte de la clasificación de los trabajadores.

Garantizar la equidad en los pagos dentro de los equipos híbridos

La mayor peculiaridad de la gestión de pagos para equipos híbridos radica en equilibrar los beneficios. Quieres asegurarte de que todos los miembros del equipo, ya sea que vengan a la oficina todos los días o trabajen desde otra zona horaria, se sientan parte del mismo equipo. Si bien este desafío debe abordarse desde una perspectiva de seguridad psicológica y cohesión del equipo, una buena parte se refleja en los beneficios que reciben los colaboradores.

Hay dos ejes a tener en cuenta aquí: tipo de contrato (empleados vs trabajadores independientes) y modo de trabajo (full time, trabajo desde la oficina vs trabajo remoto desde una jurisdicción diferente).

Entonces, bajo los primeros ejes, los dos grandes grupos a los que debes atender: empleados y trabajadores independientes difieren en sus derechos en virtud del contrato de trabajo. Los empleados tienen derecho a beneficios particulares, mientras que los trabajadores independientes en la mayoría de los escenarios reciben un pago global por el trabajo que han realizado.

Pero el segundo eje está más cerca del núcleo de los equipos híbridos y también deja más espacio para que se acumule el resentimiento si no se aborda desde el principio. ¿Brindas beneficios adicionales a los trabajadores que vienen a la oficina, como clases de yoga en el lugar o sesiones de idiomas y equipo, mientras que otros trabajadores remotos no obtienen esto? Esta es solo una instancia en la que la gestión de pagos de los equipos híbridos puede ser complicada: el objetivo es garantizar la equidad para todos, de acuerdo con las regulaciones, pero también garantizando una sensación de cohesión.

La forma más segura de abordar estos problemas es establecer una política en toda la empresa que brinde equidad a los empleados, ya sea que trabajen en el sitio o de forma remota; y es prudente obtener respuestas de miembros de equipos híbridos también, de esa manera tu política de gestión de pagos para equipos híbridos será escalable a medida que se unan nuevos miembros al equipo.

Una vez que establezcas una política de equipos híbridos transparente pero flexible, será mucho más eficiente buscar, reclutar y retener a los mejores talentos.

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