Documentación esencial para freelancers fuera de Deel

Como freelancer, eres responsable de tu propia seguridad social y seguro médico, así como de todo lo que tenga que ver con impuestos. No tienes los mismos derechos que los empleados a tiempo completo, por lo que una gestión adecuada de los documentos es crucial para tu éxito profesional y tu protección en posibles disputas legales.

El mayor beneficio de usar Deel es que todo esto lo hacemos por ti para que puedas concentrarte en lo que mejor sabes hacer, explotar tu talento.

Obtén más información sobre documentos clave, su importancia y cómo administrarlos y almacenarlos de forma segura cuando no estés utilizando Deel.

Comprender la relación freelancer-cliente

La relación freelancer-cliente se basa en un acuerdo profesional en el que el primero ofrece sus servicios a cambio de un pago, sin dejar de ser independientes en la gestión de sus horarios y la forma en que se realiza el trabajo.

A diferencia de los empleados, los freelancers no están protegidos por derechos y beneficios legales que incluyen salarios mínimos, seguridad social, seguro médico, etc.

Aunque en muchos países la ley no exige un contrato cuando se trabaja con un freelancer, se recomienda que cada trabajador tenga uno para su propia protección legal.

Los freelancers tienen la responsabilidad de garantizar que este contrato sea legalmente sólido, haciendo énfasis en las protecciones personales para mantener la claridad, la seguridad y la justicia. Mantener registros de los acuerdos es vital para la resolución de disputas.

Los riesgos de los documentos inadecuados

Los riesgos de una documentación inadecuada son importantes y pueden generar varios retos legales y financieros. Por ejemplo:

• Sin un contrato sólido que describa el alcance del trabajo, los entregables, los plazos y las condiciones de pago, hay lugar para malas interpretaciones y ambigüedades que pueden causar disputas y afectar las relaciones profesionales.
• En ausencia de un acuerdo de pago claro y documentado en un contrato, pueden surgir conflictos de pago que provoquen retrasos, pagos incompletos o el no pago directamente.
• Los contratos pobres dejan a los freelancers legalmente vulnerables, ya que sin términos explícitos que protejan sus derechos, podrían carecer de argumentos en caso de impago, cambios en el alcance del proyecto o disputas de propiedad intelectual.
• Una documentación insuficiente puede generar problemas tributarios y de compliance, como la naturaleza indefinida de la relación freelancer-cliente, que es esencial para el compliance tributario.
• Sin un contrato que especifique la propiedad y los derechos de propiedad intelectual pactados, los freelancers podrían perder el control sobre esto.
• En ausencia de un contrato sólido, hacer cumplir los derechos se vuelve complejo, lo que significa que puede resultar más difícil demostrar que tienes la razón.

Para mitigar estos riesgos, es fundamental contar con un contrato integral y personalizado que proteja a ambas partes involucradas, sin importar dónde se encuentren. Este garantiza claridad en las expectativas, protege los derechos y pagos, y da lugar a un marco legal para la resolución de disputas.

Debes priorizar la creación y el mantenimiento de contratos sólidos para proteger tus intereses y fomentar las relaciones profesionales.

En Deel conocemos la importancia de los contratos personalizados y hacemos del compliance nuestra máxima prioridad, independientemente del tipo de relación laboral. Nuestro equipo de expertos legales revisa y actualiza periódicamente los contratos disponibles en nuestra plataforma, por lo que no necesitas perder tiempo explorando las leyes laborales por tu cuenta ni pagar por servicios legales para asegurarte de que tus contratos sean válidos y tu documentación esté completa.

¿Qué debe contener el contrato?

Un contrato legal válido va más allá de describir el alcance de tu trabajo y las condiciones de pago. Es fundamental adaptarlo a tu país de residencia, principalmente porque las leyes laborales varían según la jurisdicción y la definición de freelancer en tu país puede diferir de la de tu cliente.

Alcance del trabajo: definir claramente lo que implica el proyecto evita malentendidos. Es fundamental adaptar esta sección a las características específicas de la tarea o proyecto. Cada jurisdicción puede tener su propia interpretación de ciertos términos u obligaciones, por lo que la personalización es clave.

Condiciones de pago: detallar los cronogramas, métodos y monedas para el pago es vital. El compliance de las leyes fiscales locales, las regulaciones cambiarias y los métodos de pago específicos de un país garantiza la legalidad y la fluidez de las transacciones.

Entregables y plazos: indicar claramente qué se espera y cuándo ayuda a gestionar las expectativas. Los días festivos locales, las culturas laborales o los calendarios legales pueden afectar los plazos. Personalizarlos garantiza la viabilidad y el compliance de las normas locales.

Cláusulas de confidencialidad: proteger la información sensible es crucial. Adaptar estas cláusulas de acuerdo con las leyes locales de protección de datos y las normas culturales sobre confidencialidad es esencial para su aplicabilidad.

Propiedad intelectual: definir la propiedad y los derechos de la propiedad intelectual creada durante el proyecto es vital. Todos los países tienen leyes diferentes con respecto a los derechos de propiedad intelectual. Algunos pueden asumir la propiedad predeterminada del creador, mientras que otros pueden considerar que se trata de un trabajo por contrato, donde el empleador es propietario de la propiedad intelectual creada. Personalizar esto garantiza claridad y evita disputas futuras.

La personalización basada en el país de residencia garantiza el compliance de las leyes, prácticas y regulaciones locales. Las leyes relativas al trabajo, los impuestos, la propiedad intelectual y la aplicabilidad de los contratos varían mucho. Por ejemplo, las leyes de protección de datos como el GDPR en la UE o las leyes laborales en diferentes países exigen cláusulas y pautas específicas en los contratos.

Trabajar con expertos legales que conozcan extremadamente bien las leyes del país es lo mejor que puedes hacer. Estos profesionales pueden ayudarte a analizar los matices y garantizar que tu contrato no sólo sea legalmente sólido sino que también proteja tus intereses en una jurisdicción particular. La adaptación de los contratos no se trata sólo de legalidad; se trata de claridad, protección y conservación de relaciones laborales sólidas.

Documentos esenciales para freelancers

Hay tres tipos de documentos que debes tener y de los cuales mantener registro como freelancer: un contrato (acuerdo de freelancer), facturas y documentos relacionados con impuestos.

1. Contratos: tu escudo protector

Como mencionamos anteriormente, un contrato firmado actúa como un escudo protector al describir claramente los términos del acuerdo, el alcance del trabajo, los plazos, los entregables, los detalles de pago y los derechos de propiedad intelectual.

Los contratos establecen expectativas, mitigan malentendidos y sirven como argumento en caso de disputas. Proporcionan un marco legal, establecen la relación freelancer-cliente y protegen los intereses de ambas partes.

La personalización basada en el proyecto y la jurisdicción garantiza claridad y compliance, ofreciendo una base sólida para una relación exitosa.

2. Facturas: seguimiento de tus pagos

Las facturas juegan un papel crucial en la gestión financiera de un freelancer. Sirven como una solicitud formal de pago y documentan los servicios prestados, las tarifas acordadas, las condiciones de pago y los detalles del cliente.

Las facturas con el formato adecuado ayudan a mantener registros financieros precisos, lo que permite a los freelancers hacer un seguimiento de los pagos, los saldos pendientes y los ingresos. Además, las facturas contribuyen a tu imagen profesional, garantizando claridad y transparencia en las transacciones financieras entre las partes.

🤓 Conoce más sobre los elementos que deben contener las cuentas de cobro y cómo facturar a tus clientes.

3. Documentos fiscales: mantener el compliance regulatorio

Una documentación tributaria precisa es esencial para que los trabajadores independientes cumplan con las regulaciones tributarias locales. Esto incluye mantener registros de ingresos, gastos, recibos y formularios de impuestos relevantes.

Estos documentos facilitan la presentación de impuestos, garantizando el compliance con las autoridades fiscales y evitando posibles sanciones o auditorías. Debes hacer un seguimiento cuidadoso de tus ingresos y gastos, utilizando softwares de contabilidad o servicios profesionales para agilizar el proceso y garantizar la precisión en las declaraciones de impuestos.

Mejores prácticas para la gestión de documentos de trabajadores independientes

Aquí te compartimos algunos consejos sobre cómo mantener la documentación organizada, segura y fácilmente accesible, como el uso de almacenamiento en la nube o sistemas de gestión de documentos.

Mantén un rastro digital de tus documentos

El uso de sistemas de almacenamiento en la nube o de gestión de documentos permite un fácil acceso a los archivos desde cualquier lugar con conectividad a Internet. Garantiza la seguridad de los documentos mediante cifrado y controles de acceso, reduciendo el riesgo de pérdida o daño físico. La digitalización también permite una organización y capacidad de búsqueda eficientes, simplificando la recuperación de documentos específicos cuando sea necesario.

Nota: al utilizar Deel, puedes acceder a tu documentación completa, incluidas facturas y transacciones, en cualquier momento.

Actualizar periódicamente la información

Revisar y actualizar constantemente los documentos es fundamental. A medida que evolucionan los servicios, las tarifas o el alcance de los proyectos, los contratos, facturas y otros documentos se debe reflejar estos cambios con precisión. Las revisiones programadas, quizás trimestrales o después de hitos importantes del proyecto, ayudan a garantizar que toda la documentación se mantenga alineada con el estado actual de los acuerdos y servicios.

Comprender las leyes y estándares internacionales

Trabajar con clientes internacionales puede complicar los contratos y los pagos, ya que pueden aplicarse diferentes marcos legales. Es útil familiarizarse con las leyes internacionales, como las relacionadas con contratos, propiedad intelectual y protección de datos, especialmente si trabajas y viajas, trabajas desde diferentes países y estás sujeto a diferentes leyes. Consultar a expertos legales con experiencia en derecho internacional o en las regulaciones del país específico puede ser una guía invaluable en la redacción de contratos que cumplan con las regulaciones transfronterizas.

Cambio de moneda y condiciones de pago

Trabajar con múltiples monedas requiere condiciones de pago claras para evitar discrepancias financieras. El uso de plataformas de pago reconocidas internacionalmente o la especificación de métodos de conversión de moneda en los contratos ayuda a establecer precisión. Aclarar los tipos de cambio, los métodos de pago aceptables y las tarifas asociadas minimiza los malentendidos relacionados con las transacciones financieras.

Nota: con Deel, puedes elegir la moneda en la que quieres que te paguen para protegerte de las fluctuaciones de la moneda local. También puedes recibir pagos en criptomonedas.

Agiliza la gestión de documentos con Deel

Como freelancer, es posible que trabajes con varios clientes, gestiones varios proyectos simultáneamente y debas mantenerte al día con las responsabilidades de contabilidad asociadas a tu trabajo, lo cual puede resultar abrumador.

El uso de una única plataforma para gestionar tus documentos, transacciones y facturas fiscales y de compliance puede aliviar gran parte de esa carga.

Deel te permite automatizar tu proceso de facturación, administrar todas tus transacciones y gastos en un solo lugar, mantener tu documentación almacenada de forma segura en nuestra plataforma, administrar múltiples clientes, elegir entre diferentes métodos de retiro y más.

Sin mencionar que ser usuario de Deel tiene muchos beneficios, como Deel Card, Deel Advance y numerosos descuentos y vouchers para diferentes servicios en tienda física y online, incluido un excelente seguro médico en muchos lugares del mundo.

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