7 errores que cometen los equipos legales en la contratación

¿Te enfrentas al desafío de contratar talento en el extranjero y temes cometer errores? Como parte del equipo legal de una empresa, sabes que una mala contratación no solo puede derivar en sanciones y disputas laborales, sino que también podría exponer a tu organización a multas millonarias e incluso a riesgos penales. Desde diferencias en las leyes laborales hasta regulaciones fiscales complejas, cada país tiene sus propias normativas.

En Deel, contamos con más de 200 expertos que brindan asesoramiento legal y tenemos experiencia contratando en más de 150 países para más de 35 mil organizaciones. A lo largo de este camino, hemos identificado los errores más frecuentes que cometen los equipos legales al expandir su fuerza laboral internacionalmente. A continuación, te los compartimos en detalle, para que puedas evitarlos y garantizar que cada contratación cumpla con las normativas vigentes.

1. Ignorar las normativas locales y sus particularidades

El cumplimiento de las leyes de los países en los que quieres contratar es fundamental. Sin embargo, uno de los errores más frecuentes que cometen los equipos legales es asumir que las normativas laborales y fiscales funcionan de la misma manera en todos los lugares. Lo cierto es que las condiciones de trabajo, los requisitos para contratar en el extranjero y las modalidades válidas de contratación varían.

Así, el desconocimiento de estos aspectos legales (y otros muchos más) puede generar problemas con las autoridades, invalidar acuerdos y exponer a tu empresa a sanciones económicas o demandas laborales.

Situaciones en las que se evidencia este error:

• Contratar sin abrir una entidad legal ni usar un Employer Of Record: para contratar empleados en el extranjero, tienes dos formas de hacerlo. Una es abriendo una entidad o subsidiaria extranjera donde quieres contratar, o utilizar un Employer Of Record (EOR) que contrate en nombre de tu empresa sin la necesidad de que dediques tiempo, esfuerzo y recursos a las filiales locales.
• Incumplimiento de las prestaciones obligatorias por ley: las prestaciones varían en cada país y su cálculo es muy distinto en cada caso. Por ejemplo, el aguinaldo en Argentina se paga en dos oportunidades (en junio y diciembre) y equivale al 50% de la mayor remuneración percibida en cada semestre. En Colombia, el aguinaldo se divide en dos tipos: la prima de Navidad, que corresponde a un mes de salario y se paga en diciembre, y la prima por prestación de servicios, que se divide en dos pagos anuales.

Cómo solucionarlo con Deel:

Con Deel para Equipos Legales, puedes contratar talento internacional con muchos menos trámites legales. ¿Cómo funciona? Deel actúa como tu Employer of Record. Esto significa que asumimos la responsabilidad legal de tus empleados remotos, estén donde estén. Nos encargamos de:

• La creación de entidades
• La investigación de las leyes específicas de cada país
• La redacción de contratos que cumplan con las leyes locales
• Los pagos, los impuestos y los beneficios para tus empleados

Por ejemplo, Deel te ayuda a cumplir con regulaciones de privacidad y protección de datos. Con solo unos clics, puedes generar un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) compatible con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y otras normativas internacionales, asegurando que tus contrataciones cumplan con las leyes de privacidad de cada país.

Así puedes concentrarte en los aspectos legales más estratégicos de tu empresa, como la optimización de estructuras contractuales para futuras expansiones o el diseño de políticas de gestión de riesgos laborales. Con Deel, ahorras tiempo, dinero y muchos dolores de cabeza legales.

2. Utilizar contratos genéricos sin adaptación legal

El contrato de trabajo es la base de cualquier relación laboral que quieras establecer, sea en el país que sea. Ahora bien, cada lugar tiene sus normativas al respecto. Así como las denominaciones pueden ser diferentes, también lo son las regulaciones sobre la duración de cada uno, las condiciones de despido y la jornada máxima de trabajo.

Por lo tanto, no es una buena práctica usar plantillas genéricas de contratos, sin tener en cuenta las leyes de cada lugar en el que quieres contratar. La adaptación a la legislación no solo protege legalmente a tu empresa, sino que además le brinda seguridad y confianza a la fuerza laboral (aseguras que sus beneficios y derechos se respeten).

Situaciones en las que se evidencia este error:

• Renovaciones incorrectas de contratos: supongamos que tu empresa está ubicada en Argentina y decides empezar a contratar personal en Chile. Como el contrato a plazo fijo en Argentina puede extenderse por un máximo de 5 años, decides estandarizar ese modelo de contrato para aplicarlo en Chile. Sin embargo, de acuerdo con las leyes chilenas, un contrato a plazo fijo puede durar 1 año como mucho y solo en dos ocasiones puede renovarse.
• Cláusulas de exclusividad no permitidas en ciertos países: en México, un contrato laboral no puede prohibir que un empleado tenga otros empleos, excepto que exista un conflicto de interés. En Brasil, sí se pueden incluir cláusulas de exclusividad, siempre que ambas partes estén de acuerdo. Si usas un mismo contrato para ambos países, e incluyes una cláusula de exclusividad en un contrato en México sin que haya un conflicto de intereses, podría ser considerada inválida.

Cómo solucionarlo con Deel:

Con Deel, tienes la seguridad de que cada contrato cumple con las leyes locales de manera rápida y sencilla. Nuestra solución te permite crear, enviar y firmar contratos adaptados a la normativa de más de 150 países en cuestión de minutos (son contratos 100% localizados). A diferencia de otros sistemas, recopilamos documentos específicos de cada jurisdicción y los mantenemos siempre actualizados para garantizar su validez legal.

3. Confundir la figura del contratista con la de un empleado

Muchas empresas caen en el error de contratar a trabajadores internacionales bajo la figura de contratistas independientes cuando, en realidad, cumplen con todas las condiciones para ser un empleado. Esta práctica es ilegal y es conocida como “clasificación errónea”. Para evitar caer en ella, es importante que diferencies qué se entiende por trabajador independiente y por empleado.

¿Qué tener en cuenta? Un freelancer es un proveedor de servicios autónomo que no está subordinado a la empresa y no depende de ella para desarrollar su actividad. Por otro lado, un empleado está sujeto a horarios establecidos, recibe órdenes directas y tiene derecho a beneficios y prestaciones conforme a la legislación local.

Cuando un trabajador reúne estas características como empleado y, aun así, es clasificado como contratista independiente, la empresa puede enfrentar sanciones por evasión fiscal, demandas laborales e incluso el pago retroactivo de beneficios y cotizaciones a la seguridad social.

Situaciones en las que se evidencia este error:

• Contratar a un trabajador independiente para un rol especializado de manera permanente: contratar a un programador como freelancers para liderar el desarrollo de una plataforma, con una carga horaria completa y responsabilidades a largo plazo es un ejemplo de clasificación errónea. Aunque el contrato especifica que es de prestación de servicios como freelancer, este trabajador en la práctica sigue un horario fijo y reporta a un supervisor. En este caso, la empresa debería haberlo registrado como empleado, ya que cumple con los criterios legales de una relación laboral.
• Exigir exclusividad a un contratista independiente: supongamos que le exiges a un freelancer que no trabaje para otras empresas y que esté disponible en todo momento, se crea una relación similar a la de un empleado. Esto puede generar problemas legales si el trabajador decide reclamar derechos laborales.

Cómo solucionarlo con Deel:

Para evitar el riesgo de clasificación errónea, Deel te permite contratar a trabajadores en todo el mundo bajo la figura correcta, diferenciando claramente entre empleados y contratistas independientes. Además, nuestra solución integral contempla el cumplimiento de las normativas laborales locales, asegurando que todos tus trabajadores estén correctamente clasificados.

Asimismo, Deel proporciona el equipo necesario para tus contratistas independientes, cumpliendo con los estándares de normativas locales, como portátiles, estaciones de trabajo para estar de pie, y otros recursos.

4. No anticipar las “zonas grises” en la contratación internacional

No todo está claramente definido en las leyes laborales de los países y también hay ambigüedades que debes atender. Las "zonas grises" en la contratación internacional se refieren justamente a estas situaciones que fácilmente generan confusiones y que su falta de anticipación puede traducirse en incumplimientos legales o disputas con los empleados.

Ahora bien, ¿cuándo surgen estas “zonas grises”? Cuando no se especifica cómo manejar ciertos aspectos de la contratación, como el tipo de contrato que debe firmarse, las condiciones de trabajo o los beneficios que corresponden en determinadas situaciones.

Situaciones en las que se evidencia este error:

• Falta de claridad sobre las condiciones de trabajo remoto: en Colombia, la Ley de Teletrabajo no define claramente cómo se debe controlar la jornada laboral de los empleados remotos. Esto puede generar "zonas grises" en cuanto a la cantidad de horas extras que hacen los empleados y la disponibilidad de los mismos para cumplir con sus funciones y responsabilidades.
• Falta de claridad sobre el despido disciplinario: en España, el Estatuto de los Trabajadores no define claramente qué se considera una "falta grave" para la justificación del despido disciplinario. Si bien se mencionan causas como las faltas de asistencia o puntualidad injustificadas, no se especifican cuántas inasistencias o faltas de puntualidad pueden justificar el despido. En este caso, la falta de definición puede generar diversas interpretaciones y dificultades para determinar si una conducta específica es lo suficientemente grave como para justificar un despido disciplinario.

Cómo solucionarlo con Deel:

En Deel, estamos al día con las regulaciones locales e internacionales, y nuestra solución para equipos legales como el tuyo asegura el cumplimiento legal a lo largo de todo el ciclo de vida de los empleados. Contamos con más de 200 expertos jurídicos especializados en regulaciones laborales, beneficios legales locales y leyes fiscales por país.

Estos expertos están dedicados a mantener el cumplimiento con las autoridades locales y ofrecer soporte a los equipos legales de las empresas. Así, todas las contrataciones y relaciones laborales se ajustan a las normativas vigentes sin caer en zonas de riesgo.

5. No realizar auditorías internas ni seguimiento de compliance

Las auditorías internas y el seguimiento de compliance son esenciales para tener la seguridad de que tu empresa está al día con las normativas laborales y fiscales, y sus actualizaciones. Cuando auditar y hacer seguimiento legal no son hábitos que se tengan incorporados, es muy fácil perder de vista detalles cruciales que pueden afectar la integridad de la relación laboral o incluso poner en riesgo toda la operación de la empresa (así de caótico como suena).

Con las auditorías, puedes revisar y hacer ajustes a tiempo en los procesos de contratación, los mismos contratos y las condiciones de trabajo, para que todo esté alineado con las regulaciones vigentes. Por su parte, el seguimiento de compliance te permite vigilar los cambios normativos que podrían impactar en tus contrataciones.

Situaciones en las que se evidencia este error:

• Contratos desactualizados: un talento que trabajaba a tiempo parcial lo hace a tiempo completo desde hace al menos tres meses. Sin embargo, su contrato sigue reflejando la jornada laboral como completa. Esta falta de actualización puede generar inconvenientes como un mal cálculo de salario, días de vacaciones o pago de aguinaldo.
• Falta de seguimiento en los cambios de las leyes argentinas: la normativa sobre los períodos de prueba cambió recientemente en Argentina. Ahora, este período puede extenderse hasta 6 meses, en lugar de los 3 meses anteriores. El desconocimiento de este cambio puede llevar a que el departamento de Recursos Humanos de tu empresa o startup pierda la oportunidad de evaluar el desempeño de los nuevos empleados durante un período de prueba más largo.

Cómo solucionarlo con Deel:

La legislación laboral local cambia constantemente, lo que puede hacer muy difícil mantener los contratos actualizados si no se cuenta con expertos legales dedicados a tiempo completo a hacer un seguimiento constante. En Deel, sabemos que esto es importante y complejo. Por eso, te invitamos a desbloquear un compliance continuo con Compliance Hub de Deel.

Compliance Hub de Deel monitorea, señala y envía activamente actualizaciones regulatorias e información sobre la fuerza laboral, para lidiar de forma proactiva con este panorama regulatorio en constante cambio.

6. Descuidar la gestión fiscal y tributaria

En cada país, el sistema tributario y fiscal funciona de una manera distinta. Esto incluye diferentes reglas para la retención de impuestos, las contribuciones a la seguridad social, las exenciones y las obligaciones fiscales de la empresa y los empleados. Por lo tanto, lo que es válido en un país probablemente no lo sea en otro. En pocas palabras, la gestión fiscal no debe ser un tema secundario.

Situaciones en las que se evidencia este error:

• Aplicación y declaración incorrecta de impuestos: esto ocurre cuando, por error o desconocimiento, se presenta información errónea o incompleta en las declaraciones fiscales. Esto puede suceder por confusión con los tipos de impuestos, las tasas impositivas o las jurisdicciones fiscales. Un ejemplo sería aplicar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) al pago de salarios de empleados en Argentina. Este impuesto no se aplica a salarios; lo que corresponde es el Impuesto a las Ganancias, el cual se retiene directamente del salario del trabajador si sus ingresos superan el mínimo no imponible.
• No evitar la doble tributación por desconocimiento de los acuerdos internacionales: la doble tributación ocurre cuando un ingreso es gravado dos veces en dos jurisdicciones fiscales distintas, lo que significa que el mismo ingreso está sujeto a impuestos en el país de origen y en el de destino. Sin embargo, existen tratados de doble imposición entre países para evitar esta carga fiscal, con los que puedes reducir la tasa de retención aplicable a los pagos realizados a través de las fronteras. Supongamos que tu empresa está en Colombia y contratas talento en México para tu equipo multinacional. Si no aprovechas el convenio entre estos países, ambos podrían aplicar retenciones impositivas sobre el mismo salario. Sin embargo, si utilizas el tratado de doble imposición existente desde 2014, podrías reducir la retención de impuestos.

Cómo solucionarlo con Deel:

Deel ayuda te ayuda cumplir con los derechos de los trabajadores en cada país y maneja los impuestos estrictamente según las regulaciones locales. Cuando utilizas Deel, transfieres los impuestos que Deel soporta en cada país, lo cual mitiga el riesgo de la doble tributación o la aplicación incorrecta de impuestos como el IVA en lugar del Impuesto a las Ganancias como en el ejemplo que hemos visto sobre Argentina.

7. No utilizar soluciones adecuadas para mitigar riesgos

Con todo lo que hemos visto hasta aquí, es muy fácil cometer errores debido a la complejidad que suponen estos temas. Ya sea por falta de tiempo o por no contar con un equipo más amplio de profesionales que puedan abocarse totalmente a estas tareas. Ahora bien, es posible apoyarse en soluciones especializadas que facilitan la gestión de todos estos procesos de manera segura y eficiente, garantizando que tu empresa se mantenga dentro de los marcos regulatorios locales.

De este modo, si no se cuenta con una plataforma que centralice la gestión de las contrataciones, se pueden estar incumpliendo leyes locales al no hacer las adaptaciones a las regulaciones específicas de cada país, o incluso no aplicando las retenciones fiscales correctas. Asimismo, si no se cuentan con herramientas de punta para monitorizar el cumplimiento de las normativas laborales, los cambios legislativos podrían pasar totalmente desapercibidos.

Situaciones en las que se evidencia este error:

• Riesgo de no cumplir con los requisitos de protección de datos: sin el uso de plataformas especializadas que aseguren el cumplimiento de las leyes de protección de datos (como el GDPR en Europa o leyes similares en otros países), puedes enfrentar demandas o sanciones por no garantizar la seguridad y privacidad de los datos de tus empleados o clientes.
• No contar con herramientas para la verificación de antecedentes: una verificación inadecuada de los antecedentes puede resultar en la contratación de personal con historial laboral o legal problemático, lo que podría poner en riesgo la reputación de tu empresa.

Cómo solucionarlo con Deel:

Con Deel, no tienes de qué preocuparte. Todas tus contrataciones estarán alineadas con la normativa internacional y local, y podrás automatizar buena parte del trabajo manual. Asimismo, puedes acceder a nuestra solución de Verificación de Antecedentes, seguro y fácil de usar, para reducir el tiempo de contratación y proteger el negocio con verificaciones rápidas y sin fricciones en más de 190 países.

Evita estos errores en las contrataciones internacionales con Deel

Todos los errores comunes en la contratación de personal que te hemos compartido aquí puedes evitarlos con la ayuda de Deel. En Deel, encuentras la solución perfecta para tu equipo legal, para que dejes toda la administración legal de tus contrataciones en más de 150 países en nuestras manos. Con Deel, es realmente fácil. ¿Qué esperas para tener todo en orden al dar el siguiente paso? ¡Agenda una demo ahora!