Guía para empresas: gestión de la nómina en varios países

Contar con una solución de nómina multi-país ahora es más importante que nunca. Como señala el último informe de Deel, las tasas de contratación a nivel mundial siguen aumentando constantemente.

Sin embargo, la gestión de la nómina en varios países plantea grandes desafíos, como lidiar con las complejas leyes y regulaciones fiscales locales y al mismo tiempo satisfacer las diversas expectativas de los empleados.

Como empresa multinacional, necesitas gestionar eficazmente la nómina a nivel global para apoyar a los equipos distribuidos en crecimiento y seguir siendo competitivo. Sigue leyendo para descubrir cómo una solución consolidada puede ayudarte a optimizar las operaciones y al mismo tiempo garantizar el cumplimiento legal en todo el mundo.

Los desafíos de la nómina multi-país

Los equipos de nómina global deben implementar beneficios, impuestos y cumplimiento legal para una fuerza laboral diversa. Sin embargo, cumplir con requisitos complicados y en constante cambio entre países puede resultar abrumador. El 26% de las empresas afirman que les cuesta gestionar estas diferencias.

Si te estás enfocando en tu expansión global, es posible que hayas experimentado desafíos en cuanto a la nómina, como garantizar la precisión y el cumplimiento legal sin dejar de ser eficiente. Actualizado con las últimas regulaciones puede ser una tarea que requiere mucho tiempo y recursos, pero el nuevo Continuous Compliance Hub de Deel puede ayudarte a ser más proactivo. Monitoreamos activamente las regulaciones internacionales para enviarte actualizaciones automáticas y advertirte de posibles riesgos.

Para complejizar aún más las cosas, el 31% de los equipos de nómina dicen que la integración de varios softwares diferentes es muy complicada. Cada país puede requerir su propio sistema de contabilidad y, si no logras integrar tus herramientas, puedes empezar a depender más del registro manual para transferir datos entre las plataformas, lo cual es ineficiente y propenso a errores.

Estos problemas pueden provocar retrasos y errores en los pagos, lo que podría afectar la moral de los empleados. Cuando más de la mitad de tu gente está preocupada por las finanzas, los problemas de nómina podrían aumentar su estrés y llevarlos a buscar puestos en otras empresas.

Una solución unificada para la gestión global de la nómina

Tener un sistema único y centralizado como Deel puede ayudarte a resolver muchos de los problemas que plantea la gestión de la nómina en varios países. La tecnología se ha vuelto tan esencial que el 70% de las empresas dicen que la consolidación es una de sus principales prioridades.

La nómina centralizada es una solución todo en uno que permite gestionar los impuestos, los beneficios y el cumplimiento legal en una misma plataforma compartida. Tu equipo puede utilizar el mismo software, sin importar dónde se encuentre cada uno de sus miembros. Eso significa que, en lugar de tener que lidiar con múltiples plataformas, solo tienen que aprender e implementar un único set de procesos.

Utiliza la siguiente checklist de servicios comunes de nómina global para determinar si un proveedor puede satisfacer o no tus necesidades:

• Automatización de nómina: los sistemas de nómina consolidada suelen tener una gran variedad automatizaciones para gestionar tareas como cálculos de impuestos y depósitos directos (cuando corresponda).
• Administración de beneficios: dado que los beneficios de los empleados son un factor clave en la compensación, un proveedor de nómina global debería ayudarte a encontrar proveedores locales que cumplan con las regulaciones regionales y nacionales.
• Pagos en múltiples divisas: el software de nómina global debería admitir diferentes monedas y ayudarte a calcular los tipos de cambio.
• Seguridad de los datos: es posible que los proveedores de nómina nacionales que no son muy grandes no cumplan con normas internacionales como la Ley General de Protección de Datos (GDPR). Los sistemas de nómina globales como Deel garantizan que cumplas con los criterios más estrictos mediante el uso de medidas como cifrado y autenticación multifactor.
• Herramientas de informes de nómina: las soluciones centralizadas te ayudan a recopilar datos de nómina de diferentes países y convertirlos en informes completos. Con esta información, puedes obtener insights sobre el desempeño de tu empresa y así tomar decisiones más informadas.
• Orientación de expertos: además de ofrecer herramientas de software, los proveedores de nómina globales suelen contar con un sólido equipo de expertos legales que pueden guiarte en temas como leyes laborales, regulaciones fiscales y tipos de cambio. Deel cuenta con abogados y contadores calificados especializados por países y regiones específicas.
• Portal de autoservicio para empleados: los empleados deberían poder iniciar sesión en el sistema para gestionar, verificar recibos de nómina y administrar o actualizar información de su perfil. Los permisos de usuario estrictos deberían evitar que miembros no autorizados del equipo accedan a datos confidenciales.

Conectar operaciones de nómina entre países

Para ser efectiva, la nómina centralizada debe integrar operaciones en todas las regiones. De lo contrario, terminarás con departamentos aislados y procesos inconsistentes.

Además, las empresas podrían necesitar contratar gente en diferentes países para beneficiarse del acceso a un pool de talentos internacional, incursionar en nuevos mercados o trasladar empleados esenciales. Cuantas más ubicaciones admita tu plataforma, más eficazmente podrás aprovechar las oportunidades.

Por ejemplo, Deel gestiona la nómina en casi todo el mundo y está ampliando constantemente su cobertura.

Muchos proveedores de nómina admiten pagos internacionales, pero solo para ciertos países. Si bien pueden ayudarte a reducir tu stack tecnológico, seguirás enfrentándote a otros retos debido a los silos y la falta de comunicación. También es posible que no puedan conectarte con expertos locales que te ayuden a cumplir con las regulaciones de nómina y las leyes laborales.

Antes de comprometerte con un proveedor de nómina, es mejor comprobar si este puede satisfacer tus necesidades actuales y futuras. Si planeas trasladar empleados al sudeste asiático, por ejemplo, es posible que necesites una solución que permita monedas locales como el dong vietnamita y el baht tailandés.

Lidiar con adquisiciones y cambios de entidad

Subcontratar la nómina con un único proveedor global puede ayudarte a superar muchos de los desafíos que conllevan las fusiones y adquisiciones transfronterizas. Cuando estés seguro de que tu proveedor puede apoyar a equipos globales, podrás explorar una gran variedad de opciones en mercados extranjeros sin verte frenado por restricciones en términos de nómina.

Transiciones más rápidas y fluidas

Un proveedor global de servicios de nómina puede acelerar significativamente el proceso de fusión y adquisición. Proveedores como Deel pueden ayudar con la migración e integración de datos para garantizar una transición fluida. También puedes integrar los diferentes sistemas que tú y la nueva entidad utilizan, con nuestra sólida API.

Si necesitas actuar rápido, los principales proveedores como Deel pueden incluso ofrecer un servicio de Employer of Record [EOR]). Este contrata y paga a uno o más empleados para que presten servicios a otra empresa. El EOR permite a las empresas trabajar legalmente con empleados en otro país sin establecer una oficina en ese país o región. Cuando se trata de nómina, este maneja todas las deducciones, tarifas y beneficios; lo único que tienes que hacer es hacer un pago total consolidado al proveedor y este se encarga del resto.

Una ventaja competitiva

Tener esta flexibilidad podría diferenciarte de la competencia. Según un informe reciente de Deloitte, el interés en fusiones y adquisiciones transfronterizas ha aumentado un 22% desde 2022. Cuando otras empresas están interesadas en la misma entidad extranjera, la nómina consolidada podría darte la ventaja que necesitas para cerrar el acuerdo.

Proteger la experiencia de los empleados

Cuando puedes agregar o eliminar entidades fácilmente a tu sistema de nómina, hay menos riesgo de interrumpir el proceso general de pago. Eso significa que no afectarás la confianza de los nuevos empleados, lo cual es fundamental durante este período de cambio e incertidumbre. Los estudios muestran que los colaboradores recién adquiridos tienen muchas más probabilidades de renunciar que el personal existente y el resto de contrataciones.

Para proteger aún más el bienestar de los empleados, dale a tu fuerza laboral acceso a todas las capacitaciones relevantes ofrecidas por el proveedor de nómina. Puedes ayudarlos a familiarizarse con la nueva plataforma y el proceso, permitiéndoles utilizarla con facilidad.

Por ejemplo, Deel puede ofrecerte apoyo en la gestión de cambios y ayudarte a poner en marcha programas de onboarding. Ayudar a los empleados a aprender a usar la plataforma podría hacer que el período de transición sea menos estresante para ellos y la empresa daría una muy buena primera impresión.

Con una solución escalable, no es necesario dedicar tiempo a buscar y empezar a usar un proveedor de nómina local en cada nueva ubicación. Eres libre de concentrarte en la fusión y dedicar más energía a las decisiones estratégicas.

Los beneficios a largo plazo de una plataforma de nómina todo en uno

Consolidar tus sistemas no solo te ayuda a superar los desafíos inmediatos de la nómina en varios países. Como han descubierto los clientes de Deel, la centralización de los sistemas de nómina ofrece muchas ventajas de largo alcance y a largo plazo.

Un crecimiento más simple

Para Boston Consulting Group (BCG), la nómina global ha permitido un crecimiento internacional fluido. Solían tener dificultades para administrar cuatro proveedores en seis países, pero una vez que se cambiaron a Deel en 2019, pudieron estandarizar sus procesos en todas las regiones.

Gracias a su nuevo proveedor de nómina, BCG cuenta con el soporte operativo que necesitan para seguir creciendo. La empresa predice que aumentará su fuerza laboral total hasta en un 15% y planean expandirse a nuevos mercados extranjeros.

Procesos de nómina escalables

Después de centralizar su nómina, Change.Org ahorró más de 300 horas en procesos administrativos.

Antes, dependían de varios proveedores heredados para gestionar los pagos de más de 2.000 personas en más de 25 países. Hacer malabares con estas diferentes herramientas significaba que la nómina era estresante y consumía mucho tiempo. La consolidación de sus sistemas a través de Deel les permitió automatizar y adaptar todos sus procesos de manera más efectiva y así lograron ser más eficientes.

Mayor satisfacción de los empleados

Como descubrió Yodo1, la nómina consolidada no solo mantiene la motivación del equipo sino que también la mejora.

Agregar gente a la nómina solía requerir muchos pasos. Los equipos tenían que esperar hasta que los equipos de RR.HH y finanzas completaran el contrato, verificaran los detalles legales a través de un tercero y registraran manualmente los datos en el sistema. Ahora que Yodo1 puede manejar todo en un solo lugar, pueden impresionar a los empleados con transferencias bancarias rápidas.

Simplifica la nómina global con Deel

Ahora que los equipos distribuidos han dejado de ser la excepción y se han convertido en la norma, las empresas ya no pueden depender de modelos de nómina descentralizados. Solo las soluciones consolidadas permiten crear procesos eficientes y escalables que no comprometan la precisión y el cumplimiento legal.

A medida que aumentas tu fuerza laboral global, analiza si tus proveedores actuales realmente pueden apoyarte. Migrar a Deel te permitirá simplificar tus operaciones y escalarlas de manera más efectiva, con una solución de nómina global que centraliza tus procesos y le da a tu equipo acceso a un único punto de contacto.

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