Incidencias de nómina y cómo gestionarlas eficientemente

¿Cuánto tiempo pasa tu equipo lidiando con los constantes cambios en la nómina? ¿Cuál es el tiempo estimado que tu gestor de nómina dedica a resolver una incidencia de nómina? Probablemente te haya ocurrido en más de una ocasión que, mientras se procesa la nómina, aparecen problemas inesperados. Por ejemplo, los errores en los cálculos, como le sucedía a Change.org cuando trabajaba con un proveedor de nómina heredado con la falta de automatización. Con la solución de Deel, han ahorrado más de 300 horas en administración por mes.

En este contexto, la importancia de una correcta gestión de la nómina es evidente. Ya que no se trata sólo de procesar el pago de la nómina de los empleados, sino de abordar las incidencias de la forma más rápida y eficiente posible. Esto ayuda a potenciar la productividad del equipo de Finanzas y mantener la satisfacción laboral de todos los empleados. Entonces, aquí hay un punto de quiebre: la forma en la que se abordan dichas incidencias puede marcar la diferencia entre un proceso fluido y eficiente, o un caos administrativo que además afecta la experiencia de los empleados y hasta de los trabajadores independientes. Por eso, te compartimos algunas claves que te ayudarán a facilitar su gestión.

¿Qué son las incidencias de nómina?

Las incidencias de nómina comprenden cualquier situación atípica o inconveniente que puede surgir durante el proceso de payroll, es decir cualquier cambio que afecta a la cantidad de dinero que percibe cada trabajador y que se pueda producir por alguna cuestión extraordinaria. Tal es el caso de los errores en el cálculo de la nómina y los cálculos de beneficios, deducciones o cualquier aspecto que requiera una intervención específica en el proceso de nómina. 

Antes de avanzar, veamos dos ejemplos concretos para dimensionarlo mejor. Supongamos que un empleado recibe un aumento que no se refleja correctamente en su pago de nómina, o que hay un error en la retención de impuestos. ¿Cuáles son los efectos inmediatos? Descontento, desconfianza y preocupación en los empleados. Ahora bien, estas incidencias pueden afectar directamente la eficiencia operativa de tu empresa. Si los errores son reiterados, hay una mala gestión y poca dedicación de tiempo y recursos significativa por parte de tu equipo. Esto, sin dudas, puede suponer consecuencias legales.

Tipos comunes de incidencias de nómina

Estas son las más frecuentes:

• Cambios en el salario.
• Errores en el cálculo de salarios.
• Fallas en la deducción de impuestos y contribuciones a la seguridad social, en el caso de méxico, los aportes al IMSS.
• Problemas con la paga extra (horas extras), bonificaciones y comisiones.
• Despido y offboarding de empleados.
• Retardos.
• Faltas injustificadas o justificadas.
• Registros de finiquitos.
• Desajustes por bajas laborales o permisos durante la jornada laboral.
• Aprobación de gastos que la empresa cubrirá.
• Errores al calcular las contribuciones a la Seguridad Social.
• Discrepancias en los registros de tiempo trabajado y control horario o registro de asistencia.
• Diferencias en el pago de las vacaciones.
• Pagos retroactivos.
• Retenciones judiciales imprevistas.
• Inexactitudes o desactualizaciones en la información personal de los empleados.
• Problemas con los beneficios y deducciones. 
• Licencias y permisos ya sea por paternidad, maternidad, o para asuntos familiares. 
• Incapacidades o situaciones en las que un empleado no puede trabajar debido a una condición médica. 
• Incidencias laborales imprevistas.

Estrategias para gestionar incidencias de nómina eficientemente

Aquí te explicamos las estrategias que puedes utilizar para optimizar la gestión de la nómina:

1. Implementa sistemas de verificación y revisión

La clave para una gestión eficiente de nómina es contar con un procedimiento o protocolo sólido para la verificación y revisión que te ayuden a identificar posibles errores o discrepancias de manera proactiva. Con esto, ganarás en la prevención de problemas mayores (antes de que se conviertan en complicaciones significativas), ahorrarás tiempo y recursos, y podrás contribuir a la mejora continua. Pero, ¿cómo hacerlo? Te presentamos recomendaciones clave:

• Haz revisiones periódicas: con especial atención a cambios salariales, beneficios y deducciones, garantizando que cualquier irregularidad sea detectada tempranamente.
• Crea un registro de incidencias: para un posterior reporte y análisis de incidencias que se hayan detectado. Así, podrás trabajar con tu equipo en mejorar cada parte del proceso y tomar decisiones basadas en datos.
• Realiza auditorías puntuales: en momentos que sean relevantes, como la implementación de aumentos salariales o cambios en políticas fiscales, para asegurar que los ajustes se realicen de forma correcta.
• Programa reuniones: junta a tu equipo financiero con cierta frecuencia para discutir las incidencias por las que atravesaron y por las que podrían surgir en un futuro próximo. Así, podrán compartir conocimientos y abordar de manera colaborativa cualquier desafío que identifiquen.

2. Utiliza un software especializado en nómina o subcontrata tu nómina con un experto

Quizás algunas de estas situaciones te resulten familiares. Realizas cálculos de salarios y deducciones con distintas plataformas y herramientas y tienes dificultades para supervisar el cumplimiento de acuerdo a lo que estipula la normativa vigente (como la Ley Federal del Trabajo en el caso de México). Quizás, también presentas limitaciones a la hora de auditar la información, y a menudo experimentas inconvenientes para la integración con el software de gestión de recursos humanos que usan en tu organización. 

Todo esto da cuenta de la importancia de trabajar con una solución como Deel, la única plataforma de RR.HH. y nómina global para todo lo que necesitas. Simplificamos todos los aspectos de la gestión de un equipo global. Desde la contratación internacional, gestión y administración de nómina, hasta las visas de trabajo y las herramientas de trabajo.

Puedas beneficiarte de:

• Gestión global de la nómina: con coherencia en los procesos de pago y deducciones de los empleados.
• Facilidad para la supervisión: ya sea las políticas internas o externas de la empresa, como la gestión de los salarios y beneficios.
• Integraciones con otras herramientas: para conectar tus plataformas de uso diario y así reducir las posibilidades de que hayan errores manuales.
• Global Payroll: ejecuta nóminas en más de 100 países con una sola plataforma para agilizar las operaciones internacionales y eliminar la administración continua del compliance local. Y ¡mucho más!

3. Capacita continuamente a tu equipo financiero

Otra forma de asegurarte una correcta gestión de incidencias es por medio la capacitación constante de los profesionales del área de finanzas y contabilidad. De esta forma, estarán equipados con las habilidades y conocimientos necesarios para el abordaje de estas incidencias. Si estás al día con los cambios en regulaciones laborales y fiscales, puedes asegurar una gestión de nómina que se ajuste constantemente a los requisitos legales y la normativa vigente.

• Promueve programas de formación: que aborden específicamente los aspectos clave de la gestión de nómina, incluyendo cambios normativos, políticas internas y el manejo de herramientas y software especializados.
• Organiza sesiones de actualización regularmente: para mantener a tu equipo al tanto de las últimas tendencias en gestión de nómina, proporcionando información relevante y práctica para su aplicación.
• Implementa simulaciones: con escenarios prácticos que reproduzcan situaciones comunes de incidencias de nómina. Así, podrán practicar respuestas y procedimientos que los ayuden a mejorar sus habilidades de resolución de incidencias. 
• Establece políticas claras y comunícalas: puede ayudar a estandarizar los procesos y minimizar la posibilidad de errores o interpretaciones incorrectas. Estas políticas deben estar documentadas y comunicadas a todos los empleados de manera efectiva.

Facilita la gestión de incidencias de nómina con Global Payroll de Deel

Global Payroll es la solución de Deel que te ayuda a agilizar la nómina de los colaboradores contratados en tus entidades en más de 100 países. Se trata de un servicio creado para simplificar la gestión de nómina y el compliance local. En Global Payroll unimo la facilidad de pagar tu nómina en un clic a través de nuestra plataforma y la asesoría constante de un equipo experto. Ya que nuestros procesos son claros y sencillos, esta solución nos permite atender y resolver incidencias de fácilmente.

Operaciones simplificadas

Ya no tienes que ejecutar el payroll con diferentes proveedores locales que además tienen interfaces difíciles de entender y que te obligan a ejercer mucho trabajo manual que fácilmente puede dar lugar a errores en los cálculos u otro tipo de incidencias. La solución Global Payroll de Deel te permite ejecutar la nómina en más de 90 países directamente desde esta única plataforma.

Si quieres profundizar más sobre cómo simplificar la gestión global de nóminas, no puedes perderte este otro blog.

Ajustes de nómina

¿Necesitas ajustar tu informe de nómina para empleados específicos? Con Deel, puedes configurar esto a nivel de entidad, luego ir al informe de nómina de la entidad para ajustar al empleado directo relevante. Esta flexibilidad no solo garantiza un procesamiento de nómina preciso, sino también la capacidad de abordar rápidamente incidencias específicas, contribuyendo así a mantener la eficiencia en la gestión de la nómina.

A propósito, descubre el nuevo trío de servicios y las tres actualizaciones de Global Payroll.

Reportes personalizados

Si te encuentras lidiando con incidencias comunes como cambios en el salario mensual, errores en el cálculo de salarios quincenales o problemas con el pago de horas extras, Deel te permite acceder a reportes de nómina en un solo lugar central, independientemente del proveedor de nómina que utilices. De esta forma, puedes importar rápidamente y fácilmente los Datos de Bruto a Neto (G2N) en la plataforma Deel para obtener reportes generales y detallados sobre tu panorama global de nómina.

Integración con HRIS

La integración fluida de la plataforma de nómina es esencial para una gestión eficiente, y Deel ofrece una solución completa. ¿Te encuentras utilizando plataformas como Workday, Bamboo o HiBob? Deel te permite integrar fácilmente estas plataformas con su sistema de nómina. Gracias a estas integraciones, puedes disfrutar de procesos simplificados y automatizados dentro de la plataforma de Deel. Esto incluye la creación eficiente de perfiles de empleados, actualizaciones automáticas de información contractual y una gestión sin problemas de bajas de empleados. La capacidad de Deel para integrarse con sistemas HRIS líderes proporciona una experiencia integral.

Contrata, incorpora y gestiona todo tu equipo global con Deel. Programa una demostración aquí. Nuestros expertos responderán todas tus dudas sobre Global Payroll, las integraciones de Deel y todas las soluciones que brinda. 

Cumplimiento

La conformidad con las regulaciones fiscales y laborales es crucial en la gestión de nómina internacional, y Deel se destaca por su enfoque proactivo en este sentido. Por ejemplo, el equipo interno de nómina de Deel revisa tu informe de nómina de acuerdo con las últimas normativas de impuestos y cumplimientodel país donde contrates. 

Con Deel, puedes confiar en que tu gestión de nómina se ajusta continuamente a los requisitos legales, brindándote tranquilidad y asegurando la integridad de tus operaciones internacionales. Eso sí, como explicamos en las FAQs de Deel Global Payroll, necesitas tener una entidad registrada en el país en el que Deel proporcionará los servicios de Global Payroll. Si no tienes una entidad, en Deel te ayudamos a crear una.

Descarga ahora esta checklist de compliance en Global Payroll para implementar un sistema de nómina global que cumpla con todos los requisitos legales para evitar problemas y sanciones.

Aprobación de nómina

Después de enviar tu informe de nómina, el equipo interno de Deel lo revisa minuciosamente para asegurarse de que cumpla con los estándares más altos. Luego, se te solicita dar la aprobación final. El paquete de nómina de Deel no solo incluye un detallado Informe de Bruto a Neto (Gross to Net - G2N) sino también recibos de sueldo que puedes descargar de manera conveniente para tus registros. Esta práctica herramienta asegura que tengas acceso a documentación completa y verificable, brindándote la tranquilidad de que cada aspecto de tu nómina ha sido revisado y aprobado antes de su emisión.

Soporte especializado

En Deel, entendemos que el respaldo especializado es esencial para una gestión de nómina sin contratiempos. No estás solo en este proceso. Desde el primer día, Deel ofrece un soporte integral. Por ejemplo, durante el proceso de incorporación, nuestro equipo de Operaciones Global Payroll trabajará contigo para recopilar datos para la nómina. Además, si tú o alguien de tu equipo no logra gestionar la incidencia correctamente, puedes hablarlo con el Payroll Manager o Gerente de Nómina asignado desde Deel o contactarnos a nuestros canales de atención 24 horas disponibles.

Recuerda, siempre es importante realizar los cambios antes de la fecha límite de la nómina para asegurar que se reflejan en el ciclo de nómina actual. 

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La importancia de procedimientos claros al gestionar la nómina

Con procedimientos claros, tu equipo podrá tener una guía que le permita abordar las incidencias rápida y eficientemente. Esto es esencial para garantizar la precisión en los pagos globales, cumplir con obligaciones legales y mantener la satisfacción de tus empleados. Aquí algunas recomendaciones:

• Describe los procesos con detalle: desde la entrada de datos hasta la emisión de pagos. Proporciona descripciones claras para que cualquier miembro del equipo pueda entender y seguir el procedimiento.
• Incluye escenarios comunes: cuantas más situaciones puedas anticipar y documentar, mejor preparado estará tu equipo para abordarlos.
• Asigna roles claros: con responsabilidades específicas para cada empleado que esté involucrado en la gestión de nóminas. Gracias a esto, habrá menos confusiones y tendrás la certeza de que cada tarea será realizada por la persona adecuada.
• Define una jerarquía: para la aprobación de cambios en la nómina, antes de su implementación final.
• Crea planes de contingencia: que respondan a situaciones de emergencia que puedan afectar la gestión de nómina. Estos procedimientos permitirán respuestas rápidas y eficientes en momentos críticos.
• Realiza revisiones periódicas: así podrás asegurarte de que los procedimientos están alineados con las mejoras prácticas.

Gestiona tu nómina fácilmente y ahorra trabajo manual

Global Payroll de Deel es una solución que simplifica la complejidad de la gestión de la nómina global. Con su implementación, puedes eliminar errores y disminuir el trabajo manual con las integraciones contables y de RR. HH. de Deel, a la vez que puedes reducir el tiempo de configuración de la nómina que tomaba de tres a seis meses ahora a solo un mes. ¡Conoce más sobre Global Payroll de Deel!