Guía de productividad laboral para directivos y trabajadores

El trabajo remoto y el debate que lo rodea comenzó hace casi una década, cuando apenas vislumbrábamos las posibilidades tecnológicas actuales. Cuando trabajar desde casa comenzó a ser una posibilidad, se consideró ineficaz, perezoso y una excusa para no trabajar. Sin embargo, en los últimos años, muchas empresas desde startups hasta grandes corporaciones han recurrido al trabajo desde casa, considerándolo más productivo que el trabajo de oficina. El trabajo remoto comenzó a volverse una tendencia cada vez mas fuerte. Entonces, 2020 pasó.

La pandemia del coronavirus y el trabajo remoto

Marzo de 2020 nos trajo la pandemia de Covid-19 y con esta un cambio enorme en la manera de trabajar que aceleró la migración al trabajo remoto. Los trabajadores de todo el mundo tuvieron que pasar de los recorridos diarios a la oficina a trabajar desde casa muy repentinamente. Las empresas que ni siquiera estaban considerando la transición al trabajo remoto se vieron obligadas a cerrar sus oficinas para mantener a sus equipos sanos y salvos. Además de todo eso, los trabajadores tuvieron que adaptarse abruptamente al trabajo remoto y dar lo mejor de sí. Entonces, ¿qué tan bien enfrentaron los nuevos trabajadores remotos el cambio de entorno y qué conclusiones surgen del experimento social que conocemos como 2020? Vamos a averiguar.

Trabajar desde casa: estadísticas de productividad

Las grandes empresas como Apple, Amazon, Microsoft y otras a menudo sirven como guía para el resto de la comunidad empresarial con respecto a las tendencias en el lugar de trabajo. Algunas de estas empresas se sorprendieron de lo fácil que fue la transición al trabajo remoto, mientras que algunas incluso se comprometieron a hacer del trabajo en casa una opción permanente para sus trabajadores.

Hasta hace poco, no había muchos estudios dedicados al trabajo desde casa, pero eso cambiará después de todo lo que ha pasado este año. El tema principal en el universo del trabajo remoto es sin duda la productividad de los trabajadores.

Algunos de los resultados del estudio muestran que la productividad en realidad se disparó desde que los trabajadores empezaron a desplazarse a sus oficinas en casa en lugar de a las reales. Un estudio de Stanford mostró un aumento del 13% en la productividad, y los encuestados reportaron una mayor satisfacción laboral. La investigación publicada por Prodoscore este año muestra un aumento en la productividad del 47%, causado principalmente por la falta de desplazamientos y distracciones.

Aparentemente, los trabajadores remotos pasan menos tiempo en las reuniones, aunque las reuniones y las llamadas de Zoom son sus únicas formas de comunicarse. Según un estudio de la Escuela de Negocios de Harvard, el trabajador promedio dedica muchas más horas a las reuniones, probablemente porque los viejos hábitos y la inercia son duros de matar.

Aún así, no todo es color de rosa: un whitepaper reciente descubrió que, si bien la productividad puede aumentar o permanecer sin cambios, la innovación puede verse afectada en los lugares de trabajo remotos. Debido al aislamiento social y la soledad, las personas se sienten menos apegadas al equipo y a la cultura de la empresa, y la innovación comienza a disminuir.

Discutir el trabajo remoto en un confinamiento pandémico versus en circunstancias normales no es una comparación cercana: los niveles de estrés y ansiedad que todos experimentamos en tiempos de crisis también se reflejan en nuestra vida laboral. Sin embargo, es de esperar que estos estudios proporcionen una guía útil para abordar el trabajo desde casa en un mundo posterior al covid.

Cómo ser productivo cuando se trabaja desde casa

Los trabajadores y gerentes de todo el mundo están bajo una gran presión este año. Si bien los trabajadores esenciales en todas partes arriesgan su salud y seguridad todos los días, los trabajadores de oficina se han convertido en remotos en medio de una fuerte crisis de salud. Además, si agregamos la incertidumbre en la economía y el mercado laboral, así como los niños asistiendo a clases en casa, es una receta para el desastre.

Si de alguna manera has logrado controlar alguno de estos problemas (¡felicitaciones!) y deseas obtener información sobre cómo mantenerte (o volverte) productivo cuando trabajas desde casa, tenemos algunos consejos a mano.

Aprovecha al máximo tu oficina en casa

Somos muy conscientes de que no todo el mundo tiene una habitación extra para convertirla en una espaciosa oficina en casa. Sin embargo, hay miles de ideas y tips sobre cómo convertir la esquina de tu escritorio en un espacio de trabajo productivo. Piensa un poco en tu hogar y revisa qué funciona mejor con el espacio que tienes. Pequeños pasos como agregar algunas plantas, conseguir una buena silla o despejar el área de trabajo pueden hacer maravillas para la productividad.

Organiza tu jornada laboral como lo harías en una oficina

Los horarios y las rutinas son buenos para nosotros, ya que dirigen nuestra mente en una dirección determinada y nos ayudan a concentrarnos. No intentes copiar plantillas e ideas de Internet para esto; en cambio, toma en cuenta tu propio estilo de vida y planifica de acuerdo a este. Piensa en rutinas que te hagan sentir más estable, seguro y concentrado. Para algunas personas, vestirse bien para el trabajo o comenzar todos los días a la misma hora puede ayudar a sobrellevar el estrés y aportar una estructura muy necesaria para el día a día. Para otros, es la sesión de ejercicio del mediodía lo que les levanta el ánimo. Encuentra lo que te funciona a ti y apégate a eso.

Toma descansos frecuentes

Una de las mayores ventajas de trabajar desde casa es la flexibilidad, y te recomendamos que la utilices para tu beneficio. Nadie tiene una racha de concentración de 8 horas, así que asegúrate de sacar tiempo para descansos pequeños y frecuentes en tu día. Si eres particularmente proactivo, puedes planificar tu jornada laboral teniendo en cuenta estos descansos. Ya sea que estés tomando un café, paseando a tu perro, preparando el almuerzo y sentándote a comer, o hablando con un amigo, asegúrate de dejar el escritorio varias veces al día. Volverás con una mente fresca y una energía renovada.

Sigue los protocolos de comunicación.

A estas alturas, la mayoría de las empresas se han dado cuenta de que trabajar desde casa es una forma de trabajo completamente independiente que requiere de su propio conjunto de reglas y enfoques. Es por eso que casi todas las empresas han establecido protocolos de comunicación para el trabajo remoto que facilitan que los gerentes y trabajadores se mantengan al día con sus actividades. Ser proactivo en la comunicación es vital en entornos de trabajo remoto, así que asegúrate de hacer preguntas, buscar ayuda y dejar todo por escrito; esto minimizará la confusión y mantendrá la claridad.

Mantener un equilibrio entre la vida laboral y la vida personal

El tema más importante a tener en cuenta es el equilibrio entre la vida laboral, la vida personal y la salud mental. Los trabajadores remotos a menudo mencionan el aislamiento social como perjudicial para su productividad, pero los burnouts ocurren con la misma frecuencia. Trabajar desde casa a veces puede traducirse en no tener un límite de horas de trabajo y tener que estar disponibles todo el tiempo, lo que lleva a un burnout rápidamente. Los trabajadores a veces también evitan tomar días de enfermedad porque creen que pueden combatirla aún trabajando por el simple hecho de estar en casa. Las empresas que tienen experiencia con equipos remotos tienen mecanismos para evitar burnouts, pero hay acciones que puedes tomar tú mismo. Configura la alarma para que te notifique que tu jornada laboral está llegando a su fin, desconéctate de tus dispositivos de trabajo y desactiva las notificaciones en tus horas libres. Establecer límites claros para el trabajo y el tiempo personal sin duda beneficiará a ambos aspectos de tu vida.

Beneficios del trabajo remoto

Además de los picos de productividad y el tiempo que ahorrado en desplazamientos, los beneficios de trabajar de forma remota son muchos.

Desde el punto de vista de los trabajadores, la flexibilidad y la capacidad de organizar su jornada laboral para alinearla con sus vidas personales es un cambio crucial. Muchos trabajadores dicen que el código de vestimenta informal y estar cerca de sus mascotas todo el día los hace más felices y productivos a largo plazo.

Otros se sienten más motivados para hacer ejercicio en sus horas libres y mantener un estilo de vida saludable. Las empresas remotas a veces ofrecen beneficios únicos a sus trabajadores, como subsidios para la salud y el bienestar, subsidios para la educación y el desarrollo profesional, e incluso presupuestos para adecuar una oficina en el hogar, los cuales son excelentes inversiones para los miembros del equipo.

Por otro lado, los empleadores encuentran que sus horizontes para el reclutamiento se amplían increíblemente, especialmente si optan por contratar internacionalmente. Los pools de talentos se vuelven más amplios y los roles exigentes se vuelven más fáciles cuando las empresas no se limitan a contratar solo a residentes de una ciudad específica.

Otro aspecto positivo para los empleadores es la retención de talento; si tus trabajadores pueden elegir dónde quieren vivir sin temor a perder su trabajo, reduce sus posibilidades de irse. No olvides los ahorros en costos: con una fuerza laboral remota, puedes reducir tus inversiones inmobiliarias y canalizarlas hacia ventajas y beneficios para tus trabajadores; pronto te darás cuenta de cuál de estas inversiones beneficia más a la empresa.

Finalmente, el trabajo remoto tiene un beneficio para todos: un menor impacto ambiental. Los trabajadores remotos producen menos desechos, ahorran energía y usan menos gas, lo que los hace más amables con nuestro planeta que los trabajadores de oficina.

Manejar las relaciones de trabajo

Ahora hablemos de los gerentes y su papel en cerrar las brechas en el trabajo desde casa. En primer lugar, los gerentes también son trabajadores y su primera tarea es adaptarse al nuevo entorno laboral. Los consejos de productividad que dimos anteriormente son cruciales para todos los trabajadores remotos, incluidos los gerentes. Una vez que estés listo para abordar el mundo del trabajo desde casa, puedes comenzar a administrar tus equipos. Ya sea que el trabajo desde casa sea llegue a tu empresa para quedarse o que este simplemente sea una solución a corto plazo, es probable que ocurran cambios significativos en tu día a día en el trabajo.

Cuando trabajas desde la oficina, tu trabajo principal es administrar tu equipo, es decir, tu desempeño. El teletrabajo, sin embargo, impacta profundamente tu rol. Los gerentes son los que mantienen unido a un equipo remoto, por lo que tu trabajo principal cuando trabajas desde casa es fomentar la cohesión del equipo. Cuando no se dispone de un espacio de oficina físico, el gerente es el punto de contacto y el encargado de mantener el buen ambiente y la motivación.

Los trabajadores remotos generalmente no tienen problemas para desempeñar sus funciones, ya que eso es lo que saben hacer bien; a lo que no están acostumbrados es a la soledad que puede venir con el trabajo remoto. Entonces, si bien debes, por supuesto, seguir administrando su trabajo y desempeño, primero enfatiza en las buenas relaciones. Prioriza el trabajo en equipo y la colaboración de cualquier manera que puedas, y hazlo de manera proactiva.

Si tienes un nuevo trabajador que se une a tu equipo de forma remota, revisa de nuevo la experiencia de contratación e incorporación, para que se sienta adecuadamente bienvenido. Organiza y programa sesiones periódicas para chequear en qué va el equipo, para discutir tareas con compañeros de trabajo y para mantenerse al día sobre cómo su trabajo impacta a sus colegas. Lo que es más importante, estás a cargo de estimular a tu equipo para permanezcan unidos incluso a través de la pantalla. Una hora feliz de videollamada un viernes por la tarde para socializar o abrir un canal para intercambiar fotos de mascotas y niños con compañeros de trabajo son solo algunas buenas ideas que puedes implementar.

Aunque este cambio de roles puede parecer extraño al principio, se supone que los gerentes deben mantener a sus equipos felices, satisfechos y productivos, y estamos seguros de que te adaptarás en poco tiempo.

Cómo aumentar la productividad cuando se trabaja desde casa

Existen varias técnicas para aumentar la productividad en equipos remotos, tanto del lado del gerente como del trabajador.

Los gerentes deben establecer expectativas claras de los miembros de su equipo y comunicarlo de manera efectiva. El trabajo remoto funciona mejor cuando todo se hace por escrito y no se deja nada a la libre interpretación. Los plazos, las tareas y el progreso deben documentarse para que todos lo vean, preferiblemente utilizando un software de colaboración en equipo.

Considera tu empresa, el equipo que diriges y sus tareas y establece expectativas claras. Por ejemplo, si no hay horas de trabajo definidas, ¿hay un momento del día en el que todos deben estar en línea y disponibles? Educar, capacitar y preparar a tus empleados desde el trabajo remoto ayudará a que todos se pongan en marcha más rápido.

Para los trabajadores, los trucos más importantes para aumentar la productividad comienzan con limitar las distracciones. Evitar las redes sociales, hacer un trato con los compañeros de cuarto y la familia para respetar sus horas de trabajo y limitar las fuentes de distracción puede ser de gran ayuda para aprovechar al máximo tu día.

Hacer listas de tareas pendientes es otro consejo clásico excelente para trabajadores y gerentes por igual. Los expertos en planificación te recomendarán que haga listas de tareas pendientes y planees desde la noche anterior, para que cuando empiece el día, no tengas que preocuparte por organizarlo inmediatamente.

Organizar el tiempo cara a cara para los equipos remotos es increíblemente importante para crear lazos fuertes entre los miembros.

Finalmente, evita el multitasking. Los trabajadores de oficina a menudo sucumben al encanto de hacer malabares con varias cosas a la vez, pero los teletrabajadores se pueden dar el lujo de organizar su tiempo para concentrarse en cada tarea por separado. Puede sonar contradictorio, pero hacer una cosa a la vez resultará en hacer más al final.

Cómo medir la productividad cuando se trabaja desde casa

Ahora que hemos repasado todos los consejos para organizarte, ¿cómo se mide realmente la productividad de los trabajadores remotos?

Con los equipos en la oficina, los gerentes a menudo luchan cuando se trata de medir el desempeño y la productividad porque estar cerca de alguien todos los días a veces puede obstaculizar su objetividad como supervisor. Por otro lado, los entornos de trabajo típicos se basan en el contacto diario entre los compañeros de trabajo y su presencia física, por lo que a menudo no cuentan con mecanismos que capturen la esencia de la productividad de los trabajadores.

Con los equipos remotos, la situación es diferente. Los jefes deben tener en cuenta cada posición y sus tareas principales. Por ejemplo, los especialistas de atención al cliente se pueden medir de acuerdo a la cantidad de llamadas telefónicas o tickets que completaron. Simultáneamente, los ingenieros de software deben tener su productividad calificada por el número de líneas de código terminadas.

La medición del rendimiento de los trabajadores remotos debe centrarse exclusivamente en su rendimiento, no en la cantidad de horas que dedican al trabajo. Establecer confianza y flexibilidad en términos de horas de trabajo debe ir seguido de medir los resultados del trabajo de alguien y su calidad porque eso es lo que importa al final.

Recomendamos crear criterios de evaluación para cada puesto que puedan estar fácilmente disponibles para los trabajadores. De esta forma, las expectativas son claras y ajustadas por ambas partes.

Herramientas y aplicaciones de productividad esenciales para el trabajo desde casa

El trabajo desde casa (WFH, por sus siglas en inglés) es posible gracias a los avances tecnológicos, por lo que se debe dedicar algo de tiempo a investigar las necesidades de software de tu equipo. Dependiendo de tu industria, flujo de trabajo y cultura de equipo, puedes elegir entre muchas opciones, algunas de las cuales hemos cubierto, con precios y planes, en un artículo anterior. Sin embargo, aquí hay algunas categorías para pensar en implementar en tu equipo remoto:

Comunicación y videoconferencia

Herramientas como Zoom y Slack han resultado ser esenciales. Son las 101 herramientas de todo equipo remoto: no podemos imaginarnos trabajar desde casa sin ellas.

Herramientas de colaboración

Mantener a los equipos remotos organizados con todos sus archivos y permitirles colaborar de manera efectiva no es tarea fácil. Planifica tu flujo de trabajo para averiguar qué software se adapta mejor a tus necesidades. Algunos de nuestros favoritos son Notion, Slite y Basecamp.

Gestión de proyectos

Esta es una categoría diversa y bien establecida de apps y servicios, que atiende a muchas industrias y necesidades diferentes. Desde GitHub, que es ideal para los desarrolladores de software de todo el mundo, el sencillo y funcional Asana, hasta Trello, que está hecho para los entusiastas de la codificación por colores.

Contratos, compliance y pagos para equipos remotos

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