¿Qué es un Asistente Virtual? Guía para contratar uno

Posiblemente, como líder de un equipo tienes muchas tareas en el día a día. Aunque al principio te ocupes de todo, a medida que pasa el tiempo, se vuelve necesario delegar para eliminar de tu rutina actividades que son repetitivas. En este sentido, contratar un profesional independiente en el rol de asistente virtual puede ayudarte a gestionar mejor tu tiempo y enfocarte en tareas que permitan el crecimiento de tu negocio.

La definición de asistente virtual

Un asistente virtual es un trabajador que brinda apoyo de manera remota a empresas o empresarios. De acuerdo con la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales, se trata de colaboradores que prestan servicios de soporte administrativo, creativo y técnico a múltiples clientes, en diversas industrias, trabajando desde cualquier ubicación.

Puede ser un trabajador independiente que colabore en proyectos puntuales o recurrentes y también puede ser un empleado a tiempo completo. Dicho de otro modo, puede tratarse de un asistente personal.

En los últimos años, la popularidad y demanda de esta clase de perfil ha aumentado considerablemente. Los ejecutivos, gerentes y directores de compañías son quienes más se benefician con sus servicios. Pero también los emprendedores que están escalando su negocio y necesitan aliviar su carga de trabajo.

Entonces, un asistente virtual puede convertirse en un recurso clave porque tiene la capacidad de brindar ayuda en tareas muy diversas.

¿Qué es un asistente virtual? ¿y cuáles son las funciones de un asistente virtual?

No todos los asistentes virtuales cumplen las mismas funciones o pueden desarrollar las mismas tareas. En líneas generales, esta clase de profesional se ocupa de brindar soporte en la parte administrativa de la empresa, la comunicación y la atención a los clientes. Aunque también puede llegar a realizar temas tan específicos como email marketing o diseño gráfico.

Algunas de las principales tareas que tendrá alguien que desarrolle el trabajo de asistente virtual pueden ser: 

• Manejar la comunicación a través de todos los canales (correo electrónico, mensajería instantánea, llamadas telefónicas, etc.).
• Realizar tareas administrativas.
• Brindar soporte técnico.
• Organizar la agenda. 
• Programar reuniones. 
• Realizar tareas básicas de contabilidad. 
• Investigar y buscar información en Internet.
• Realizar informes.
• Ofrecer soporte en las conferencias.
• Crear y gestionar las bases de datos.
• Comprar productos y suministros necesarios.
• Hacer reservas de vuelos, hoteles, restaurantes, etc. 
• Controlar los cobros y hacer reclamos de los impagos.
• Controlar la manera en que se ejecuta la gestión de redes sociales: LinkedIn, Instagram, Facebook y más.
• Comunicación con clientes, potenciales o proveedores mediante WhatsApp, la dirección de correo electrónico u otros medios.
• Gestión de agenda

¿En qué casos se recomienda contratar un asistente virtual?

El hecho de que las tareas se acumulen y el estrés sea cosa de todos los días puede ser normal para muchos líderes de negocios. Estos suelen pensar que así son las cosas cuando diriges una compañía. La novedad es que no necesariamente hay que llegar a esos extremos. Puedes conducir una empresa sin padecer agotamiento.

Entonces ¿cuándo contratar a un asistente virtual? Aunque no podemos responder a esta pregunta por ti, aquí hay algunos indicios que pueden orientarte: 

Cuando tienes que realizar tareas repetitivas 

Responder correos y llamadas telefónicas todos los días lleva tiempo. Son actividades que pueden demandar varios minutos u horas al día, interrumpen el flujo de trabajo y generan una distracción. Precisamente por ello a esta clase de gestiones se las suele denominar ladrones de tiempo.

Otras tareas que pueden consumir buena parte de la jornada laboral de un empresario son las administrativas, la búsqueda de información, la coordinación de reuniones, entre muchas otras.

Claro que se trata de actividades que deben hacerse, son necesarias para la operatividad del negocio. Sin embargo, no agregan valor al resultado final, que es donde un gerente o director puede marcar la diferencia. 

Cuando tu día a día esté colmado de estas actividades, puede ser un buen momento para contratar un asistente virtual. Este colaborador se encargará de administrar tus tareas diarias, liberando buena parte de tu tiempo. Así, podrás centrarte en aquellas que impactan en los resultados del negocio. 

Cuando te cuesta mantenerte al día 

Reuniones que debes suspender, compromisos a los que llegas tarde o ni siquiera llegas, información que olvidas entregar a tus clientes, colaboradores o socios comerciales, estos son algunos indicios de que a tu día le faltan más horas. 

Lamentablemente, solo tienes 24 horas y en ellas tienen que entrar todas tus ocupaciones. Si sientes que no son suficientes, puede que necesites un asistente virtual. Una de las ventajas de esta clase de perfil es que te ayuda a equilibrar las horas de tu día para que puedas dedicarte a lo que realmente necesitas y cumplir con tus obligaciones principales. 

Cuando estás listo para escalar tu negocio 

Al momento de escalar un negocio hay factores que son determinantes: los recursos, los procesos y las personas. Comenzar por conformar un equipo que te permita crecer es una de las primeras decisiones a tomar. 

Si estás en esa búsqueda, un asistente virtual puede convertirse en tu mano derecha. Se trata de la persona que te asistirá en lo cotidiano para que te puedas ocupar de las tareas clave que permitan escalar tu negocio. Por ejemplo, pensar la estrategia, crear un plan de acción, establecer asociaciones, contratar al mejor talento para la expansión, entre otras. 

Cuando hace mucho que no te tomas un descanso 

Sin dudas, esta es una señal muy clara de que se necesita contratar ayuda, sin embargo, puede ser lo más difícil de ver para alguien que lidera un negocio. Tomar un descanso no suele estar entre las prioridades de los empresarios. Muchos creen que al dirigir la compañía pueden establecer con total libertad sus horarios y disponer de su tiempo libre como quieran. 

En la práctica, esto puede ser bastante distinto y terminan postergando vacaciones, realizan jornadas maratónicas en la oficina y con ello el grado de agotamiento puede ser muy alto. 

Si te resulta difícil tomar distancia de tu negocio, quizás sea el momento de buscar refuerzos. Un asistente virtual te ayudará a organizar tu agenda para que puedas crear un espacio dentro del calendario destinado a descansar. 

Cuando tu negocio necesita habilidades específicas 

Hay muchas tareas de las que puedes ocuparte en tu negocio. Después de todo, si creaste una empresa exitosa, la mayor parte del mérito es tuyo. Sin embargo, hay actividades que quizás no puedas realizar porque no cuentas con los conocimientos o habilidades para hacerlo. Son tareas ideales para delegar en personal especializado. 

Por ejemplo, quieres crear un canal en YouTube para potenciar tus acciones de marketing, pero no tienes ningún conocimiento en edición de video, no entiendes la plataforma, ni sabes qué equipo necesitas. Un asistente virtual especializado en esta área puede ser de gran ayuda para realizar el proyecto.

¿Cómo contratar un asistente virtual?

Encontrar al colaborador ideal no es fácil. Cuando se trata de la contratación remota puede ser un desafío aún mayor. Sin embargo, hay algunas pautas que puedes seguir para facilitar el proceso par encontrar a los candidatos perfectos para trabajar como asistente virtual.

1- Determinar qué tareas debe realizar tu asistente virtual

Como vimos antes, un asistente virtual puede realizar diversas tareas. Sin embargo, no es necesario que las delegues todas en esta clase de profesional. Es importante determinar desde un principio qué quieres que haga la persona que contrates. 

Para ello, puedes dedicar algunos días a registrar las tareas que realizas cotidianamente. Luego, será cuestión de revisar ese listado para identificar qué actividades podrías delegar en un asistente virtual.

Comienza a buscar potenciales candidatos a través de Internet, en plataformas como Workana, WeRemoto y más.

2- Crear procedimientos de trabajo 

Previo a la contratación, también es necesario tomarse un tiempo para crear procedimientos de trabajo estandarizados, que le permitan al nuevo colaborador entender cómo funciona todo en tu negocio. 

Básicamente, se trata de documentar los flujos de trabajo de tu compañía para compartirlos fácilmente con quien se incorpore a tu equipo. Así, en caso de que esa contratación no funcione, no tendrás que volver a invertir un tiempo considerable en explicarle a alguien nuevo los procedimientos de la empresa. 

Integra en este esquema de procesos un apartado especial para que la persona pueda comprender cómo llegar adelante la gestión de proyectos y gestión del tiempo de los mismos.

3- Redactar una descripción del puesto de trabajo

Este es un paso clave en toda contratación remota. Con la descripción del puesto de trabajo puedes establecer las condiciones en las que se desarrollará la colaboración a distancia. 

En esta instancia, tienes la posibilidad de indicar con claridad desde un inicio qué esperas del asistente virtual y qué puedes ofrecer. Hazte un listado de preguntas frecuentes que te permitan responder todas las dudas desde el inicio.

Al mismo tiempo, cuanto más precisión tenga el anuncio de empleo, más posibilidades tendrás de atraer a los candidatos cualificados para el puesto. 

4- Entrevistar a los candidatos

Entrevistar de forma remota puede ser un desafío, pero afortunadamente hay muchas herramientas que facilitan esta gestión, por ejemplo, las plataformas de videoconferencia. Sumado a ello, es importante centrarte en lo que buscas en este perfil. Si ya identificaste las tareas que necesitas que haga el asistente virtual, será mucho más fácil orientar las preguntas en esa dirección. 

La misión en la entrevista consiste en poder identificar cómo se podría desempeñar la persona en el puesto. Por ello, intenta conocer qué tareas puede realizar y cómo organiza su tiempo. También puedes plantear algunos escenarios posibles para entender mejor cómo se adaptaría a los procesos de tu negocio. 

5- Hacer una prueba 

Antes de delegar un proyecto en un asistente virtual o pensar en un contrato a largo plazo puede ser una buena opción hacer una prueba. Esta puede extenderse durante algunos días o semanas. Lo importante es tener la oportunidad de ver cómo trabaja el asistente virtual, cómo ejecuta las tareas en el día a día y cómo se da la interacción entre ambos. 

Porque si hay algo que caracteriza a esta clase de perfil es que tiene un contacto directo y continuo con el empleador. Aunque sea un profesional eficiente, si la comunicación con este  resulta incómoda o poco fluida, tarde o temprano la relación laboral dejará de funcionar.  Así, el período de prueba es ideal para ver si pueden trabajar bien en el largo plazo.

6- Elegir la herramienta de contratación adecuada 

Para terminar, tenemos que hablar de los aspectos administrativos de la contratación de un asistente virtual. Dijimos que este profesional puede trabajar de forma independiente o como empleado a largo plazo. En cualquier caso, desarrolla su labor a distancia. Es decir que se trata de una contratación que da lugar a trabajo remoto.

¿Cómo celebrar un contrato que cumpla con todos los requisitos legales? ¿Cómo elegir una forma de pago para esta clase de colaboradores? Sin dudas, es necesario contar con la herramienta adecuada para gestionar la contratación de manera eficiente. 

La demanda de asistentes virtuales es cada vez mayor y, a pesar de lo que dicen otras fuentes, no es posible reemplazarlos con bots, chatbots o plataformas como Alexa de Amazon o Siri de Apple. Por esta razón, diseña tu modelo de negocio de manera tal que te permite incluir este tipo de perfiles en tu equipo de trabajo.

Con Deel puedes contratar asistentes virtuales de cualquier parte del mundo en cuestión de minutos. Si quieres contratar a un asistente virtual de países latinoamericanos, descarga la guía completa de contratación global rápida y legal.