¿Qué es la nómina? La guía completa

Contratar al mejor talento, sin importar en qué punto del mapa se encuentre, es uno de los pilares del crecimiento de la mayoría de las empresas que buscan oportunidades para seguir desarrollando sus negocios.

Para eso, sin lugar a dudas, necesitan de empleados y colaboradores que reúnan las habilidades necesarias para cada puesto de trabajo. Sin embargo, la confección de la nómina y el cumplimiento con la legislación local no es un tema menor y hay que tomarlo muy en serio para una correcta expansión internacional del equipo.

¿Qué es la nómina y cuáles son sus características?

La nómina es un documento con validez legal en el que se especifica cuál es el importe que le corresponde al trabajador por su labor, en concepto de remuneración total. En ella se especifica el salario bruto y el salario neto, con las correspondientes deducciones, retenciones y aportes a la seguridad social.

Ahora bien, así como es necesario tener en claro el concepto de nómina, lo mismo ocurre en cuanto a las características que presenta. Las principales incluyen el hecho de que aporta beneficios administrativos, permite cumplir con lo especificado a nivel normativo en cada país y actúa como comprobante de los egresos de la empresa (por los salarios de los trabajadores).

¿Por qué es importante hacer la nómina?

En cuanto a la importancia de hacer la nómina, podemos hacer énfasis en dos aspectos igual de relevantes.

Por un lado, se trata de un documento que le permite a la empresa mantener el orden en sus cuentas, ya que hace al registro contable de egresos.

Por otro lado, hacer la nómina es necesario para que la organización esté al día con el cumplimiento, respecto a lo que se establece legalmente en materia de derecho laboral y regulaciones vinculadas al trabajo. Esto para que la empresa no contraiga inconvenientes legales que pueden perjudicar su correcto funcionamiento.

¿Qué implica la elaboración de la nómina?

Para confeccionar una nómina correctamente, hay que saber qué tipos de nómina hay, por ejemplo. Y si te preguntas cómo hacer una, cuál es el paso a paso básico que debes seguir, te invitamos a revisar esta otra nota donde te contamos en detalle todo lo que debes tomar en consideración al momento de ponerte manos a la obra.

Desde luego, es importante que tomes en consideración los siguientes elementos:

• El período de tiempo a liquidar.
• Los tipos de remuneración (o tipo de contrato). 
• El convenio colectivo en el que se encuadra la situación del trabajador.
• El salario base o mínimo vigente al momento de la liquidación y la forma de pago (por ejemplo, con criptomonedas).
• Las percepciones salariales como las horas extras autorizadas y realizadas, como pagas extras.
• Los complementos salariales.
• Las percepciones no salariales como los pluses (plus de transporte o distancia) y las prestaciones a la Seguridad Social (las mismas varían según cada país; por ejemplo, en el caso mexicano, puedes conocer más en el sitio web del IMSS -Instituto Mexicano del Seguro Social-).
• Las deducciones como las contingencias comunes, la formación profesional y otro tipo de retenciones (por ejemplo, el IRPF -Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas- o ISR -Impuesto sobre la Renta-).

Eso sí, recuerda que si tienes un equipo de colaboradores laborando para tu organización pero de manera freelance, la nómina no tiene lugar porque se trata de un pago por honorarios (la cual tiene características y especificidades diferentes).

Automatización de la nómina: ¿por qué es mejor implementarla de esta forma?

Como se menciona en un artículo publicado en Deloitte, en el marco de un estudio sobre la automatización inteligente, en cualquiera de sus manifestaciones ésta genera valor y se refleja en la inversión de las empresas en esta tecnología. “En 2020, el 73% de los consultados reconoce haber adoptado ya procesos de este tipo, frente al 58% que indicaba lo mismo en 2019”.

En lo que atañe específicamente a la nómina, su automatización tiene múltiples beneficios para la empresa. Veamos algunos de ellos:

• La información se vuelve transparente para todo el equipo. Esto genera más confianza al interior de la organización. Porque permite que el departamento de recursos humanos pueda resolver fácil y rápidamente dudas acerca de los pagos y la liquidación en general.
• Las empresas pueden tomar mejores decisiones por tener, justamente, información actualizada sobre el estado contable de la empresa (incluyendo lo que respecta a la nómina). Esto facilita la activación de diferentes estrategias sobre la gestión de talento.
• Al automatizar la nómina, el sector de RRHH puede dedicarse a otras tareas menos operativas y más estratégicas que hacen al crecimiento de la compañía (como lo es la gestión del ciclo de vida del empleado).
• Otro aspecto importante es que permite ahorrar tiempo, reducir costos y lograr una mayor eficiencia.
• Por lo tanto, esto también favorece a un clima laboral más positivo e incluso a una experiencia del empleado superior.

Pero, ¿cómo calcular la nómina? ¿Qué aspectos hay que tener en cuenta al momento de liquidar el salario de un trabajador? Échale un vistazo a este otro artículo donde te contamos los 4 puntos que debes tener en cuenta para el cálculo de la nómina.

Nómina global: ¿cuáles son los desafíos que presenta?

Ahora, si estás pensando en expandir tu equipo con la incorporación de nuevos trabajadores de distintos puntos del globo, seguro querrás conocer a fondo cuáles son los retos que debes enfrentar. Porque, desde luego, gestionar la nómina global de una empresa no es una tarea sencilla. Estos son los principales desafíos que presenta:

Cumplimiento

Uno de los desafíos de la nómina global es el pago en tiempo y forma a los colaboradores, sin importar su ubicación geográfica. Para eso, desde un principio, hay que tener en claro cuáles son las exigencias legales por país para cumplir con las mismas; al mismo tiempo que es relevante estar actualizados sobre los cambios que se producen en este sentido. Asimismo, dentro de un mismo país puede haber discrepancias sobre las retenciones y devengos.

Entonces, por ejemplo, necesitas conocer a fondo qué se establece en la Ley de Contrato de Trabajo de Argentina, si deseas contratar a un trabajador argentino. Lo mismo en cuanto a la Ley Federal del Trabajo de México, si es que tienes interés en tener talento mexicano en tu equipo. Esto en cuanto a salarios, derechos y honorarios; cuál es el salario mínimo vigente, las formas de pago legales y cómo se debe confeccionar la nómina para que sea válida en dicho país.

Obligaciones fiscales

Los porcentajes de los impuestos pueden ser radicalmente distintos por región. Los aspectos impositivos que debes asumir como empleador es otro punto a tener en cuenta para los pagos globales. Por ejemplo, el impuesto sobre la renta.

Manejo de la información

La protección de los datos es otro de los desafíos que hacen a la nómina global. Pero no solo eso. También entra en juego el hecho de que se trata de un volumen de datos muy importante para la gestión de los mismos.

¿Cómo administrar la nómina global?

Estos son los pasos esenciales para la administración de la nómina a nivel global:

1. Establecer una estrategia acorde

La estrategia de nómina global debe ser lo primero para encarar todo el proceso de forma efectiva. Es la única forma de asegurarse el éxito en el proceso. Ahora bien, ¿cuáles son los pilares sobre los cuales debe trabajarse? Hay tres como mínimo y éstos son:

• Cumplimiento: en tanto cumplir con la normativa de cada país para evitar problemas legales.
• Tecnología: es un gran aliado de las empresas para optimizar y agilizar sus procesos internos. Por ejemplo, por medio de un software de nómina.
• Sincronización: tanto el departamento de recursos humanos como el de contabilidad deben trabajar en conjunto y complementarse.

2. Identificar y asentar cuáles son los límites

Lo siguiente, para una oportuna administración de la nómina global, consiste en delinear un protocolo. Básicamente, se trata de establecer cuáles son las reglas (lo que en otras palabras es la gobernanza, con estándares claros). Según el GPMI, “la nómina global requiere una gobernanza sólida para garantizar el control y el cumplimiento de las leyes y normas internacionales, y de los estándares internos, externos y no financieros”. 

3. Elaborar el modelo operativo

¿Cómo se abordará, a los fines prácticos, la nómina global? De eso se trata el tercer paso. Para eso, hay que tener en cuenta la tecnología que se implementará para la gestión de nóminas, cómo se protegerán esos datos, cómo será el protocolo de acción en caso de externalizar dicha gestión, entre otras cuestiones.

Puedes elegir, por ejemplo, entre hacer la nómina global abriendo subsidiarias en cada país o contratar y pagar a través de un EOR: una organización que actúa como el empleador legal de tus empleados de otros países, ocupándose del cumplimiento con las leyes locales.

¡Optimiza tus procesos con la ayuda de Global Payroll de Deel!

Sabemos que la nómina implica una serie de tareas complejas que demandan mucho tiempo en el mes; tiempo que podría dedicarse al desarrollo de nuevos proyectos, por ejemplo. Asimismo, tal como hemos visto en este artículo, los pagos globales suponen varios desafíos y retos a tomar en consideración. Entonces, ¿qué hacer frente a esta situación? La respuesta está en la delegación, ¡para que tu equipo se centre en los aspectos más estratégicos de tu empresa!

Si tienes empleados en distintos países, ¡tienes que probar la solución Global Payroll de Deel! Con nuestra plataforma fintech, nunca fue tan fácil y rápido ejecutar la nómina en varios países. Sí, con Deel puedes optimizar y automatizar tus procesos vinculados a la gestión de pago de empleados, así como también eliminar errores.

• ¿Cómo calcular la nómina para tus colaboradores?
• ¿Cómo hacer una nómina paso a paso? Guía definitiva