Impulsando la colaboración remota

El 98% de la gente quiere trabajar de forma remota (al menos a tiempo parcial). Sin embargo, el 53% de los equipos remotos admiten que conectarse con sus colegas cuando trabajan desde casa es muy complicado.. Los equipos desconectados suelen estar menos comprometidos y motivados, y ser menos creativos y productivos a medida que el flujo de trabajo se vuelve desarticulado.

Con el trabajo remoto y la globalización, mantener fuertes conexiones sociales entre los miembros del equipo se ha vuelto cada vez más esencial tanto para el bienestar personal como para el éxito profesional. Las herramientas y estrategias de colaboración remota pueden ser la clave para desbloquear interacciones sociales saludables y efectivas dentro de los equipos virtuales. En este blog, profundizamos en herramientas y estrategias innovadoras.

Aprovechando las herramientas de colaboración remota para las interacciones sociales

Una de las formas más efectivas de fomentar la colaboración y la conexión en equipos remotos es a través de herramientas y aplicaciones digitales. Si bien estas herramientas funcionan muy bien incluso como adiciones independientes a tus procesos, generalmente se puede sacar aún más provecho de estas integrándolas, creando así un enfoque de trabajo genuinamente remoto.

1. Usa las videoconferencias para generar conexiones cara a cara

La comunicación cara a cara juega un papel importante en la creación de un sentimiento de pertenencia. Los equipos remotos pueden utilizar la videoconferencia para fomentar interacciones virtuales cara a cara y ayudar a sus miembros a sentirse menos aislados, dando un toque personal y mejorando la cercanía y la relación. Además, las señales visuales como el lenguaje corporal y las expresiones faciales promueven una mejor comprensión y participación.

Las herramientas populares a considerar incluyen:

• Zoom
• Microsoft Teams 
• Google Meet
• GoToMeeting
• BlueJeans Virtual Meetings

Para aprovechar al máximo estas herramientas, reserva algo de tiempo para asuntos no relacionados con el trabajo. Por ejemplo, los líderes de equipo deben dedicar unos momentos durante las videollamadas para charlas triviales y facilitar formas para que el equipo se familiarice entre sí. Otra opción es iniciar cada reunión con una pregunta rápida para romper el hielo o para saber cómo se encuentra el otro.

2. Aprovecha los canales de comunicación estructurados

Los canales de comunicación estructurados desempeñan un papel fundamental en la coordinación de las comunicaciones relacionadas con el trabajo. Aun así, también pueden promover interacciones saludables fomentando conversaciones informales. Con estas herramientas, las personas pueden unirse a conversaciones que les interesen, crear nuevos grupos y chats y encontrar el nivel adecuado de participación que se adapte a sus necesidades. Al hacer que estos canales sean opcionales y administrar las notificaciones, se reducen las interrupciones y distracciones durante las horas de trabajo y, al mismo tiempo, se ofrecen oportunidades para una conexión significativa.

Las herramientas de comunicación remota más populares son:

• Slack
• Basecamp
• Gather

Crear canales dedicados tanto para conversaciones relacionadas con el trabajo como para conversaciones no laborales es crucial, ya que estos últimos ofrecen un espacio para establecer vínculos informales y compartir intereses personales. Considera iniciar el proceso fomentando un canal para pasatiempos compartidos, como videojuegos o sugerencias de películas, o introduciendo un concurso de fotografía semanal para conocer a los demás.

3. Pasa todo tu trabajo a las herramientas colaborativas

Con los avances en tecnología y herramientas, la mayoría de las tareas y procesos asociados con el trabajo de oficina pueden abordarse desde una perspectiva compartida y colaborativa. Aprovechar estas herramientas colaborativas permite a los equipos tener espacios de trabajo virtuales para interactuar en tiempo real o de manera asincrónica.

Las herramientas colaborativas más populares son:

• Figma
• Google docs
• Canva
• GitHub
• Wiki platforms

Con herramientas colaborativas, los empleados remotos pueden agregar comentarios, dar opiniones y sugerencias en documentos y felicitar por las tareas completadas. Promueve relaciones saludables entre los miembros del equipo animándolos a dejar comentarios y reconociéndolos por un trabajo bien hecho. Reconocer el progreso y hacer comentarios constructivos ayuda a fomentar relaciones positivas y a mejorar la calidad del trabajo.

4. Aprovecha las herramientas virtuales para romper el hielo

Si bien las charlas informales y amigables se pueden incorporar a las videoconferencias, la comunicación y las herramientas de colaboración, también es útil tener una herramienta social dedicada solo para este tipo de interacciones. Por ejemplo, el plug-in de Deel para romper el hielo virtualmente es un poderoso canal de comunicación no relacionado con el trabajo que fomenta activamente la participación de los empleados. Estas herramientas pueden ser una forma divertida de tomar un descanso del trabajo, y una excelente manera de impulsar a los trabajadores y equipos a interactuar entre sí en un ámbito más social que laboral.

Mientras algunos temas y actividades interesantes se darán de manera orgánica, es útil tener algunas ideas bajo la manga para fomentar interacciones divertidas. Por ejemplo, organizar concursos, juegos y quizzes online, hacer almuerzos y breaks virtuales, o incluso convocar a un happy hour virtual para relajarse después de una semana ocupada.

Estrategias efectivas para la vinculación social a distancia

Para maximizar el impacto, existen varias formas de incorporar estas herramientas al escenario laboral virtual. Los profesionales de RR.HH. y líderes de equipos pueden seguir estas sugerencias prácticas para la vinculación social a distancia, sumándolas a una estrategia de gestión del talento o adaptando las ideas a las necesidades de la empresa.

1. Haz reuniones de seguimiento periódicamente para impulsar las conexiones

Dedicar tiempo a las interacciones personales ayuda a alinear objetivos, abordar inquietudes y fomentar un sentido de pertenencia a pesar de la separación física. Dependiendo del entorno de trabajo, las reuniones de seguimiento periódicas se pueden organizar de varias formas.

• Programa reuniones de rutina uno-a-uno y de equipo para estar al día con lo que sucede a nivel individual y grupal.
• Analiza tanto las actualizaciones relacionadas con el trabajo como el bienestar personal para asegurarte entender bien las necesidades generales de tu equipo.
• Construye una cultura empresarial de responsabilidad y apoyo a través de la comunicación abierta y la escucha activa.

2. Utiliza herramientas de colaboración y gestión de proyectos

Las herramientas de colaboración y gestión de proyectos facilitan la comunicación efectiva, la visibilidad de tareas compartidas y la coordinación eficiente, fomentando la unidad y la responsabilidad entre los miembros del equipo. Considera las siguientes formas de aprovechar estas herramientas:

• Implementar plataformas como Asana, Trello o Monday.com que ofrezcan una gestión de tareas visual y organizada para ayudar a los equipos a planificar, hacer seguimiento del progreso y colaborar de manera efectiva en los proyectos.
• Los hubs centralizados para el seguimiento de tareas, el intercambio de archivos y la colaboración evitan que las personas se sientan abrumadas.
• Fomentar las actualizaciones, los logros y la colaboración a través de estas herramientas para motivar a los miembros del equipo.

3. Aprovecha actividades virtuales de team-building

Las actividades virtuales de team building promueven el sentido de pertenencia, aumentan la motivación y crean oportunidades para que los miembros del equipo se unan y participen en un ambiente divertido y relajado.

Las siguientes actividades son opciones populares:

• Organizar juegos online, escape rooms virtuales o eventos temáticos.
• Promover el trabajo en equipo, la resolución de problemas y el compañerismo a través de acertijos y desafíos.
• Generar espacios para crear recuerdos compartidos fuera de las tareas laborales generando temas de conversación diferentes.

4. Fomenta la comunicación inclusiva

En un entorno remoto, es fácil que los miembros introvertidos del equipo se sientan ignorados, pero fomentar la comunicación inclusiva garantiza que todos se sientan valorados, escuchados y comprendidos. Esto crea un ambiente de confianza y respeto que mejora la colaboración.

Considera las siguientes tácticas para promover la comunicación inclusiva:

• Cultivar un entorno de comunicación abierta estableciendo rondas de retroalimentación regulares para que los miembros del equipo compartan abiertamente sus pensamientos, ideas e inquietudes.
• Fomentar que se compartan diversas perspectivas y se participe activamente mediante la creación de sesiones estructuradas de lluvia de ideas para alentar a los miembros del equipo a intercambiar ideas y conocimientos.
• Hacer que todos se sientan valorados y escuchados practicando la escucha activa y demostrando interés genuino en las contribuciones de todos.

5. Celebra los hitos y logros

Reconocer los logros individuales y colectivos aumenta la moral del equipo, contribuye a una sensación de éxito compartido y refuerza una cultura de equipo positiva y colaborativa.

Hay varias formas de celebrar hitos y logros, como las siguientes:

• Compartir éxitos a través de herramientas de colaboración
• Reconocer los logros tanto profesionales como personales en un foro público.
• Aumentar la moral del equipo y fortalecer la identidad del equipo ofreciendo incentivos por logros, que pueden ser desde mayor flexibilidad hasta tarjetas de regalo.

Superando desafíos en un entorno global

Si bien las herramientas y estrategias discutidas ayudan a impulsar las interacciones, existen algunos desafíos a considerar al implementar estos enfoques. Ser consciente de los más comunes hace que sea más fácil lidiar con ellos.

• Limitaciones de zona horaria: escalona las reuniones del equipo para adaptarte a diferentes zonas horarias, garantizando que todos los miembros del equipo puedan acceder a debates y actividades importantes en horarios razonables.
• Equilibrio en la comunicación formal/informal: establece canales de comunicación designados para interacciones casuales mientras se mantienen plataformas centralizadas para actualizaciones esenciales y debates formales.
• Creación de vínculos en entornos de alta rotación: prioriza el proceso de onboarding, enfatiza en los valores del equipo, brinda oportunidades de tutoría y fomenta la colaboración interdisciplinaria para promover el compromiso.
• Foco excesivo en las herramientas en lugar del contenido de las interacciones: guía al equipo hacia debates significativos y asegúrate de que la tecnología apoye y mejore los intercambios en lugar de convertirse en el foco principal.
• Mantenimiento de un sentido de identidad de equipo: implementa actividades virtuales de team-building periódicas que reflejen los valores y culturas del equipo, fomentando un sentido compartido de identidad y compañerismo.

Potencia las interacciones virtuales con las herramientas y estrategias adecuadas

En el ámbito virtual del trabajo remoto, fomentar interacciones sociales significativas es una herramienta poderosa para construir equipos unidos y productivos.

En Deel, ofrecemos un conjunto versátil de herramientas que impulsan el compromiso y fomentan relaciones significativas entre los miembros remotos del equipo.

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