Qué es un informe de nómina y cómo hacerlo como un experto

Los informes de nómina son importantes para la gestión empresarial porque garantizan el cumplimiento legal y ofrecen una visión detallada sobre los costos laborales para el control financiero. Sin embargo, cuando se trata de gestionar la nómina global, con equipos diversos y distribuidos en diferentes países, esta tarea es más compleja. Si tú o tu equipo se enfrentan a dificultades en la generación de informes de nómina, es posible que necesites revisar la eficacia de tus sistemas actuales para adaptarse a las necesidades globales de tu empresa. 

Con Global Payroll de Deel, puedes hacer la gestión de la nómina en más de 100 países desde una misma plataforma. En este blog no solo te contamos qué es un informe de nómina y los elementos clave que debe incluir, también te explicamos cómo la solución de Deel se convierte en tu gran aliado.

¿Qué es un informe de nómina?

Un informe de nómina es un documento financiero en el que se detalla información vinculada con la compensación y los pagos a los empleados, en un tiempo determinado llamado período de pago. El propósito principal de este informe es tener una visión completa y precisa sobre cada uno de los pagos realizados, además de los impuestos y las deducciones retenidas.

Ahora bien, una solución de informes de nómina global como Deel, te permite obtener aún más detalles de la base de datos. Como total transparencia sobre cuánto están pagando en tarifas de procesamiento o de gestión de nómina global. Además de que puedes proyectar los requisitos futuros de fuerza laboral en función de la capacidad y las métricas actuales, y obtener una visión holística de los datos de tus colaboradores nacionales e internacionales. 

Elementos clave que debe incluir un informe de nómina o payroll

Los componentes de un informe de nómina son fundamentales para el departamento de RR.HH, ya que proporcionan una visión detallada del pago de salarios en un período específico, ayudan a mantener registros precisos, tomar mejores decisiones y a cumplir con las obligaciones legales y fiscales. Además, ofrecen transparencia sobre los salarios de los empleados y los beneficios proporcionados. 

Estos son los elementos esenciales de un informe de nómina:

• Datos de los empleados: incluye información personal y laboral del empleado, como su nombre completo, número de identificación, cargo, salario base y horas trabajadas. Es importante para mantener un registro preciso de la fuerza laboral de la empresa.  
• Detalle de ingresos: aquí se detallan todos los conceptos que componen los salarios de los empleados, como sueldo base, bonificaciones, horas extras, comisiones u otros incentivos. Proporciona transparencia sobre la remuneración total del empleado. 
• Deducciones: se refiere a los descuentos aplicados al salario bruto del empleado, como retención de impuestos, seguro social, prestaciones de salud, pensiones u otros beneficios retenidos. Ayuda a calcular el salario neto del empleado y a cumplir con las obligaciones fiscales y laborales. 
• Beneficios y prestaciones: esta sección detalla cualquier beneficio adicional que la empresa proporcione a sus empleados, como seguro médico, planes de jubilación, vacaciones pagadas o cualquier otro tipo de compensación. Es relevante para demostrar el valor agregado que la empresa ofrece a su personal. 
• Resumen y totales: al final de los informes de nómina, se presentan resúmenes y totales de los ingresos, deducciones y beneficios, así como el salario neto total pagado al empleado. Esto proporciona una visión general clara del cálculo de la nómina y concisa de los costos laborales totales para la empresa.  

Ahora bien, puedes olvidarte de ingresar todos estos datos manuales más de una vez con Deel. Nuestra solución se integra con tu software de terceros favorito para que todos los procesos de recursos humanos y nómina sean fáciles y eficientes, tal como te hemos contado. Así, la integración de estas herramientas con nuestro software de nómina hace que la contratación y los pagos globales sean sencillos. Veamos algunos ejemplos:

• Expensify: puedes automatizar los flujos de trabajo de reembolso y conciliar datos financieros sin esfuerzo.
• Workday: información como datos personales, información laboral, compensación, documentos y PTO se sincroniza de forma automática. 
• Xero: sincroniza facturas, pagos, información de nómina y documentos.

La importancia de un informe de nómina preciso

Estas son las principales razones por las que contar con un informe de nómina detallado y un proceso de nómina estandarizado es beneficioso para tu empresa:

1. Beneficia la transparencia financiera y la satisfacción del empleado

Cuando los empleados tienen acceso a información clara y concisa sobre sus pagos, pueden comprender mejor sus compensaciones y beneficios. Esto genera confianza entre las partes y, por lo tanto, aumenta la satisfacción laboral. Asimismo, un informe de este tipo permite que las empresas puedan demostrar a sus empleados que se les paga de manera justa y precisa.

Con Deel, no solo puedes generar informes de nómina sino que también puedes pagarle a todo tu equipo en distintas ubicaciones de forma rápida, en cuestión de minutos, no en días. Automatiza el proceso de pago a trabajadores independientes, la generación de facturas y los impuestos para poder pagar a todo el equipo con un clic.

2. Garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales

Cuando tienes un equipo global, la complejidad de la nómina es mayor porque las normativas y condiciones laborales y fiscales a tener en cuenta varían radicalmente de un país a otro. Por eso, la precisión en los informes de nómina es fundamental para que puedas cumplir con las regulaciones locales. Sin embargo, si no se cuenta con la suficiente capacidad operativa para mantener a tu equipo actualizado sobre los cambios, es fácil incurrir en errores que pueden ser muy graves.

Con Deel, puedes estar tranquilo porque nos encargamos del compliance al 100%. ¿Qué significa esto? Asumimos toda la responsabilidad para asegurarnos de que cumples con las leyes locales. Para eso, verificamos que pagues todos los impuestos, contribuciones sociales y otras tasas gubernamentales. Además, nos encargamos de todos los beneficios locales obligatorios, como el seguro médico y las pensiones. Como si fuera poco, nos ocupamos de los pagos, el reporte de nómina y todo lo relacionado con Recursos Humanos para que puedas concentrarte en tu negocio.

3. Agiliza el trabajo de tu equipo de payroll

Además, un informe de nómina preciso se caracteriza por agilizar el trabajo de tu equipo de payroll. ¿En qué sentido? Al reducirse los errores humanos y eliminar la duplicación de esfuerzos, los miembros de tu departamento tienen más tiempo disponible para centrarse en tareas estratégicas. Esto ahorra tiempo y esfuerzo significativo. Así, tu equipo puede confiar en la exactitud de los datos y realizar sus tareas de manera más eficiente. No tienen que dedicar tiempo a buscar y corregir errores.

Paso a paso para elaborar un informe de nómina con Deel

Nunca fue tan fácil con Deel. Descubre cómo lo hacemos:

1. Recopilación automatizada de datos

Puedes utilizar Deel para recopilar información necesaria de forma eficiente. Otros proveedores de payroll tienen menos integraciones con menos funcionalidades e implementación compleja, lo que genera problemas de sincronización de datos y menos capacidad de automatización. En cambio, Deel tiene una API y se integra a la perfección con 20 SIRH y el software de contabilidad para automatizar los flujos de trabajo y sincronizar fácilmente los datos entre plataformas.

2. Cálculos precisos para pagos y deducciones

Los días en los que tu equipo de payroll gestionaba manualmente la ejecución, pago de la nómina y el cálculo de prestaciones quedaron atrás. Esta situación suele aumentar la probabilidad de que se cometan errores, los cuales pueden afectar la experiencia de los empleados, incrementar el riesgo de incumplimiento legal y generar importantes inconsistencias en los pagos. Con Deel, la situación es diferente. Porque nosotros nos encargamos de tu nómina, para que finalmente te despidas de las tareas manuales y repetitivas.

3. Verificación y revisión facilitadas

Global Payroll te ayuda a escalar sin la necesidad de que cuentes con un equipo especializado en cada país en el que tienes empleados. Deel se encargará de la conformidad y los cálculos. Solo tienes que mantenernos actualizados sobre los nuevos empleados, promociones, aumentos y todo tipo de cambio que se produzca en tu equipo. Luego, en base a esa información, Deel ejecuta la nómina cada mes y genera un informe para que lo revises. Una vez que apruebes el informe, puedes pagar a tus empleados.

4. Consolidación de datos

Deel unifica los pagos a trabajadores independientes, los servicios de Employer of Record y la gestión global de payroll en una sola plataforma fácil de usar. Esto te ahorrará tiempo, ya que no tendrás que utilizar diferentes plataformas para gestionar tu equipo global. En Deel, tenemos un equipo de expertos en gestión de nóminas internacionales. Puedes utilizar nuestra tecnología a tu favor. Si quieres saber más sobre cómo simplificar la nómina global, conoce estos consejos.

Ahora bien, ¿y si trabajas con varios proveedores de nómina externos? Entonces, puedes aprovechar Payroll Connect de Deel para combinar todos tus datos en un informe estandarizado de Bruto a Neto al consolidar tus informes de nómina de Deel con los de tus proveedores. Así tendrás una vista realmente global de tus operaciones.

5. Emisión y distribución eficiente

Si tu equipo necesita acceder en tiempo real a informes globales, puede hacerlo con Deel. Por ejemplo:

• Análisis global: nuestros informes globales de bruto a neto facilitan la comprensión de los gastos con solo dar un vistazo. Compara los costos de los empleadores, las bonificaciones, los impuestos y más entre tus entidades en una moneda estándar.
• Informes de nómina: consolida las discrepancias de moneda con una visualización unificada de todos los costos en tu moneda preferida. Utiliza la vista variaciones para detectar rápidamente cualquier error entre los ciclos de nómina.
• Dashboards personalizados: personaliza los informes para hacerlos más digeribles para los stakeholders y analiza el gasto en áreas específicas, como seguridad social y pensiones, entre otros.

6. Mantente al día con las actualizaciones y normativas

Para lograrlo, aprovecha los recursos informativos de Deel, como los que aquí te compartimos:

• Blog: mantente al tanto de las novedades de Deel.
• Webinars: insights de la industria y tips de productos.
• Eventos: únete a nosotros para obtener experiencia en contratación global de parte de líderes de la industria.

La tecnología de Deel, tu aliada en la elaboración de informes de nómina

¿Te gustaría agilizar las operaciones internacionales, eliminando la administración continua del compliance local, impuestos y mucho más? Descubre lo fácil que puede ser gestionar tus informes de nómina internacionales junto a Deel:

• Informes de nómina completos: con toda la información de tus empleados. Deel procesa nómina de tu equipo cada mes y genera un informe para que lo revises, y una vez que lo confirmes avanzamos con el paquete de nómina y los pagos, que pueden procesarse a través de Deel o directamente a través de tus cuentas bancarias locales.
• Recibos de pago: Deel lo genera para que coincida con el registro de nómina asignado por nosotros.
• Informes Bruto-Neto (G2N): puedes generar estos informes en Deel, agregando todos los datos de nómina en un solo informe. Asimismo, puedes ver los totales en tiempo real de todos los países, entidades y ciclos de nómina en una sola moneda. Aparte, puedes profundizar en entidades específicas a nivel de colaborador para obtener un desglose preciso de los gastos.
• Informe de deducciones y aportaciones de colaboradores: genera informes de posprocesamiento con contribuciones de pensiones específicas, a la seguridad social y otras subcategorías.
• Informes de cierre de fin de año: genera informes de cierre anual. Puede incluir un informe anual hasta la fecha, un informe de variación, un informe de exportación de cambios y más.
• Informes de RR.HH. de Deel: administra fácilmente los datos de tus empleados en un dashboard potente y fácil de utilizar. Algunos ejemplos de informes incluyen el recuento de la plantilla, tiempo libre y costos.

A propósito, ¿te gustaría leer consejos sobre cómo contratar talento global desde Colombia? Revisa este otro blog para más detalles.

Cómo BCG centralizó la nómina en 6 países y mejoró la experiencia de los empleados

Con una fuerza laboral global dispersa, Boston Consulting Group (BCG) solía negociar múltiples sistemas de nómina para pagar a su gente. El equipo tuvo que gestionar la nómina por separado para cada país, lo que hacía increíblemente difícil centralizar la nómina. Además, la comunicación a menudo requería mucho tiempo debido a las barreras del idioma y algunos proveedores tenían limitaciones tecnológicas.

BCG decidió trasladarse a Deel a través de PayAsia porque es una empresa verdaderamente multinacional con una nómina mundial. Otro atractivo fue la tecnología de vanguardia de Deel. Con PayAsia by Deel, todos los empleados pueden usar una única plataforma para ver boletas de juego, cargar verificaciones de antecedentes, solicitar licencias y más. Además, la plataforma PayAsia by Deel es fácil de usar e integra intuitivamente el sistema de inicio de sesión único de BCG. Trabajar con PayAsia by Deel le ahorró tiempo y recursos a BCG. El equipo espera crecer otro 10-15% en los próximos años mientras mantiene su plantilla en 1,5.

¿Tienes dudas sobre cómo gestionar la nómina global con Deel? Respondemos tus preguntas sobre Global Payroll, en este otro blog.

Optimiza tu gestión de pagos globales con nuestra plantilla de nómina Deel

¿Te gustaría calcular todos los aspectos de un ciclo de pago? Esta plantilla de nómina global de Deel tiene más de 30 campos personalizados para que puedas hacerlo. Empieza con el salario base y agrega beneficios, gastos, tiempo libre, indemnización, entre otros. Accede a la hoja de cálculo para ver cómo se construye la nómina global, una celda a la vez. ¡Descárgala ahora!