Integraciones en la nómina que todas la empresas deben tener

¿Tienes un equipo global con empleados distribuidos en distintas partes del mundo? Si gestionas la nómina de forma fragmentada, es probable que este tema sea un dolor de cabeza frecuente para ti y tu equipo. Pero, esta situación es más común de lo que parece. De hecho, según un estudio reciente de Forrester Consulting, las empresas usan al menos seis herramientas diferentes para gestionar la nómina y el 74% lo hace a nivel regional o local.

Asimismo, el 97% de los líderes de Recursos Humanos y Finanzas apuntan hacia un sistema “todo en uno” para obtener mejores niveles de cumplimiento legal y una experiencia positiva para empleados. En Deel, contamos con integraciones nativas y una API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) potente para que puedas sincronizar la información de tus aplicaciones favoritas y gestionar todo en un solo lugar. Imagina todo el tiempo que puedes ahorrar y todo lo que puedes ganar al reducir los errores manuales. Descubre más en este blog.

Integración de tiempo y asistencia

¿Alguna vez te enfrentaste a la complejidad de calcular manualmente las horas trabajadas de tu equipo? ¿O sentiste esa presión de tener que asegurarte de que cada empleado reciba un pago preciso y justo por su tiempo invertido? Como líder financiero, es probable que estas situaciones te resulten familiares.

Por eso, la integración de tiempo y asistencia es tan importante en la gestión de la nómina. Veamos los principales motivos:

• Precisión en el pago de salarios: los errores en los cálculos de horas trabajadas y horas extras pueden generar disputas y descontento entre el personal. Así, la integración del tiempo y asistencia en la nómina garantiza una compensación precisa. Puedes generar automáticamente los comprobantes de pago de nómina, garantizando la precisión y la consistencia en la información sobre los salarios de los empleados.
• Automatización de cálculos: al integrar el tiempo y asistencia en el proceso de nómina, los niveles de error humano en la transcripción y cálculo de horas trabajadas, horas extras, tardanzas y ausencias se reducen. Porque los sistemas automatizados realizan estos cálculos de forma rápida y precisa, lo cual ahorra tiempo a tu equipo de nómina y minimiza los errores que podrían conducir a pagos incorrectos.
• Eficiencia operativa: la gestión manual de la nómina y la asistencia consume demasiado tiempo al mes. Los recursos humanos podrían destinarse a tareas más estratégicas. Si integras el tiempo y asistencia en un sistema centralizado, como Global Payroll de Deel, mejoras la eficiencia operativa. De esta forma, podrás liberar tiempo a tu equipo de Finanzas y mejorar tus procesos internos. 

Por ejemplo, si tienes empleados remotos que viven en México, la gestión de la nómina se vuelve aún más difícil debido a las regulaciones laborales específicas del país. Considerando la complejidad de las regulaciones laborales en México, incluyendo la Ley Federal del Trabajo, la Ley del Seguro Social, el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT), así como beneficios como la prima vacacional y el aguinaldo, la necesidad de una integración precisa y automatizada con un sistema de nómina se vuelve aún más evidente.

¿Cómo lo hacemos en Deel?

En Deel, ofrecemos seguimiento de pago de salarios por hora para los trabajadores. Pero, ¿cómo funciona? Lo primero que tienes que saber es que Deel proporciona un servicio de Nómina por Hora. Este servicio te permite contratar y pagar a tus trabajadores basándote en las horas trabajadas, en lugar de tener un salario fijo mensual.

Cada empleado registra el total de horas trabajadas para cada período de pago, a través de la función de Seguimiento del tiempo en la plataforma de Deel. Luego, puedes revisar las horas registradas para que las horas trabajadas coincidan con las reportadas. Una vez hayas revisado y aprobado esas horas, Deel ayuda a facilitar el pago.

Entonces, si un trabajador por hora labora más que la jornada laboral estándar (que típicamente es de 40 horas en muchos países, aunque puede variar), podría tener derecho a pago de horas extras y pago por horas no sociales.

Integración con el Sistema de Recursos Humanos (SIRH)

¿Tienes dificultades para mantener la información actualizada sobre tu equipo en diferentes sistemas a la vez? ¿O te preocupa el cumplimiento legal sobre RR.HH.? Estos obstáculos son muy frecuentes cuando no se utiliza una plataforma centralizada. Aquí hay varias razones sobre la importancia de la integración de nómina en empresas con HRIS (por sus siglas en inglés):

• Centralización de datos: el tiempo y esfuerzo que inviertes en mantener toda esa información actualizada puedes ahorrarlo con una integración. La integración de nómina con HRIS permite que los datos relacionados con tus empleados, desde sus ingresos hasta sus salidas, se administren en un solo lugar. Esto simplificará tu gestión de datos y garantizará coherencia.
• Eficiencia en la gestión del personal: la información del talento puede ser difícil de rastrear, como las vacaciones, capacitaciones y evaluaciones de desempeño. Con una integración de este tipo, puedes tener una visión integral y en tiempo real sobre la información de tus empleados. Así, podrás tomar decisiones informadas.
• Cumplimiento legal: los cambios legislativos en cada país de tus empleados puede afectar la gestión del personal y la nómina. La integración con HRIS facilita la actualización automática de los cambios normativos y legales para el cumplimiento normativo.

Considerando las diferentes regulaciones fiscales y salariales en cada país, es importante destacar la relevancia de elementos como el Impuesto sobre la Renta (ISR) y el salario bruto en el cálculo de la nómina. Por ejemplo, en países como Estados Unidos, el ISR también se aplica a los ingresos, pero las tasas y deducciones pueden diferir significativamente. Además, el salario mínimo es determinado a nivel federal y varía según el estado y la legislación local.

Por otro lado, en México, el ISR se aplica a los ingresos obtenidos por los trabajadores, y su tasa varía según el nivel de ingresos. En cuanto al salario bruto y mínimo, en México el salario mínimo se establece por ley y puede variar dependiendo de la zona geográfica y del sector económico. Estas diferencias resaltan la importancia de contar con un sistema de nómina que se adapte a las regulaciones específicas de cada país y facilite el cálculo preciso de los impuestos y salarios para garantizar el cumplimiento normativo y la equidad laboral.

Imagina todo el potencial que podrías aprovechar al integrar tu nómina con softwares de Recursos Humanos como Workday, UKG, Hibob y BambooHR, las herramientas más populares del mercado. Estas ofrecen funciones que ayudan a las organizaciones a gestionar sus procesos de RR.HH., y su integración a la nómina puede resolver buena parte de tu día a día.

¿Cómo lo hacemos en Deel?

En Deel contamos con integraciones con diferentes SIRH para que te sea más fácil gestionar la nómina. Así, cuando BambooHR se integra con Deel, conecta información laboral, detalles de compensación, documentos y beneficios para colaboradores (como información de tiempo libre remunerado). Con esta integración nativa de nómina global de Deel, puedes eliminar la necesidad de transferir datos manualmente.

Por otro lado, la integración de Workday a la plataforma de Deel permite a los usuarios automatizar el proceso de onboarding en la nómina global. Esta integración sincroniza información como datos personales, información laboral, compensación, documentos y PTO. ¡Incluso sin expertos técnicos dentro de tu organización!

Otra integración nativa de Deel es con Hibob. Esta integración establece una conexión fluida para la transferencia de información de Deel a Hibob, reduciendo la cantidad de transferencia manual de datos. Con ella, puedes sincronizar datos de tus empleados, realizar actualizaciones automáticas en Deel ante cambios como aumentos de salario, y sincronización de nóminas y documentos fiscales de fin de año a los perfiles de Hibob.

Por último, la integración nativa con UKG forma parte de Payroll Global de Deel para que puedas mantener tu HIS como fuente de verdad, automatizando el intercambio de información entre ambas plataformas. Entonces, simplifica la incorporación, la calibración de asignaciones de campo y las futuras actualizaciones de nómina, incluida la sincronización de recibos de nómina.

Otra oportunidad para las empresas es utilizar el SIRH gratuito: Deel HR. No importa el tamaño de tu empresa, puedes disfrutar de centralizar toda tu gestión del talento en una plataforma fácil de integrar con Slack, con tu gestión de nómina global y toda nuestra lista de add-ons disponibles. Conoce más aquí.

Integración con la contabilidad

¿Te resulta difícil tener sincronizada la información de nómina con tus registros contables? ¿O tienes dudas sobre la conciliación de cuentas? Cuando manejas la contabilidad y la nómina global en sistemas diferentes, estas tareas pueden ser un verdadero reto. Desde luego, esto puede afectar la precisión en tus informes financieros, por ejemplo.

Aquí las razones más relevantes sobre la integración de la nómina de empresas con soluciones de contabilidad como QuickBooks, Xero y Oracle Netsuite:

• Visibilidad financiera: actualmente, puedes dedicar demasiado tiempo y esfuerzo a lograr un reporte sobre el impacto laboral en la salud financiera de tu organización. La integración con la contabilidad conecta los datos de nómina y los registros financieros de manera directa. De esta forma, puedes tener una visión en tiempo real sobre cómo los costos laborales afectan la situación financiera de tu empresa.
• Reconciliación financiera: uno de los desafíos que mencionamos es conciliar las cuentas y preparar informes precisos. Sin embargo, la integración simplifica este proceso. Porque puedes automatizar la transferencia de datos de la empresa entre los sistemas.
• Auditorías financieras: otra forma de facilitar el proceso de auditoría financiera es con esta integración, ya que ofrece una trazabilidad completa de los datos relacionados con los costos laborales. 

Por ejemplo, en México, el salario base de cotización es un elemento clave para determinar las contribuciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y otras obligaciones legales. Al integrar la nómina con la contabilidad, se garantiza que el salario base de cotización de cada empleado se registre de manera precisa en los libros contables, lo que facilita el cumplimiento de las normativas laborales y fiscales en el país.

¿Cómo lo hacemos en Deel?

Ahora puedes dejar de lado tus dudas sobre la salud financiera de tu empresa. Con Deel, puedes integrar soluciones como NetSuite, Quickbooks y Xero para sincronizar datos de costos de equipos con el libro mayor general, ¡todo de forma automática! Agiliza tus procesos contables y facilita la gestión financiera.

Veamos algunos ejemplos:

• NetSuite: fusiona tus procesos de contabilidad, bookkeeping y nómina en un sistema unificado. De esta manera, podrás hacer un correcto seguimiento de tus gastos, administrar facturas y acceder a información financiera actualizada.
• Xero: sincroniza datos financieros y automatiza cálculos de nómina sin esfuerzo para procesos contables eficientes conectados con una plataforma centralizada como Deel.
• QuickBooks: sincroniza facturas, pagos y documentos desde una misma plataforma. Personaliza categorías de gastos y asigna campos personalizados para automatizar todo el proceso de contabilidad.

Integración con beneficios y compensaciones

¿No tienes la seguridad de que tus empleados reciban los beneficios correctos y que se apliquen de manera precisa en su nómina? ¿Te gustaría mejorar la eficiencia operativa de tu departamento de Finanzas y el de RR.HH. al automatizar los procesos relacionados con los beneficios y compensaciones? Estos desafíos pueden impactar negativamente en la satisfacción de tu equipo, por eso, es necesaria la integración con la nómina.

• Administración de beneficios: si dedicas mucho tiempo y esfuerzo a administrar los beneficios de tus empleados para vincularlos a la nómina, una integración es la respuesta. Porque te permite automatizar los descuentos de beneficios y te asegura que tus empleados reciban las compensaciones adecuadas.
• Conformidad con las regulaciones: una forma de resolver tus preocupaciones por mantener la conformidad con las regulaciones locales e internacionales sobre beneficios es con integraciones que ayudan a mitigar este riesgo.
• Personalización de beneficios: al hacer la integración, puedes personalizar los paquetes de beneficios de tus empleados para que se adapten a necesidades y preferencias individuales. Esta es una excelente forma de mejorar la satisfacción laboral y la retención del talento.

Entre las plataformas más recomendadas para esto, se encuentra Expensify y Skovik. Estos softwares de gestión de gastos son útiles para un correcto seguimiento de gastos. 

En Argentina, la integración de la nómina con la administración de beneficios puede ser fundamental para mejorar la eficiencia operativa en las empresas con empleados en el país. Por ejemplo, al vincular los beneficios directamente con la relación laboral de los empleados, se puede automatizar el cálculo y la distribución de los días de aguinaldo, así como la gestión de los pagos quincenales. Además, esta integración facilita la emisión de recibos de pago personalizados que reflejen con precisión los beneficios y compensaciones de cada empleado, lo que contribuye a la satisfacción del personal y a la conformidad con las regulaciones laborales locales.

¿Cómo lo hacemos en Deel?

Expensify es una de las integraciones disponibles con Deel. Con ella, puedes reducir tu carga administrativa, minimizar errores y ofrecer información valiosa sobre los patrones de gastos. ¿Cómo funciona? Puedes establecer cómo se sincronizan los gastos y para qué entidades de nómina sincronizarlos, lo que significa que puedes personalizar la integración según tus necesidades específicas.

Asimismo, debes hacer la asignación de categorías de gastos para que coincidan las categorías de Expensify con los componentes de nómina relacionados con gastos en la plataforma Deel para habilitar la integración. Además, puedes gestionar todo el proceso de gastos y aprobaciones desde Expensify y sincronizarlo con Deel. Luego, Deel gestionará el proceso de reembolso como parte del proceso normal de nómina.

En el caso de Skovik, la conexión con Deel te permite sincronizar los gastos aprobados, como el seguimiento de kilometraje y los subsidios automáticos, y procesar la nómina de forma eficiente. Mientras que el plugin People Sync ayuda a administrar la nómina al hacer coincidir los números de identificación de los colaboradores con su contrato de nómina, Expense Sync conecta las categorías de gastos aprobadas.

También, la integración de Skovik es la solución ideal porque te permite manejar gastos en múltiples monedas y ubicaciones, eliminando la necesidad de conversiones manuales de moneda y asegurando el cumplimiento con las regulaciones fiscales locales. Y proporciona visibilidad en tiempo real de los gastos, permitiendo a tu equipo de Finanzas rastrear y analizar los patrones de gasto en toda la organización.

Integración con el sistema de reportes y análisis de datos

¿Sientes que estás desperdiciando oportunidades para aprovechar al máximo los datos de nómina en la toma de decisiones financieras? ¿O que no logras identificar tendencias y patrones relevantes que puedan ayudar en la gestión de RR.HH.? La capacidad de utilizar datos precisos y objetivos es clave para el éxito a largo plazo, con la integración de sistemas de business intelligence como Tableau o Microsoft Power BI. A continuación, los motivos más relevantes:

• Toma de decisiones basada en datos: el valor que podrías agregar a tus decisiones financieras si tuvieras acceso a datos precisos y actualizados de nómina es elevado. Porque la integración te permite obtener una visión detallada de los costos laborales y su impacto en los estados financieros de la empresa. Al tener esta información al alcance de tu equipo financiero, puedes hacer análisis sobre el flujo de efectivo, proyecciones presupuestarias y evaluaciones de rentabilidad.
• Identificación de tendencias: patrones como el ausentismo, la rotación de personal y otros indicadores de gestión de Recursos Humanos pueden detectarse fácilmente con integraciones de nómina con sistemas de reportes.
• Optimización de recursos financieros: esta integración también permite una mejor comprensión sobre los costos laborales, por lo que podrías identificar excesos o la subutilización de recursos financieros. Esto posibilita una asignación más eficiente de capital humano y recursos financieros para maximizar la rentabilidad.

¿Cómo lo hacemos en Deel?

¿Sabías que con Deel puedes desbloquear nuevos conocimientos? Gracias a informes globales estandarizados. No solo recibes un paquete integral de nómina en cada ciclo de pago, sino que también te damos acceso a informes de nómina en una moneda unificada, insights globales sobre los costos de los colaboradores, una plataforma para administrar todos tus informes y un poderoso dashboard de análisis para aprovechar al máximo nuestros servicios de nómina.

Asimismo, si tienes un sistema de reportes favorito, puedes integrarlo con Deel a partir de nuestra potente API. Si no lo encuentras en nuestra app store, puedes crearlo con nosotros. ¡Todo diseñado para adaptarse perfectamente a tus flujos de trabajo existentes! Conoce más sobre Deel API.

Pasos para implementar integraciones de nómina

Sigue estos pasos:

1. Evalúa tus necesidades

Lo primero es identificar claramente cuáles son esos datos que necesitas transferir entre la nómina y otras áreas, como contabilidad, sistemas de reportes y gestión de beneficios. Esto te ayudará a cumplir con todos tus objetivos, para el monitoreo, auditoría y cumplimiento legal. Entonces, si quieres un panorama completo sobre tus costos laborales internos, es probable que necesites que se transfieran datos como percepciones salariales, beneficios y deducciones, entre otros.

2. Selecciona un software con integraciones compatibles

No todas las plataformas son compatibles. Por lo tanto, el siguiente paso es que te asegures de que el software de nómina y el SIRH que quieres sincronizar ofrezcan integraciones sencillas o tengan APIs abiertas, por ejemplo.

En el caso de Deel, puedes integrar la nómina global con tus herramientas favoritas a través de nuestra API. Esta API te permite automatizar los flujos de trabajo y sincronizar fácilmente los datos entre plataformas.

3. Planifica la implementación técnica

El tercer paso para la implementación de integraciones de nómina es que realices una planificación detallada. Aquí debes considerar los datos que necesitas trasladar y los recursos que tienes que destinar para eso. Para eso, tu equipo de IT será de gran ayuda, así como también el soporte técnico de la plataforma de nómina que utilices.

En Deel, ofrecemos soporte de fácil acceso. ¿Qué significa esto? Tienes comunicación directa con un CSM dedicado y soporte humano in-app 24/7 para ti y tus equipos.

4. Haz pruebas y ajustes

Antes de la implementación final, es el momento de hacer pruebas pilotos para asegurarte de que todo funcione adecuadamente. De esta forma, podrás identificar posibles errores o problemas, y trabajar en las soluciones que correspondan. Esto evitará retrasos en las operaciones de tu equipo de Finanzas.

Por ejemplo, puedes simular el procesamiento de nómina de un grupo reducido de empleados en relación a las horas de trabajo, para evaluar si los datos se sincronizan de manera correcta.

5. Implementa y capacita a tu equipo

Una vez completadas las pruebas con éxito, puedes proceder a su implementación. Ahora bien, tu equipo debe conocer cómo funciona todo esto, para una transición suave. Para eso, puedes organizar encuentros virtuales de formación en los que enseñes cómo utilizar las herramientas integradas. 

Al final de cada encuentro, puedes entregar una lista de verificación que cuente con los pasos esenciales que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar estas plataformas, para evitar problemas en la sincronización.

6. Haz revisiones y actualizaciones regulares

Con un mantenimiento regular, puedes asegurarte que las integraciones sean efectivas y estén alineadas a las nuevas regulaciones. Por lo tanto, realiza controles periódicos de la integración y activa las actualizaciones automáticas durante períodos de baja actividad laboral para minimizar las interrupciones en el funcionamiento.

Con Deel, no tienes que preocuparte por el cumplimiento legal. Nosotros asumimos el compliance. Así, cuando contratas empleados con Deel, nosotros asumimos toda la responsabilidad para asegurarnos de que cumples con las leyes locales:

• Verificamos que pagues todos los impuestos, contribuciones sociales y otras tasas gubernamentales.
• Nos encargamos de todos los beneficios locales obligatorios, como el seguro médico y las pensiones.
• Nos ocupamos de los pagos, las nóminas y todo lo relacionado con recursos humanos para que puedas concentrarte en tu negocio.

Simplifica la gestión de nómina global con Deel

Con Global Payroll de Deel no solo puedes integrar tu software de contabilidad favorito y otras herramientas de uso diario en tu empresa, también puedes automatizar los pagos a trabajadores independientes, la generación de facturas y los impuestos para pagar a todo el equipo con un clic. Con Global Payroll, en Deel gestionamos la nómina por ti.

Ya puedes despedirte de las hojas de cálculo y los posibles errores en los pagos. Además, deja de buscar facturas y recibe facturas digitales instantáneas después de cada pago. Solo tienes que sincronizar todos los datos de tus facturas con tu software de contabilidad y listo. Será automático para ti y tus trabajadores. ¡Conoce más sobre Deel para equipos financieros!