Matriz de las 9 cajas: qué es y cómo utilizarla en sucesión

¿Quieres medir el nivel de desempeño de tus empleados y evaluar su potencial con una herramienta efectiva y no sabes con cuál?

La matriz de las nueve cajas es una poderosa herramienta para gestión de talento que ayuda a identificar cuál es el grado de desarrollo de los individuos en tu equipo remoto, además de su potencial a futuro. Por eso, al diseñar un plan de crecimiento profesional, posibles ascensos y participación en planes de capacitación, los profesionales de Recursos Humanos suelen recurrir a ella.

Veamos qué es la matriz de las 9 cajas y cómo usarla para planear sucesión en tu empresa.

¿Qué es la matriz de las 9 cajas y cómo funciona?

La matriz de las 9 cajas, también conocida como 9-box grid en inglés, se emplea para la evaluación del desarrollo organizacional en tanto personas que forman parte de la empresa. Se trata de una matriz de tres por tres bloques, con dos dimensiones: desempeño (eje X) y potencial (eje Y) constituyendo los ejes del recurso.

Se utiliza con la finalidad de identificar quiénes son los empleados que resultan una pieza clave para el crecimiento organizacional, como así también facilita la identificación de quiénes tienen un desempeño y potencial bajo, por ejemplo.

De esta manera, cada empleado aparece en el bloque de la matriz que corresponda, producto de la relación entre ambos ejes. El resultado es un mapa visual que permite atender a las necesidades de formación, la optimización de recursos y el cumplimiento de objetivos, en base al rendimiento y el potencial del equipo de trabajo a partir de una evaluación del desempeño.

¿Qué significa cada cuadrante de la matriz de las 9 cajas?

Es importante saber interpretar cada uno de los cuadrantes de la matriz de talento de las 9 cajas de forma correcta. Después de todo, esta herramienta permite clasificar y agrupar a los empleados de acuerdo a sus capacidades, en función de criterios preestablecidos. Entonces, veamos qué significa cada cuadrante:

1. Bajo potencial y bajo rendimiento

Aquí encontramos a quienes tienen un potencial y desempeño igual de bajo o inferior que la media, constituyendo un riesgo. En este sentido, es muy probable que estas personas no se identifiquen con la organización, sus valores, objetivos y misión. Al mismo tiempo que no cuentan con el compromiso necesario para llevar adelante su labor de manera que genere grandes resultados.

¿Qué hacer? El mánager puede hablar con el empleado para descubrir la causa del bajo rendimiento y crear un plan de acción para mejorarlo. También puede encontrar una posición dentro de la organización más adecuada para el empleado. Si no hay mejora dentro del periodo de tiempo acordado, una solución es crear una estrategia de salida para el empleado.

2. Bajo potencial y medio rendimiento

Pueden darse dos situaciones bastante frecuentes en este cuadrante. Por un lado, puede haber empleados cuyo desempeño es correcto para alcanzar las expectativas de la empresa, a pesar de que no disponen de las cualidades necesarias para asumir cargos con más responsabilidad.

Por otro lado, también podría ocurrir que las personas tienen varios años de su haber trabajando para la empresa y están sufriendo una desmotivación que afecta su rendimiento.

¿Qué hacer? El mánager puede desarrollar un plan de crecimiento para el empleado para que este adquiera las habilidades que necesita para tener mejor rendimiento. Otra solución sería también buscar otra posición que le convenga mejor al empleado.

3. Bajo potencial y alto rendimiento

Los empleados que se ubican en este otro cuadrante, bajo potencial y alto desempeño, suelen tener una amplia experiencia, pero no muestran el interés suficiente por convertirse en líderes. Asimismo, estos profesionales suelen tener un excelente desempeño en el único cargo que ocupan, lo que significa que un posible cambio de puesto podría afectar el desempeño de forma negativa.

Por lo tanto, estos profesionales han aprendido cómo llevar adelante sus tareas de la mejor manera posible, al punto que se han especializado en su labor. Y a pesar de no tener un potencial medio o alto, su importancia radica en el esfuerzo que dedican a cada proyecto para obtener los mejores resultados.

¿Qué hacer? El mánager podría evaluar varias opciones para motivar al empleado, por ejemplo, con un aumento. También podría ofrecerle opciones de capacitación, sobre todo para obtener habilidades de liderazgo.

4. Medio potencial y bajo rendimiento

Quienes forman parte del grupo de medio potencial y bajo rendimiento se caracterizan por no contar con una buena performance en su puesto de trabajo. Pero no es nada que no pueda mejorarse a partir de un buen plan de capacitación y desarrollo de talento, por ejemplo.

¿Qué hacer? El mánager podría crear un programa de mentoring empresarial y establecer expectativas medibles para que el empleado pueda monitorear su propio desarrollo. También debería evaluar el plan una vez al mes para asegurarse de que el empleado está en buen camino.

5. Medio potencial y medio rendimiento

A nivel general, el grueso de los empleados de toda empresa se suele encontrar en este cuadrante: medio potencial y medio desempeño. Ambas dimensiones en equilibrio. Son empleados importantes que, sin embargo, se hallan en el promedio, por lo que son Empleados Clave. Pueden ser prometedores. Solo es cuestión de motivarlos y retarlos con nuevos desafíos.

¿Qué hacer? El mánager podría comunicar las expectativas y responsabilidades del empleado claramente, dándole tareas más desafiantes,  y ofrecer oportunidades de peer coaching para ayudar al empleado mejorar el rendimiento. Para motivar al empleado, el mánager también podría considerar un ascenso del mismo nivel en la empresa.

6. Medio potencial y alto rendimiento

Este cuadrante representa a aquellos empleados que se caracterizan por un excelente desempeño, pero su potencial se encuentra limitado. ¿Qué significa esto? El Talento Estrella en su Área de desempeño dispone de las aptitudes necesarias para llevar adelante roles vinculados directamente con el liderazgo. Sin embargo, ellos juegan un papel clave para el logro de objetivos y metas, ya sea a corto, mediano o largo plazo. 

¿Qué hacer? El mánager podría agendar reuniones 1:1 regularmente para monitorear más a menudo el desempeño del empleado al darle más responsabilidades. Feedback concreto, honesto y regular puede ayudar al empleado a mejorar su rendimiento aún más e incluso ganar confianza en sí mismo y sentir más motivación para desarrollarse.

7. Alto potencial y bajo rendimiento

Quienes tienen un alto potencial y un desempeño más bien bajo, encarnan el típico ejemplo de “diamante en bruto”, como un enigma. Esto significa que solo hace falta discernir cuáles son los motivos por los que estos empleados tienen un rendimiento inferior al que podrían tener gracias a su alto potencial de crecimiento.

¿Qué hacer? Con un gran plan de capacitación y formación, estas personas pueden desarrollar habilidades de liderazgo y convertirse en los próximos líderes de la compañía. Empleado de alto potencial y bajo rendimiento debería mostrar mejora dentro de seis a 12 meses, con un constante monitoreo del mánager.

8. Alto potencial y medio rendimiento

Los trabajadores que pertenecen al cuadrante de alto potencial y desempeño medio son quienes tienen buenas habilidades de liderazgo empresarial y se destacan por el hecho de que podrían dirigir cualquier equipo de trabajo. Sin embargo, aún tienen para mejorar en materia de desempeño laboral, ya sea en cuanto a habilidades blandas como habilidades duras.

En otras palabras, en este cuadrante se encuentra el Talento Estrella en Desarrollo.

¿Qué hacer? El mánager debería ofrecer ayuda en el pensamiento estratégico para este tipo de empleados. También debería darles tareas más difíciles para enseñarle cómo resolver desafíos y ayudarles a ganar confianza reconociendo sus esfuerzos y éxitos.

9. Alto potencial y alto rendimiento

Por último, nos encontramos con los empleados que más se destacan en la empresa en el presente y que tienen enormes posibilidades de impactar de forma positiva en la organización en el futuro. Estos forman parte del Top Talent, Talento Estrella o Súper Estrella. Aquí se encuentran los nombres de quienes llevarán adelante el liderazgo empresarial en los próximos años como referentes de la organización. Pueden ser futuros líderes que salen frecuentemente de su zona de confort.

Aun así, es importante tener en claro que este cuadrante también refleja que estos empleados necesitan desarrollar sus habilidades todavía más para ejercer roles que requieren de mayor responsabilidad.

¿Qué hacer? El mánager debería utilizar elogios frecuentes, responsabilidades nuevas y desafiantes y oportunidades de mentoring, networking y capacitación en las habilidades de liderazgo para cultivar este tipo de talento.

¿Por qué utilizar la matriz de las 9 cajas?

Estos son los principales beneficios de utilizar la matriz de las nine box por parte del departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa (sea mediana, pequeña o grande). Además, debe estar acompañada de una estrategia de gestión de talento humano:

1. Es práctica y visual

Para realizar la matriz de las 9 cajas se requiere de la revisión de competencias de cada uno de los empleados y de la realización de evaluaciones de rendimiento. Sin embargo, el resultado de volcar toda esa información en la matriz es un mapa visual práctico que ayuda a realizar un análisis efectivo y ágil sobre cómo se encuentra el personal en la organización.

2. Es objetiva

Dado que esta matriz solo permite 9 posibilidades, esto obliga a los evaluadores (generalmente, profesionales de Recursos Humanos) a adoptar una visión o perspectiva objetiva sobre el equipo de trabajo.

3. Visualización del progreso

De implementarse con una buena frecuencia (al menos una vez por año), puede visualizarse el progreso de los empleados gracias a los programas de formación y entrenamiento del capital humano.

Asimismo, esta data puede respaldarse en un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH).

4. Útil para ascensos

Cuando se trata de desarrollar los planes de carrera y crecimiento profesional de los trabajadores dentro de la empresa, la matriz de las 9 cajas es clave para ascensos y promociones. También, sirve para reemplazos. Los resultados que se obtienen y que pueden analizarse fácilmente producto de esa matriz, ayudan a hacer un primer filtro.

5. Colabora con la creación de estrategias de capacitación

En línea con lo anterior, la matriz de las 9 cajas permite descubrir cuáles son las necesidades que existen en materia de capacitación. Asimismo, facilita la detección de quiénes se podrían despedir por un bajo rendimiento y potencial.

6. Ayuda a crear una reserva de talento

Los cuadrantes de más potencial y rendimiento representan a los empleados con más posibilidades de generar grandes impactos en la empresa. En consecuencia, se puede crear una reserva de talento en línea con los objetivos del negocio.

7. Muestra avances y retrocesos

Para terminar, los cuadrantes de la matriz muestran los avances y retrocesos de las personas del equipo. Muchos cambian de cuadrante a medida que pasa el tiempo. Y esta información ayuda a gestionar el talento humano global, saber quiénes están progresando y quiénes no.

Sin lugar a dudas, todos estos beneficios contribuyen a una experiencia del empleado superior, porque la matriz de las 9 cajas es una buena práctica que permite mejorar las habilidades y el plan de carrera de las personas que forman parte de la organización.

Las limitaciones de la matriz de las 9 cajas

Hay algunos errores en lo que puede ser fácil caer:

• Nula o poca objetividad a la hora de implementarla: es importante cuidar el proceso de evaluación del rendimiento y asegurar que el mismo sea neutral e igual en todos los casos. Esto evitará que se tomen decisiones sesgadas o nada objetivas. Por eso, es fundamental que siempre participe un profesional del área de RR.HH. junto a los líderes de cada departamento al momento de hacer las evaluaciones.
• Poca intervención en el proceso: para obtener resultados rápido, en efecto es más sencillo enviar las evaluaciones y esperar la devolución. Sin embargo, si lo que se pretende es un elevado grado de precisión en las respuestas, lo recomendable es que RR.HH. participe activamente en el proceso.
• No brindar acceso a los resultados de las evaluaciones: tanto empleados como líderes y gerentes es importante que tengan acceso a los mismos porque esto ayuda a la toma de decisiones a nivel empresa. Incluso, sirve para que los mismos empleados puedan solicitar retroalimentación para mejorar su situación.

Incorpora herramientas útiles para hacer crecer tu equipo

Cuando se trata de potenciar el equipo de trabajo, los instrumentos y recursos disponibles son imprescindibles para el área de Recursos Humanos. Asimismo, es importante que su implementación se realice acompañado de una estrategia de gestión del talento eficaz.

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