Mejores prácticas de onboarding en España

Un proceso de incorporación efectivo es crucial para retener a tus nuevos talentos, ayudarles a integrarse y maximizar su productividad desde el primer día.

En un entorno laboral cada vez más competitivo, el proceso de onboarding o inducción del personal supone una pieza clave para la retención de talento. Se estima que una experiencia positiva durante el proceso de incorporación puede llegar a mejorar la tasa de retención hasta el 82 %, además de impulsar la productividad y la fidelización de los empleados. En el contexto del mercado laboral en España, donde la competencia por conseguir y retener el mejor talento es intensa, un onboarding efectivo puede marcar la diferencia entre fidelizar a un empleado valioso o perderlo.

Sigue leyendo para explorar las mejores prácticas y descubrir cómo mejorar tu estrategia de onboarding.

¿Qué es el onboarding?

El onboarding es el proceso que se lleva a cabo con cada nueva incorporación de un miembro a la plantilla de una empresa con un objetivo claro: ayudarles a adaptarse a sus nuevos roles. Es un esfuerzo que comienza en el momento en que la persona recibe la oferta de empleo y finaliza meses más tarde, cuando se siente a gusto en su nuevo puesto de trabajo y es capaz de desenvolverse de forma autónoma.

La implementación de un proceso de onboarding efectivo no tiene que ser una tarea complicada, pero conviene tener claras buenas prácticas durante las tres etapas cruciales que conforman este proceso de integración.

• Preparación previa: son las actividades que se realizan antes de la llegada de la persona, como la preparación de documentos y la planificación del primer día.
• Primer día de trabajo: este día se recibe al nuevo miembro del equipo, se hacen las presentaciones del resto de la plantilla y de la figura del mentor, y se firma la documentación necesaria.
• Primera semana y semanas sucesivas: conlleva la formación inicial, la adaptación a la cultura de la empresa y a sus responsabilidades dentro del equipo. 

Cómo preparar el plan de onboarding para tus nuevos empleados

Para darle forma a nuestro plan de onboarding, es importante que conozcamos a la perfección nuestra empresa y su filosofía, ya que lo primero que debemos hacer es decidir qué queremos transmitir a cada nueva persona que comienza un proceso de onboarding. En nuestras manos está transmitir la cultura de la empresa adecuadamente y decidir qué información necesitan nuestros nuevos trabajadores para desempeñar su trabajo.

Una vez resuelto este paso, podemos ponernos manos a la obra a elaborar un proceso de onboarding estructurado. A continuación, te damos todas las claves.

1. Preparación previa a la llegada

Un onboarding efectivo comienza nada más terminar el proceso de selección, antes de que la persona a la que has contratado pise la oficina por primera vez. Aquí te indicamos algunas prácticas recomendadas:

• Documentación y contrato: asegúrate de que tu departamento de recursos humanos tenga preparados todos los documentos necesarios. Esto no solo incluye firmar el contrato laboral (en España, todos los nuevos empleados deben firmar siempre dos copias y quedarse una), sino también otros documentos importantes como las políticas de la empresa, el cálculo del IRPF, etc. Asimismo, asegúrate de que el equipo de RR. HH. cuenta con todos los datos de contacto necesarios de todas las nuevas contrataciones que hagas, además de una fotocopia de su DNI, sus titulaciones y el número de cuenta bancaria para el pago de la nómina, entre otros datos importantes.
• Comunicación previa a la llegada: mantén una comunicación constante y fluida antes de la incorporación. Prepara un correo de bienvenida, información sobre lo que pueden esperar el primer día e información básica como la hora a la que deben presentarse en la oficina, así como su ubicación y otra información necesaria que puedan necesitar.

2. Primer día

El primer día de un nuevo empleado es un día muy importante. Dar una buena primera impresión es de vital importancia y solo se tiene una oportunidad para lograrlo. Aquí te sugerimos varias formas de hacer que se sientan bienvenidos y cómodos:

• Recepción y tour de la oficina: recibe al nuevo miembro del equipo y ofrécele un tour por la oficina para que comience a familiarizarse con su entorno. Preséntale a sus compañeros de trabajo y muéstrale las áreas clave, incluyendo su puesto de trabajo, los baños, la cocina y las salas de reuniones.
• Presentación de la figura del mentor: la mentoría es un concepto importante para que la persona que se incorpora al equipo se sienta acompañada desde el primer momento. La figura del mentor garantiza que cuente con alguien de confianza que le ayude a comprender su rol dentro del equipo, a familiarizarse con la cultura empresarial y que resuelva cualquier duda que pueda surgir durante el proceso de incorporación.
• Reunión de bienvenida: organiza una reunión de bienvenida con el equipo del que forma parte el nuevo miembro de tu empresa. Esto le ofrece un puente para tener sus primeras interacciones con su nuevo equipo en un contexto cercano y relajado.

3. Primera semana y primer mes

El objetivo de la primera semana es construir unos cimientos sólidos para garantizar una relación laboral positiva que madure (y perdure) a lo largo del tiempo. Durante los primeros días, céntrate en proporcionar el onboarding digital inicial sobre los sistemas y herramientas que se utilizan en tu empresa en el día a día, desde el software específico y herramientas digitales (sistemas de gestión de proyectos, almacenamiento, CMS, correo electrónico, etc.) hasta las herramientas de comunicación interna y externa (Slack, Skype, Microsoft Teams, LinkedIn, etc.) y cualquier otro recurso importante que deban conocer y dominar.

Durante el primer mes, el enfoque debe ser en que el nuevo miembro del equipo se sienta integrado. Programa reuniones regulares para proporcionar evaluaciones constructivas y hablar sobre su progreso, lo cual te ayudará a identificar cualquier problema o desafío lo antes posible y realizar los ajustes que sean necesarios. Involucra al nuevo empleado en proyectos reales desde el principio, pero no les presiones en exceso. Esto les ayuda a adaptarse a sus responsabilidades y darse cuenta de que tienen algo que aportar al equipo desde su primera semana en la empresa.

4. Primeros seis meses

Los primeros seis meses son críticos para asegurar el éxito a largo plazo de los nuevos talentos de tu empresa.

• Evaluaciones de desempeño: realiza evaluaciones de desempeño periódicas para evaluar los logros y las áreas de mejora. Establece metas claras y proporciona los recursos necesarios para alcanzarlas. Estas evaluaciones permiten ajustar el proceso de onboarding y asegurar que el empleado esté recibiendo el apoyo adecuado.
• Encuestas de satisfacción: lleva a cabo encuestas de satisfacción para entender cómo se siente el nuevo empleado respecto a su integración. Identifica áreas donde la empresa podría mejorar y toma acciones para hacer ajustes. Estas evaluaciones son esenciales para mejorar continuamente la experiencia de onboarding.

La importancia de los procesos de onboarding para las empresas

Un proceso de onboarding bien estructurado tiene un impacto significativo en la tasa de retención y en la reducción de la tasa de rotación de empleados. Según estudios, reemplazar a un empleado en España puede costar alrededor de 7000 €. Por ello, invertir en un buen plan de onboarding es crucial.

Los objetivos principales son los siguientes:

• Mejorar la retención de empleados: un proceso de onboarding efectivo puede reducir la tasa de rotación y ayudar a las empresas a retener talento valioso.
• Aumentar la productividad: los empleados que tienen claras las funciones de su puesto y están bien integrados pueden alcanzar su máximo rendimiento más rápidamente.
• Fomentar la cultura empresarial: ayuda a los nuevos empleados a entender y adaptarse a la cultura de la empresa para que toda la plantilla esté alineada.
• Reducir el tiempo de adaptación: un onboarding eficaz acelera el proceso de adaptación de los nuevos miembros del equipo en sus respectivos roles.

Un último aspecto crucial es la importancia legal para las empresas de los procesos de onboarding. El tamaño y cultura de tu empresa determinarán la forma en que decides darle la bienvenida a cada nuevo empleado. En este sentido, las normas las dictas tú. No obstante, hay pasos que sencillamente no te puedes saltar, como puede ser el envío de los documentos de identidad como el número de la seguridad social, DNI, pasaporte o permiso de trabajo para dar de alta a tus nuevos trabajadores frente a las autoridades competentes.

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En definitiva, el proceso de onboarding es fundamental para la retención y fidelización de los empleados. Implementar un proceso de onboarding efectivo no solo asegura una mejor retención y productividad, sino que también crea un ambiente de trabajo positivo y alineado con los objetivos de la empresa. Ponte en contacto con nuestro equipo para descubrir cómo puede ayudarte Deel a implementar el proceso de onboarding ideal para tus nuevos empleados.