Mide el nivel de madurez de tu nómina y cómo subirlo

A medida que tu empresa madura, es crucial que tus operaciones de nómina también lo hagan. Sin embargo, este crecimiento no está exento de desafíos. Los procesos manuales que alguna vez funcionaron bien, hoy pueden ser ineficientes y aumentar el riesgo de errores e incumplimiento legal.

Sin embargo, sabemos que dar el salto hacia una gestión más avanzada no es tan sencillo como parece. Dependiendo de la fase de crecimiento en la que se encuentre tu negocio, será necesario que sigas ciertos pasos. Este viaje, desde las operaciones básicas de nómina hasta los procesos avanzados y automatizados, garantiza que tus empleados reciban su pago a tiempo, bajo las leyes locales y que tu empresa escale sin límites.

Ahora bien, ¿cómo puedes medir y mejorar la madurez de tu nómina? En Deel, acompañamos a más de 25,000 clientes en el ascenso de sus servicios globales de nómina de nivel. Por eso, queremos compartirte esta guía a modo de autodiagnóstico, con detalles sobre el nivel de madurez que implica cada etapa, junto con métodos de evaluación, mejores prácticas y estrategias que puedes implementar.

¿Qué es el nivel de madurez de la nómina?

El nivel de madurez de la nómina responde al grado de sofisticación y automatización alcanzado en los procesos de payroll de una empresa. No solo contempla los sistemas tecnológicos utilizados, también los procesos y las personas involucradas en la administración de la nómina.

Aquí es importante entender que un sistema de nómina maduro puede ayudarte a manejar escenarios complejos, diferentes necesidades de tu capital humano y a estar en cumplimiento con las regulaciones y leyes donde operas. Así, a medida que tu organización aumenta en tamaño y complejidad, puedes contar con el apoyo de un sistema que se adapta fácilmente a las nuevas demandas sin comprometer la precisión del procesamiento de la nómina.

¿Por qué es relevante identificar el nivel de madurez de la nómina en tu empresa?

Si identificas dónde se encuentra tu empresa en la escala de madurez, puedes comprender si tus sistemas son realmente eficientes según la etapa del negocio y si existen áreas de mejora. Por ejemplo, una pequeña empresa con un puntaje de madurez de nómina bajo enfrentará desafíos diferentes a los de una empresa más grande con un puntaje similar.

Asimismo, tener un sistema de payroll maduro, en el sentido de que sea robusto y escalable, es necesario por las siguientes razones:

• Pagas a tu talento en tiempo y forma, lo cual contribuye a la satisfacción laboral y la retención de talento.
• Reduces los esfuerzos de tu equipo de RR.HH. y nómina al automatizar tareas, para mantener el foco en actividades estratégicas que permitan el crecimiento de la empresa.
• Cumples con las leyes legales y fiscales, lo cual mantiene tu reputación de tu empresa frente a clientes y socios, además de que mantienes tus operaciones activas al estar en regla.

Evalúa tu nivel de madurez de nómina

Con este diagnóstico de nivel de madurez de nómina, puedes conocer cuál es el nivel de tu gestión actual. Para eso, debes responder las preguntas que te compartimos a continuación.

• Escoge una respuesta por cada característica o función. Considera la que mejor describa tu sistema de nómina.
• Cuenta las afirmaciones seleccionadas en cada caso para saber el nivel de madurez con el que cuentas: bajo (A), medio (B) o alto (C).

1. Automatización y carga administrativa

• A) Calculo salarios, deducciones e impuestos de forma manual.
• B) Proceso la nómina de forma parcialmente automatizada, porque aún hago entradas manuales.
• C) Logré la automatización total de los procesos de nómina, incluyendo el cálculo de salarios, deducciones e impuestos.

2. Integraciones de los sistemas

• A) No tengo integrado mi sistema de nómina con los otros sistemas de gestión de RR.HH.
• B) Hice esfuerzos por integrar la nómina con otros sistemas de RR.HH. pero no está completamente optimizado.
• C) Tengo una integración completa con los sistemas de RR.HH.

3. Estandarización de datos

• A) No tengo los datos sincronizados en tiempo real o la sincronización es mínima.
• B) Comencé a sincronizar algunos datos en tiempo real en ciertos sistemas.
• C) Tengo todos los datos sincronizados en tiempo real, entre todos los sistemas que utilizo.

4. Cumplimiento legal y fiscal

• A) Administro las actualizaciones de cumplimiento de forma manual. Generalmente, están desactualizadas o son incorrectas.
• B) Hice algunas automatizaciones para tener el cumplimiento actualizado, pero no cubren todas las jurisdicciones.
• C) Tengo todas mis actualizaciones de cumplimiento automatizadas para todas las jurisdicciones donde opero.

5. Documentación

• A) No tengo mis procesos documentados y dependo de conocimientos individuales para la gestión de nóminas.
• B) Desarrollé algunos procesos documentados y planes de contingencia.
• C) Tengo documentados todos mis procesos y cuento con planes de contingencia ante la ausencia del personal de nómina.

6. Informes y análisis

• A) Realizo los informes de forma manual, ya que no cuento con integraciones o las que tengo son muy precarias y no me facilitan esta tarea.
• B) Tengo algunos informes y métricas centralizados.
• C) Cuento con informes y análisis exhaustivos con paneles centralizados, datos en tiempo real e informes personalizables.

7. Autoservicio para empleados

• A) No tengo opciones de autoservicio para empleados en mi sistema de nómina.
• B) Pueden mis empleados acceder a la información de nómina online, pero no cuento con una solución integral de autoservicio.
• C) Tengo opciones integrales de autoservicio para empleados.

8. Escalabilidad para equipos globales

• A) Tengo dificultades para sumar nuevos empleados o expandir mis operaciones por una escalabilidad limitada.
• B) Estoy ampliando mi enfoque en la escalabilidad con algunas soluciones en la nube.
• C) Cuento con sistemas totalmente escalables.

9. Capacitación en nómina

• A) Mi equipo de nómina no tiene capacitación o es poca.
• B) La capacitación para mi personal de nómina ha mejorado pero no es frecuente.
• C) Mi equipo de nómina recibe capacitación frecuente para estar actualizado en las últimas tendencias.

10. Seguridad y protección de datos

• A) Estoy expuesto a vulnerabilidades en la protección de datos e información sensible, ya que mis medidas de seguridad son bajas.
• B) Tengo algunas medidas de seguridad, pero no he considerado cumplir con los requisitos globales de manejo de información y datos.
• C) Cuento con estrictas medidas de seguridad y protección de datos, como el cifrado y la autenticación multifactor.

A: 0 B: 0 C: 0

Aquí puedes ver la suma tus respuestas seleccionadas para ver con cuál nivel de madurez—Bajo (A), Medio (B) o Alto (C)—se alinean la mayoría de tus respuestas. Esto te dará una visión sobre la madurez actual de tu sistema de nómina y te guiará hacia áreas para mejorar.

Los 3 niveles de madurez de la nómina

Hay tres diferentes niveles de madurez de la nómina: baja, media y alta. Cada una tiene características particulares y supone distintos resultados o consecuencias. La mayoría de las grandes empresas atraviesan naturalmente por ellas. Sin embargo, el ritmo y la experiencia dependen del estado actual de cada una, la toma de decisiones del equipo directivo, el tamaño, las ambiciones de expansión a largo plazo y las capacidades financieras. A continuación, te las enseñamos:

Nivel 1: Baja madurez de la nómina

El nivel 1 de madurez de la nómina puedes pensarlo como la primera infancia del payroll. Muchas empresas tienen un pequeño volumen fuerza laboral y las operaciones de nómina son básicas o elementales. Por ejemplo, utilizan Excel u Hojas de Cálculo en Google Drive para manejar los datos de los empleados, carecen de protocolos para el procesamiento de la nómina y cargan más de una vez los mismos datos en diferentes archivos.

Esta falta de integración de la información y automatización no solo aumenta la probabilidad de errores, también limita la capacidad de la empresa para adaptarse a cambios en las regulaciones fiscales y laborales. Asimismo, la imprecisión e ineficiencia son puntos débiles que pueden resultar en pagos incorrectos o atrasados, lo cual afecta la experiencia del empleado.

Además, suele haber una sola persona en un puesto de trabajo que se encarga de todas las funciones de nómina, ya sea por el tamaño organizacional o limitaciones presupuestarias. Sin embargo, esta dependencia representa un alto riesgo porque, ante cualquier imprevisto por parte del responsable de nómina, todo el ciclo de payroll de la empresa puede interrumpirse.

Otro indicador del grado de madurez de nómina es el conocimiento legislativo o la falta del mismo. Esto ocurre en empresas que operan a nivel nacional y no cuentan con recursos para contratar expertos legales o de cumplimiento para recibir asesoramiento. Tampoco cuentan con opciones de autoservicio para empleados, situación que aumenta la carga de trabajo del departamento de nómina.

Si quieres reducir errores y riesgos, liberar tiempo y recursos, y no tener inconvenientes al contratar globalmente, avanzar hacia el próximo nivel es crucial.

Nivel 2: Madurez intermedia de la nómina

En el nivel 2 de madurez de la nómina, la organización tomó algunas medidas para avanzar, pero sus operaciones aún no están del todo optimizadas. Su comportamiento puede ser reactivo o controlado. Pero, ¿qué significa? Un enfoque reactivo implica que, ante un desafío de nómina, se busca una solución para superarlo con éxito, pero no hay una actitud que implique tomar medidas preventivas para que no surjan otros inconvenientes en un futuro.

En cambio, un enfoque controlado significa que el equipo de nómina utiliza un software dedicado con ciertas automatizaciones. Aún así, tienen una importante cuota de trabajo manual y mantienen su sistema actual. También, las organizaciones (como empresas medianas) que están en esta fase suelen emplear sistemas de nómina diferentes para la gestión de recusos humanos que tienen distribuidos en diferentes países. Por lo tanto, no tienen un soporte de cumplimiento integral y no pueden crear un informe de nómina como expertos.

Por lo tanto, puedes aprovechar una serie de ventajas competitivas, si avanzas al tercer nivel. Tal es el caso de una mayor eficiencia operativa al automatizar y estandarizar estos procesos, mejoras en la precisión y cumplimiento con sistemas integrados, y la reducción de costos ocultos de nómina.

Nivel 3: Alta madurez de la nómina

En el nivel 3, se alcanzó la madurez total de la nómina. Esto implica que puedes automatizar toda la nómina, gestionar la documentación en un solo lugar, tener acceso a informes integrados, asegurar el cumplimiento legal y estar tranquilo que la posibilidad de errores es limitada.

Además, una de las claves es la implementación de tecnología de autoservicio avanzada que permite a los empleados acceder y gestionar sus datos de nómina por cuenta propia. Por ejemplo, cargar documentos, descargar nóminas y acceder a información personal adicional de forma rápida y segura.

También, algunas empresas en este nivel pueden incorporar funciones de inteligencia artificial para agilizar aún más el proceso de nómina y dar respuestas inmediatas a las consultas de los empleados.

Entonces, al lograr una madurez óptima de la nómina, puedes beneficiarte automatizaciones mejoradas, cumplimiento integral, seguridad de datos, integraciones con otros sistemas integraciones con otros sistemas (como Business Intelligence, por ejemplo) y aplicaciones de uso diario y análisis de datos en tiempo real.

Sube de nivel tu gestión de nómina con Deel

Todo crecimiento y expansión implica desafíos. A medida que tu equipo global madura, tienes que evaluar si el enfoque de gestión de nómina actual responde a las necesidades y demandas actuales y del futuro. Con Deel, puedes consolidar y optimizar tus operaciones internacionales de nómina. Nos ocuparemos del compliance, las deducciones fiscales y los trámites en donde tengas entidades, todo con el apoyo de nuestro equipo interno de expertos en nóminas.

¿Lo mejor? Con Deel, no solo consolidarás varias herramientas de nómina. Reunirás RR.HH., administración de beneficios, integraciones y mucho más, todo en una única plataforma fácil de usar. ¡Conoce más sobre cómo Global Payroll de Deel puede ayudarte a escalar!

Agenda un demo y conoce de primera mano cómo Deel puede transformar la gestión de tu nómina.