Cómo crear un proceso estructurado de onboarding de IT

¿Te ha pasado que llegas a tu primer día en un nuevo trabajo y... no hay dispositivos, herramientas o accesos listos para ti?

No hay nada para generar una peor impresión de una empresa que la falta de preparación tecnológica.

Cuanto más complejo sea el rol, más completo debe ser el proceso de onboarding de IT. Asegúrate de hacerlo bien con ayuda de nuestros consejos, buenas prácticas y checklist.

¿Qué es el onboarding de IT?

El onboarding de IT es una parte clave del proceso general de onboarding de nuevos empleados. En esencia, se trata de:

• Crear cuentas corporativas
• Configurar el hardware y las herramientas necesarias
• Capacitar a los empleados en el uso de estas herramientas
• Asegurar que conozcan las normas de seguridad para sus cuentas y dispositivos

¿Por qué es importante el onboarding de IT?

Pocas cosas son más frustrantes que empezar un nuevo trabajo sin laptop, sin acceso al e-mail y sin saber cómo iniciar sesión en las plataformas esenciales.

Si el onboarding es clave, el onboarding de IT lo es aún más. ¿De qué sirve un nuevo empleado si no puede trabajar? Sin las herramientas adecuadas, se sentirá incómodo, improductivo y frustrado por la falta de apoyo.

De hecho, las estadísticas muestran que casi un tercio de los empleados renuncian en los primeros 90 días debido a una mala experiencia de onboarding.

El onboarding debe ser integral, y la parte de TI es clave. Un buen proceso no solo hace que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, sino también productivos desde el primer día. Sin las herramientas adecuadas, sentirán que todo es improvisado. Un onboarding bien estructurado mejora la retención de talento.

Mejores prácticas para el onboarding de IT

Para que el proceso de onboarding de IT sea efectivo, este debe ser estructurado y consistente en todos los equipos.

Todos los empleados involucrados en el proceso deben tener acceso a una checklist o plantilla con el paso a paso y tiempos de ejecución. Esta información también debe estar disponible para el nuevo empleado desde el principio, para que tenga claro qué sesiones de capacitación tendrá y cuándo.

Para evitar retrasos, lo mejor es establecer sistemas de onboarding automatizados desde el momento en que el empleado firma el contrato.

Usa una checklist de IT

Una checklist de IT es una lista detallada con cada acción necesaria para que el nuevo empleado tenga acceso a las herramientas necesarias para hacer su trabajo. Esta checklist debe estar siempre disponible para todas las partes involucradas.

Consejo: asegúrate de que todos puedan actualizar la checklist para que puedan ver qué acciones se han completado y cuáles están pendientes.

Crea una plantilla de e-mail para presentar los sistemas de IT

Un e-mail estructurado puede ayudar a los nuevos empleados a conocer la tecnología y los dispositivos que usarán en el trabajo. Este e-mail debe incluir un listado con todos los accesos y dispositivos que recibirán.

Si el proceso de onboarding de IT está automatizado, este e-mail se puede programar para enviarse de manera automática.

Consejo: cada rol requiere plataformas y accesos diferentes, por lo que se recomienda crear una plantilla de e-mail específica para cada equipo o departamento.

Aquí tienes un ejemplo de un email de onboarding de IT diseñado para un nuevo integrante del equipo de marketing:

Programa reuniones de onboarding en vivo para tus nuevos empleados

Los eventos digitales o presenciales siguen siendo clave, sobre todo para capacitaciones específicas. Al coordinar el onboarding de nuevos empleados, organiza reuniones periódicas que cubran lo básico sobre seguridad en IT y proxies residenciales estáticos, entre otros temas. Es el momento ideal para resolver dudas y reforzar la información de la documentación escrita.

Crea una checklist de onboarding de IT como plantilla para tu proceso

Tener una checklist de onboarding de IT fácilmente accesible y visible para todos los involucrados simplifica el proceso.

De esta manera, todos los interesados pueden verificar en qué etapa se encuentra el nuevo empleado, por ejemplo, si ya ha recibido el equipo de trabajo necesario.

Consejo: seguir todos estos pasos te ayudará a crear un proceso de onboarding de IT libre de contratiempos para ti y tu nuevo empleado.

Habla con el equipo de contratación para ver qué software y dispositivos necesitará el nuevo empleado

Cada miembro del equipo nuevo necesitará acceso a diferentes herramientas y plataformas, así que consulta qué herramientas son necesarias para cada rol.

Para algunos cargos, como ventas, servicio al cliente o soporte, tener una checklist específica de elementos y niveles de acceso es fundamental.

Configura cuentas de usuario y licencias de software

Después de coordinar con el equipo de contratación, empieza a configurar las cuentas y accesos del nuevo empleado.

Cada persona generalmente necesita al menos un e-mail corporativo, celular y/o número, y acceso a Teams/Slack.

Consejo: incluso puedes crear una lista y automatizar los mensajes de Slack con los detalles de acceso del nuevo empleado para su primer día.

Solicita el equipo de trabajo necesario

Cualquier retraso de tu parte es productividad perdida para ellos, lo cual es aún más crítico cuando piensas en el tiempo que le toma a un empleado promedio alcanzar su máximo rendimiento.

Programa reuniones para ayudar en la configuración de nuevas cuentas

El primer día de tu nuevo empleado, programa reuniones con compañeros clave para ayudarle a configurar y usar las nuevas cuentas y software. Una de ellas puede ser con el administrador de IT, quien se encargará de resolver problemas o tratar temas de seguridad.

Además, asegúrate de que el nuevo empleado haya recibido todo el equipo de trabajo necesario.

Consejo: usa estas reuniones para evaluar cuánto sabe sobre las herramientas que va a utilizar. Haz seguimiento y programa reuniones adicionales si es necesario.

Entrega documentos o manuales de capacitación interna sobre softwares, plataformas y herramientas

Como parte del proceso de onboarding de IT, garantiza el acceso a cualquier documento de capacitación sobre los sistemas que utilizará el nuevo empleado.

Por ejemplo, muchas empresas tienen manuales de capacitación o videos sobre softwares. Si los tienes, configura un recordatorio para compartirlos con el nuevo empleado en el momento adecuado.

Capacita a los nuevos empleados sobre las pautas de seguridad y cumplimiento legal de IT

La seguridad y el cumplimiento legal son esenciales. Sin embargo, estos temas de capacitación suelen ser detallados y complejos, cubriendo aspectos como la visión de datos de código abierto.

Automatiza el envío de sesiones de capacitación cortas sobre seguridad y cumplimiento legal para que el nuevo empleado pueda absorber la información.

Consejo: también puedes usar una estrategia de capacitación gamificada para temas complejos como el cumplimiento legal y la seguridad.

Haz un seguimiento al final de la primera semana para asegurarte de que entienden cómo usar los sistemas de la empresa

Todos tus esfuerzos de onboarding para configurar accesos, tecnología y software no sirven de nada si el nuevo empleado no sabe cómo usar las herramientas.

Proceso de onboarding de IT

Preboarding

• Habla con el equipo de contratación para ver qué softwares y dispositivos necesitará el nuevo empleado.
• Configura cuentas de usuario y licencias de software.
• Ordena materiales (portátil, monitor, cables, celular, etc).
• Envía todo en caso de que el nuevo empleado trabaje de forma remota.

Día 1

• Envía contraseñas y detalles de inicio de sesión para todas las cuentas.
• Ten el escritorio del nuevo empleado listo con todo lo necesario (si está en la oficina).
• Programa reuniones para ayudar en la configuración de nuevas cuentas.
• Entrega cualquier documento de capacitación interna o manuales de software y programas.
• Explica cómo usar los equipos de la oficina (si está en la oficina).
• Indica el contacto de la persona de IT responsable de resolver problemas.

Semanas 1-4

• Capacita a los nuevos empleados sobre las pautas y políticas de seguridad.
• Haz un seguimiento al final de cada semana para asegurarte de que entienden cómo usar cada software.
• Si es necesario, programa sesiones de capacitación adicionales.

Automatización del proceso de onboarding de IT

El proceso manual de onboarding puede generar errores humanos, especialmente cuando se trata de configurar múltiples cuentas y completar una checklist de seguridad y cumplimiento legal.

Con un proceso manual, podrías pasar por alto pasos importantes, como que tu empleado no tenga los accesos necesarios desde el primer día de trabajo.

Una experiencia de onboarding inconsistente puede dejar a tu nuevo empleado sin poder usar un programa necesario para hacer su trabajo, lo que reduce el compromiso y la productividad.

Automatizar el proceso de onboarding garantiza una experiencia más estructurada y clara. Cada vez que se complete un paso en la checklist de IT, el miembro del equipo encargado recibirá una notificación para enviar un email o configurar una cuenta.

No olvides tu checklist de offboarding de IT

El offboarding es casi tan importante como el onboarding. Un proceso de offboarding exhaustivo es crucial para garantizar la seguridad de los datos de la empresa, la recuperación de equipos y prevenir posibles brechas de seguridad.

Así que definitivamente necesitas un proceso de offboarding de IT tan completo como el de onboarding

Mantener una buena relación con un ex empleado, cancelar licencias de cuentas que podrías seguir pagando y garantizar la seguridad de la empresa son razones clave para asegurarte de que tu checklist de offboarding sea tan completa como la de onboarding.

Cancelar todas las cuentas y accesos

Pon un recordatorio para cancelar todas las licencias y revocar las cuentas del empleado en el día que deje la empresa. Casi el 50% de los empleados aún tienen acceso a los datos de su antigua empresa, lo que puede comprometer el cumplimiento legal.

Recupera todos los dispositivos

Haz un plan para que el ex-empleado devuelva su laptop, monitor, teléfono, etc. (si trabaja de forma remota) o los deje en la oficina. Si usaste una checklist de onboarding de IT, ya tendrás documentado lo que se les entregó, por lo que será fácil hacer un seguimiento de la devolución de los dispositivos.

Automatiza tu proceso de onboarding de IT con Deel

Usar la plataforma correcta puede ayudarte a reducir el trabajo manual y los errores humanos, lo que se traduce en una mayor productividad desde la primera semana de trabajo del empleado. Aunque el onboarding es un proceso complejo, con Deel puedes crear una experiencia que prácticamente funciona sola, lo que resulta en un proceso más organizado tanto para el nuevo empleado como para ti.

Deel Engage ofrece una vista detallada del proceso de onboarding de tus nuevos empleados y su progreso.

Desde la plataforma, cada stakeholder puede ver lo que el nuevo empleado ha aprendido y qué sesiones de capacitación le faltan. Además, al automatizar el proceso con el creador de flujos de trabajo y aumentar la transparencia, se reducen los errores humanos y se minimiza la posibilidad de fallos.

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