Onboarding para contratistas: Checklist

En medio de la Gran Renuncia y un mercado de talento altamente competitivo, los trabajadores están redefiniendo su futuro profesional; uno de esos caminos es el trabajo independiente que les facilita el acceso a nuevos mercados. Tan solo es necesario revisar estadísticas de alguno de los grupos generacionales: el 51% de los trabajadores de la generación Z hacen trabajos como contratistas independientes y se identifican como tal, según Forbes. Ahora bien, ¿cómo integrar a los freelancers a tu empresa de manera efectiva para que respondan a las necesidades de tus proyectos? Es aquí donde entra en juego el onboarding.

Si bien el proceso de onboarding tradicional se ha centrado en empleados remotos a tiempo completo, parte de la estrategia de Recursos Humanos global está haciendo un nuevo giro debido a las tendencias del futuro del trabajo. Frente a esta pregunta: “¿Cómo asegurarnos de que los freelancers comprendan la cultura y los valores de la organización en un tiempo limitado?”, es que las empresas están comenzando a incorporar este proceso. Eso sí, conlleva numerosos desafíos. Pero no te preocupes, aquí te damos las principales herramientas para implementar un onboarding efectivo.

¿Cómo funciona el onboarding para contratistas?

El onboarding para trabajadores remotos independientes, también conocidos como trabajadores por cuenta propia, es un proceso que le permite integrarse a un equipo entendiendo de qué trata la empresa, cuáles son sus objetivos y expectativas. Dado que los freelancers llevan a cabo tareas puntuales para proyectos de corta duración, este proceso debe ser lo más breve posible con información que resulte de valor para el trabajador independiente. 

Los motivos principales tienen relación con la diferencia con un onboarding de empleados, donde estos últimos trabajan a media jornada o tiempo completo, a largo plazo, y existe una relación de subordinación. También, se espera que los primeros meses sean más de aprendizaje que resultados (a propósito, es importante tener en cuenta las diferencias entre trabajadores y freelancers para evitar una clasificación errónea a la hora de emprender la contratación global de la fuerza laboral).

En cambio, las expectativas con un contratista es todo lo opuesto; se espera que entregue los resultados requeridos en el menor plazo de tiempo posible (o, mejor dicho, lo que dure el proyecto). Porque se lo contrata justamente por los conocimientos especializados. Aún así, es importante que conozca cómo es el workflow, qué herramientas debe utilizar porque así lo requiere la empresa y demás. 

Otro punto a tener en consideración en la diferencia entre onboarding de empleados y contratistas es que, según las leyes locales que varían por país, pueden requerirse formularios y acuerdos distintos para regular el vínculo y la dinámica de trabajo.

Ahora bien, imagina que tienes que crear un proceso de onboarding de freelancers para un desarrollador en México y un asistente de marketing para la moderación de comentarios en redes sociales en Perú. ¿Pueden atravesar el mismo proceso? Para que el proceso sea exitoso, es necesario personalizar el proceso de acuerdo con las necesidades de los contratistas. La información necesaria que deben recibir distará mucho de un tipo de trabajo a otro. 

Así, siguiendo este ejemplo, es probable que el asistente de marketing freelance necesite conocer los manuales de moderación y gestión de crisis, cuáles son las cuentas que debe manejar y en qué consiste cada una; son todos datos que no le aportan valor al desarrollador.

Checklist: onboarding para contratistas

En tu checklist no deberían faltar los siguientes pasos:

Paso 1: verificar identidad y habilidades

• Solicitar al freelancer una copia de su identificación oficial y documentación que acredite sus habilidades y experiencia.
• Realizar una entrevista o prueba de habilidades para evaluar la idoneidad del freelancer para el puesto.
• Correr una verificación de antecendentes. Mira aquí cómo hacerlo con Deel.

Paso 2: firmar acuerdos contractuales

• Revisar y firmar un contrato de trabajo o acuerdo de servicios con el freelancer.
• Aclarar los términos y condiciones del acuerdo, incluyendo el alcance del trabajo, los plazos, los pagos y las responsabilidades de ambas partes.

Paso 3: entregar recursos y herramientas necesarios

• Proporcionar al freelancer acceso a la información, las herramientas y los recursos necesarios para realizar su trabajo, como plataformas y aplicaciones (ten en cuenta que aquí no puedes contemplar la entrega de equipos porque eso puede generar importantes problemas legales).
• Asignar un mentor o guía interno que ayude al freelancer a familiarizarse con la empresa y sus procesos.

Paso 4: comunicar claramente las expectativas y responsabilidades

• Establecer expectativas claras sobre las responsabilidades del freelancer, incluyendo los objetivos, los plazos y los estándares de calidad.
• Mantener una comunicación constante con el freelancer para proporcionar feedback y apoyo. Es importante que los miembros del equipo entreguen retroalimentación.

Paso 5: dar seguimiento al progreso

• Hacer un seguimiento del progreso del freelancer para asegurarse de que está cumpliendo con sus objetivos.
• Proporcionar retroalimentación al freelancer para ayudarle a mejorar su desempeño.

Seguridad de datos en el onboarding de contratistas

Sin importar el tamaño o el sector económico en el que se encuentre tu empresa, si deseas contratar freelancers es crucial que apliques técnicas y aplicaciones que aseguren la seguridad de los datos. Esto es igual de válido para grandes empresas o startups; es especialmente relevante tomar este tipo de medidas para que la información confidencial de tu empresa no esté en juego. 

Después de todo, los contratistas suelen tener acceso a información sensible, como datos personales, información financiera o secretos comerciales. Si esta información cae en las manos equivocadas, podría tener consecuencias graves para el futuro de tu organización.

Pero, ¿cómo garantizar la seguridad de los datos? Para eso, puedes tener en cuenta los siguientes puntos, al igual que si se tratara de una relación laboral (empleado-empleador):

• Realizar una verificación de antecedentes del contratista. Esto ayudará a identificar cualquier riesgo potencial de seguridad.
• Firmar un acuerdo de confidencialidad, tal como se encuentra en la checklist que te compartimos. Este documento obliga al contratista a proteger la información confidencial de la empresa.
• Limitar el acceso a la información sensible. Solo los contratistas que necesiten acceder a información confidencial deben tener permiso para hacerlo.
• Establecer protocolos de seguridad, los cuales deben incluir medidas como el uso de contraseñas seguras y el cifrado de datos.

Entonces, ¿cómo limitar el acceso a la información sensible y establecer protocolos de seguridad? Algunas medidas básicas contemplan la creación de accesos específicos para freelancers (con permisos limitados), el uso de soluciones de autenticación multifactor (estas soluciones requieren que los contratistas proporcionen más de un factor de identificación, como una contraseña y un código de un solo uso, para acceder a los sistemas) y el monitoreo del acceso a los sistemas con herramientas de supervisión que alerten sobre actividades sospechosas.

¿Cómo agilizar el proceso de onboarding?

Un proceso de onboarding eficiente puede ayudar a los nuevos freelancers a sentirse bienvenidos y preparados para su trabajo porque saben todo lo que necesitan para comenzar a trabajar en los proyectos de tu empresa (incluidas las preguntas frecuentes). Una de las mejores maneras de agilizar el proceso de onboarding es utilizar herramientas tecnológicas especializadas, porque permiten la automatización de tareas repetitivas (como la recopilación de datos, el envío de correos electrónicos y la creación de documentos). 

Por lo tanto, la incorporación de un software de gestión de onboarding puede liberar a los contratistas de tiempo para centrarse en las tareas inherentes al proyecto. Si logras esto, podrás experimentar los beneficios que supone tener activo un proceso eficiente de bienvenida para trabajadores independientes:

• Más probabilidades de contratar al freelancer para futuros proyectos, porque se sintieron cómodos con el equipo y la información fue clara y precisa.
• Mayor productividad, gracias a una correcta orientación y el uso de herramientas tecnológicas que posibilitan un rendimiento superior.
• Más satisfacción: cuando los contratistas se sienten a gusto con un cliente, son más propensos a brindar una calidad de servicio de atención mejorada.

Caso de éxito: mejora del onboarding con Deel

¿Sabías que con Deel puedes cumplir con las normas a nivel global y reducir el trabajo manual con nuestro HRIS global? Este SIRH global permite reducir el tiempo de incorporación a solo 5 minutos. Imagina cuánto ganas en productividad. Sabemos que la incorporación de un contratista en Argentina es totalmente diferente a la de un empleado en Perú; por eso, en Deel localizamos todo para que cumplas con los requisitos legales y tengas a los mejores talentos en tu equipo de trabajo, desde el salario mínimo, los contratos, hasta la documentación solicitada específica del país, para que puedas incorporar a cualquier persona rápidamente.

Asimismo, puedes hacer un correcto seguimiento del onboarding de contratistas en la plataforma de Deel, además de gestionar toda la documentación y pagos relacionados. Tal como le ocurrió a Cloud9, una empresa que buscaba escalar aún más y Deel era la plataforma perfecta para ayudarles con sus objetivos.

Ahora pueden contratar creadores de contenido o equipos de marketing locales con facilidad. ¿Cómo Deel les ha ayudado? Contratando más rápido; en lugar de invertir tiempo y dinero en equipos de RR.HH. dedicados, pueden confiar en Deel para dar una experiencia fluida de onboarding, para que los talentos de su equipo puedan empezar con el pie derecho. Cloud9 ha centralizado todo su proceso, ¿te gustaría también dominar el juego del onboarding como ellos?

Eleva tu onboarding de contratistas

Hasta aquí, ya conoces cuáles son los puntos clave sobre el onboarding eficiente y seguro de contratistas: la verificación de identidad, la firma de acuerdos, el seguimiento y la incorporación de las mejores prácticas para la seguridad de los datos y la información sensible y confidencial. El siguiente paso es que lo implementes en tu empresa. Y si quieres agilizar aún más el proceso y evitar las tareas repetitivas, Deel tiene todo lo que necesitas para hacer crecer tu equipo global, sin la necesidad de abrir una entidad local o entidad legal por país gracias a la solución de Empleador de Registro. ¡Puedes contratar freelancers en todo el mundo! 

Además, Deel es la primera plataforma de contratación global que incorpora background checks en el proceso de onboarding, lo que reduce los procesos manuales y el tiempo que lleva contratar. Sigue apostando por un equipo remoto, global y eficiente; descarga esta guía de onboarding remoto con plantillas y checklists para una introducción exitosa de empleados. ¡Lo que buscas para una experiencia óptima!