4 pasos para simplificar la renovación de visas de empleados

El trabajo es el principal motivo para mudarse al extranjero. Un estudio reciente encontró que el 47% de los inmigrantes se reubicaron para avanzar en sus carreras, aceptar una oferta de trabajo o ayudar a expandir un negocio.

Las empresas internacionales pueden beneficiarse de la contratación de empleados extranjeros dadas sus diversas habilidades y experiencia. Sin embargo, gestionar la renovación de visas puede resultar costoso y llevar mucho tiempo, además de ser estresante tanto para el equipo de RR.HH. como para los empleados. También existe el riesgo de perder a los mejores talentos si la solicitud de visa falla debido a demoras o problemas de elegibilidad.

Deel agiliza las renovaciones de visas para garantizar el compliance, reducir el papeleo y gestionar los plazos fácilmente. También puedes integrar el proceso con otras operaciones como la nómina y el compliance. Exploremos cómo las funciones de Deel te ayudan durante cada fase del proceso de solicitud.

La necesidad de un proceso fluido de renovación de visas

Poder contratar extranjeros o reubicar a los empleados existentes trae consigo una gran cantidad de beneficios. Muchos candidatos buscan flexibilidad de ubicación en sus trabajos y pueden optar por trabajar con tu empresa si ofreces esta posibilidad. Si te estás expandiendo globalmente y necesitas que los empleados se muden, el traslado puede ser una estrategia beneficiosa para todos.

Algunas solicitudes de empleados para trabajar desde una ubicación específica pueden surgir por necesidad. Por ejemplo, es posible que los miembros del equipo necesiten estar más cerca de la familia, así que ser capaz de admitir visas en diferentes países te permite conservarlos.

Los empleados extranjeros generalmente necesitan renovar su visa en algún punto. Esto puede deberse a que han permanecido en el país uno o dos años o su estatus legal ha cambiado.

Como el empleo y la forma de vida de los miembros del equipo pueden depender de la visa que tengan, el tema de la renovación es muy importante. Los líderes de RR.HH. deben hacer el proceso con cuidado para asegurarse de retener a los mejores talentos, garantizar la satisfacción de los empleados y no incurrir en altos costos.

Paso 1: identifica los desafíos de compliance

Las renovaciones de visa no son simplemente una cuestión de repetir la solicitud original. Si cambian las leyes y regulaciones de inmigración en el país de residencia o de origen del empleado, esto puede afectar el proceso. Esto es lo que se debe tener en cuenta:

• Criterios de elegibilidad más estrictos, como habilidades y cualificaciones.
• Umbral de salario mínimo más alto.
• Cambios en las categorías de visa.
• Nuevos límites a los dependientes.
• Tiempos de procesamiento más largos o plazos más cortos.
• Reformas en los acuerdos diplomáticos relativos a la libre circulación de trabajadores.

Incluso si los requisitos de la visa no han cambiado, es probable que las circunstancias del empleado sí lo hayan hecho. Casarse, desarrollar problemas de salud o incluso asumir un nuevo puesto laboral podría afectar su elegibilidad.

Para cumplir con las normas, los responsables de la toma de decisiones de RR.HH. deben mantenerse actualizados sobre todos los cambios en este complejo sistema y en la vida de sus colaboradores. Las empresas notarán que esto exige mucho tiempo y atención, lo cual hace que los equipos de recursos humanos centren su atención en esto y se desenfoquen de sus tareas principales y más estratégicas.

Contratar a un abogado de inmigración es una opción, pero se vuelve costoso ya que además de sus honorarios hay que pagar las tarifas de solicitud habituales.

Una solución de RR.HH a nivel global puede reducir la carga de tu equipo al gestionar el proceso de renovación y cualquier problema de compliance asociado. Por ejemplo, el equipo de expertos legales de Deel identifica cualquier desafío potencial y se encarga de resolverlo por ti.

Gracias a Deel, Form3 pudo conservar a un candidato clave cuya visa de trabajo estaba expirando.

Si estás trasladando empleados al extranjero para expandir tu negocio, algunos proveedores de RR.HH respaldan el compliance asumiendo toda la responsabilidad legal por ellos.

Un Employer of Record (EOR) contrata empleados en el extranjero en tu nombre, para que puedas evitar los costos de configuración de una entidad y agilizar la movilidad global. Los empleados reubicados pueden solicitar una visa patrocinada por EOR a través del proveedor. El EOR actúa como único empleador y absorbe todos los riesgos de compliance mientras tu conservas el control de la gestión de la fuerza laboral.

Paso 2: prepara los documentos para la solicitud de visa

Una vez superados los desafíos legales y regulatorios, el equipo de RR.HH. puede centrar su atención en el papeleo. Sin embargo, gestionar los documentos necesarios para las solicitudes de renovación puede ser tan complejo como vigilar el compliance.

Por ejemplo, Estados Unidos tiene alrededor de 50 tipos de visas, y una cuarta parte de ellas están basadas en el empleo. El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS) tiene una checklist de dos páginas solo para la visa H-1B, la típica visa de no inmigrante para profesionales.

La gestión de documentos también va más allá de recopilar los documentos adecuados. Es posible que tengas que organizar cualquier cosa, desde autenticación y firmas hasta traducción y copias de documentos de identidad. A medida que avanzas en el proceso, también debes guardar copias de los documentos y devolver los originales a sus legítimos propietarios.

Los retrasos por formularios mal diligenciados, dañados o faltantes generan trabajo adicional para tu equipo. Los problemas repetidos pueden frustrar a los empleados y hacer que pierdan la confianza en la empresa.

Utiliza una solución RR.HH global con una función de autoservicio de documentos para simplificar este paso. La plataforma muestra toda la documentación requerida para el proceso de renovación de visa en el dashboard. Los empleados pueden iniciar sesión, ver los documentos de respaldo que deben presentar y cargarlos.

Gestionar documentos a través de una plataforma es especialmente beneficioso para equipos distribuidos. Si el empleado y tú viven en diferentes países, deben coordinar el envío de la documentación entre tres lugares. La plataforma centraliza todas las tareas de gestión de documentos para que no olvides cosas y no se pierda nada en el proceso.

En algunos casos, los servicios de gestión de RR.HH pueden ayudar a tus empleados a obtener la residencia permanente. Deel apoya a los ciudadanos extranjeros en su proceso de obtención de la ciudadanía estadounidense mediante el manejo de la documentación para las Green Cards.

Paso 3: gestiona los cronogramas y los plazos

Cuando tienes varios extranjeros en tu equipo y en diferentes países, gestionar los cronogramas es todo un desafío. Tienes que considerar:

• Fechas de vencimiento de los documentos
• Tiempos de transferencia de pago
• Tiempos de procesamiento
• Periodos de espera antes de la nueva fecha de emisión
• Entrevistas para visas (esto es muy común en las visas norteamericanas)
• Viajes a la embajada o departamento de Estado
• Posibles retrasos debido a disturbios políticos o eventos globales

Si el titular de la visa tuvo familiares que se unieron a él desde su solicitud original, es posible que haya pasos adicionales. Por ejemplo, algunos cónyuges deben salir y volver a entrar al país para obtener una visa estadounidense.

Sin duda, los empleados solicitaron sus visas originales en momentos separados. Eso significa que puedes terminar gestionando múltiples procesos de solicitud de visa que se encuentran en diferentes etapas.

Dado lo mucho que hay que recordar, planificar la renovación de visas puede resultar bastante estresante para los equipos de RR.HH. Pero no pueden perder el foco, ya que el incumplimiento de los plazos puede dar lugar a sanciones o incluso a la pérdida del estatus legal del empleado.

El uso de una plataforma centralizada como Deel facilita el proceso de renovación de visa. Puedes ver el tipo de visa, el estado y la fecha de vencimiento de cada empleado en el dashboard. Una solución de gestión de RR.HH también puede enviarte recordatorios automáticos con anticipación para minimizar el riesgo de que se pasen por alto pasos importantes.

Paso 4: integra perfectamente los procesos de RR.HH.

Las renovaciones de visas no sólo requieren una planificación exhaustiva, sino que también pueden afectar procesos de RR.HH como la nómina, los contratos y la administración de beneficios.

Si renuevas una visa para un nuevo empleado, debes asegurarte de que su puesto, salario y beneficios cumplan con condiciones específicas. Por ejemplo, el gobierno canadiense establece que las funciones y responsabilidades de un extranjero deben coincidir con su ocupación. Así que el equipo de RR.HH. debe verificar nuevamente que cualquier tarea nueva que requieran que realicen los empleados extranjeros en Canadá aún esté dentro de ese alcance.

Las renovaciones para empleados a menudo requieren cambios, aunque no sea siempre. Los gobiernos suelen aumentar el umbral del salario mínimo para los trabajadores no inmigrantes, así que es posible que debas ajustar el contrato, el salario y los beneficios de un empleado para cumplir con las nuevas condiciones.

Verificar y comparar todos estos documentos adicionales puede hacer que las tareas rutinarias de RR.HH, como la administración de nóminas y beneficios, sean menos eficientes.

Cuando se trata de nómina, las declaraciones incorrectas o los pagos atrasados de impuestos pueden dar lugar a sanciones. Sin embargo, lidiar con las regulaciones para diferentes nacionalidades y tipos de visas puede ser complejo. Por ejemplo, no solo eres responsable de pagar las retenciones fiscales para los titulares de visas H-1B que trabajan para empresas estadounidenses; también debes determinar correctamente la fecha de inicio específica.

Por eso es fundamental contar con una solución de RR.HH como Deel que combine la gestión de visas con otras operaciones críticas. La perfecta integración entre funciones le da al departamento de RR.HH. una mejor visión general de cada empleado y te ayuda a mantenerse eficiente.

Si bien las funciones exactas que tendrás dependerán del proveedor que elijas, las soluciones de RR.HH suelen sincronizarse:

• Declaración global de nóminas e impuestos
• Onboarding
• Administración de beneficios
• Compliance
• Gestión de documentos

Con temas complicados como los impuestos, también puedes confiar en la experiencia interna de tu proveedor en lugar de contratar contadores locales o abogados de inmigración. Deel te brinda asistencia personalizada para consultas generales o específicas en más de 30 países para que puedas solucionar cualquier problema con confianza.

Simplifica tu proceso de renovación de visa con Deel

Tener la flexibilidad de contratar desde cualquier lugar significa que puedes descubrir al candidato adecuado para cada puesto y retenerlo si sus circunstancias cambian. Si bien las renovaciones de visas pueden parecer complicadas y estresantes, con el apoyo de Deel, podrás superar estos desafíos.

Con la solución de inmigración de Deel, puedes subcontratar muchas tareas para reducir la carga administrativa de tu equipo. También puedes optimizar todo lo que gestionas internamente a través de nuestro dashboard, recordatorios automáticos y funciones integradas de RR.HH.

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