¿Cuáles son las responsabilidades de un Employer of Record?

Cuando las empresas comienzan a crecer y buscan expandirse a nuevos mercados, suelen contratar empleados en los mismos para acompañar la expansión. Ello implica altos gastos, y la importancia de garantizar el cumplimiento de leyes fiscales, generales y reglamentos laborales del país extranjero (compliance). No tener en cuenta estos aspectos, significa un gran riesgo para la compañía en expansión.

Es por ello, que el Employer of Record (EOR) será el gran aliado de la empresa cuando se busca contratar empleados para acompañar su expansión.

Acerca del Employer of Record

Seguramente has escuchado el término Employer of Record o lo habrás leído en nuestro artículo (si no lo has hecho, te invitamos a leerlo aquí antes de continuar). 

Para retomar brevemente el concepto, se puede definir a un EOR como una organización que asume la responsabilidad de los procedimientos legales y financieros necesarios para la expansión de una compañía en el exterior. Es quien se encarga de contratar a los empleados en nombre de la empresa en expansión (departamento de recursos humanos). Los servicios de EOR se encargarán además, de establecer los contratos y los asuntos legales que requiere la compañía para ejercer sus actividades en el país extranjero. 

La contratación de un EOR brinda una gran ayuda a la empresa en expansión, permitiéndole ahorrar una importante suma de dinero. No es necesario para las compañías contar con un equipo grande de reclutadores en todas las partes del mundo donde ejerzan sus actividades, ya que queda en manos del EOR. 

Responsabilidades de un EOR

Un Employer of Record se conforma como la entidad legal de la empresa en países extranjeros e implica asumir una gran responsabilidad legal en nombre de la organización. El proceso de contratación de un EOR significa, por parte de la empresa, una gran delegación de tareas que están fuera de su alcance.

Te mostraremos diez principales responsabilidades de un EOR para que conozcas más sobre su trabajo:

1. Contratar personal

El Employer of Record se encarga de las tareas administrativas en torno a la contratación de colaboradores. Contando con el trabajo de un EOR, la empresa no requiere tener un equipo de Recursos Humanos dedicado a la contratación de personal en diferentes partes del mundo. 

El EOR es el empleador legal de la compañía en el exterior, garantizará el compliance de las leyes y normativas locales y gestionará la administración de RRHH. 

2. Crear los contratos de trabajo

Un EOR es quien se encarga de crear, mantener y finalizar los contratos de trabajo para los colaboradores de la empresa en el exterior según cada legislación laboral.

Al gestionar el reclutamiento de los trabajadores, el Employer of Record debe asumir la responsabilidad sobre los contratos adaptándose a las normativas y leyes que rigen el país extranjero. Es un trabajo que varía de acuerdo al país y será responsabilidad del EOR asegurar que la empresa cumpla con las leyes de trabajo y otras reglamentaciones vigentes en todo momento. 

Además, se debe considerar si será necesario emitir permisos de trabajo o visas de acuerdo a cada país y en caso de necesitar relocalizar a algunos trabajadores de la compañía. 

3. Incorporar a los nuevos miembros

Así como el Employer of Record se encarga de reclutar el personal de la compañía en el exterior, también estará en sus manos el proceso de incorporación de los nuevos miembros. 

Al estar ubicados en diferentes partes del mundo, es importante que los colaboradores reciban acompañamiento en la inducción para adaptarse a la empresa y que, a su vez, la empresa los incorpore de la mejor manera. El EOR será quien represente a la compañía en este proceso de incorporación, por lo cual debe tener amplio conocimiento de los roles, las tareas y las necesidades de la empresa en general.

4. Garantizar el bienestar de los colaboradores

El trabajo del Employer of Record no finaliza en la contratación de personal, sino que se involucra tanto con la empresa como con los miembros.

Si bien la supervisión diaria y el monitoreo de las tareas de los colaboradores estaría en mayor medida a cargo de la dirección de la empresa, el EOR asume la responsabilidad de garantizar el bienestar y la seguridad social de los miembros en países extranjeros.

5. Gestionar la compensación de los trabajadores

El EOR es responsable de compensar a los trabajadores, por ejemplo, en caso de un accidente en el lugar de trabajo. Además se encarga de gestionar todas las prestaciones exigidas por las normativas locales de los mercados internacionales.

Las compensaciones y prestaciones varían en cada lugar del mundo pero, generalmente, están referidas a vacaciones pagas, licencia de maternidad, licencia por enfermedad  y seguro médico. El EOR se encarga de gestionarlas en nombre de la empresa.

6. Procesar la nómina

Al contar con colaboradores en distintas partes del mundo, para calcular la nómina, se deben considerar las exigencias legales correspondientes a cada país. Esto está a cargo del Employer of Record. 

La nómina también varía en base a la relación laboral que se tiene con cada colaborador, si está en relación de dependencia o trabaja de forma independiente. El EOR le aportará a la empresa una mirada amplia sobre el mercado global y así ejecutar todo lo referido a la mantención de las relaciones laborales con los miembros en el exterior. 

Sobre este punto, puedes leer nuestro artículo que explica cómo calcular la nómina aquí.

7. Procesar el pago de los salarios

El Employer of Record también es responsable de realizar la liquidación de sueldos de los colaboradores que se encuentran en el extranjero. 

Garantizar el pago a los trabajadores es responsabilidad del EOR, ya que éste es el encargado de gestionar dicho recurso en las distintas partes del mundo, garantizando su mantenimiento en la compañía. 

Como mencionamos anteriormente, para el pago de los salarios se deberá considerar el funcionamiento del mercado del sector al cual pertenece la empresa, el país donde se encuentre y sus leyes laborales. Como así también considerar cómo se enviará el dinero y cuáles son los costos de ejecución. 

8. Gestionar el pago de impuestos

En lo que respecta al pago de impuestos, el Employer of Record es quien garantiza que la empresa cumpla con la regulación fiscal del mercado local. 

Los impuestos y retenciones sobre el pago de salarios, varían en cada país y es importante que la compañía que opera en el extranjero realice el pago correcto de los mismos para evitar correr riesgos y poder mantener sus actividades en dicho país. Es por esto que el EOR resulta el más idóneo para asumir esta responsabilidad.

9. Procesar timesheets

El Employer of Record es el encargado de procesar las timesheets de los colaboradores. Al registrar y monitorear el cumplimiento de las tareas y horas de trabajo de cada trabajador que se encuentre en el extranjero, será capaz de realizar luego la liquidación de sueldos. 

Como has leído anteriormente, los contratos de trabajo son creados por el EOR, por lo que las timesheets serán una de las herramientas para garantizar el cumplimiento de dicho contrato y analizar si es necesario modificarlo. 

10. Asegurar el cumplimiento de normativas

Al expandirse globalmente, las empresas pueden cometer errores y generar problemas de compliance. El EOR es el encargado de adaptar el funcionamiento de la empresa al país de operaciones de acuerdo a las leyes locales y asegurar el cumplimiento de las normativas de cada lugar. 

11. Background Check

El EOR se encarga también de la investigación de antecedentes de personas físicas y morales. Poseen experiencia en investigación e inteligencia, aplicada a la detección de fraudes, identificación de información potencialmente adversa o litigios. 

Los resultados de estas investigaciones son críticos para conocer información que permita identificar riesgos de manera oportuna.

¿Quieres contratar un EOR?

Los diez puntos mencionados evidencian la importancia de las responsabilidades que asume un Employer of Record, las cuales significarían una gran carga para el área de Recursos Humanos de una empresa. Dichas tareas son imprescindibles y no pueden ser omitidas, por lo que la contratación de un EOR resulta el camino más viable para la expansión al mercado global, en cuanto a costos y tiempos.

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