Gestión de nómina en LATAM: retos y soluciones clave

6 de cada 10 responsables de nómina considera que su sistema actual es demasiado complejo. Pero, ¿cuál es la causa?  En gran medida, se debe a la multiplicidad de soluciones utilizadas, que deben adaptarse a las normativas específicas de cada país. La falta de integración entre herramientas y sistemas fragmentados complica la consolidación y seguridad de los datos y la elaboración de informes, aumentando el riesgo de errores y retrasos en la administración de nómina.

En este blog, te compartimos los principales retos en la gestión de nómina en LATAM, gracias a los aportes de líderes de nómina internacional. Además, exploramos sus consecuencias y soluciones.

Retos al gestionar la nómina en LATAM

1. Complejidad y fragmentación de la nómina

Problema:

La gestión de nómina en Latinoamérica enfrenta desafíos significativos debido a la complejidad y fragmentación de los sistemas utilizados. De hecho, el 52% de los responsables de nómina identifica como reto las ineficiencias derivadas del mantenimiento de varias herramientas y proveedores, mientras que el 36% señala que la falta de visibilidad de los datos del capital humano y de la nómina es un problema crítico.

Consecuencia:

Ahora bien, ¿cómo influye en el día a día? Afectando la eficiencia operativa de los equipos de nómina. Ya que suele provocar errores frecuentes en la gestión de datos, como discrepancias en los cálculos de salarios, deducciones incorrectas o retrasos en los pagos globales. Así, es probable que se incremente tu carga de trabajo, debido a que tienes que dedicar tiempo adicional a la corrección manual de inconsistencias.

Por ejemplo, imaginemos que necesitas obtener informes reglamentarios para auditorías internas y externas de cumplimiento normativo. Con un sistema de nómina fragmentado, los datos se encuentran dispersos en varias plataformas, lo que requiere fuerza laboral adicional para consolidarlos. Cada vez que intentas generar un informe, debes verificar la exactitud de la información proveniente de diferentes fuentes, lo que puede llevar a retrasos significativos y a una mayor probabilidad de cometer errores en el pago de nómina.

Por lo tanto, este proceso no solo es tedioso, sino que también compromete la capacidad interna de tu equipo para cumplir las regulaciones fiscales con la nómina global y responder a las auditorías en tiempo y forma.

2. Dificultades para elaborar informes y analizar los datos

Problema:

La falta de integración entre los sistemas de gestión de recursos humanos y las herramientas tecnológicas de proveedores de nómina se traduce en dificultades para elaborar informes y analizar los datos a nivel global. De esta manera, también la toma de decisiones estratégicas resulta comprometida. De hecho, un 23% identifica como la sincronización de datos entre estos sistemas como reto, mientras que un 18% señala que las integraciones deficientes o limitadas entre los sistemas sistemas de nómina y recursos humanos son un obstáculo constante.

Consecuencia:

El cumplimiento de las normativas locales, en los diferentes países donde se opera, puede estar en riesgo. Si los sistemas no están correctamente integrados, es difícil que puedas asegurarte que todos los procesos de nómina cumplan con las leyes laborales y fiscales específicas de cada región. Esto aumenta el riesgo de errores que podrían derivar en sanciones, multas o complicaciones legales, afectando la reputación y estabilidad financiera.

Entonces, supongamos que tu empresa opera en varios países de LATAM, cada uno con regulaciones laborales y fiscales diferentes. Debido a la falta de integración entre los sistemas de nómina y RR.HH., la actualización de las normativas locales no se refleja de manera uniforme en todos los sistemas. Como resultado, al calcular los salarios y deducciones para un país específico como México, los datos se basan en normativas desactualizadas.

Este error podría pasar desapercibido hasta que se realiza una auditoría interna o externa. Además, la empresa se enfrenta a sanciones por no cumplir con la legislación vigente.

3. Dependencia de procesos manuales

Problema:

La excesiva dependencia de procesos manuales en la gestión de la nómina representa un desafío crítico para el departamento de recursos humanos en muchas organizaciones en LATAM. Estas tareas manuales, que abarcan desde la recolección de datos hasta la ejecución de cálculos complejos de manera eficiente, están sujetas a un alto riesgo de errores humanos. De hecho, el 17% así lo sostiene.

Consecuencia:

Cuando gran parte del tiempo y los recursos se destinan a corregir imprecisiones y hacer tareas repetitivas, los equipos no cuentan con el tiempo suficiente para enfocarse en estrategias de alto valor a largo plazo. Por ejemplo, tu equipo de nómina debe procesar manualmente las horas extras de los empleados en varias sucursales de la empresa, cada una con diferentes acuerdos laborales. Este proceso implica recopilar datos de diferentes fuentes, calcular las horas extras en función de normativas específicas y verificar manualmente cada cálculo para evitar errores.

Sin embargo, debido a la complejidad de estos cálculos a nivel global y a la carga de trabajo de tu equipo, es común que se produzcan imprecisiones. Ahora, identificar esas imprecisiones y corregirlas implica una buena cantidad de horas al mes. Por lo tanto, se consume tiempo valioso que podría utilizarse para analizar aspectos más estratégicos, como las tendencias de nómina.

4. Cumplimiento legal en jaque

Problema:

Cada país tiene sus propias normativas laborales y fiscales que deben ser respetadas, y la adhesión a estos requisitos es fundamental para que no haya sanciones y problemas legales. El problema se agrava cuando las organizaciones operan en múltiples países y deben asegurarse de que sus procesos de nómina cumplan con las leyes locales en cada jurisdicción. Aún se vuelve más complejo si los sistemas de nómina no están adecuadamente actualizados con los cambios en las regulaciones locales, lo que aumenta el riesgo de incumplimiento.

Consecuencia:

La falta de cumplimiento legal puede tener consecuencias graves para una organización, como es el caso de multas elevadas y problemas con las autoridades fiscales. Además, el incumplimiento puede dañar la reputación de tu empresa, lo cual afecta su credibilidad y la confianza entre empleados, clientes y socios comerciales.

Por ejemplo, si tu empresa tiene empleados distribuidos en países como España y Colombia, puedes encontrarte con dificultades para mantener la nómina al día con los cambios en las leyes locales. Un caso concreto puede ser el salario mínimo, el cual varía de un país a otro y generalmente presenta cambios al menos una vez por año. 

5. Experiencia del empleado

No es sencillo mantener una experiencia del empleado coherente en todos los países. Por la misma razón que el reto anterior. Aquí, la complejidad surge de la necesidad de alinear los procesos de nómina con diversas normativas locales. Para lograrlo, los equipos de nómina deben crear políticas lo más uniformes posibles y documentar los procedimientos para asegurar que todos sigan las mismas directrices.

Consecuencia:

La falta de coherencia en la gestión de personas puede tener un impacto negativo en la satisfacción y retención. Por ejemplo, se suman nuevos empleados de Brasil y Argentina a tu empresa. Los procesos de incorporación y los beneficios que ofreces varían considerablemente entre ambos países.

Entonces, los nuevos empleados experimentan inconsistencias en el manejo de su documentación, en la formación inicial y en la implementación de beneficios. Esta falta de coherencia resulta en una experiencia de incorporación menos satisfactoria, con descontento.

Una única perspectiva como solución

Si hay algo que los responsables de nómina coinciden es que la consolidación de la nómina es la única solución para superar los principales desafíos que enfrentan. Pero, ¿cómo una solución integral como un software de nómina para la gestión de nómina global puede transformar las operaciones? Estos son los beneficios clave:

• Reduce la complejidad: permite eliminar las ineficiencias asociadas con sistemas fragmentados. De esta forma, la centralización reduce el riesgo de errores y simplifica la administración.
• Facilita el cumplimiento legal: hace más fácil el seguimiento y la adaptación a las regulaciones cambiantes en cada país en los últimos años, lo cual reduce el riesgo de complicaciones legales.
• Permite optimizar los recursos: libera tiempo y recursos que de otro modo se dedicarían a tareas repetitivas y propensas a errores.

Por suerte, esta centralización tiene nombre y apellido, y es Deel Global Payroll. Se trata de una solución integrada que unifica todos los procesos de nómina en una sola plataforma. Consolida y optimiza tus operaciones internacionales de nómina. Nos ocuparemos del compliance, las deducciones fiscales y los trámites en donde tengas entidades, todo con el apoyo de nuestro equipo interno de expertos en nóminas a nivel global. Con Deel, es realmente simple, para una nómina verdaderamente global.

Profundiza en el presente y futuro de la gestión de nómina en LATAM

A través de un análisis exhaustivo de datos y opiniones de líderes en el campo, el estudio de Trendsity y Deel proporciona información valiosa para quienes buscan optimizar sus procesos de nómina y mantenerse a la vanguardia en un entorno laboral en constante evolución tras la pandemia. ¿Qué encontrarás? Veamos:

• El estado actual de los procesos de nómina internacional en las organizaciones de América Latina.
• Los desafíos actuales que enfrentan.
• Los beneficios de optimizar la gestión de nómina internacional en LATAM.