Reunión 1 a 1: cómo organizarla para la máxima productividad

¿Tienes interés en mejorar la comunicación con cada integrante de tu equipo de trabajo? La reunión 1 a 1 es una herramienta que puedes poner en práctica para estar al día con tus empleados que laboran bajo el esquema de teletrabajo. Estos encuentros se caracterizan por ser breves y sumamente efectivos. Veamos entonces qué son, por qué son importantes y unos cuantos consejos claves para lograr la máxima productividad.

¿Qué es una reunión 1 a 1 y por qué es importante?

La reunión 1 a 1 es un encuentro que suele implementarse con una frecuencia de una vez por semana, entre un líder de equipo y un miembro de este. El objetivo es detectar oportunidades de mejora en los alcances y los resultados que se están entregando por proyecto, para evitar que, si hubiera errores, estos se vuelvan a repetir.

Otro de los objetivos de este tipo de reuniones es hablar sobre los motivos y deseos del empleado, sus planes sobre el futuro y oportunidades del desarrollo de la carrera. Es un aspecto importante al que los mánagers deberían prestar atención para fomentar una cultura positiva del equipo.

Por lo tanto, constituye un gran método para impulsar proyectos y lograr objetivos de negocio. Para que sean efectivas, los líderes deben contar con una serie de habilidades esenciales para ejercer el liderazgo virtual y comunicar de manera asertiva en estos encuentros.

Algunos de sus beneficios son:

• Se puede conocer de cerca la perspectiva o los puntos de vista de cada integrante del equipo.
• La comunicación fluye más, dado que los empleados aprovechan estos espacios para expresar sus ideas de forma sincera y transparente.
• Mejora el rendimiento del equipo.

Consejos para hacer tu reunión 1 a 1 eficaz y productiva

Al momento de poner en práctica este método, ten en cuenta esta serie de tips y buenas prácticas que te ayudarán a sacar el máximo provecho de este tipo de reuniones semanales con tus empleados:

1. Prepárate bien con posibles preguntas a realizar

Como líder o jefe de un departamento o equipo de trabajo, resulta importante que conozcas qué hace cada empleado, cuál es su función y en qué está trabajando actualmente. Interiorízate sobre estos temas antes de abordar una reunión 1 a 1 con cada miembro del equipo y prepara un listado de posibles preguntas a realizar.

Algunas preguntas que puedes hacer:

• ¿Cómo te sientes con este proyecto?
• ¿Qué cambiarías de este flujo de trabajo?
• ¿Tienes alguna idea disruptiva o innovadora sobre cómo encarar este desafío?
• ¿Qué otro rol te gustaría desempeñar en este proyecto?
• ¿Qué te gustaría mejorar de este producto o servicio?
• ¿A quién admiras de la organización y qué te inspira?
• ¿Cuál crees que es una gran oportunidad para crecer y que aún no estamos trabajando en ello?

2. Arma tu propia estructura

Si bien lo recomendable es que estas reuniones sean desestructuradas, puedes dedicar un tiempo a definir un posible formato de reunión que te ayude sobre todo para los primeros encuentros. Una estructura muy utilizada para la gestión de proyectos es la siguiente:

1. Preguntas relacionadas con la carga laboral y el estado de ánimo (¿cómo vienes con el trabajo?, ¿qué tal te sientes?).
2. Intercambios sobre un proyecto en específico: ¿cuál es?, mención de los detalles, análisis del progreso y logros, especificación de las necesidades y próximos pasos a seguir (para la toma de decisiones).
3. Inclusión de imprevistos relacionados con el proyecto y desafíos existentes.
4. Espacio destinado a solicitudes (quizás el empleado necesite tiempo libre extra en una semana en particular y este es el momento para hacer la solicitud).

Una buena práctica es incluir un tiempo destinado a la improvisación (siempre pueden surgir temas que no se hayan contemplado de antemano, producto de la conversación).

Eso sí, no es necesario que haya un moderador, dado que son encuentros donde participan solo dos interlocutores.

3. Define los propósitos

Cada 1:1 debe ser diferente. Pero, ¿qué propósitos se pueden abarcar? Como explica Daniel Palacios, SMB Sales Manager para América del Norte en Deel, cada 1:1 debe tener un propósito y estos pueden ser:

• 1:1 semanal: en los que se revisan los números (se deben tener claros los reportes que miran para identificar tendencias).
• 1:1 de inspección de negocios: mitigar el mayor riesgo posible para aumentar las probabilidades del negocio. Tener claridad porque es un negocio que hace falta para que se cierre.
• 1:1 de coaching: hay distintas maneras de desarrollar a las personas. Entonces ahí hay que enfocarnos en cómo lo hacemos. Puede ser con role plays, film reviews o entrenamientos.

4. Crea un clima agradable

Las reuniones 1 a 1 pueden resultar intimidantes para la mayoría de las personas. Sin embargo, la idea es que estos momentos sean los más agradables y cómodos posibles, para que los empleados puedan expresarse con libertad y así lograr conclusiones que contribuyan con el crecimiento de la compañía.

Desde un principio, como líder puedes transmitir el mensaje de que estos encuentros son para que cada empleado exponga las dificultades que tiene para llevar a cabo su trabajo de mejor manera y que tu rol es ayudarles a encontrar el modo de lograrlo.

5. Utiliza el tiempo suficiente (mejor breves)

Para que sean reuniones de trabajo efectivas, estas no deben ser extensas. Hasta 15 o 20 minutos de duración como máximo está bien para que no haya pérdida de tiempo. Asimismo, resulta clave que tengan una periodicidad predefinida en el tiempo: ¿semanal, quincenal o mensual? A su vez, esto definirá el alcance de los temas sobre los que hablar.

6. No olvides las preguntas para entrar en confianza

Una excelente manera de lograr un clima laboral amigable en estos espacios es partiendo de preguntas relacionadas con el plano personal, las famosas preguntas que ayudan a “romper el hielo”. Esto contribuye a crear vínculos de confianza. Así, puedes empezar por hacer preguntas genéricas sobre las cuales todos tienen algo para responder:

• ¿Cómo te sientes?
• ¿Cómo está todo en casa?
• ¿Cómo están tus hijos?
• ¿Cómo te has divertido este fin de semana?
• ¿Cómo fueron tus vacaciones?

Un tip de Billi Ramirez, Frontend engineer en Deel, es resaltar los logros para iniciar reuniones exitosas 1:1 y poner en práctica la escucha activa por parte del manager para comprender el mensaje del empleado.

Además, puedes aprovechar estas instancias para comunicar la relevancia de la inteligencia emocional en el trabajo y cómo lidiar con los retos del día a día. Y qué mejor que como líder pongas ejemplos en los que hayas estado involucrado. Esto servirá para transmitir confianza y desarrollar competencias relacionadas.

7. Incluye temas personales 

Si bien como señala Billi Ramirez, Frontend engineer en Deel, es importante la definición de los compromisos en las áreas de mejora, no todo es el trabajo. En línea con el consejo anterior, no todo sobre lo que se puede hablar en este tipo de encuentros está relacionado íntimamente con el trabajo.

Natalia Jiménez, Head of Expansion para América del Sur en Deel, dice que siempre hay que dejar espacio para hablar de temas relacionados con el plano personal. La clave está en conocer qué cuestiones privadas están afectando al empleado y mirarlo como una persona completa, no como un robot. Por esto, “non-work topics” son importantes para las reuniones 1:1. 

8. Comparte la agenda antes de la reunión por videoconferencia

¿Sobre qué temas te gustaría hablar con cada miembro del equipo? Pasa en limpio el temario y comparte el orden del día con los miembros del equipo. No olvides dar lugar a que ellos también puedan proponer ideas sobre las que tener intercambios durante el encuentro.

Natalia Jimenez, Head of Expansion para América del Sur en Deel, señala algunas claves al respecto:

• Agenda previa
• Preparar la llamada
• Mandar antes cualquier documento que requiera revisión
• No usar la llamada para revisar sino para comentar
• Incentivar que ambas partes puedan llenar la agenda

9. Termina la reunión a tiempo

Como toda reunión virtual, el one to one tampoco debe extenderse más allá de lo pautado. Después de todo, el objetivo de la reunión está centrado en el incremento de la productividad, donde el manejo del tiempo también resulta fundamental.

10.  Finaliza la reunión con un plan de acción 

Billi Ramirez, Frontend engineer en Deel, recomienda siempre incluir ítems accionables por parte del colaborador después del 1:1. ¿en qué consiste esto? Al final del encuentro, cada empleado debe saber cuáles son los pasos a seguir y las tareas a realizar. Por lo tanto, una buena práctica es pasarlas en limpio en un correo electrónico o en una plataforma que utilicen a diario para trabajar.

Así también ambas partes podrán hacer un correcto seguimiento sobre estos accionables, sobre los que probablemente volverán a hablar en la siguiente reunión.

11. Respeta la agenda

Algo que como líder deberías evitar de lleno son las cancelaciones constantes de estas reuniones. Del otro lado, esto puede percibirse como falta de interés en conocer cómo se encuentra el empleado. Procura respetar la agenda de reunión y cancelar solo en casos realmente excepcionales que no puedas evitar hacerlo.

12. Siempre recuerda quién es el centro de cada encuentro

La premisa es que el empleado es el centro de cada reunión 1:1. Por lo tanto, la escucha activa es imprescindible para también asumir una postura de liderazgo que contribuya con la productividad. Es importante que como líder tengas presente esto en todo momento: al menos el 90% de tu tiempo debes dedicarlo a la escucha, mientras que el porcentaje restante a hablar.

13. Envía la minuta

Sí, puedes pedirle a tu empleado que realice la minuta del encuentro o mismo puedes elaborarla tú. Sea como sea, que ambas partes tengan un resumen del encuentro sobre los temas que se abordaron, las soluciones a los retos y obstáculos, además de los siguientes pasos, son necesarios para trazar metas y objetivos que guíen las próximas reuniones y permitan alcanzar mejores resultados en los proyectos.

Eleva el potencial de tu equipo remoto con prácticas recomendables

Si tienes equipos distribuidos, ¿qué mejor que poner en práctica estrategias y acciones que permitan mejorar la gestión del talento desde Recursos Humanos? Las reuniones 1:1 representan un excelente recurso que te permitirá velar por el bienestar de tus empleados y que la comunicación sea lo más transparente posible.

Ya sabes, la clave está en seguir innovando y poniendo al empleado en el centro, para que tu negocio continúe creciendo. Por eso, te invitamos a leer más en nuestro blog:

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