Todo sobre la subcontratación de Payroll

Pagar a tus colaboradores, sean locales o extranjeros, no solo implica depositarles su salario a fin de mes. Los procesos de payroll incluyen mucho más, y pueden llegar a ser estresantes y tomar mucho tiempo

¿Hay alguna manera de hacer que la declaración de impuestos, el cálculo de payroll y otros procesos relacionados con esto resulten más fáciles y eficientes?

Ya sea que tengas una pequeña, mediana o gran empresa, la subcontratación de servicios de payroll seguramente ha pasado por tu cabeza más de una vez.

Lee nuestra guía completa sobre la subcontratación de payroll para saber todo lo que necesario acerca de cómo elegir el proveedor de servicios de payroll adecuado y hacer que tu procesamiento de pagos sea más rentable y sencillo.

¿Qué es la tercerización de payroll?

Al tercerizar tu payroll estás contratando un proveedor de servicios externo especializado para manejar el los pagos de los trabajadores de tu empresa. Este asegura que:

• Todos los pagos se hacen a tiempo y de acuerdo a tus contratos con los colaboradores
• Los pagos se realizan con precisión y cumpliendo con todas las leyes locales.
• Todo el papeleo relacionado con payroll está al día

Los proveedores de servicios de payroll solo se encargan de hacer los pagos a tus colaboradores. Algunos creen que la subcontratación de servicios de payroll incluye servicios de RR.HH. que te ayudan a contratar gente nueva, pero eso no es así. Si necesitas servicios de RR.HH., estos se pueden subcontratar como un servicio aparte, y aunque hay empresas que ofrecen ambos, una empresa de payroll solo maneja esto.

¿Cómo funciona la subcontratación de servicios de payroll?

Ten en cuenta que contratar una empresa de servicios de payroll externa significa que deberás compartir la información de tus trabajadores con ellos. Asegúrate de tener un acuerdo de procesamiento de datos (DPA) adecuado si es necesario, para evitar posibles problemas legales en caso de que el proveedor haga un mal uso de los datos.

Las empresas que ofrecen servicios de payroll puede necesitar los siguientes datos de los colaboradores:

• Informacion personal
• Salario / remuneración / tarifa
• Título profesional
• Fecha de contratación
• Tipo de contrato, etc

Si tus colaboradores usan time cards o un software de time-tracking (en el caso de trabajadores remotos) para realizar un seguimiento de sus horas de trabajo, el servicio de gestión de payroll también puedes necesitar esa información para calcular los pagos con precisión y hacerlos a través de payroll checks o depósitos directos.

Estos proveedores también pueden manejar los impuestos sobre payroll y asegurarse de que cumplas con todas las regulaciones fiscales locales, independientemente de lugar del que sean tus colaboradores. Con eso en mente, es posible que también debas entregar formularios de impuestos específicos y otra información necesaria sobre tus trabajadores, como sus números de seguro social o su ITIN.

El procesamiento de payroll por parte de un proveedor de servicios puede incluir los siguientes pasos:

En el período de configuración deberás entregarle a la empresa elegida toda la información necesaria. En este punto tendrás que confirmar la tarifa y las horas de trabajo de cada colaborador.

Durante el período de pago, el proveedor necesitará saber la cantidad de horas trabajadas por cada empleado para poder ingresar los datos en su software y calcular los pagos. Es posible que debas corroborar la información para entregarles datos precisos.

Cuando se calcula el salario bruto, el servicio de payroll hará las deducciones que correspondan. Estas pueden incluir impuestos, pensión alimenticia, beneficios para empleados, etc.

Cuando se calcula el salario neto, tu proveedor de servicios de payroll hará depósitos o entregará cheques a tus trabajadores y hará otros pagos necesarios, incluidos los impuestos durante la temporada de de pago de estos.

Como propietario de la empresa, recibirás informes de payroll para cada ciclo.

¿Cuáles son tus opciones de tercerización de payroll?

Según varios estudios, el número de empresas que subcontratan los servicios de payroll seguirá creciendo. Ya hay cambios significativos en comparación con las condiciones de hace cinco años, por ejemplo, y con el aumento en el interés por este tipo de servicio, creemos que la cantidad de soluciones de payroll que tendrán las empresas también incrementará.

Por ahora, puedes elegir entre los siguientes:

• Contratación de una empresa de payroll full-service: el principal beneficio que obtienes aquí es la amplia experiencia que tienen estos profesionales en la gestión de pagos y en garantizar el cumplimiento fiscal de las empresas.
• Contratación de un EOR (Employer of Record): con un EOR, también obtienes servicios de RR.HH., pero generalmente cuesta más que subcontratar una empresa enfocada exclusivamente en servicios de payroll.
• Invertir en software de payroll: dado que manejar este requeriría trabajo de tu parte hasta cierto punto, no se considera una subcontratación completa, pero aún así es mejor que hacer todo manualmente usando spreadsheets.
• Contratación de un contador autónomo: las pequeñas empresas pueden beneficiarse de trabajar con un trabajador independiente en lugar de un empleado para este tema, ya que es menos costoso. Si eliges esta opción, asegúrate de que tu contrato con el contador sea claro para evitar posibles problemas de clasificación errónea de empleados.

Beneficios de subcontratar servicios de payroll

¿Has decidido tercerizar las funciones de payroll? Estos son los beneficios que tendrás:

Ahorrarás dinero

No necesitamos recordarte que el tiempo es dinero. Pero tercerizar los servicios de payroll no solo te ayuda a ahorrar tiempo, sino que, literalmente, cuesta menos que crear un departamento in-house que lo gestione. Este proceso lleva tiempo y, a medida que tu negocio crezca, tu equipo necesitará más personal, lo que también se reflejará en tus costos.

Sin embargo, cuando contratas a una empresa de payroll para que maneje el sistema por ti, es posible que sus precios no aumenten tan drásticamente con el tiempo.

Tendrás tranquilidad

Confiarle a un profesional la información y las tareas de tu payroll automáticamente alivia el estrés y abre nuevos espacios de tiempo para que puedas hacer otras cosas importantes para tu negocio.

Aprender a usar un nuevo software puede llevar mucho tiempo, y tratar de encontrar información precisa sobre las leyes locales para asegurarse de cumplirlas puede ser abrumador. Así que puedes evitarlo todo contratando a un proveedor externo para manejar tu sistema de payroll.

Puedes tercerizar los servicios de payroll independientemente de la cantidad de colaboradores que tengas.

Tanto las grandes empresas como las pequeñas pueden beneficiarse de la tercerización de su payroll. Las pequeñas pueden invertir tiempo que de otro modo dedicarían a recopilar y hacer un seguimiento de los datos de payroll en otros asuntos comerciales importantes. Las grandes que tienen muchos colaboradores, pueden evitar los errores en la gestión de su payroll que a menudo pueden ocurrir cuando los contadores o bookkeepers internos están abrumados con demasiadas tareas.

Mantendrás tus datos seguros

Los proveedores de servicios de payroll invierten mucho en servidores cloud-based donde mantienen la información de los colaboradores que las empresas comparten con ellos. Si tienes una pequeña empresa, es probable que aún no hayas considerado invertir en un servicio de este tipo, pero es fundamental para proteger los datos de tus trabajadores. Subcontratar la gestión de tu payroll te garantiza la máxima seguridad de los datos e incluso puede prevenir la malversación de fondos, el robo de identidad, entre otros riesgos.

Cometerás menos errores en el procesamiento de payroll

Cuando trabajas con profesionales expertos cuya única responsabilidad es garantizar que los pagos se realicen correctamente y que se cumplan las leyes fiscales, las posibilidades de cometer un error son menores que con un equipo de contabilidad in-house.

A veces, las consecuencias de un error de payroll son muy graves y van más alla de que un colaborador se queje de que su pago llegó incompleto. Los impuestos federales sobre payroll presentados incorrectamente pueden dar lugar a multas y problemas legales con las entidades que lo regulan, algo que sin duda quieres evitar.

Podrás usar el software más reciente

Puede que no seas tú el que use el software, pero las personas que manejan tu payroll ciertamente lo harán. Los proveedores externos se aseguran de estar al día en lo que respecta a la última tecnología porque les permite estar actualizados y así llevar su servicio al siguiente nivel para ofrecer lo mejor a sus clientes.

Entonces, las ventajas de usar este software de payroll son muchas, entre ellas está: minimizar las posibilidades de cometer un error, tener muchas opciones para pagar a tus trabajadores y hacer que mantenerte al tanto de tus obligaciones fiscales sea fácil.

La automatización de procesos específicos, que es posible con la tecnología, deja suficiente espacio para que los profesionales se concentren en optimizar tu sistema de payroll, lo que en última instancia conduce a hacerlo más eficiente.

Desventajas de tercerizar los servicios de payroll

Aunque la subcontratación de payroll tiene muchos beneficios para una empresa, existen algunas desventajas que quizás quieras considerar al tomar una decisión.

El problema de la accesibilidad

La mayoría de las reuniones actuales se pueden llevar a cabo online y la mayoría de las tareas comerciales se pueden desarrollar sin estar presente en un lugar específico.

Sin embargo, en caso de que sea necesario hablar con alguien cara a cara o estar físicamente presente en un lugar, contratar un servicio de payroll puede ser un problema si no eres local. Por supuesto, es posible contratar localmente, pero si encuentras una empresa con la que “haces clic” y cuya oferta es la más conveniente para tus necesidades, podrías considerar la distancia como un obstáculo.

Al mismo tiempo, las diferentes zonas horarias pueden hacer que tu persona de contacto no esté disponible cuando la necesites.

¿Cuál sería una posible solución para esto? Trabajar con una empresa de payroll ubicada en el extranjero, pero asegurándote de que tengan un representante local con el que puedas hablar cuando sea necesario.

Los altos costos de contratar un EOR

Si optas por utilizar los servicios de un EOR en lugar de contratar una empresa de payroll, puedes terminar gastando más de lo que gastarías si también tienes que contratar un especialista en RR.HH. y no solo servicios de payroll. Esta opción sigue siendo más asequible que tener un equipo de payroll in-house, pero es posible que los propietarios de pequeñas empresas no tengan el presupuesto suficiente para cubrir los costos.

Si ese es tu caso, la solución sería apostar por una empresa de servicios de payroll

El uso de software sin proveedor

Finalmente, si eliges un software de payroll, debes saber que esto es solo la mitad de la subcontratación. Obtendrás algunos beneficios, como ahorrar tiempo y evitar errores, pero aún requerirá trabajo manual de tu parte.

También puede costarte más aprender a usar el software y pagar la licencia. Los proveedores de payroll ya cuentan con programas especializados para la gestión de pagos, por lo que será más conveniente invertir en estos profesionales externos.

Preguntas frecuentes (FAQ's) sobre los servicios de payroll

Hemos respondido algunas preguntas frecuentes sobre la subcontratación de servicios de payroll, que tal vez tu también te hayas hecho.

¿Cómo encontrar el proveedor de servicios de payroll adecuado según tus necesidades?

Es vital gestionar bien todo lo relacionado a impuestos con precisión y realizar los pagos a tiempo, ya sea para el Estado o para tus colaboradores. Es por eso que lo primero que debes considerar al contratar un proveedor externo de payroll es que este te genere confianza.

Para lograr este tipo de relación, una empresa de servicios de payroll siempre debe presentar su oferta de manera transparente. Cualquier costo oculto puede llevarte a finalizar la relación comercial, así que pregunta todo lo que quieras saber antes de comenzar a trabajar con un determinado proveedor: estos deben informarte sobre cualquier costo adicional al que puedas estar sujeto.

También puedes preguntarte si tu sistema de payroll actual es compatible con la forma en que una empresa externa lo maneja. Si descubres que este hace las cosas de manera diferente, sabrás que no sera un buen fit, o también esto puede darte una idea sobre cómo optimizar tu sistema.

Habla sobre escenarios hipotéticos que podrían suceder en tu empresa: nuevos empleados, beneficios, embargos, licencias por enfermedad, etc., y descubre cómo los administra la empresa de payroll que estas considerando.

Además, es posible que quieras verificar si la empresa ofrece opciones específicas de autoservicio. Pueden ser útiles si tienes una gran cantidad de colaboradores. Hacer que inicien sesión en un programa y carguen sus propios formularios de impuestos, por ejemplo, puede ahorrarte mucho tiempo.

Finalmente, pregúntale a la empresa de payroll qué tipo de reportes entregan, por ejemplo, si se incluyen los informes de fin de año fiscal. Periodicamente vas a querer realizar un seguimiento de la eficiencia de tu sistema de payroll y verificar si todo va de acuerdo con el plan.

¿Cuándo tercerizar? ¿Cuándo hacerlo in-house?

Esta puede ser una pregunta crítica para los CEO y otros líderes. ¿Deberías subcontratar los servicios de payroll? ¿Cómo podrías saber si es lo correcto?

Antes de decidir, debes tener las respuestas a estas preguntas:

• ¿Cuántos empleados tienes?
• ¿Tienes empleados y/o trabajadores independientes en el extranjero?
• ¿Tienes los medios para comprar un software de payroll o contabilidad y las integraciones que lo acompañan?
• ¿Puedes capacitar a tus empleados o contratar nuevos?
• ¿Tus empleados trabajan diferentes horas cada semana/mes?

Estas respuestas no te darán una solución definitiva, pero pueden ayudarte a inclinar la balanza hacia un lado o hacia el otro. Si tienes muchos empleados cuyas horas de trabajo varían cada semana, no puedes justificar el gasto de comprar un software de payroll para usar in-house y, si a menudo contratas a extranjeros, la tercerización puede ser la opción más rentable y la que te ahorrará más tiempo.

¿Mis colaboradores también pueden usar el software de payroll?

Claro que sí, y este es uno de los mayores beneficios de subcontratar un proveedor externo para la gestión de tu payroll.

Muchos programas de procesamiento de payroll permiten el autoservicio, lo que ha tenido un gran impacto en la satisfacción de los colaboradores. Estos tienen más libertad y flexibilidad para hacer solicitudes de time off o imprimir documentos que puedan necesitar para diligencias que no están relacionadas con el trabajo.

Esta característica no solo ayuda a tus colaboradores a ganar más autonomía, sino que también representa un gran ahorro de tiempo para ti y tu proveedor de servicio de payroll, ya que pueden concentrarse en otras cosas que son vitales para el negocio.

Encuentra la mejor forma de tercerizar los servicios de payroll

Con toda esta información en mente, estás listo para empezar a buscar la solución de subcontratación de payroll ideal para tu negocio. Investiga tus opciones, compara costos potenciales y elige lo que funcionará mejor en términos de rentabilidad, de ahorro de tiempo, de precisión y de compliance fiscal.