Las mejores herramientas de trabajo remoto

En los últimos años el trabajo remoto cobró relevancia en todo el mundo. Lo que una vez fue una tendencia emergente, hoy en día es la norma en muchas organizaciones o, al menos, la mayoría lo está viendo con buenos ojos porque los mejores talentos lo están valorando como una condición excluyente para su permanencia. De hecho, el 63% de los trabajadores globales señala que definitivamente buscarían un nuevo empleo si no pudieran continuar trabajando de forma remota, según un reporte de Remote.co. Por lo tanto, esta tendencia ha planteado una serie de desafíos, tanto para los empleados como para los empleadores, para adaptarse a una nueva forma de trabajar y para hacerlo de la manera más eficiente posible.

Así, la distancia física entre los miembros del equipo, la falta de interacción en persona y la dependencia de la tecnología, han dado lugar a obstáculos significativos que deben superarse para garantizar la productividad y la eficiencia. Estos desafíos, que van desde la comunicación fragmentada hasta la dificultad para mantener la colaboración efectiva, son comunes a muchos equipos remotos. La buena noticia es que con las herramientas adecuadas de colaboración, planificación y comunicación, tu equipo remoto puede enfrentarlos con éxito. Tan solo tienes que diseñar un conjunto de herramientas elaborado con el propósito de maximizar el potencial de tus colaboradores. Aquí te compartimos las principales herramientas de trabajo remoto:

Herramientas de productividad para el trabajo remoto

Si bien el trabajo remoto ofrece muchos beneficios, como la flexibilidad para determinar horarios y ubicación, además de las posibilidades de conciliar la vida laboral y personal, presenta desafíos en materia de productividad. Después de todo, esa es la clave para que todo equipo sea exitoso. Cuando estos grupos son productivos, pueden completar sus tareas de manera eficiente y efectiva, lo que les permite alcanzar sus objetivos y obtener resultados superiores en los diferentes proyectos en los que participan. 

Descubre cuáles herramientas de productividad para el trabajo remoto puedes incorporar:

Toggl

Como herramienta de seguimiento del tiempo que ayuda a los empleados a rastrear cuántos minutos dedican a cada tarea, Toggl es una de las mejores. Con ella, tus empleados pueden rastrear el tiempo que dedican a finalizar una tarea, es decir, saber cuánto tiempo invierten. Lo cual puede contribuir a la rápida identificación de áreas en las que requieren mejorar sus habilidades para ser más productivos. Está disponible en iOS y Android, por lo que pueden planificar las tareas y comprobar el progreso del trabajo a través de un celular inteligente o tableta, así como hacer seguimiento de todo el equipo. Cabe destacar que con esta herramienta se puede aplicar la técnica Pomodoro u otras para la gestión del tiempo.

Todoist

Esta solución es una herramienta de gestión de tareas, ideal para la planificación diaria que recuerda las tareas que se han marcado o las de todo el equipo en general. Puede ayudar a tu equipo a organizar sus tareas pendientes, para evitar estrés y que no tengan sobrecargas en el flujo de trabajo. Todoist ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas de gestión de tareas. Esta versión permite a los usuarios crear y gestionar listas de tareas, establecer recordatorios, asignar fechas de vencimiento a las tareas y organizar proyectos. Aunque la versión gratuita tiene ciertas limitaciones en comparación con las versiones premium, sigue siendo una opción útil para organizar el trabajo home office.

MindMeister

Esta es una herramienta de productividad para obtener mapas mentales que favorece a una comprensión más clara del panorama general de los proyectos. Para aquellos que no les gusta el enfoque tradicional de la gestión de tareas y tiempo, MindMeister es una gran opción. Así, tus empleados pueden visualizar rápidamente los proyectos en los que están involucrados y los objetivos correspondientes, en pro de mejorar la comprensión y el trabajo en equipo. Además, es una de las mejores herramientas de brainstorming y concentración, ya que permite visualizar todas las ideas expuestas, es muy útil para la planificación de campañas o los procesos de toma de decisiones.

Herramientas de gestión de proyectos para equipos remotos

¿Cómo tu talento de México puede comunicarse con el que está en India o Australia? ¿Cómo pueden trabajar mancomunadamente a pesar de la distancia geográfica? Como líder de equipo, ¿cómo puedes rastrear el progreso de los proyectos y la ejecución de todas las tareas de tu sector? La gestión de proyectos remotos presenta desafíos únicos que pueden dificultar la colaboración y el seguimiento del progreso. Pero hay solución para enfrentarlos con éxito. A continuación, te presentamos las mejores herramientas de trabajo remoto para gestionar proyectos:

Trello

Este es un software diseñado específicamente para aquellos equipos de trabajo que les gusta organizar las tareas con tableros, columnas y tarjetas, siguiendo la metodología ágil Kanban. Está pensado para quienes se sienten cómodos organizando sus pendientes en diversas listas, redactar tarjetas con fechas de finalización y etiquetas, y hacer seguimiento con columnas como “Por hacer”, “En proceso” y “Finalizado”. No por nada Trello es una opción popular, ya que le permite a los equipos remotos o híbridos trabajar ágilmente y personalizar la plataforma para satisfacer necesidades específicas.

Asimismo, Trello se caracteriza por ser intuitiva y fácil de aprender a utilizar, lo que hace que todos puedan empezar a usarla desde el minuto cero a pesar de que tengan diferentes niveles de experiencia. Por otro lado, ofrece una amplia gama de automatizaciones que pueden ayudar a los equipos a ahorrar tiempo y esfuerzo. Por ejemplo, pueden automatizar tareas repetitivas, como asignar tareas o enviar notificaciones.

Wrike

Otra herramienta de gestión de proyectos para trabajadores remotos que se basa en la nube y que permite acceder a una amplia gama de funcionalidades y características imprescindibles. Por ejemplo, con Wrike, tus empleados pueden controlar el tiempo, colaborar en documentos en línea y gestionar mejor los recursos implicados. Sin duda, es una buena opción para quienes requieren una herramienta potente y escalable.

Asana

Una alternativa es Asana para organizar y rastrear el progreso de las tareas y proyectos. Su interfaz es sencilla y la curva de aprendizaje para su uso no representa demasiado tiempo de capacitación. En ella, se pueden crear diferentes proyectos, hacer listas de tareas, asignar responsables e incluir subtareas para un desglose detallado de “tareas madre”, entre otras cosas.

Monday.com

Esta otra plataforma online está basada en cuadrículas para la visualización de los proyectos en equipo. Está recomendada para aquellos que requieren una herramienta lo más visual y atractiva posible. Asimismo, esta herramienta le permite a los equipos personalizar sus tableros para que se adapten a sus necesidades específicas, al mismo tiempo que incluye automatizaciones diversas, como el hecho de un elemento se archive automáticamente cada vez que la columna "Estado" de un elemento se le asigna la etiqueta de que ya no es relevante.

Notion

Entre las herramientas de colaboración de proyectos, también se encuentra Notion. En esta plataforma online, los empleados pueden gestionar las tareas por medio de notas, listas, calendarios y más. Incluye una amplia variedad de plantillas y funcionalidades para la planificación y el seguimiento. Es muy flexible y puede integrarse con otras herramientas digitales de colaboración para el trabajo remoto.

Jira

Por último, Jira está diseñada para ayudar a los equipos a planificar, rastrear y entregar proyectos eficientemente. Tiene características que permiten una correcta organización y colaboración, con tareas, sprints y diagramas. Asimismo, la capacidad para generar diagramas y gráficos ofrece una representación visual clara del progreso del trabajo colaborativo y del estado de los proyectos, lo que facilita la toma de decisiones informadas.

Herramientas de comunicación para reuniones eficientes

La clave del éxito de toda gestión de equipos remotos es una buena comunicación. De hecho, el establecimiento de una comunicación clara y precisa forma parte de las estrategias más valiosas para la gestión del talento humano desde Recursos Humanos. Sin ella, es imposible superar las expectativas y alcanzar los resultados deseados. En el caso de los equipos remotos, la comunicación adquiere una relevancia incluso superior, dado que no tienen la oportunidad de interactuar cara a cara con la misma frecuencia que lo harían si estuvieran en una oficina tradicional. En adición, la comunicación es necesaria para compartir información, resolver problemas, construir relaciones de confianza y colaboración, y para tomar decisiones informadas como equipo. Revisa las herramientas digitales que pueden ayudarte para eso:

Slack

Esta es una plataforma de comunicación empresarial que permite a los equipos comunicarse y colaborar entre sí para reuniones virtuales y la comunicación remota sin problemas. El gran abanico de soluciones de comunicación que presenta esta herramienta la convierte en un imperativo para todo equipo remoto. Entre las funcionalidades más destacadas, Slack ofrece un chat de texto sencillo, permite crear canales por temas o proyectos para organizar la conversación, ofrece llamadas de voz y video de alta calidad, además de que permite compartir archivos adjuntos alojados en Google Drive, por ejemplo.

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Zoom

Entre las herramientas de comunicación para equipos productivos en remoto, Zoom es una de las más elegidas, porque permite que los empleados puedan conectarse y colaborar en tiempo real a través de videollamadas. Durante las videoconferencias, se puede compartir la pantalla con otros miembros del equipo de teletrabajo, hacer presentaciones y demostraciones en vivo (de todo tipo de archivos, sean Google Docs u hojas de cálculo de onedrive), participar en un chat de texto y grabar los encuentros para revivirlos más tarde. Además, Google Calendar puede integrarse de manera eficiente con Zoom para programar y organizar videollamadas y reuniones, establecer recordatorios y enviar invitaciones.

Tandem

¿Tienes empleados que hablan diferentes idiomas? ¿O necesitas que tu equipo mejore su vocabulario en un idioma en particular porque estás expandiendo tu negocio a un mercado que lo requiere? Tandem es una aplicación de idiomas que permite a los usuarios practicar idiomas con hablantes nativos. Así, esta herramienta de comunicación es útil para quienes necesiten aprender nuevos idiomas o mejorar sus habilidades relacionadas. Además, es una forma divertida y efectiva de aprender nuevos idiomas, por fuera de la enseñanza más “tradicional”.

⭐ A propósito, ¿te gustaría revisar los mejores consejos para gestionar a tus trabajadores a distancia? Descubre las mejores prácticas, como la realización periódica de reuniones uno a uno y el envío de regalos empresariales.

Herramientas de seguridad y protección de datos para equipos remotos

Con el trabajo remoto, los equipos y las empresas están más expuestas a sufrir vulneraciones. Los riesgos de seguridad más comunes están relacionados con el acceso no autorizado a datos, el malware y el robo de identidad. Por eso, la implementación de medidas de seguridad resulta esencial para proteger tu negocio y, también, para ahorrar en costos. ¿Sabías que, según un estudio de IBM, el ahorro promedio es de 1,76 millones de dólares para aquellas empresas que usan la automatización y la AI de seguridad en comparación con las que no lo hacen? Entre las medidas se debe contemplar el uso de herramientas de seguridad y protección de información sensible, como las que te enseñamos aquí:

1Password

Esta es una herramienta para la gestión de contraseñas que ayuda a los usuarios a crear contraseñas seguras y únicas para todas sus cuentas. De esta manera, evitarás que tus empleados creen contraseñas débiles que son fácilmente vulnerables por los hackers. 1Password también tiene funciones de autenticación de dos factores (2FA) para ayudar a proteger las cuentas contra el acceso no autorizado.

Dashlane

Otra opción es Dashlane, con funciones similares a 1Password. También incluye un generador de contraseñas seguras, además de un administrador de contraseñas y de tarjetas de crédito. Incluye 2FA para proteger el acceso a las cuentas, incluye un historial de contraseñas utilizadas para restablecer las que tus empleados olviden y permite a los usuarios compartir contraseñas de forma segura con otros.

Cómo Deel Engage y Slack potencian la productividad del trabajo remoto

Deel Engage es la plataforma de plugins de RR. HH. que le permiten a tu equipo completar tareas en Slack, eliminando el cambio de contexto y manteniendo la productividad con herramientas que estarán felices de usar. No solo se adapta a tu negocio, sino que permite gestionar a todo tu equipo en un solo lugar. Por eso, Deel Engage se convierte en la solución ideal para potenciar la productividad del trabajo remoto, ya que ahora puedes aprovechar la potencia de ambas plataformas. Pero, ¿de qué manera? Por ejemplo, reduciendo los costos de contratación y priorizando el proceso de talentos referidos, promoviendo las relaciones de equipo con meetups y mucho más. ¿Te gustaría conocer más detalles? [¡Apoya a tu equipo con esta suite de plugins con un clic!](https://app.deel.com/create-profile?user-type=client

Como hemos visto, las herramientas adecuadas son esenciales para lograr equipos productivos en remoto. Con ellas, los empleados pueden trabajar alineados, construir relaciones significativas y alcanzar los resultados esperados. La combinación Deel Engage y Slack que aquí te presentamos puede potenciar aún más la productividad. Puedes desarrollar una cultura empresarial más sólida, aumentar la colaboración en equipo y reducir el agotamiento con plugins de RR.HH. integrados y creados para automatizar los procesos en donde trabaja tu equipo. ¿Qué esperas para beneficiarte de todo esto?