Trabajo asíncrono: todo lo que necesitas saber

El trabajo asíncrono permite a los equipos remotos colaborar y terminar los proyectos en su propio tiempo, manteniendo la productividad y la eficiencia.

En el trabajo síncrono, se espera que los trabajadores se comuniquen con sus compañeros, trabajen a lo largo de su turno y obtengan siempre una respuesta inmediata. En cambio, el trabajo asíncrono permite a los individuos responder y colaborar cuando son más productivos, sin ser interrumpidos continuamente.

El trabajo asíncrono existe desde hace tiempo, pero la pandemia seguro que ha hecho que empresas de todo el mundo pisen el acelerador a la hora de implantar este modelo de trabajo en sus equipos.

En este artículo, aprenderás todo lo que necesitas saber sobre la forma asíncrona de comunicación y trabajo y cómo puedes ayudar a tu equipo a adoptarla para obtener los máximos resultados.

Trabajo asíncrono y equipos distribuidos

Las empresas que trabajan de forma asíncrona permiten que los trabajadores terminen su trabajo y respondan a sus colegas cuando les resulte conveniente y dentro de un plazo razonable, como las 24 horas, en lugar de exigir o esperar que los trabajadores estén conectados, disponibles y respondan durante un horario determinado.

Aunque el término "asíncrono" puede parecer poco familiar, en realidad es más común de lo que crees. Imaginemos que estás trabajando en una serie de preguntas para una mesa redonda. Estás en el equipo de eventos, pero te gustaría que los equipos de comunicación y contenidos corporativos también te ayudaran.

En lugar de organizar una reunión para debatir el desarrollo del evento o enviar un mensaje a un colega para pedirle su opinión sobre la pregunta inicial, puedes utilizar Google Docs para colaborar de forma asíncrona. Por ejemplo, puedes utilizar la función "sugerir" del programa para solicitar comentarios asincrónicos y etiquetar a tus compañeros con observaciones. Tu compañero de trabajo recibirá una notificación y responderá en su momento.

Para las personas que siempre han trabajado y se han comunicado de forma sincrónica, el trabajo asíncrono puede resultar intimidante. También es común tener una serie de preocupaciones al principio: ¿qué pasa si necesito una reacción rápida de un compañero de trabajo? No podremos colaborar si no fomentamos la comunicación en tiempo real. Sin una reunión, ¿cómo comunicaremos las actualizaciones de estado?

Todas estas son preocupaciones razonables, pero lo cierto es que probablemente ya hayas realizado trabajo asíncrono en alguna ocasión, y dar el salto para incorporarlo más a fondo puede ser más fácil de lo que crees.

Beneficios del trabajo asíncrono

El trabajo asíncrono tiene muchos beneficios, pero en última instancia se reducen a una cosa: permite que las personas que colaboran desde diferentes lugares realicen un mejor trabajo.

A continuación te mostraremos los beneficios más importantes del trabajo asíncrono.

1. Autonomía en el trabajo

Al comunicarnos de forma asíncrona, se consigue una gran independencia y flexibilidad como equipo y a nivel individual. El trabajo asíncrono alivia la tensión y el aburrimiento que supone ceñirse a un horario estricto. Te permite completar tu mejor trabajo en el momento que más te convenga.

2. Equipos productivos

Cuando determinas tu propio tiempo y horario de trabajo, puedes planificar según tus necesidades sin que te influyan las tensiones sistémicas externas. Esto te permite adoptar un enfoque más centrado en tu tarea y planificarla mejor como resultado. Sin las continuas interrupciones de los canales de comunicación sincrónicos, como los chats o las videollamadas, puedes dedicar suficiente tiempo de tu jornada laboral al trabajo en profundidad sin interrupciones.

3. Mayor responsabilidad

El trabajo asíncrono y a distancia te permite asumir una mayor responsabilidad en tu trabajo y tomar más decisiones por ti mismo. Esto implica que te haces dueño de tu trabajo, eres responsable de liberar a tus jefes y supervisores de algunas de sus responsabilidades. Esta es una característica vital del trabajo en cualquier empresa y en cualquier área; te ayuda a sentirte como un miembro valioso del equipo, te permite invertir en tu trabajo y te hace sentir escuchado y confiado, todo lo cual contribuye a la satisfacción laboral.

4. Mejor toma de decisiones

Cuando trabajas de forma asíncrona, no te cruzas necesariamente con el resto del equipo, especialmente con tus jefes. Esto significa que de vez en cuando tendrás que tomar una decisión basada en tu mejor juicio sin la ayuda de los demás, lo que puede resultar intimidante al principio, pero te enseña a tomar mejores decisiones. Como te permite aplicar tu propia perspectiva y lógica a cada decisión que tomas, aceptas la responsabilidad de tus actos y te esfuerzas por tomar la mejor opción posible para tu trabajo, ya que eres consciente de que se te exigirán responsabilidades.

5. Entorno de empoderamiento

Las virtudes de la independencia, la confianza, la responsabilidad y la verdadera flexibilidad se inculcan en un entorno de trabajo asíncrono. Esto te ayuda a desarrollarte como persona y como grupo, lo que puede ser especialmente significativo para las startups, donde los equipos suelen crecer juntos, junto con la empresa.

Al hablar en sincronía, tienes la oportunidad de considerar tus respuestas, tu trabajo, las consecuencias de tus acciones en el trabajo, y asegurarte de que todos están trabajando hacia un objetivo común, lo que puede beneficiar mucho a toda la empresa. Los trabajadores ganan confianza en sí mismos gracias a ello, y su ética de trabajo mejora como resultado.

6. Permite una mayor flexibilidad

¿No es cierto que todos buscamos el equilibrio entre la vida laboral y la personal? Con el trabajo asíncrono este objetivo parece más alcanzable. La posibilidad de determinar tu propio horario y calendario es la característica más atractiva del empleo remoto y asíncrono. Si eres más productivo durante el día, elige ese momento; si eres más productivo por la noche, elige esas horas. Si tienes una urgencia, una cita con el médico o una factura que pagar, puedes ocuparte de tus obligaciones diarias durante la semana. Otra flexibilidad muy apreciada del trabajo asíncrono en equipos distribuidos es el hecho de que puedes trabajar desde cualquier espacio de trabajo que te resulte atractivo: la oficina de tu casa, una cafetería, un espacio de co-working, etc.

7. Comunicación eficaz y clara

Cuando se utilizan métodos de comunicación sincrónica como el chat o el teléfono, hay que pensar con rapidez y responder con rapidez. Esto da a la comunicación una sensación de urgencia y no te da suficiente tiempo para procesar y responder. Tienes la opción de reflexionar sobre tu comunicación, modificarla para que sea lo más clara y eficiente posible, y pedir exactamente lo que quieres a través de una comunicación asíncrona eficaz, que suele ser por escrito. Con las herramientas de comunicación adecuadas y unas buenas opciones de integración de herramientas de gestión de proyectos como Slack o Loom, puedes permitir que tu equipo trabaje con más eficacia que nunca.

8. Zonas horarias iguales

Con el trabajo remoto asíncrono, tu equipo puede estar situado en cualquier parte del mundo, siempre que tenga acceso a Internet. Los trabajadores que están en distintas zonas horarias no tendrán ningún problema. Las personas que trabajan en zonas horarias distintas pueden sufrir las consecuencias de la comunicación sincrónica, ya que deben estar disponibles durante las horas no laborables. El trabajo asíncrono elimina por completo este problema.

9. Fomenta la transparencia

Cuando se comunica de forma asíncrona, una de las cosas más importantes que hay que recordar es dejar un rastro y documentarlo todo. Si trabajas de forma asíncrona, es probable que te comuniques en formas extendidas como notas, documentos, correos electrónicos, etc. Esto garantiza una total transparencia y te permite localizar el origen del problema para poder solucionarlo.

Desafíos del trabajo asíncrono

Como puedes ver, el trabajo asíncrono tiene numerosas ventajas, pero eso no significa que este método de trabajo esté exento de desafíos.

Estos son algunos de los retos más comunes que encuentran las empresas y los equipos que trabajan de forma asíncrona.

• Algunos trabajadores pueden sentirse alienados o solos debido a la falta de reuniones cara a cara o de relaciones en tiempo real.
• Existe una desconexión. Por muy concisa que sea, la comunicación escrita no siempre expresa la emoción y el tono necesarios para que las personas se sientan conectadas.
• Habrá menos lluvias de ideas espontáneas. Los trabajadores que intercambian ideas en tiempo real pueden generar mucha espontaneidad y genio creativo, pero la comunicación asíncrona les quita parte de ello.
• Las respuestas tardan en llegar. Comunicarse de forma asíncrona puede ser difícil para el trabajo que exige una acción urgente, especialmente si los compañeros de equipo están esperando horas (o incluso días) para recibir respuestas.

La buena noticia es que puedes trabajar con tu equipo para diseñar técnicas de comunicación remota que combinen a la perfección enfoques de comunicación síncrona y asíncrona para obtener lo mejor de ambos mundos.

Herramientas para el trabajo asíncrono

Las ventajas de la comunicación asíncrona son numerosas, pero la mayor puede ser que es una solución que permite a dos individuos o grupos compartir ideas a su propio ritmo. Las tecnologías de colaboración sincrónica, en cambio, reúnen a las personas en tiempo real. Por ejemplo, un equipo de marketing puede utilizar Google Docs para hacer una lluvia de ideas para el diseño de un nuevo blog antes de entrar en un chat de Zoom para discutir los méritos de cada plan.

No existe un enfoque único para el uso de software colaborativo asíncrono y síncrono. Combinar el debate asíncrono (es decir, utilizando Google Doc) y síncrono (es decir, utilizando Zoom) es eficiente en el escenario anterior. Como ya te has tomado el tiempo de hacer una lluvia de ideas de forma asíncrona, puedes repasar las ideas completamente formadas e incluso decidir los siguientes pasos cuando llegue el momento de saltar a una llamada.

Explorar las herramientas de colaboración en línea es similar a ir de compras en Internet. Hay tantas posibilidades que decidir cuáles comprar y utilizar puede ser difícil. Y, al igual que al ir de compras, es mejor empezar por las categorías clave para encontrar lo que se busca.

Pizarra digital

Dado que se asemeja a la forma en que mapeamos y representamos las ideas, una pizarra digital es el tipo de herramienta de colaboración que más se acerca a la cooperación en persona. Entre las aplicaciones gratuitas de pizarra digital que puedes probar con tu equipo están Conceptboard y Whimsical.

Videoconferencia

La videoconferencia es un método de comunicación por video. Las plataformas de videoconferencia más populares son Google Meet, Skype y Zoom, que pueden utilizarse con herramientas de colaboración adicionales como una pizarra digital.

Mensajería instantánea

Cuando se trata de hacer preguntas o intercambiar información urgente, las aplicaciones de mensajería instantánea son esenciales.

Gestión de reuniones

Dado que no todas las reuniones deben ser sincrónicas, se necesitan tecnologías de colaboración que permitan debates totalmente asíncronos. Las herramientas que pueden ayudar a los equipos remotos a tener menos y mejores reuniones son esenciales para una comunicación eficaz.

Gestión de proyectos

Cuando las ideas y las tareas de cada proyecto están bien organizadas, es más fácil conseguir un trabajo en equipo eficaz. Los programas de gestión de proyectos más populares son Notion, Asana y Monday, muchos de los cuales también funcionan como herramientas de escritura colaborativa en línea.

Trabajo asíncrono vs. sincrónico

Al final del día, el trabajo asíncrono y el sincrónico deben coexistir porque ambos tienen ventajas y desventajas.

Aunque es estupendo que las herramientas asíncronas nos permitan evitar las largas y tediosas reuniones cara a cara, también significa que estamos perdiendo un cierto nivel de conexión humana que la tecnología no puede sustituir. Es fundamental que los miembros del equipo sientan una conexión personal.

Celebrar una reunión tradicional de vez en cuando puede dar a los trabajadores una sacudida de energía y ayudarles a colaborar eficazmente.

Por ejemplo, en lugar de celebrar cinco reuniones presenciales al mes, puede ser solo una. Esto te permitirá incorporar el trabajo sincrónico donde sea necesario. Al mismo tiempo, el funcionamiento asíncrono no se verá obligado a pasar a un segundo plano.

Comunicación asíncrona

La comunicación asíncrona describe todos los modos de comunicación que no requieren que varias partes estén disponibles al mismo tiempo.

La comunicación sincrónica, en cambio, se produce cuando se responde a la información recibida en tiempo real.

Mientras que la comunicación sincrónica puede ser la norma en un entorno de oficina, una empresa que desee migrar al trabajo a distancia debe dar a sus trabajadores remotos la posibilidad de elegir cómo se produce la comunicación entre sus equipos.

Cuando se trabaja a distancia, es imposible saber si alguien está disponible, ocupado o fuera de la oficina. Si confías en la rapidez de la mensajería instantánea para comunicarte, es probable que te decepcione. El envío de mensajes a través de un medio que requiere respuestas rápidas puede resultar abusivo cuando los miembros del equipo se encuentran en zonas horarias diferentes.

Además, la mensajería instantánea, así como las conversaciones telefónicas y otros modos de comunicación sincrónicos, desvían tu atención de la tarea que tienes entre manos y te hacen perder la concentración. Si no puedes concentrarte completamente en tu tarea, no podrás mantener un flujo de trabajo consistente, lo que significa que serás menos productivo.

En estas situaciones, la comunicación asíncrona es ideal, ya que protege el tiempo y la atención de todos al eliminar las distracciones innecesarias. Reservar un tiempo cada hora para repasar los mensajes fomenta un trabajo más saludable y satisfactorio.

Consejos y buenas prácticas: cómo hacer que funcione

Está claro que la tecnología desempeña un papel importante a la hora de hacer que la comunicación asíncrona funcione para tu equipo. El uso de soluciones digitales es inevitable porque la mayor parte, si no toda, la comunicación y la administración tienen lugar en el entorno virtual.

La mayoría de las empresas modernas ya utilizan una serie de herramientas para ayudar a la comunicación, la gestión de proyectos y la organización de equipos, y lo más probable es que estas también sean suficientes para los equipos asíncronos.

Hay que prestar especial atención a la gestión de los trabajadores, y ahí es donde resultan útiles las herramientas de seguimiento del tiempo. Tanto los trabajadores como los empleadores pueden controlar las horas trabajadas, lo que ofrece a los equipos tanto la responsabilidad como la opción de trabajar a su propio ritmo.

Además, el software de control del tiempo ayuda a mantener separadas la vida laboral y la personal: una vez que has trabajado tus horas, puedes fichar sin sentirte culpable, evitando el agotamiento y el exceso de trabajo.

Sin embargo, la tecnología por sí sola no aliviará todos los problemas a los que se enfrentan los equipos asíncronos. Los equipos también deben crear protocolos y directrices internas que permitan la colaboración y, al mismo tiempo, definan claramente los límites de la vida laboral.

Por ejemplo, los equipos asíncronos suelen tener unas horas al día en las que deben estar todos conectados al mismo tiempo. Esto puede ayudar a resolver una serie de problemas de comunicación, ya que permite a las personas ponerse al día, programar reuniones y recibir respuestas en tiempo real.

Asíncrono es el futuro del trabajo

El objetivo de elegir un modo de comunicación asíncrono es hacer que los lugares de trabajo a distancia sean más productivos, no sustituir el trabajo sincronizado. Con la popularidad del trabajo a distancia, las empresas tendrán que encontrar un equilibrio entre los métodos de trabajo sincronizados y asíncronos y determinar qué utilizar en un entorno remoto.

Depende de ti determinar qué ventajas de la comunicación y el trabajo asíncronos serán útiles para tu equipo y aplicarlas para producir los resultados empresariales positivos que deseas.