Pago automatizado: 10 ventajas para empresas y trabajadores

La automatización se ha utilizado para facilitar la vida de los seres humanos durante siglos. Desde la revolución industrial, los humanos se han librado de tareas repetitivas y tediosas enseñando a las máquinas a hacerlas. En la época actual, hemos avanzado mucho en todos los aspectos de la automatización en diversos campos, desde la limpieza de nuestros hogares hasta el procesamiento de los datos de los pagos en una empresa.

La automatización es útil en los negocios y la automatización del proceso de pagos da varias ventajas a las empresas que la utilizan. Estas ventajas tampoco las obtienen exclusivamente las empresas. También los trabajadores pueden beneficiarse en gran medida de las soluciones automatizadas de pagos.

1. La automatización da un cálculo de pagos más rápido

El cálculo manual de los pagos requiere una gran cantidad de tiempo. Una empresa necesita personas que revisen varias hojas de cálculo de Excel, comparen información de diferentes fuentes y calculen todo "a mano".

Con un sistema automatizado de pagos, todo lo que tiene que hacer un empleado de recursos humanos es introducir la información una vez, y el sistema se encargará de ello. El resultado final serán los pagos correctamente calculados para cada trabajador.

2. La automatización de las pagos ahorra dinero

Las empresas que emplean algún tipo de software de pagos automatizado no necesitan tener mucho personal de RRHH y financiero. Esto reducirá en gran medida los costes operativos de la empresa y mejorará el resultado final cada año.

La automatización del procesamiento de los pagos será especialmente beneficiosa para las empresas que no tienen una solución interna para esa gestión y dependen de la externalización de los servicios de pagos. Estas empresas no solo obtendrán los beneficios de la automatización de los pagos en la empresa, sino que también ahorrarán el dinero que normalmente gastarían pagando a otra persona para que pague a tus trabajadores.

3. El seguimiento del tiempo es menos estresante

El seguimiento de las horas de trabajo de los trabajadores mediante procesos manuales es una tarea que consume tiempo y es estresante para el departamento de recursos humanos. RRHH tienen que estar atento al horario y al salario por hora de todos los de una empresa. Las empresas que automatizan los pagos reducirán en gran medida el estrés que experimenta su departamento de recursos humanos durante cada periodo de pago.

También beneficiará a los trabajadores, ya que dispondrán de una forma más sencilla de contabilizar el tiempo, lo que facilitará el seguimiento de sus horas de trabajo. Además, dispondrán de un pago que se corresponde perfectamente con su jornada laboral y su salario por hora, en cada periodo de pago.

4. Pago automatizado = menos posibilidades de error humano

La automatización reduce la posibilidad de que un trabajador de RRHH sobrecargado de trabajo cometa un error con el cálculo del salario de un colaborador o que un dato del trabajador se introduzca incorrectamente. Aunque este tipo de errores no suelen ocurrir muy a menudo, siguen sucediendo de vez en cuando. Y una vez que ocurren, llevan mucho tiempo para corregirlos y causan problemas tanto para el trabajador como para la empresa a través de diversos reembolsos y vicisitudes legales.

La introducción del pago automatizado reducirá, si no elimina por completo, las posibilidades de que alguien omita una casilla de Excel, o introduzca la información de forma incorrecta.

5. La automatización de los pagos facilitan el cálculo de los impuestos

Calcular los pagos es una tarea temida por la mayoría de las personas en todo el mundo. Y si hubiera una forma de agilizar el proceso, lo harían en un segundo. La situación es similar para las empresas que determinan los impuestos sobre las pagos y los importes de las retenciones de los ingresos de sus trabajadores.

Esta es otra de las ventajas de contar con un sistema de pagos automatizado. Este tipo de soluciones de software de pagos ya tienen los tipos impositivos y las normas fiscales integradas en su código. Esto significa que realizan las deducciones salariales, como el impuesto sobre el trabajo y las prestaciones de los empleados, de forma automática.

6. La automatización de los pagos permite un procesamiento más rápido de las mismas

Introduce el autoservicio para los trabajadores que quieren cobrar su pago. Pueden introducir su propia información en el software de RRHH dado por la empresa y, una vez que los datos han sido comprobados y aprobados por la empresa, el trabajador recibirá su cheque de pago automáticamente, cada período de pago.

Esto reduce en gran medida el tiempo necesario para procesar cada talón de pago y abonarlo en la cuenta del trabajador, independientemente del tipo de pago que utilices.

7. Mayor seguridad

Otro beneficio importante del procesamiento automatizado de pagos es la seguridad de la empresa. Al eliminar el factor humano, se reducen las posibilidades de fugas de información.

Además, conservar copias impresas de la información de las pagos no es seguro. Al automatizar el proceso de pagos, una empresa puede asegurarse de que toda la información sensible está encriptada y protegida por un muro de contraseñas. De esta manera, nadie más que las personas adecuadas puede acceder a ella.

8. La automatización facilita el mantenimiento de registros

Facilitan la presentación de impuestos y el mantenimiento de registros fiscales, ya que toda la información está en un solo lugar y no hay copias impresas que puedan extraviarse o dañarse.

La automatización también facilita mucho la creación de otro tipo de informes, así como la recopilación de datos estadísticos con fines de investigación y mejora.

9. Mayor facilidad para realizar modificaciones y correcciones

Aunque la automatización de pagos reducirá las posibilidades de que se produzcan errores humanos, no hay garantía de que los evite por completo. Por lo tanto, la empresa tendrá que realizar cambios en el sistema de vez en cuando. Además, es posible que tengas que introducir cambios independientemente de los errores humanos, de cosas relacionadas con la información de los trabajadores o del pago.

Estos podrían incluir, pero no se limitan a:

• Aumentos de sueldo por ascensos
• Nombres de trabajadores recién casados que han cambiado su apellido
• Actualización de los formularios de acuerdo con las últimas políticas y regulaciones
• Cambio de cuentas bancarias para los trabajadores que reciben su patrulla mediante depósito directo
• Cambio de direcciones o lugares de residencia
• Adición de nuevos trabajadores o eliminación de los antiguos del sistema

10. Permite a la empresa centrarse en su crecimiento

Por último, eliminar las distracciones y el tiempo que dedicas a procesar manualmente los pagos y la incorporación de los trabajadores permitirá a la empresa dedicar más tiempo y energía a su desarrollo. Según la American Payroll Association, la automatización del proceso de pagos puede reducir los costos de una empresa en un 80%. El esfuerzo y los recursos que se gastan en contratar y mantener un departamento de RRHH lo suficientemente grande como para procesar manualmente los pagos pueden invertirse en otros campos como la investigación de productos, la satisfacción del cliente o el marketing. Esto es especialmente importante para las pequeñas empresas que gestionan las pagos. Estas empresas pueden no tener los recursos necesarios para invertir en todos los campos y podrían beneficiarse enormemente del ahorro y la reinversión de algunos fondos.

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