Pagamentos internacionais: evite taxas altas e erros legais

Trabalhar com pagamentos internacionais é uma das novas demandas das áreas jurídicas e financeiras das organizações. Com a crescente expansão das empresas para o mercado global, os encarregados pela execução e compliance da folha de pagamento precisam expandir seus conhecimentos sobre a legislação e as obrigações fiscais em diferentes países.

Quando se trata da gestão de equipes globais, alguns dos desafios mais comuns são:

• Para a equipe financeira – taxas elevadas no processamento de pagamentos em outros países, perdas cambiais na conversão para as moedas locais, e obrigações tributárias locais para garantir a conformidade fiscal de todos os contratos.
• Para a equipe jurídica – especificidades das leis trabalhistas locais, classificação de funcionários e prestadores de serviços, benefícios trabalhistas exigidos em cada país, entre outros aspectos para garantir a conformidade legal.

Nesse sentido, a solução mais buscada pelas organizações é um sistema de pagamento simplificado e de checagens automatizadas da conformidade legal em cada país.

Custos ocultos dos pagamentos internacionais

Existem três custos que frequentemente ficam ocultos ao iniciar a expansão internacional:

1. Altas taxas bancárias e de conversão: ao transferir os pagamentos internacionais, dependendo do sistema escolhido, a empresa precisa arcar com taxas por serviços bancários e cambiais.
2. Atrasos no processamento de pagamentos transfronteiriços: dependendo do país e do sistema de pagamentos internacionais escolhido, o prazo para que o dinheiro esteja na conta do colaborador pode atrasar.
3. Flutuações de câmbio imprevisíveis: mesmo com tudo computado e previsto, o planejamento financeiro dos pagamentos internacionais está sujeito a ajustes devido ao câmbio global volátil.

Riscos de compliance nos pagamentos internacionais

Listamos abaixo três riscos de conformidade legal aos quais as empresas estão suscetíveis mais comumente:

1. Classificação de funcionários ou prestadores de serviços: a classificação correta de um trabalhador como funcionário ou prestador de serviços é fundamental para o cumprimento das leis trabalhistas e fiscais. Na maioria dos países, os funcionários têm direito a uma série de benefícios – como licenças e férias remuneradas, 13º salário, e previdência social. Além disso, a empresa precisa pagar os impostos e contribuições previdenciárias devidas no vínculo empregatício. Já os prestadores de serviços autônomos ou freelancers não têm os mesmos direitos trabalhistas que os empregados, mas seus contratos com as empresas possuem obrigações fiscais diferentes – como a necessidade de declarar seus próprios impostos. Se uma empresa classifica incorretamente um trabalhador, pode ser responsabilizada fiscal e legalmente por não ter feito os pagamentos de contribuições sociais, impostos e outros benefícios. Em muitos países, isso resulta em multas pesadas e processos judiciais.
2. Obrigações fiscais e de relatórios em diferentes países: as regras tributárias variam muito de um país para outro, baseadas em diferentes fatores, como o tipo de serviço prestado pelo profissional, e os acordos de dupla tributação entre alguns países. Uma das obrigações fiscais é o imposto sobre a renda. Dependendo do país, a empresa pode ter que reter impostos sobre os pagamentos internacionais feitos a funcionários ou prestadores de serviços, além de cumprir com as obrigações da declaração de impostos (como retenção de IR, contribuições sociais, etc.). Outro desafio são os relatórios fiscais periódicos exigidos em alguns países. Caso não sejam apresentados pela empresa, ela fica suscetível a penalidades, inclusive o congelamento de contas bancárias.
3. Penalidades pelo não cumprimento das leis trabalhistas locais: cada país tem suas próprias leis que regem desde a jornada de trabalho até os benefícios trabalhistas. As penalidades por não cumprir essas leis podem ser severas, variando desde multas até ações legais de funcionários. Em relação à jornada, algumas legislações determinam limite máximo de horas trabalhadas por semana e as condições sob as quais um empregado pode ser exigido a fazer horas extras. No caso de trabalhadores internacionais, as empresas precisam garantir que estão seguindo essas regras para evitar ações judiciais. Em relação aos benefícios, em alguns países da Europa, por exemplo, é obrigatório fornecer um mínimo de férias pagas, o que não é uma exigência nos EUA. Desconhecer as regras pode resultar em multas e ações de compensação por parte dos empregados. Em relação à segurança no trabalho, as leis são bastante rigorosas na União Europeia, por exemplo, e empresas que não as cumprem correm risco de serem processadas e penalizadas.

Melhores práticas para pagamentos internacionais seguros e econômicos

Escolha a infraestrutura de pagamento certa

A escolha da infraestrutura adequada é essencial para garantir pagamentos internacionais seguros e mais econômicos. Isso envolve a seleção de provedores de pagamento confiáveis, com sistemas de criptografia avançados e compliance com regulamentações globais. Além disso, a infraestrutura deve ser capaz de processar múltiplas moedas e facilitar transferências em diferentes países, garantindo custos de conversão baixos e minimizando o risco de fraudes. Optar por soluções como plataformas de pagamentos integradas, que ofereçam transparência, segurança e flexibilidade, otimizam o processo e proporcionam uma experiência sem erros ou falhas para as empresas e seus funcionários ou freelancers.

Automatize a folha de pagamento para garantir pontualidade e precisão

Automatizar a folha de pagamento é uma estratégia eficaz cada vez mais adotada tanto por pequenas e médias empresas como pelas grandes companhias. Dessa forma, elas conseguem garantir que os pagamentos internacionais sejam realizados com pontualidade e sem erros. Ao utilizar softwares de pagamentos automatizados, as organizações reduzem o risco de falhas humanas, desde o cálculo de salários e benefícios, até a contabilização de horas extras e folgas remuneradas. Além disso, a automação da folha de pagamento proporciona uma visibilidade clara sobre as transações, ajudando a manter um fluxo financeiro mais organizado e eficiente. Isso também facilita o cumprimento dos prazos e garante que os colaboradores ou prestadores de serviços, em qualquer parte do mundo, sejam pagos no valor correto e nas datas combinadas, fortalecendo a confiança e o engajamento.

Faça parceria com um fornecedor de folha de pagamento com experiência internacional

Contratar fornecedores experientes em pagamentos internacionais é crucial para garantir a conformidade legal e fiscal em qualquer país onde sua empresa contrata. A escolha deve priorizar fornecedores com profundo conhecimento sobre as leis e obrigações fiscais de cada país. A Deel possui equipes de especialistas jurídicos e financeiros para RH em mais de 150 países, e uma plataforma integrada de folha de pagamento que faz checagens automáticas de compliance local. Dessa forma, as mais de 30 mil empresas que escolheram a Deel como parceira zeraram os erros relacionados a impostos, deduções fiscais, e legislação trabalhista. Além disso, elas contam com atualizações regulares sobre mudanças nas leis fiscais e trabalhistas em cada país, permitindo uma adequação correta e rápida. Com isso, a gestão de folha de pagamento terceirizada evita multas e penalidades, além de promover uma relação transparente e justa com os colaboradores e prestadores de serviços globais.

Como o Deel Global Payroll simplifica os pagamentos internacionais

A plataforma Deel Global Payroll é uma ferramenta inovadora que automatiza cálculos e pagamentos internacionais, além de monitorar desempenho, bem-estar e engajamento de equipes distribuídas. Dentre as principais vantagens de contar com os serviços da Deel, estão:

• Pagamentos automatizados e compatíveis em diversas moedas
• Estrutura de taxas transparente sem custos ocultos
• Integração fácil e eficiente com os sistemas de RH e contabilidade já em uso na empresa
• Acompanhamento em tempo real do processamento da folha de pagamento e do compliance local
• Suporte contínuo de conformidade legal e fiscal

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