Pagamento de funcionários no exterior sem riscos legais

O pagamento de funcionários já é uma tarefa complexa por si só. Ao contratar profissionais em outros países, as empresas enfrentam toda a complexidade de uma folha de pagamento internacional. Isso porque a conformidade legal é diferente em cada país, exigindo conhecimentos especializados e muita precisão em todo o processo de contratação e gestão de talentos.

Cada vez mais, as empresas estão expandindo sua força de trabalho para o exterior, pois é uma forma de acessar profissionais qualificados para as novas demandas, além de abrir novos mercados para o negócio. Entretanto, é fundamental atentar para os riscos legais de gerenciamento dos contratos e da folha de pagamento, garantindo o compliance nessa etapa de crescimento do negócio.

Principais desafios do pagamento de funcionários em diferentes países

• Conformidade com as leis trabalhistas e regulamentações fiscais locais: cada país possui uma legislação específica para regular o mercado de trabalho, além de taxas, impostos e contribuições previdenciárias que as empresas precisam cumprir. Um dos pontos mais importantes é a classificação de funcionário, prevista por lei na maioria dos países para definir qual tipo de contrato se aplica para a função e o modelo de trabalho. É fundamental cumprir a classificação correta para garantir compliance e evitar litígios ou penalidades. Além disso, manter a conformidade das tributações de cada país é crucial para evitar multas e até a interrupção das atividades. O ideal é contratar fornecedores especializados, que possuem conhecimento profundo sobre as especificidades das legislações locais. Isso reduz os riscos de erros ou falhas, que afetam a reputação da empresa e geram custos extras.
• Problemas de câmbio e processamento de pagamentos: outro desafio no pagamento de funcionários são as questões de câmbio e processamento de pagamentos. Muitas vezes, as organizações precisam pagar na moeda de preferência do colaborador, o que pode ser complicado devido às flutuações da taxa de câmbio, que afetam diretamente os custos da folha de pagamento. Além disso, taxas ocultas em transações internacionais podem gerar custos inesperados, complicando a gestão financeira da empresa. O ideal é também contratar fornecedores de soluções de folha de pagamento que conseguem realizar transações em múltiplas moedas. Isso garante a previsibilidade dos custos e a pontualidade dos pagamentos.
• Tributação sobre folha de pagamento, benefícios e contribuições previdenciárias: existem diferentes obrigações fiscais e requisitos de segurança social em cada país, que precisam ser rigorosamente seguidos para evitar problemas com as autoridades locais. Salário base, benefícios trabalhistas, impostos, taxas, deduções fiscais e contribuições previdenciárias variam entre regiões. Não atendê-los corretamente gera risco alto de compliance. Nesse desafio, a contratação de fornecedores também tem ganhado força. Cada vez mais, as empresas buscam plataformas digitais que automatizam o controle e a atualização de toda a folha de pagamento – desde cálculos até mudanças nas leis de cada país, assegurando que a tributação esteja correta e que os benefícios obrigatórios sejam fornecidos.

Melhores práticas para pagar funcionários internacionalmente sem riscos

1. Centralização da gestão da folha de pagamento para melhor eficiência

Centralizar a gestão do pagamento de funcionários é fundamental para garantir eficiência e precisão – dos cálculos da folha, dos prazos e do compliance legal em relação aos benefícios obrigatórios e contribuições previdenciárias (no caso de um contrato de emprego). Além disso, a centralização também permite a oferta de benefícios equivalentes para equipes globais, o que é essencial para o clima positivo e o engajamento.

Além disso, ao centralizar a folha de pagamento, a empresa também consegue oferecer melhores benefícios no caso de um contrato de prestação de serviço, garantindo maior competitividade na atração e retenção de talentos.

Com um sistema integrado, todas as informações dos pagamentos ficam em uma só plataforma, o que facilita o acesso e a gestão de dados. A automação do processo reduz significativamente os riscos de erro humano e garante que os pagamentos sejam feitos pontualmente, sem atrasos ou falhas.

Isso também contribui para a otimização de tempo e recursos da empresa, permitindo que os gestores de RH se concentrem em tarefas estratégicas, sem se preocupar com as complexidades do processamento manual de pagamentos.

A prática mais comum no mercado é a contratação de fornecedores especializados na centralização da folha de pagamento. Nessa escolha, é fundamental que a empresa opte por um fornecedor experiente, com uma plataforma fácil de usar, e segura. Apesar de parecer uma dica óbvia, as organizações ainda enfrentam problemas nesse sentido: 54% dos profissionais que atuam com folha de pagamento afirmam lidar com atrasos nos pagamentos devido à lentidão do suporte do fornecedor do serviço (fonte: Forrester).

2. Garantia da conformidade com as leis locais

Manter a conformidade legal é um desafio no pagamento de funcionários em diferentes países. A legislação trabalhista e fiscal varia bastante de um país para outro, o que exige atenção cuidadosa para evitar complicações jurídicas.

A parceria com empresas especialistas em folha de pagamento é um caminho assertivo, adotado cada vez mais pelas empresas em todo o mundo, para assegurar que todas as obrigações legais sejam cumpridas corretamente – desde o cálculo de impostos até o cumprimento de regras trabalhistas específicas de cada país.

O uso de plataformas como Deel Global Payroll garante que as atualizações de conformidade sejam feitas em tempo real, ajustando automaticamente as práticas de pagamento de funcionários a possíveis mudanças nas leis locais. Isso garante que a organização esteja sempre alinhada com as exigências regulatórias, evitando riscos de multas ou litígios.

Nesse item, as empresas também buscam fornecedores especializados, que automatizam a checagem de conformidade em cada contrato, independente do país (no caso da Deel, a atuação é em mais de 150 países) ou do modelo de contratação (funcionário ou freelancer). Além disso, é preciso garantir que o fornecedor tenha uma equipe jurídica especializada em legislações internacionais, com suporte eficiente.

3. Oferta de salários e benefícios competitivos em diferentes mercados

Para atrair e reter talentos globais, é crucial oferecer salários e benefícios atraentes. Isso passa pelo entendimento dos padrões e aspectos culturais do mercado onde a empresa está contratando. A estruturação dos pacotes deve levar em conta o custo de vida, a economia e as expectativas salariais de cada região, garantindo que a empresa seja vista como uma boa opção para profissionais qualificados.

Além disso, é fundamental que a organização mantenha a igualdade salarial entre os colaboradores, independentemente da localização, para evitar questões legais e promover um ambiente de trabalho justo e inclusivo. Isso tudo não só protege a empresa contra possíveis litígios, mas também melhora a cultura organizacional e o engajamento dos times.

Como a folha de pagamento internacional da Deel ajuda as empresas a aprimorar o pagamento de funcionários

A plataforma Deel é uma solução eficaz para empresas que lidam com o pagamento de funcionários em diferentes países, automatizando processos e garantindo uma gestão eficiente. Integramos todos os dados e fluxos de pagamento, permitindo que a sua organização processe folhas de pagamento de forma centralizada, sem a necessidade de sistemas separados para cada país.

A automação acelera todo o processo, reduzindo o tempo gasto com tarefas administrativas e, além disso, minimizando o risco de erros humanos, com tecnologias inteligentes que conferem mais precisão e confiabilidade.

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A Deel também assegura que todas as obrigações fiscais e legais sejam cumpridas, com total conformidade com as regras de cada país. A plataforma é constantemente atualizada para refletir quaisquer mudanças nas leis e regulamentos, o que ajuda a proteger a sua organização de riscos legais e multas.

Com a possibilidade de pagar os funcionários em suas moedas locais, a Deel também garante a transparência nas taxas de câmbio, evitando custos inesperados e ocultos para o seu caixa. Isso contribui para um processo de pagamento simplificado, livre das tradicionais complexidades financeiras, e reduz as despesas gerais relacionadas à folha. Por fim, sua organização aprimora a experiência tanto da equipe jurídica e de RH, quanto dos colaboradores.

Alguns dos benefícios da plataforma Deel para pagamento de funcionários:

• Classificação de funcionário e cadastro no sistema público local
• Cobertura líder mundial em mais de 150 países
• Folha de pagamento integrada e gerenciada em uma plataforma amigável e moderna
• Fácil implementação da plataforma nos sistemas internos das organizações
• Mais de 80 integrações e API aberta
• Personalização de ferramentas e processos conforme as necessidades da empresa
• Pagamentos em massa
• Garantia do compliance da folha de pagamento em todas as etapas
• Atualização constante das legislações locais
• Equipes jurídicas e de RH especializadas em contratação internacional
• Custeio da folha de pagamento com um único pagamento, simplificando o fluxo de caixa com uma camada extra de segurança
• Base de dados integrada
• Relatórios ágeis e personalizados, em uma moeda unificada com visualização clara das taxas de câmbio
• Insights globais sobre os custos dos funcionários
• Sincronização dos fornecedores de folha de pagamento com o Payroll Connect
• Unificação de todos os dados da folha em relatório padronizado Gross to Net
• Automatização do compliance trabalhista e das tributações na gestão de pessoas
• Envio dos documentos fiscais obrigatórios de final de ano e notificações previdenciárias automáticas
• Recibos de salário de funcionários e faturas de pagamento de impostos
• Fornecimento de TRCT sobre saída de funcionário
• Pagamento de benefícios mais eficiente, como plano de saúde, vale-refeição e licenças remuneradas
• Desligamentos ágeis e em conformidade, com cálculo de rescisão e contracheque final automatizados

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