Checklist de implementação para começar a usar um SIRH

Eventualmente, os dados fragmentados, a documentação desorganizada e o trabalho manual levam a erros, processos ineficientes e membros da equipe frustrados. A menos, é claro, que você encontre o SIRH (Sistema de Informação de Recursos Humanos) certo.

Quer você seja uma equipe de 100 ou 1.000 pessoas, um SIRH que pode crescer com você (como o Deel HR) otimizará seus processos, minimizará erros e trabalho manual e ajudará sua equipe a tomar decisões informadas e baseadas em dados.

Este guia é para equipes que estão prontas para abandonar o gerenciamento de RH fragmentado e configurar seu primeiro SIRH com a Deel. Já está familiarizado com os fundamentos do SIRH? Leia nosso guia sobre como migrar dados de RH de um SIRH para Deel HR.

O que é um SIRH?

Um SIRH é uma solução de software para melhorar as funções centrais de RH e o gerenciamento da força de trabalho. Os principais recursos incluem organização de dados de funcionários, controle de tempo e presença, folha de pagamento, administração de benefícios, gerenciamento de desempenho e funções de autoatendimento de funcionários.

O Deel HR é um SIRH global que permite aos profissionais de RH gerenciar toda a sua equipe internacional em um só lugar. Isso inclui seus funcionários diretos, funcionários de EOR (empregador de registro) e prestadores de serviços de todo o mundo.

Como se preparar para seu primeiro SIRH

O SIRH ideal é aquele que pode apoiar sua equipe a longo prazo. Para encontrá-lo, você precisa identificar seus objetivos de negócios, fazer um plano de implementação e preparar sua equipe para o processo.

Avaliação e estabelecimento de metas

• Faça um plano: estabeleça um cronograma de implementação, defina e aprove um orçamento e identifique os stakeholders e os membros da equipe envolvidos no processo
• Audite suas informações atuais de RH: reúna seus documentos atuais de RH em um só lugar. Identifique fontes de informações precisas versus imprecisas e determine os controles de acesso para equipes/indivíduos
• Defina suas metas parao SIRH: seu objetivo principal é consolidar os dados de RH em uma plataforma, entender melhor e antecipar custos ou gerar relatórios mais personalizáveis?
• Faça um checklist dos requisitos do sistema: identifique os recursos e funções de que você precisa em um SIRH, como criar perfis de funcionários localizados ou usar integrações específicas

Alinhe sua equipe

A implementação de um SIRH desde o início requer que membros de equipes diferentes trabalhem em alinhamento. Se possível, identifique um gerente de projeto para atuar como um elo entre seu fornecedor e seu departamento de RH para agilizar o processo de implementação.

Você também deve desenvolver um processo claro de implementação em várias fases com equipes internas. Identifique quem concluirá as seguintes tarefas em sua equipe de implementação:

• Identificar os requisitos do departamento para um SIRH
• Planejamento e gerenciamento de projetos
• Treinamento do sistema
• Configuração e teste
• Plano de comunicação para uma implantação em toda a empresa

Pesquise e selecione seu SIRH

Use um template de Request For Proposal (solicitação de proposta) para coletar informações de produtos de fornecedores e identificar o SIRH certo para sua equipe. Determine como seus preços mudam dependendo do tamanho da equipe, como eles oferecem suporte a uma equipe de dimensionamento e suas integrações.

Faça um teste com seus principais fornecedores de SIRH para experimentar seus produtos e fluxos de trabalho em primeira mão. Para obter uma lista de verificação completa do que procurar ao pesquisar fornecedores de SIRH, leia nosso Guia para escolher um SIRH para sua empresa.

6 passos para configurar um SIRH com a Deel

Depois de escolher seu software de RH ideal e preparar sua equipe para o processo, é hora de implementar seu novo sistema. Na Deel, nosso objetivo é tornar a integração de um SIRH em sua stack de tecnologia o mais simples possível para sua equipe. Veja como é o processo de ponta a ponta conosco.

1. Reúna os dados

2. Faça upload dos dados no Deel HR

3. Revise a sua lista de pessoas

Reúna todos os dados de seus funcionários, consolide-os em um documento e exporte-os como um arquivo CSV para facilitar a migração de dados

Verificamos e confirmamos as informações do funcionário e nossa equipe de integração ajuda a carregar os dados existentes no Deel HR

Depois que todas as informações dos profissionais forem migradas para o Deel HR, revise sua lista de pessoas, que fornece uma visão completa de todos os trabalhadores em um só lugar, incluindo sua função, equipe, país e outros detalhes

4. Edite perfis de funcionários

5. Defina gerentes e colaboradores

6. Adicione novos funcionários conforme necessário

Edite as informações do perfil do funcionário conforme necessário e atribua controles de acesso

Configure gerentes e colaboradores para mostrar a estrutura hierárquica de sua organização

Os gerentes podem ser definidos durante o processo de onboarding ou por meio de perfis individuais

Integre novos funcionários a qualquer momento por meio da plataforma: os novos perfis de funcionários serão localizados de acordo com seu país de residência

Para agilizar o processo, os funcionários podem fazer upload de documentação, assinar contratos de trabalho e muito mais por meio do portal de autoatendimento

O que vem depois? Um checklist pós-implementação do SIRH

Siga estas etapas para maximizar sua experiência com o Deel HR e preparar sua equipe para o sucesso.

Integre seu SIRH com outros sistemas

Reduza as tarefas manuais, simplifique os fluxos de trabalho e evite erros humanos integrando o Deel HR com suas outras ferramentas favoritas, como Quickbooks e Ashby. A Deel integra-se com mais de 15 ferramentas e aplicativos de RH populares. Ou use a API Deel para criar integrações personalizadas que atendam às necessidades exclusivas de sua equipe.

Graças à nossa configuração dentro da plataforma, a integração leva apenas alguns minutos e pode ser concluída diretamente por sua equipe. Não é necessário suporte extra de especialistas em tecnologia.

Teste seu novo SIRH

Com o perfil de sua equipe adicionado e suas integrações concluídas, você pode testar a plataforma totalmente. Colete feedback dos testadores durante esta fase e dos usuários finais após o lançamento. Todos os dados dos funcionários foram adicionados corretamente? Você pode executar um relatório de folha de pagamento sem problemas? As automações estão funcionando como esperado?

Compartilhe treinamento de produtos e recursos

O Deel HR foi construído para ser simples e intuitivo, para que qualquer usuário possa navegar facilmente pelo produto. Mesmo assim, os membros da equipe principal devem ser treinados sobre como usar a plataforma. A equipe de suporte da Deel fornecerá tutoriais em vídeo úteis que o guiarão pela plataforma, bem como recursos para oferecer suporte a uma implementação tranquila.

Implantação do SIRH e integração da empresa

Após a conclusão do treinamento, identifique uma data de lançamento para seu novo sistema de RH. Envie comunicações para toda a empresa para anunciar sua adoção do SIRH, como fazer login, como usá-lo e como solicitar suporte. Essa mensagem pode variar dependendo da função e do status do destinatário na empresa.

Quando você estiver pronto para lançar o Deel HR em toda a empresa, todos os funcionários receberão um convite para ingressar na plataforma. Depois de fazer login, eles completam um checklist de tarefas simples, como carregar documentação adicional (como dados bancários) ou assinar eletronicamente o contrato de trabalho.

Retire com segurança seus arquivos e documentação antigos

Agora que você tem suas informações de RH consolidadas em uma única plataforma, descarte ou armazene com segurança suas planilhas e documentos usados anteriormente. Considere armazenar os arquivos por algumas semanas após o lançamento do SIRH, caso precise fazer referência aos dados originais. Marque claramente os documentos como “não utilizar” e altere os controles de acesso para “somente visualização” para desencorajar o uso.

Conheça o Deel HR: o SIRH global que cresce com sua empresa

O Deel HR é o primeiro SIRH global que permite gerenciar toda a sua equipe internacional em uma plataforma. Isso inclui seus funcionários diretos nos Brasil, seus prestadores de serviços na Índia e seus funcionários de EOR na Argentina - tudo em um só lugar.

Com o Deel HR, ela pode ser:

• Economize mais de US$ 20.000 por ano consolidando várias plataformas de RH em uma só
• Obtenha uma visão total da sua equipe com painéis em tempo real, relatórios de quadro de funcionários e folha de pagamento e integrações de API
• Construa uma cultura organizacional mais forte com plugins Deel Engage, que estimulam conexões entre sua equipe e automatizam tarefas comuns de RH
• Obtenha visibilidade global gerenciando integração, folha de pagamento e conformidade em qualquer país, a partir de um local central

O Deel HR é gratuito para empresas de todos os portes. Saiba mais sobre nosso SIRH global.