8 tarefas para se terceirizar ao expandir sua empresa

Escrito em parceria com nossos colegas da Bench

Gerenciar as operações diárias de sua empresa não é pouca coisa. O trabalho administrativo - vendas, marketing, RH, contabilidade e atendimento ao cliente - consome um tempo precioso que você poderia (e provavelmente deveria) dedicar às atividades principais que lhe permitem gerar receita e expandir seus negócios.

Quando a rotina diária de gerenciar essas tarefas começa a esgotar sua energia e drenar seu valioso tempo, a terceirização pode ser a escolha mais sensata.

Mas quais tarefas você deve terceirizar e quais terão o impacto mais significativo em sua empresa? Vamos detalhá-las a seguir.

O que é terceirização?

Terceirização é a contratação de um prestador de serviços externo, freelancer ou agência para cuidar de tarefas ou projetos específicos em vez de contratar novos funcionários ou atribuir esse trabalho à equipe interna. As empresas terceirizam para tornar suas operações mais eficientes e reduzir os custos operacionais. A terceirização também garante que os especialistas concluam tarefas importantes em um alto nível.

A gama e o escopo dos projetos que você pode terceirizar variam muito. Por exemplo, você pode delegar um projeto menor a um assistente virtual ou contratar uma agência para cuidar de todas as suas funções de suporte ao cliente. Graças às novas tecnologias e ferramentas, a maioria das tarefas comerciais pode ser realizada praticamente em qualquer lugar, aumentando sua produtividade, impulsionando as vendas e ajudando você a tomar decisões melhores e mais rápidas.

A terceirização no mesmo país é geralmente chamada de "onshoring". Se você terceirizar o trabalho em outro país, isso às vezes é chamado de "offshoring".

Quando você deve considerar a terceirização?

Se você pensou em terceirizar, pode estar se perguntando: "Será que agora é o momento certo?"
Aqui estão alguns sinais de que é hora de contratar ajuda externa.

• O negócio está crescendo e exigindo mais recursos e atenção do que você pode continuar a oferecer
• Você não pode oferecer o nível de comprometimento que os funcionários, clientes e parceiros esperam
• Você não tem o conhecimento necessário e precisa de um especialista para lidar com as tarefas de forma mais eficiente e eficaz do que você poderia fazer sozinho
• Sua equipe está atolada de tarefas administrativas chatas de back-office e o moral está em baixa

Por que você deveria terceirizar seu trabalho administrativo

Quando os negócios ficam movimentados durante períodos de rápido crescimento, muitos proprietários de pequenas empresas recorrem a especialistas externos para aliviar a carga administrativa. Aqui estão algumas vantagens que você terá ao terceirizar sua administração:

Economizar custos com funcionários e folha de pagamento

O custo dos funcionários é alto, considerando que você deve fornecer seguro, benefícios, integração, além das despesas de treinamento. Mesmo que o funcionário interno trabalhe meio período, os custos da folha de pagamento serão mais altos, pois é necessário cobrir o custo dos impostos trabalhistas.

Terceirizar seu trabalho administrativo para uma pessoa ou agência de boa reputação significa que você está pagando por projeto e não por alguém em tempo integral durante todo o ano para fazer um trabalho que não existe. A contabilidade é um bom exemplo. O gerenciamento da contabilidade é uma parte importante de uma empresa, mas talvez não precise de uma pessoa em tempo integral. Ao terceirizar, sua empresa pode reduzir drasticamente os custos sem sacrificar a qualidade.

Manter o foco da empresa

A terceirização também permite que você mantenha o foco nas tarefas internas importantes da sua empresa. Veja, por exemplo, o atendimento ao cliente. Embora seja uma parte importante de qualquer empresa, ele pode consumir muito tempo e ser desgastante para os principais membros da equipe.

Terceirizar o atendimento ao cliente significa que seus clientes terão níveis consistentes de atendimento, enquanto sua equipe interna tem tempo para se concentrar em atividades que ajudam sua empresa a funcionar com mais eficiência e aumentar o ROI.

Manter a flexibilidade do espaço de trabalho

Se o seu trabalho passa por oscilações sazonais, você pode ter um monte de trabalho em uma semana e pouco ou nenhum na semana seguinte. Sua empresa pode não precisar do mesmo nível de pessoal durante todo o ano.

A terceirização lhe dá flexibilidade, permitindo que você traga profissionais quando precisar deles. Dessa forma, você pode atender às suas necessidades sem o compromisso financeiro de contratar funcionários em tempo integral, cujo custo pode levar anos para atingir o ponto de equilíbrio.

Acessar uma base de talentos maior

Ao contratar para uma função, talvez você só tenha acesso a um pequeno grupo local de talentos. A terceirização pode lhe dar acesso a especialistas em todo o mundo com os conjuntos de habilidades especializadas de que você precisa.

Imagine um consultório de dentista que deseja aceitar uma variedade de planos de saúde, mas não tem pessoal suficiente para acompanhar os diversos fornecedores e as regras de cobertura. O consultório pode optar por terceirizar para alguém especializado em faturamento médico, o que custará menos do que o treinamento da equipe existente ou a contratação de mais funcionários qualificados e, ao mesmo tempo, proporcionará uma experiência superior ao cliente.

Saiba mais: Como contratar prestadores de serviços internacionais

Gerenciar risco

A rotatividade de funcionários é cara. Quando alguém se demite, todo o dinheiro que você gastou na contratação e no treinamento vai embora com ele. A rotatividade também pode interromper suas operações, resultando em problemas dispendiosos.

A terceirização cria um nível de estabilidade em sua empresa. Se o seu gerente de marketing tiver que tirar uma licença médica prolongada, você terá que se esforçar para preencher a função (possivelmente com o primeiro candidato aceitável ou disponível), fazer o trabalho você mesmo ou simplesmente ficar sem. Mas se você terceirizar o trabalho para um especialista em marketing, reduzirá os riscos e as interrupções e permitirá que sua empresa continue operando enquanto o gerente estiver ausente.

8 tarefas que sua empresa pode terceirizar a partir de agora

Pronto para economizar o dinheiro de sua empresa e ampliar seus negócios? Aqui estão oito tarefas administrativas que você pode terceirizar hoje mesmo.

1. Folha de Pagamento

Quando se tem vários funcionários, especialmente se eles moram em estados ou países diferentes, o processamento da folha de pagamento pode se tornar complicado e estressante. Há muitas exigências legais, o que significa que há sérios riscos de não conformidade com as leis tributárias e de folha de pagamento. Em muitos casos, os proprietários de pequenas empresas preferem deixar a folha de pagamento para os especialistas.

A terceirização de sua folha de pagamento para uma plataforma global de folha de pagamento e conformidade (como a Deel) elimina a logística complexa e o árduo processo de integração e pagamento de funcionários em outros países, automatizando a folha de pagamento. Com apenas alguns cliques, qualquer empresa pode contratar com a Deel em mais de 150 países, facilitando o recrutamento de talentos internacionais e garantindo que eles sejam pagos pontualmente, sempre.

Saiba mais: Como terceirizar sua folha de pagamento

2. Contabilidade

A contabilidade e a preparação de impostos podem consumir muito tempo, mas não se pode tomar atalhos quando a Receita Federal está de olho. Além das conciliações bancárias mensais e dos relatórios a serem executados, você terá de lidar com prazos iminentes de declaração de impostos e erros que podem ter enormes implicações financeiras para a sua empresa.

Um serviço de contabilidade terceirizado, como a Bench, pode cuidar da sua contabilidade para você, preparando relatórios financeiros que lhe permitem tomar melhores decisões de negócios sem ter que se preocupar com os números.

Saiba mais: Como terceirizar sua contabilidade

3. Gestão de redes sociais

As redes sociais se tornaram ferramentas essenciais para manter contato com os consumidores e as partes interessadas. No entanto, gerenciá-las pode consumir muito do seu tempo, principalmente quando se leva em conta o planejamento de calendários editoriais mensais, a criação de conteúdo, a resposta a comentários, a curtidas em publicações relevantes e a programação de publicações.

Se a tarefa de manter o controle de suas contas parecer muito difícil, você pode terceirizar o gerenciamento de redes sociais com alguém que tenha experiência em marketing, testando novas ideias, interagindo com os clientes e conquistando seguidores fiéis todos os dias.

Então, onde encontrar o talento certo? Você pode contratar em um site de freelancers como Upwork, Freelancer ou Fiverr, terceirizar para uma agência estabelecida ou pedir recomendações de seus próprios contatos na rede social, como LinkedIn ou Twitter.

4. TI

A maioria das pequenas empresas não tem os recursos necessários para manter um funcionário ou uma equipe de TI em tempo integral. No entanto, haverá momentos em que você precisará de suporte técnico para configurar os dispositivos e sistemas que sua empresa pode usar.

De acordo com a Verizon, 43% dos ataques cibernéticos, como phishing e ransomware, têm como alvo específico as pequenas empresas. A terceirização da segurança cibernética garante que sua empresa seja protegida por profissionais que se concentram em proteger e defender os dados de seus clientes.

Os profissionais de TI terceirizados também podem ajudar a solucionar problemas técnicos e resolver problemas de hardware ou software. É provável que alguém em sua rede já tenha um profissional de TI terceirizado, portanto, consulte outros empresários (ou até mesmo o Google) para encontrar alguém em sua região.

5. Gestão de caixa de entrada e calendário

O tempo necessário para gerenciar seu e-mail e sua agenda é um tempo que não é dedicado a atividades que geram valor. Um assistente virtual terceirizado pode ajudá-lo:

• Administrar sua agenda de negócios
• Filtrar seus e-mails
• Configurar respostas automáticas
• Marcar compromissos
• Enviar lembretes para você

Não há escassez de provedores de assistentes virtuais autônomos para contratar, como ClearDesk, Prialto e Talkie, só para citar alguns.

Saiba mais: Como contratar um assistente virtual

6. RH

A terceirização de RH pode ser ideal para você se as restrições de tempo, recursos ou orçamento o impedirem de criar um departamento de RH interno.

Um prestador de serviços de RH pode abranger um amplo espectro de serviços - gerenciamento de seguros e benefícios, recrutamento, aplicação de conformidade e treinamento e desenvolvimento de funcionários. Você também pode contratar o suporte de RH para ajudá-lo em uma tarefa específica, como a administração da folha de pagamento.

Explore uma variedade de empresas de terceirização de RH e saiba como escolher o SIRH certo para suas necessidades.

Saiba mais: Como terceirizar recursos humanos

7. Design Gráfico

Existem muitas ferramentas de design gráfico do tipo "faça você mesmo", mas leva tempo para produzir seus próprios visuais estéticos e, às vezes, o resultado parece amador.

Se você gasta algumas horas em projetos de design gráfico (apresentações, gráficos para mídias sociais, anúncios do Facebook, logotipos, imagens personalizadas para o seu site etc.) toda semana, provavelmente é hora de terceirizar a demanda para um designer gráfico experiente. Você também não precisa estourar seu orçamento em uma agência de design - há muitos designers autônomos que podem ajudar a levar suas ideias além de um modelo do Canva.

8. Registro de dados

Desde a atualização de páginas de produtos para uma loja virtual até a inserção de endereços de clientes em planilhas ou o preenchimento de planilhas do Excel para contabilidade, as tarefas de registro de dados são fáceis de transferir e podem liberar muito do seu tempo. Você pode encontrar suporte terceirizado para entrada de dados em sites de freelancers como Upwork ou Fiverr.

A terceirização pode trazer grandes benefícios para seu negócio

Optar pela terceirização deve lhe dar a tranquilidade de saber que as tarefas estão sendo realizadas com habilidade e eficiência, sem que você tenha que se preocupar ou gerenciar o processo.

Talvez você pense na terceirização apenas em termos de economia de custos, mas ela pode fazer mais do que apenas cortar despesas. À medida que sua empresa cresce, delegar tarefas não essenciais pode ser uma maneira de investir mais energia na expansão da produção, no marketing mais abrangente da empresa e no acesso a novos conjuntos de habilidades que reposicionem sua empresa no mercado.

Interessado em saber mais sobre terceirização? Confira As Primeiras Coisas a Serem Terceirizadas ao Expandir seus Negócios.

Execute a folha de pagamento com esforço zero

Deixe a Deel ajudar na integração e no pagamento dos membros da sua equipe internacional. Com um EOR (Employer of Record), sua pequena empresa pode se tornar global sem nenhuma configuração extra. Saiba mais sobre o Global Payroll e agende uma demonstração para ver a Deel em ação.

Para obter livros contábeis organizados e declaração de impostos simples, a Bench é o kit de ferramentas financeiras completo para pequenas empresas. A Bench oferece a você um contador dedicado e demonstrativos financeiros detalhados todos os meses. Os clientes da Deel recebem um desconto especial de parceiro.