Como gerenciar as taxas de câmbio sobre a folha de pagamento

A capacidade de prever e gerenciar a folha de pagamento de forma eficiente não apenas promove um ambiente financeiro estável para as empresas, mas também contribui significativamente para a satisfação dos funcionários. No entanto, diferentemente das equipes locais - onde a previsibilidade da folha de pagamento pode parecer simples -, a folha de pagamento global introduz o fator imprevisível das taxas de câmbio, acrescentando uma camada de complexidade que exige um tratamento cuidadoso.

Aqui está o que você precisa saber sobre o gerenciamento de taxas em constante flutuação e como o serviço de Global Payroll da Deel pode ajudar.

Entendendo as taxas de câmbio

Uma taxa de câmbio descreve a taxa na qual a moeda de um país pode ser trocada por outra, indicando também a força das condições econômicas do país. As taxas de câmbio são influenciadas pelas taxas de juros, pela inflação e pelo clima do mercado, o que afeta ainda mais o comércio e as finanças internacionais e o processamento da folha de pagamento global.

Desafios do gerenciamento de taxas de câmbio na folha de pagamento

Quando uma empresa é nova na contratação e no pagamento de funcionários globais, ela pode não prever alguns dos principais desafios que vêm com isso, resultando em atrasos de pagamento, obstáculos de conformidade e problemas de orçamento. Aqui está o que você precisa saber.

Volatilidade da moeda

Flutuações repentinas de moeda podem causar imprecisões no cálculo da folha de pagamento ao converter a moeda estrangeira para a moeda local da empresa ou vice-versa. Isso pode resultar em perdas financeiras para sua empresa, pois você pode acabar pagando mais ou menos do que o previsto aos funcionários internacionais. A imprevisibilidade da volatilidade da moeda também pode ter um impacto negativo na satisfação dos funcionários, bem como nos resultados gerais da empresa.

Previsão financeira imprecisa

Considerando que a folha de pagamento constitui uma parte substancial das despesas de uma empresa, uma previsão financeira precisa torna-se fundamental, especialmente com uma força de trabalho global. Quando as equipes de folha de pagamento têm lacunas de informações - como taxas de câmbio desatualizadas ou imprecisas - isso pode levar a projeções incorretas, subinvestimento e alocação ineficiente de recursos. Uma preocupação específica da folha de pagamento global é o risco elevado de pagar a mais para a equipe do que o orçamento pré-estabelecido.

Atrasos operacionais

As empresas que contratam funcionários ou prestadores de serviços autônomos em diferentes países podem ter de converter moedas para cada profissional, o que introduz vários desafios que podem afetar a eficiência operacional.

O processo envolve tarefas administrativas minuciosas, cálculo de taxas de câmbio e redução do risco de erros de conversão. Esses fatores contribuem coletivamente para atrasos operacionais, afetando a pontualidade e a eficiência do processamento da folha de pagamento.

Para as equipes que dependem de lançamentos de dados e cálculos manuais, os riscos são maiores. A natureza manual desses processos não apenas prolonga o tempo necessário para a conclusão, mas também aumenta a probabilidade de erros. Isso representa um risco substancial para a precisão do processamento da folha de pagamento, afetando a eficiência operacional geral dos departamentos de RH e financeiro.

Veja também: Como pagar prestadores de serviços internacionais

Práticas recomendadas para o gerenciamento de moedas na folha de pagamento

Você pode ajudar sua equipe a superar os desafios das flutuações de câmbio ao adotar algumas práticas recomendadas para o gerenciamento de moedas na folha de pagamento. Considere o seguinte:

Monitoramento e atualizações em tempo real

Ao monitorar continuamente as taxas de câmbio e os dados financeiros, você pode fazer ajustes oportunos nos cálculos da folha de pagamento, reduzir o risco de erros e garantir que os funcionários sejam pagos com precisão, mesmo em mercados cambiais voláteis.

A adoção dessa abordagem proativa também ajuda a manter a confiança dos funcionários. Quando os funcionários percebem que seus empregadores estão ativamente empenhados em garantir pagamentos precisos e pontuais, isso gera um senso de confiança e confiabilidade. Essa postura proativa demonstra um compromisso com a remuneração justa e contribui para uma percepção positiva das práticas financeiras da empresa.

Utilização de soluções de software de folha de pagamento global

Ao usar um provedor de serviços de folha de pagamento internacional, você pode automatizar as conversões de moeda, simplificar os cálculos, reduzir a possibilidade de erros e garantir o processamento eficiente da folha de pagamento em locais internacionais.

A terceirização para um sistema de folha de pagamento global também pode ajudar a fortalecer sua conformidade com as normas tributárias locais, bem como com as leis de segurança e proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) na Europa.

Assista ao vídeo abaixo para saber mais sobre as soluções globais de folha de pagamento.

Colaboração com especialistas financeiros

Os especialistas financeiros podem ajudar as empresas a desenvolver e implementar estratégias eficazes de mitigação de riscos cambiais, resultando em uma folha de pagamento precisa, independentemente de onde seus funcionários residam. Ao colaborar com especialistas financeiros, você pode aumentar a capacidade da sua empresa de navegar por flutuações cambiais complexas e manter a estabilidade financeira ao remunerar uma equipe internacional.

Você também pode fazer parceria com um Employer of Record (EOR), que oferece uma solução completa de contratação que inclui conformidade com as leis trabalhistas locais, pagamentos internacionais e RH.

Pagamento de funcionários na moeda local

Pagar os funcionários em sua moeda local é uma prática fundamental da folha de pagamento para garantir justiça e estabilidade para os funcionários e a empresa. Fazer pagamentos em moeda local minimiza o impacto das flutuações da taxa de câmbio, reduzindo os custos de conversão de moeda, melhorando a estabilidade da renda do funcionário e simplificando o processo da folha de pagamento. Além disso, garante a conformidade com as normas locais, como o salário mínimo e outras leis trabalhistas.

Estabelecimento de uma taxa de câmbio garantida

Uma abordagem mais cautelosa para gerenciar as flutuações cambiais é estabelecer uma taxa de câmbio garantida. O processo envolve a pré-determinação de uma taxa de câmbio fixa para a conversão de ganhos no exterior. Uma taxa de câmbio garantida pode ser aplicada de várias maneiras, como contratos a termo de moeda, futuros de moeda e opções de moeda. Cada opção tem um risco, que deve ser considerado com antecedência.

Como a Deel ajuda as empresas a gerenciar as taxas de câmbio flutuantes

A Deel oferece um sistema otimizado que ajuda a gerenciar a folha de pagamento e a conformidade para equipes globais. Quando se trata de taxas de câmbio, a Deel oferece as seguintes soluções:

Custeio da folha de pagamento

Como uma solução global de folha de pagamento, os clientes podem custear sua folha de pagamento para a Deel na moeda de sua preferência, e a Deel executa os pagamentos aos profissionais. Com suporte a mais de 120 moedas locais, os clientes podem escolher a moeda de sua preferência para reduzir os riscos de câmbio, desde AUD, USD e GBP até CHF, NZD e TRY.

Você também pode escolher entre uma variedade de métodos de pagamento, incluindo:

• Cartão de débito ou crédito
• Débito direto
• Transferência bancária para uma conta bancária local
• Transferências para contas da Wise
• Transferências para contas Mercury
• Transferências para contas Brex
• Transferências para a Coinbase

Basta custear a folha de pagamento alguns dias antes do dia do pagamento e a Deel garantirá que todos os funcionários e prestadores de serviços sejam pagos corretamente e dentro do prazo, enquanto gerencia, converte e desembolsa dinheiro para os funcionários em suas moedas locais.

Uso de taxas a termo

A Deel determina as taxas de câmbio usando taxas a termo, que são acordadas para uma data específica. A taxa de câmbio é fixada com base nos dias 25 e 30 de cada mês.

O uso de taxas a termo ajuda as equipes de folha de pagamento com o orçamento, garantindo que você possa projetar com precisão as despesas futuras em uma única moeda. Às vezes, as taxas a termo são um elemento de uma estratégia de hedge, compensando o impacto das flutuações da taxa de câmbio.

Incorporação de custos nas invoices

Com a Deel, a taxa a termo e todos os outros custos relevantes são incorporados à sua fatura. Como prática estratégica, isso garante que você não seja surpreendido por custos inesperados, o que lhe permite simplificar o planejamento financeiro. A abordagem transparente garante um processo orçamentário mais previsível e gerenciável, ao mesmo tempo em que reduz o impacto das flutuações cambiais.

Saiba mais sobre como a Deel lida com taxas de câmbio e outras tarifas.

Simplifique a folha de pagamento internacional com a Deel

A flutuação das taxas de câmbio pode influenciar a precisão da remuneração dos funcionários, a estabilidade financeira e a eficiência operacional geral das empresas globais. A Deel oferece uma solução eficaz que simplifica o processo de folha de pagamento internacional em diferentes moedas, independentemente de onde seus funcionários estejam localizados.

Com os serviços de Global Payroll da Deel, você pode manter o controle da folha de pagamento e da conformidade, ao mesmo tempo em que reduz os riscos de flutuação da taxa de câmbio. Solicite uma demo da plataforma hoje mesmo para saber mais.