Softwares de gestão de RH: o que são e como escolher

Neste artigo, vamos aprofundar esses pontos e ajudar você a entender como fazer a escolha do software de gestão que melhor atende às necessidades do seu negócio.

Por que o software de gestão de RH é tão importante

Um software de gestão de recursos humanos garante, ao mesmo tempo, automação e conveniência aos processos do RH. Consistem em um sistema que resolve tarefas até então manuais e, além disso, centraliza todas informações de cada funcionário, facilitando o acesso e o acompanhamento periódico. 

Digitalização do RH e simplificação de processos

Assim como em vários outros setores do mercado, a digitalização vinha ocorrendo ao longo das últimas décadas na gestão de recursos humanos. Porém, com a pandemia, no início de 2019, percebemos o quanto ainda havia para avançar.

Empresas de diversos tamanhos tiveram que se digitalizar às pressas, para levar processos internos e externos ao ambiente online e permanecer operando com seus colaboradores, fornecedores e clientes. Só que esse movimento abrupto, acelerado pelo modelo remoto imposto no lockdown, enfrentou um cenário em que apenas 40% das lideranças de RH possuíam um plano de transformação digital – como mostrou pesquisa da KMPG em agosto de 2018.

Com isso, podemos concluir que havia pouco conhecimento sobre as tecnologias de RH disponíveis para essa transformação e quais critérios avaliar em cada escolha de software – por exemplo, para administração da folha de pagamento, contratação, avaliação de desempenho, etc.

Esse letramento digital do setor de RH tem aumentado, e hoje já vemos um movimento mais estruturado, não apenas nas grandes corporações, mas também nas pequenas e médias empresas (PME). Dentre os principais benefícios que motivam essa transformação está a simplificação dos processos. Os softwares de RH tiram a carga do trabalho manual – que desperdiça tempo e energia – em diversas tarefas diárias da área de RH, ao entregarem:

• Automatização das demandas
• Organização e unicidade das informações em um só lugar
• Eficiência nos diagnósticos
• Otimização nas soluções
• Redução de erros e economia de custos ao eliminar tarefas duplicadas e manuais

A partir disso, as empresas conseguem agilizar suas operações e, consequentemente, ganhar em produtividade. Além disso, os colaboradores também se beneficiam, como você vê a seguir.

Melhor experiência dos colaboradores

Os softwares de gestão de recursos humanos não são apenas benéficos para as equipes de RH: eles aprimoram também a experiência dos colaboradores. Ao oferecer para os funcionários uma forma de acessar – em um só lugar, e com navegação ágil e intuitiva – todas as informações sobre a folha de pagamento, os benefícios que recebem e as métricas das suas jornadas, as empresas estimulam um ambiente de trabalho mais satisfatório para todos.

Isso porque essas tecnologias conseguem garantir: 

• Acesso fácil, com poucos cliques
• Acompanhamento sistemático
• Autoatendimento para o colaborador acessar suas próprias informações
• Autogerenciamento das jornadas de aprendizagem e desenvolvimento
• Visão clara e segurança dos colaboradores nos processos de RH

Portanto, o impacto vai muito além dos ganhos em processo: atingem a cultura organizacional, fomentam a confiança dos times, com transparência e maior engajamento. Em um cenário de escassez de talentos, quiet quitting e quiet ambition, isso se torna uma vantagem competitiva das organizações na atração e retenção dos profissionais.

Maior precisão na análise de dados

Um software de RH aprimorado possui uma gama de funcionalidades para a gestão digital de recursos humanos, automatizando diversos processos, como:

• Recrutamento e onboarding
• Cálculo de salários, impostos e contribuições
• Processamento da folha de pagamento
• Administração dos benefícios trabalhistas
• Controle de tempo e presença
• Gestão de desempenho e métricas de cada colaborador
• Jornadas de educação corporativa e desenvolvimento profissional

A partir disso, o software faz a gestão dos dados – coleta, armazenamento e organização de todas as informações. E vai além: faz a análise de dados e gera relatórios que fornecem insights para a tomada de decisão na gestão de pessoas (promoções, realocações, investimentos nos talentos, etc.)

Através da automatização integrada que os softwares de RH proporcionam, é possível ter uma visibilidade muito mais ampla e assertiva dos dados relativos ao seu time. E isso garante maior precisão das análises.

Fatores a serem considerados ao escolher um software de gerenciamento de RH

Os softwares de gestão são plataformas digitais relativamente recentes – especialmente, as mais elaboradas. Como vimos acima, eles têm promovido a digitalização do setor de RH nas últimas décadas – que cresce cada vez mais. Por isso, hoje existem inúmeras opções de softwares de gestão de pessoas no mercado.

Entretanto, isso não significa que a escolha do modelo ideal para a sua empresa pode ser uma decisão tomada às pressas, sem uma análise das necessidades que você precisa atender, e dos recursos oferecidos em cada software. Em busca de agilidade para solucionar problemas recorrentes, e vendo incontáveis soluções "na prateleira", lideranças podem ficar impelidas a querer escolher rápido a fim de digitalizar logo os seus processos e acompanhar o movimento do setor. Porém, dessa forma, tende-se a negligenciar especificidades que precisam ser observadas na escolha do melhor software de gestão de RH para o seu time. 

O potencial de adaptabilidade de cada plataforma é crucial para essa escolha. Nesse sentido, veja alguns fatores que você precisa considerar:

Tamanho da empresa e necessidades específicas

Qual é o porte da sua empresa? A maioria dos seus colaboradores estão no presencial, remoto ou híbrido? Quais são as maiores dores do setor de RH no momento? Essas são algumas perguntas que devem ser respondidas para encontrar o melhor software de gestão de RH. Nessa área, uma única solução nunca vai ser "a melhor" para qualquer empresa. Dependendo do perfil do seu negócio, do tamanho do seu time, e das soluções que precisa, haverá um software específico que vai entregar os melhores recursos para o que você busca.

Escalabilidade

Por mais que você tenha considerado, por ora, o tamanho da empresa, do time e das necessidades que possui, é fundamental considerar em um software a capacidade de escalar. Consigo aumentar a capacidade? Agregar novas funções? Essas perguntas são importantes, porque quando você precisar ampliar, o software que suporta toda a sua operação não pode ser um impeditivo do crescimento.

Implementação fácil e amigável

Se o software de gestão está vindo para facilitar as operações do RH, ele não pode trazer dor de cabeça na hora da implementação, certo? É possível encontrar sistemas no mercado que possuem instalação fácil e navegação amigável, com poucos cliques, ícones didáticos, e uma experiência de usuário agradável.

Capacidades de integração com sistemas existentes

É fundamental que o software entregue soluções potentes e "bonitas aos olhos". Mas não só isso. Ele precisa ser capaz de acoplar sistemas já utilizados na sua organização e importantes de serem mantidos mesmo com a adoção de novas tecnologias. Se o software entra "blocado", sem conversar com sistemas relevantes dentro do seu negócio, ele não deve ser a sua escolha. 

Opções de personalização

Além da integração, é preciso considerar a capacidade de personalização do software de gestão de RH. Cada empresa é um universo particular – não apenas em relação às especificidades que citamos acima, como tamanho ou segmento de atuação, mas mais do isso: de KPIs e OKRs, até a cultura da empresa. Tudo isso precisa ser considerado na digitalização do RH e, por isso, o software escolhido deve ser capaz de personalizar a solução adequando-se ao perfil e às demandas de cada empresa.

Recursos de segurança

Os softwares de RH são repositório de inúmeros tipos de dados sobre os funcionários e a organização, em volume grandioso. Consequentemente, precisam ser tecnologias robustas, que garantam proteção e sigilo das informações. Essa demanda não apenas se refere a questões reputacionais: é também uma exigência de regulamentações internacionais e regionais. No Brasil, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) estabelece regras nesse sentido, que precisam ser atendidas por todas as modalidades de CNPJ, de todos os tamanhos.

Dicas para acertar na escolha do software de gestão de RH

Estima-se que 80% das empresas brasileiras usem softwares especializados para o processamento da folha de pagamento. Se a sua empresa não é uma delas, está na hora de escolher o software que melhor atende à digitalização do seu RH. E se a sua empresa já está entre as que utilizam essas plataformas, ainda assim é preciso fazer uma avaliação periódica para saber se elas estão realmente entregando a melhor solução.

Em ambos os casos, para chegar à escolha certa, você deve avaliar os requisitos e os objetivos da sua empresa (como vimos melhor acima). A partir daí, pesquise diferentes softwares e compare os recursos. Um bom caminho para conhecer melhor cada opção é ler avaliações e depoimentos de usuários.

Atente para a reputação do fornecedor e o suporte que fornece ao cliente – para que os fatores cruciais citados anteriormente, como personalização e integração com outros sistemas, sejam atendidos, além de agilidade no atendimento de eventuais intercorrências.

Por fim, solicite uma versão demo ou a realização de um teste para a sua empresa – a maioria das empresas de softwares de gestão oferecem isso. 

Conheça a Deel HR: uma plataforma de RH completa

A Deel é uma plataforma digital de recursos humanos que entrega soluções completas para times com atuação global, e empresas de todos os tamanhos.

Os softwares da Deel atendem aos requisitos internos da organização, com alta capacidade de integrar e personalizar as soluções. São indicados para empresas que buscam automatizar os processos de RH com o objetivo de simplificar, otimizar e tornar mais assertiva a gestão de pessoas, reduzindo o tempo e os riscos de tarefas manuais, e chegando a análises mais precisas e amplas.

Além disso, são sistemas que garantem o compliance com a legislação de cada local. Para saber mais, veja o depoimento de alguns dos nossos clientes.

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• Recibos de despesas, dados de ponto e folgas, participação na educação corporativa, e diversas outras informações em um só lugar; 
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