Imposto sobre a folha de pagamento: o que você precisa saber

A expansão de sua equipe exige uma análise cuidadosa dos custos de contratação de funcionários, incluindo salário, benefícios e imposto sobre a folha de pagamento. Neste guia, exploramos a definição de imposto sobre a folha de pagamento e os custos envolvidos para que você possa entender melhor como isso afeta a sua empresa.

O que é imposto sobre a folha de pagamento?

O imposto sobre a folha de pagamento é um tipo de imposto deduzido do pagamento do funcionário. Alguns impostos sobre a folha de pagamento são retidos do salário do funcionário, alguns são cobertos pelo empregador e outros são divididos em partes iguais.

Os governos usam os impostos sobre a folha de pagamento para ajudar a cobrir os custos de vários programas públicos, incluindo o Social Security e o Medicare. Os governos locais tendem a usar os impostos sobre a folha de pagamento para fins específicos, como transporte público ou reparos de infraestrutura. Alguns programas ajudam a garantir que as pessoas tenham um salário digno quando se aposentarem.

Exemplos de imposto sobre a folha de pagamento

Nos EUA, os exemplos de imposto sobre a folha de pagamento incluem:

• Impostos de Social Security, incluindo as parcelas do empregador e do funcionário dos valores de impostos de Social Security devidos.
• Impostos do Medicare, que são retidos dos pagamentos dos funcionários.
• Imposto de seguro-desemprego sobre a taxa de contribuição do empregador para funcionários na maioria dos estados, bem como contribuições para o seguro-desemprego.
• Imposto estadual de seguro-desemprego sobre a taxa de contribuição do empregador para os funcionários na maioria dos estados. Isso geralmente se baseia nas horas trabalhadas por cada funcionário ou em seus ganhos em um determinado período de tempo.
• Os impostos do Federal Unemployment Tax Act (FUTA) são pagos ao governo federal. Alguns empregadores recebem um crédito de compensação pelos impostos estaduais sobre desemprego pagos.
• Prêmios de seguro contra acidentes de trabalho, que cobrem lesões ou doenças que ocorrem enquanto os funcionários estão no trabalho. Na maioria dos estados dos EUA, os empregadores devem ter esse seguro para seus funcionários.
• Retenção de imposto de renda sobre salários e vencimentos pagos a funcionários.

Os impostos sobre a folha de pagamento variam de um país para outro. No Reino Unido, os impostos sobre a folha de pagamento são cobrados sobre os salários dos funcionários para custear seus programas de seguro social. Esses impostos podem incluir o imposto de renda Pay As You Earn (PAYE) e as contribuições para o Employees' National Insurance (Seguro Nacional dos Funcionários).

Como você calcula e paga o imposto sobre a folha de pagamento?

Normalmente, os empregadores controlam o valor do imposto que retêm do pagamento de um funcionário e, em seguida, reportam essas informações ao órgão estadual, que calcula quaisquer impostos adicionais devidos pelo empregador sobre a folha de pagamento.

Os empregadores devem reter impostos de renda dos ganhos dos funcionários, a menos que certifiquem sua isenção de acordo com as regulamentações tributárias específicas de seu país. O estado também pode exigir que você retenha impostos de renda pessoal dos salários.

Para calcular o valor exato do imposto a ser retido do salário do funcionário, os empregadores precisam do Formulário W-4, que os funcionários devem preencher e enviar. Os empregadores também devem fornecer aos funcionários o Formulário W-2 do IRS, um relatório anual que declara os salários recebidos pelo funcionário e os impostos retidos. A maioria dos empregadores também é obrigada a incluir cálculos de impostos sobre a folha de pagamento nos holerites dos funcionários.

O Internal Revenue Service (IRS) exige que os empregadores preencham formulários adicionais com suas declarações anuais de imposto de renda para informar os valores retidos dos salários dos funcionários. Os empregadores também devem informar a parte do empregador dos impostos da Federal Insurance Contributions Act (FICA) e quaisquer outros itens relacionados à folha de pagamento que se apliquem a eles.

O que os empregadores pagam em impostos sobre a folha de pagamento?

As alíquotas e responsabilidades do imposto sobre a folha de pagamento são determinadas pelas leis locais e variam de acordo com o país. Em alguns países, elas também variam de acordo com o estado ou a região. Nos EUA, os empregadores pagam quatro impostos federais sobre a folha de pagamento: Social Security, Medicare, imposto sobre seguro-desemprego e imposto de renda. Em alguns casos, funcionários e empregadores dividem o custo.

Social Security

O FICA exige que o empregador e o funcionário contribuam para os programas Medicare e Social Security. A parte do Social Security dos impostos do FICA exige uma dedução de 12,4% dos ganhos do funcionário, de acordo com os limites do IRS. Os empregadores pagam metade (6,2%) e o funcionário paga a outra metade.

Medicare

O Medicare custa 2,9% dos rendimentos de seu funcionário. Metade dos ganhos vem do empregador e a outra metade dos funcionários. No entanto, a taxa de impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários tende a aumentar em 0,9% quando seus ganhos ultrapassam o valor anual de US$200.000.

Pode haver um imposto adicional do Medicare, dependendo de sua base salarial, renda auferida e tipo de apólice de seguro.

Imposto de desemprego

Para o imposto de desemprego, os empregadores pagam até 6% sobre os primeiros US$7.000 que o funcionário ganha. Em última análise, o empregador paga por tudo aqui. Se você pagar seus impostos em dia, a taxa pode cair para até 0,6%.

Imposto de renda

O imposto de renda pode ser pago inteiramente com o salário do funcionário, mas a alíquota varia de acordo com o valor que ele ganha. Além disso, talvez você queira solicitar abonos para eles, o que ajuda a reduzir ainda mais a conta de impostos. Em última análise, quanto mais abonos os funcionários reivindicarem, menos dinheiro o empregador terá de pagar em impostos sobre a folha de pagamento no final do ano.

Deduções

Os empregadores podem deduzir despesas (como uniforme ou ferramentas de trabalho) do pagamento de um funcionário, desde que isso não resulte em uma redução do pagamento do funcionário para menos de um salário mínimo. Em alguns casos, podem ser feitas deduções dos ganhos de um funcionário caso ele tenha se atrasado para o turno, não tenha comparecido ou tenha tirado folga sem permissão.

Créditos fiscais

Você pode obter um crédito fiscal dependendo do ano fiscal, da organização ou se for proprietário de uma empresa autônoma. Alguns países podem isentá-lo do pagamento de impostos se você operar uma organização sem fins lucrativos. A idade avançada também pode determinar o valor do crédito fiscal a que você tem direito por ano. As pessoas qualificadas para o seguro de invalidez também podem ser isentas de impostos estaduais sobre a folha de pagamento. Os contribuintes também podem solicitar um crédito fiscal para crianças.

Perguntas frequentes sobre o imposto sobre a folha de pagamento

Qual é a diferença entre o imposto sobre a folha de pagamento e o imposto de renda?

A diferença entre o imposto sobre a folha de pagamento e o imposto de renda se resume a quem é responsável pelo pagamento do imposto e o que ele financia.

Os impostos sobre a folha de pagamento são de responsabilidade do empregador, embora algumas contribuições sejam divididas com o funcionário. Normalmente, o imposto sobre a folha de pagamento é destinado a programas de seguro social, como o Social Security e o Medicare, mas isso depende do nível de governo (estadual ou federal).

O imposto de renda é o imposto pago sobre a quantia de dinheiro que você ganha por ano e é de responsabilidade do funcionário. Normalmente, ele é destinado a gastos governamentais e serviços públicos.

O que é retenção na folha de pagamento?

A retenção na folha de pagamento é quando uma parte da renda de um funcionário é retida de seu pagamento bruto pelo empregador para fins fiscais. Também é conhecida como retenção de imposto sobre a folha de pagamento.

A retenção na folha de pagamento ocorre antes de o funcionário receber seu pagamento. O valor retido é baseado na renda do funcionário e nas leis locais de imposto de renda. Os fundos retidos são pagos aos governos e órgãos locais, como o IRS.

Quando são devidos os impostos sobre a folha de pagamento do empregador?

Como empregador, você deve reter impostos sobre a folha de pagamento ao pagar seus funcionários a cada ano fiscal. Normalmente, o imposto é retido de seu pagamento regular e pago às autoridades competentes mensal ou quinzenalmente. Saiba mais sobre as datas de vencimento dos impostos trabalhistas.

Quem paga o imposto sobre a folha de pagamento (funcionário ou prestador de serviços)?

Se você for funcionário de outra pessoa, é responsabilidade dela pagar o imposto sobre a folha de pagamento. Por outro lado, os prestadores de serviços devem cuidar dos benefícios do Social Security de forma independente e pagar o imposto sobre o trabalho autônomo.

Dependendo da relação empregador-trabalhador, do escopo do trabalho e de outros fatores, um prestador de serviços independente pode ser considerado um empregado e estar sujeito a diferentes leis trabalhistas.

Como posso reduzir os impostos sobre a folha de pagamento?

Há várias maneiras de reduzir o valor que sua empresa paga em obrigações fiscais:

• Certifique-se de registrar e efetuar todos os pagamentos trimestrais estimados dentro do prazo. Não fazer isso pode resultar em multa e cobrança de juros
• Faça suas declarações de impostos mesmo que não deva nenhum valor. A não apresentação pode resultar em penalidades e multas. Alguns estados cobram taxas de declaração, enquanto outros impõem penalidades adicionais para pagamentos atrasados ou não pagamento de obrigações fiscais
• Guarde os recibos e as notas fiscais de todas as despesas comerciais decorrentes das operações de sua empresa. Isso pode incluir itens como material de escritório, compras de equipamentos e remuneração de funcionários
• Mantenha registros detalhados de cada dedução feita no pagamento de um funcionário para garantir que ele não esteja pagando impostos a mais e para garantir que você não esteja cometendo erros. Além disso, certifique-se de que os funcionários conheçam seus rendimentos tributáveis
• Mantenha registros precisos de todas as receitas geradas pelas operações. Além disso, registre todos os custos de saída que possam ter sido deduzidos do pagamento de um funcionário ou de outro lugar para evitar o recolhimento excessivo de impostos sobre a folha de pagamento ou a emissão de relatórios fiscais imprecisos
• Faça uso de deduções fiscais e outros incentivos financeiros ou programas para os quais sua empresa possa se qualificar. Isso pode incluir créditos do governo federal, estadual e municipal, bem como planos de aposentadoria patrocinados pelo empregador, como 401(k)s (que permitem adiar a renda até mais tarde na vida), benefícios de seguro de saúde por meio do Small Business Health Options Program (SHOP) Marketplace e muito mais
• Considere a possibilidade de contratar uma empresa especializada para ajudá-lo com a contabilidade, declaração e outras obrigações relacionadas a impostos

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