Como criar um processo estruturado de onboarding de TI

Já chegou ao primeiro dia de trabalho e descobriu que não tinha equipamento pronto para você? Ou que seu acesso a ferramentas não funcionava?

A falta de preparação da TI pode ser a maneira mais comum de destruir a primeira impressão em uma empresa.

Obviamente, quanto mais complexo for o cargo, mais abrangente deverá ser o onboarding de TI. Aperfeiçoe seu processo de integração com nossas dicas e práticas recomendadas e nosso checklist de onboarding de TI.

O que é o onboarding de TI?

O processo de onboarding de TI é uma parte essencial de seu programa geral de onboarding. Em essência, trata-se de:

• Criar contas corporativas
• Configurar os novos funcionários com novas tecnologias e hardware
• Treiná-los sobre como usar essas ferramentas
• Garantir que eles conheçam as diretrizes de segurança para essas contas e dispositivos

Por que o onboarding de TI é importante?

Nada é mais frustrante do que começar um novo emprego sem laptop, sem acesso a e-mail e sem saber onde estão suas informações de login para os sites necessários.

Se o onboarding é importante, podemos dizer o mesmo sobre a onboarding de TI? Sem dúvida, sim. Afinal, se o novo funcionário não pode trabalhar, o que ele está fazendo? Provavelmente, ele se sente desconfortável, pressionado pela falta de produtividade e frustrado porque você não ofereceu o suporte necessário.

As estatísticas mostram que quase um terço dos funcionários pede demissão nos primeiros 90 dias devido a uma experiência de integração ruim.

Sua experiência de integração deve ser completa, e o onboarding de TI é inegavelmente uma peça fundamental do quebra-cabeça. Seu novo funcionário quer se sentir bem-vindo, mas também quer se sentir útil e, se você não fornecer a ele as ferramentas corretas, ele se sentirá como se tivesse sido esquecido. Além disso, um processo de onboarding bem feito contribui muito para melhorar a retenção de funcionários.

Práticas recomendadas de onboarding de TI

Em primeiro lugar, o melhor processo de onboarding de TI é uma abordagem consistente e estruturada que funcione em todas as equipes.

Todos os funcionários envolvidos no processo devem ter acesso a um checklist ou template do que é necessário e quando. Essa transparência também deve se estender ao seu novo contratado. Ele deve saber desde o início quais sessões de treinamento participará.

A configuração de sistemas de integração automatizados a partir do dia em que o novo funcionário assina o contrato é a melhor maneira de evitar atrasos.

Use um checklist de TI

Um checklist de onboarding de TI é uma lista definitiva de todas as ações necessárias para que o novo contratado se adapte às ferramentas que usará em seu cargo. O checklist deve estar disponível o tempo todo para todas as partes envolvidas.

Dica: certifique-se de que todos possam atualizar o checklist para que cada stakeholders possa ver as ações concluídas e pendentes.

Crie um template de e-mail para apresentar os sistemas de TI

Um template de e-mail pode apresentar aos novos contratados a tecnologia e os dispositivos necessários para o trabalho. O e-mail deve listar todos os dispositivos e logins que eles devem receber.

Com um processo de onboarding de TI automatizado, isso é facilmente aplicado.

Dica: cada cargo exigirá plataformas e logins diferentes, por isso recomendamos ter um modelo de e-mail de integração de TI específico para cada departamento ou equipe.

Aqui está um exemplo que criamos para o nosso próprio processo de onboarding de TI para um membro da equipe de marketing:

Agende reuniões de onboarding ao vivo para seus novos contratados

Eventos digitais ou presenciais ainda são importantes, especialmente para treinamentos pontuais. Especialmente quando você estiver integrando os novos contratados em grupos, você definirá eventos de orientação recorrentes que os levarão a conhecer os conceitos básicos de segurança de TI, proxies residenciais estáticos, etc. Esse é um ótimo momento para responder a perguntas e reforçar o conteúdo de suas documentações escritas.

Crie um checklist de onboarding de TI como modelo para seu processo

Ter um checklist de onboarding de TI que seja facilmente acessível e visível para todos os principais stakeholders simplifica o onboarding de TI.

Todos os stakeholders podem verificar em que estágio está o novo contratado. Por exemplo, ele já recebeu o equipamento?

Dica: o cumprimento de todas essas etapas criará um processo de onboarding de TI fluido para você e seu novo funcionário.

Coordene com o gerente de contratação para ver de quais softwares/dispositivos o novo funcionário precisará

Cada novo membro da equipe precisará de acesso a diferentes ferramentas e plataformas, portanto, pergunte ao gerente de contratação quais ferramentas são necessárias.

Para alguns cargos, como vendas ou suporte e atendimento ao cliente, é essencial ter um checklist específico dos itens necessários e dos níveis de acesso.

Configure as contas de usuário e as licenças de software

Após coordenar com o gerente de contratação, comece a configurar as contas e os logins do novo contratado.

Cada pessoa geralmente precisa de pelo menos um endereço de e-mail comercial, telefone e/ou número de telefone e um usuário do Teams/Slack.

Dica: você pode até mesmo colocar essas informações em uma lista e automatizar as mensagens do Slack para o novo contratado com seus detalhes de login e acesso no primeiro dia.

Solicite equipamentos

Qualquer atraso de sua parte representa perda de produtividade da parte deles. A perda de produtividade é algo crítico, especialmente quando se observa o tempo que um funcionário médio leva para começar a trabalhar com 100% da capacidade.

Agende reuniões para ajudar na configuração de novas contas

No primeiro dia de trabalho do novo funcionário, agende reuniões com os colegas de equipe relevantes para ajudá-lo a configurar e usar novas contas e softwares. Uma delas pode ser com o administrador de TI responsável pela solução de problemas ou pela segurança.

Além disso, certifique-se de que os novos contratados tenham recebido todos os equipamentos necessários.

Dica: você pode usá-los para avaliar o quanto eles sabem sobre as ferramentas que usarão. Faça uma anotação para agendar reuniões de acompanhamento para quaisquer pontos problemáticos.

Forneça todos os documentos ou manuais de treinamento da empresa para software e programas

Como parte do processo de onboarding de TI de seus novos contratados, dê a eles acesso a todos os documentos de treinamento dos sistemas que usarão.

Por exemplo, muitas empresas têm manuais ou vídeos de treinamento para software. Portanto, se você também os tiver, defina um lembrete para compartilhá-los com o novo contratado no momento apropriado.

Instrua os novos contratados sobre diretrizes de segurança e conformidade de TI

A segurança e a conformidade são essenciais. No entanto, esses tópicos de treinamento geralmente são detalhados e podem ser complexos, abrangendo tópicos como observabilidade de dados de código aberto. Automatize o envio de sessões curtas sobre segurança e conformidade aos novos contratados para que eles possam absorver as informações.

Dica: você também pode usar uma estratégia de treinamento gamificada para o treinamento de questões complexas, como conformidade e segurança.

Verifique no final da primeira semana se eles entenderam como usar o software necessário

Todos os seus esforços de integração para preparar o novo funcionário com logins, tecnologia e software não significam nada se ele não entender como usar as ferramentas.

Fluxograma do processo de onboarding de TI

Pré-integração

• Coordenar com o gerente de contratação para ver de quais softwares/dispositivos o novo contratado precisará
• Configurar contas de usuário e licenças de software
• Solicitar materiais (laptop, monitor, cabos, telefone)
• Enviar materiais se o novo funcionário for um trabalhador remoto

Dia 1

• Fornecer senhas e detalhes de login para todas as contas
• Preparar a mesa do novo funcionário com sua tecnologia e dispositivos (se estiver no escritório)
• Agendar reuniões para ajudar na configuração de novas contas
• Fornecer todos os documentos ou manuais de treinamento da empresa para software e programas
• Explicar como usar o equipamento de escritório (se estiver no escritório)
• Fornecer ao novo contratado o contato da pessoa de TI responsável pela solução de problemas

Semanas 1 a 4

• Instruir os novos funcionários sobre as diretrizes de segurança
• Fazer uma checagem no final de cada semana para garantir que eles entendam como usar cada software
• Se necessário, organizar sessões de treinamento para obter orientação adicional

Automação do onboarding de TI

A combinação de ter que configurar várias contas para o novo contratado e a necessidade de seguir um checklist de segurança e conformidade deixa muito espaço para erros humanos.

Em um processo de integração manual, você pode negligenciar etapas. Por exemplo, seu funcionário pode ficar sem os logins essenciais para o primeiro dia de trabalho.

Uma experiência de onboarding inconsistente pode deixar seu novo funcionário sem acesso a um programa de que ele pode precisar para concluir uma tarefa, contribuindo para diminuir o engajamento. Automatizar seu onboarding cria um processo estruturado e transparente para seus novos contratados. Para cada item do checklist de onboarding de TI, você ou o membro da equipe responsável receberá uma notificação quando for necessário enviar um e-mail ou configurar uma conta.

Não se esqueça do seu checklist de offboarding de TI

O offboarding é quase tão importante quanto o onboarding. Um processo completo de offboarding é essencial para garantir a segurança da recuperação de dados e equipamentos de sua empresa e evitar violações de dados.

Portanto, você precisa de um processo de offboarding de TI, não apenas de um processo de onboarding de TI.

Manter um bom relacionamento com um ex-funcionário, cancelar licenças de contas pelas quais você pode estar pagando e manter a segurança da empresa são alguns dos motivos para garantir que o checklist de offboarding de TI seja tão bom quanto o checklist de onboarding.

Cancele todas as contas, logins, etc.

Coloque um lembrete para você mesmo para cancelar todas as licenças de seu futuro ex-funcionário e revogar todas as contas e logins no dia em que ele sair. Quase 50% dos funcionários ainda têm algum acesso aos dados de sua antiga empresa, o que não é um bom indicador de compliance.

Recupere todos os dispositivos

Faça um plano para que seu ex-funcionário devolva o laptop, o monitor, o telefone etc. (se ele for remoto) ou deixe-os no escritório. Se você usou um checklist de onboarding de TI, já documentou o que deu a ele, portanto, deve ser fácil marcar a lista de devolução.

Automatize seu processo e tarefas de onboarding de TI com a Deel

A plataforma certa pode ajudar você a minimizar o trabalho manual e os erros, o que resulta em maior produtividade dos funcionários desde a primeira semana. A experiência de onboarding é complexa e multifacetada, mas, com a Deel, você pode criar uma experiência de onboarding que basicamente funciona sozinha. Isso leva a uma experiência melhor e mais estruturada para seu novo contratado e para você.

O Deel Engage oferece uma visão detalhada do processo de onboarding de seus novos contratados e do progresso deles nesse processo.

Cada stakeholder pode ver o que o novo contratado aprendeu e o treinamento que ainda precisa fazer dentro da plataforma. Também é excelente para reduzir o erro humano - usar o criador de fluxo de trabalho para automatizar o processo e aumentar a transparência reduz a probabilidade de erros.

A Deel IT padroniza as operações de equipamentos e software com uma solução de TI internacional. Assim, você pode lidar com o onboarding, offboarding e tudo mais com apenas alguns cliques, onde quer que você precise.

Por último, mas não menos importante, nosso SIRH integrado, completo e internacional está disponível para clientes em qualquer país onde a Deel atenda.

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