Shadow IT envolve o uso de tecnologia por funcionários sem a aprovação ou conhecimento do departamento de tecnologia da empresa. É o caso de armazenar arquivos de trabalho em pastas pessoais ou dispositivos dentro do Dropbox ou instalar aplicativos sem autorização prévia. Isso aumenta os riscos de ataques cibernéticos a todos os tipos de organizações, como a exposição de dados confidenciais e informações sensíveis, e violações do cumprimento de diferentes regras e regulamentos.
Así, una violación de la seguridad o una solución que no cumpla con las normas establecidas puede provocar daños importantes, tal como expone un estudio de Mckinsey. Por ejemplo, el costo total promedio de una filtración de datos es de 4,35 millones de dólares. Sin embargo, puede prevenirse con estrategias y soluciones de seguridad adecuadas sobre las que te contaremos en este blog.
Dessa forma, uma violação de segurança ou uma solução que não cumpra os padrões estabelecidos pode causar danos significativos, conforme explicado num estudo da Mckinsey. Por exemplo, o custo total médio de uma violação de dados é de US$ 4,35 milhões. No entanto, isso pode ser evitado com estratégias e soluções de segurança adequadas, das quais falaremos neste blog.
O que é shadow IT?
Shadow IT, ou “TI na sombra”, se refere ao uso não autorizado de dispositivos, aplicativos, serviços ou novas tecnologias por funcionários de uma organização. Este fenômeno surge quando os colaboradores procuram soluções externas para melhorar a eficiência nas suas tarefas, sem seguir os protocolos de segurança estabelecidos pelo departamento de tecnologia.
Como explicamos no início, essa falta de visibilidade e controle por parte do departamento de TI representa riscos de segurança e desafios de gestão para a empresa. Digamos que sua equipe de marketing precise colaborar em um projeto de design gráfico de uma nova campanha publicitária. Em vez de usar software de design aprovado pela TI, um dos funcionários baixa uma versão de um programa diferente.
Embora esta solução possa parecer conveniente no curto prazo, ela apresenta riscos de segurança e pode causar problemas de compatibilidade com outras ferramentas utilizadas na organização. Da mesma forma, por desconhecer a sua existência, o gestor de segurança informática não tem qualquer controle sobre os dados e atividades relacionadas com o dito programa.
Então, imagine que baixar e usar este programa inclui um malware que passa despercebido. Este código malicioso pode comprometer a segurança dos dados sensíveis da sua empresa, tais como informações financeiras, estratégias de marketing ou dados de clientes. Além disso, poderia facilmente se espalhar pela rede, infectando dispositivos corporativos e sistemas internos da organização.
Qual é o impacto de shadow IT?
Os riscos e desafios para as empresas internacionais são variados. Entre os principais estão os seguintes:
Risco de não conformidade legal
Quando os funcionários utilizam ferramentas e serviços tecnológicos não autorizados pela TI, existe um alto risco de não conformidade legal. Mas por quê? Como este departamento desconhece a forma que os dados estão sendo utilizados e que os processos relacionados com estas ferramentas estão sendo geridos, esta situação dificulta a aplicação de políticas e procedimentos de conformidade legal.
Portanto, se os funcionários armazenarem dados confidenciais em serviços de armazenamento em nuvem ou dispositivos móveis não aprovados, eles poderão estar violando as regulamentações de privacidade de dados. Por exemplo, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), que estabelece uma série de obrigações para as empresas que tratam dados pessoais de cidadãos europeus.
Fragmentação da segurança de dados
A fragmentação da segurança dos dados é outro desafio crítico para as empresas internacionais. Mas o que isso significa? Este desafio refere-se à divisão de controles e medidas de segurança de dados devido ao uso não autorizado de soluções de tecnologia da informação pelos talentos.
Quando os funcionários utilizam novas ferramentas sob shadow IT, isso significa que as aplicações e serviços utilizados não necessariamente estão alinhados com os padrões de segurança da empresa. Portanto, podem causar problemas de segurança como o phishing, técnica utilizada por cibercriminosos para obter de forma fraudulenta informações confidenciais, como senhas, números de cartão de crédito, endereços de e-mail, entre outros.
Falta de consistência nas políticas de segurança
As políticas corporativas de cibersegurança estabelecem procedimentos para gerenciar e proteger os dados confidenciais da organização. No entanto, quando são utilizadas práticas associadas à shadow IT, como a utilização de redes sociais e ferramentas não autorizadas para trabalho remoto, a informação é armazenada, processada ou compartilhada de forma diferente do que deveria ser feito e a segurança da informação organizacional é colocada em risco.
Imagine que o setor de TI da sua empresa internacional desenvolva políticas rígidas de segurança de dados que proíbem o armazenamento e o processamento de informações confidenciais fora da infraestrutura que controlam. Mas, apesar disso, há funcionários que utilizam um aplicativo de armazenamento em nuvem não autorizado para compartilhar arquivos relacionados à campanha publicitária em que estão trabalhando. Seguindo este exemplo, estas são as consequências para a TI:
- Não consegue impor políticas de acesso aos dados da empresa, como autenticação de dois fatores ou limitação de acesso baseada em função.
- Não consegue detectar atividades suspeitas, como downloads não autorizados de dados confidenciais.
- Não pode evitar que dados confidenciais sejam expostos a riscos como vazamento de informações.
Desafios de gerenciar riscos de cibersegurança
Um dos desafios mais importantes para o departamento de TI das empresas é a gestão de riscos cibernéticos, especialmente devido à falta de controle sobre as ferramentas e serviços que os funcionários utilizam sem autorização. Esta situação é ainda maior no contexto da crescente transformação digital e do aumento do trabalho remoto. A falta de controle dificulta a detecção oportuna de ameaças e atividades maliciosas na rede corporativa.
Por exemplo, se um funcionário usar um serviço de mensagens instantâneas como o WhatsApp que a TI não aprovou para se comunicar com colegas ou clientes, a TI não poderá monitorar as comunicações em busca de possíveis ameaças ou atividades suspeitas.
Perda de controle sobre dados sensíveis
Por fim, a shadow IT aumenta o risco de vazamento de dados, o que pode ter impactos negativos para a organização. Não só a nível da reputação empresarial, mas também dos custos financeiros e jurídicos. Esta situação pode não só afetar a confiança dos clientes e parceiros de negócios, mas também levar a multas e sanções pelo não cumprimento dos regulamentos de privacidade de dados. Estas consequências podem colocar em risco a continuidade dos negócios.
Suponha que um funcionário do departamento financeiro precise enviar um relatório confidencial para revisão de um colega. Em vez de usar o e-mail corporativo autorizado, ele usa um e-mail pessoal. Acidentalmente, ele insere como destinatário um e-mail diferente daquele para o qual enviaria as informações. Assim, em vez de enviar o relatório financeiro ao CEO da empresa, ele o envia para um endereço desconhecido.
Entre as consequências que esta ação pode ter, está a exposição de dados sensíveis (como números de vendas, informações de clientes ou estratégias financeiras), violação de regulamentos e padrões de privacidade de dados e perda de confiança em sistemas e políticas por parte de funcionários, clientes e parceiros.
Estratégias proativas para identificar shadow IT
A identificação proativa da shadow IT é necessária para manter a segurança e o controle cibernéticos em sua empresa. Abaixo, compartilhamos as principais estratégias que podem ajudar sua equipe de TI a detectar e gerenciar adequadamente o uso não autorizado de ferramentas e serviços de tecnologia:
1. Implementar ferramentas de monitoramento e realizar auditorias
As ferramentas de monitoramento corretas são essenciais para monitorar o tráfego de rede, detectar possíveis dispositivos não autorizados e rastrear atividades suspeitas de usuários. Uma vez selecionados, é importante que eles sejam implantados em toda a infraestrutura de rede da empresa, incluindo redes locais (LANs) e redes privadas virtuais (VPNs), bem como na nuvem.
Outra prática recomendada é ativar alertas e notificações para receber aviso imediato de atividades suspeitas. Sua equipe de TI pode então configurar o envio de alertas quando padrões de tráfego incomuns forem detectados.
Mas, assim como essas ferramentas são úteis, as auditorias regulares de software e hardware também são, pois permitem a identificação e avaliação de qualquer tecnologia não autorizada em uso. Desta forma, é possível verificar o estado dos softwares instalados nos computadores de trabalho e o cumprimento das políticas internas de segurança.
2. Promover uma cultura de transparência e comunicação
Uma forma de minimizar a shadow IT é promover uma cultura de transparência e comunicação dentro da sua empresa. Quando os funcionários se sentem confortáveis em compartilhar suas necessidades e preocupações, isso incentiva a colaboração e a resolução de problemas.
Seguindo essa ideia, se você incentivar os funcionários a comunicarem abertamente quais são suas necessidades tecnológicas, isso ajudará a TI a identificar deficiências nas ferramentas e sistemas existentes. Assim, eles podem compreender melhor as demandas dos talentos e tomar medidas para entregar soluções adequadas que atendam a essas necessidades, mas com segurança.
3. Implementar ferramentas IAM
O uso de ferramentas de gerenciamento de identidade e acesso (IAM) é uma estratégia fundamental para prevenir a shadow IT porque permite que as identidades dos usuários sejam gerenciadas de forma centralizada e automatizada. Assim, é possível atribuir funções e permissões específicas a cada um, ao mesmo tempo que permite estabelecer políticas de acesso.
Por outro lado, estas ferramentas se caracterizam por registar e auditar todas as atividades de acesso dos utilizadores. Isso fornece visibilidade sobre quem está acessando quais recursos e em que momento.
4. Treinar sua equipe internacional em shadow IT
Provavelmente, as práticas de shadow IT que ocorrem na sua empresa são realizadas de forma involuntária ou por desconhecimento das possíveis consequências. É por isso que treinar sua equipe internacional é tão importante, para aumentar a conscientização e prevenir seu aparecimento.
Esses programas de treinamento são úteis para educar o time sobre os perigos potenciais da shadow IT, como perda de dados, não conformidade regulatória e vulnerabilidades de segurança. Ao compreender estes riscos, os funcionários estão mais bem preparados para reconhecer e evitar práticas de shadow IT.
Além disso, este treinamento pode fornecer diretrizes claras e simples para que todos identifiquem sinais de práticas de shadow IT, como instalação de softwares não autorizados ou uso de aplicativos de armazenamento em nuvem não aprovados pelo departamento de tecnologia.
5. Criar e atualizar o inventário de software e hardware da sua empresa
Um catálogo de aplicações e serviços autorizados centraliza os recursos tecnológicos aprovados pelo departamento de TI da empresa. Desta forma, os seus colaboradores podem acessar facilmente este catálogo para encontrar os recursos que necessitam para o desempenho das suas tarefas, sem ter que recorrer a soluções não autorizadas.
Além disso, este catálogo pode incluir informações sobre a segurança e conformidade de cada uma das ferramentas que o compõem. Portanto, isso ajuda os funcionários a usarem opções seguras e confiáveis.
6. Estabelecer e comunicar políticas claras sobre o uso da tecnologia
Políticas de TI claras são um guia para que seus talentos saibam quais tecnologias são permitidas e quais não são. Por isso é tão importante que a comunicação entre a TI e os demais setores flua bem sobre esse tema. Com base nestas políticas, os colaboradores poderão tomar decisões informadas e evitar o uso indevido de ferramentas não autorizadas que possam colocar em risco a segurança da empresa.
Nesse sentido, você pode contar com estratégias mais abrangentes de gestão remota de talentos, como o estabelecimento de formas de comunicação claras e transparentes, das quais falamos nesse outro texto.
Se você é novo na folha de pagamento, este guia ensinará a maneira eficaz de gerenciá-la
7. Abrir espaços de diálogo e consulta para todos os departamentos
Os canais de consulta são essenciais para promover a colaboração e a transparência na sua organização, o que ajuda a prevenir práticas de shadow IT. É o caso de pesquisas periódicas que ajudam a coletar informações valiosas sobre as ferramentas e tecnologias que seus colaboradores utilizam diariamente. Da mesma forma, estes recursos dão oportunidade aos talentos de expressarem as suas necessidades e preocupações sobre as ferramentas de trabalho disponíveis.
Entregue equipamentos de trabalho para seus talentos internacionais com a Deel Equipment
Uma forma prática de evitar as dores de cabeça causadas pela shadow IT é entregar equipamentos próprios da empresa configurados de acordo com os padrões de segurança estabelecidos pelo protocolo interno da organização. Isso significa que eles possuem medidas de segurança integradas, como software antivírus atualizado, firewalls e restrições de acesso.
Da mesma forma, a entrega de equipamentos próprios pode simplificar a gestão e o suporte técnico, já que o departamento de TI pode focar na manutenção e atualização da mesma infraestrutura tecnológica para todos (ou seja, padronizada). Dessa forma, você pode garantir que seu talento internacional utilize as ferramentas tecnológicas adequadas.
Nós sabemos que enviar equipamentos para funcionários locais ou internacionais pode ser muito complexo. Mas não é assim com a Deel. Se os seus funcionários estão distribuídos no México, Japão, Colômbia ou qualquer outro país do mundo, isso não é mais um obstáculo para a cibersegurança da sua empresa. Com a Deel, agora você pode rastrear, enviar e gerenciar dispositivos internacionalmente com apenas alguns cliques. Saiba mais sobre a Deel Equipment!
