Lönehantering – hur lång tid tar det och varför?

Den automatiserade löneprocessen tar vanligtvis en till två arbetsdagar. Efter att en löneförfrågan har skickats kan de anställda räkna med att få sina löner inom två till tre dagar.

Med ett automatiserat lönehanteringssystem får anställda oftast sin lön inom fem dagar efter löneperiodens slutdatum.

Den exakta tiden kan variera beroende på val av betalningsmetod. Direkta banköverföringar, checkar och moderna metoder som digitala plånböcker har olika behandlingstider.

Låt oss utforska dessa olika betalningsmetoder, de olika stegen i processen samt den totala behandlingstiden för lönehanteringen.

Faktorer som påverkar hastigheten på lönehanteringen

Den största flaskhalsen i lönehanteringen är den tid det tar för ansvarig person att göra beräkningar och fastställa det exakta belopp som varje medarbetare ska få i lön. Mer specifikt påverkas hastigheten för lönehantering och det slutliga löneutbetalningsdatumet av följande faktorer:

Automatisk eller manuell

Manuell lönehantering förlitar sig på kalkylblad och enkla verktyg. Dessa kan verka billigare, men företag som använder manuella processer lägger istället ner mer tid på lönehantering och upplever fler fel.

En ny undersökning visade att 49 procent av småföretag tycker att löneprocessen är frustrerande. 47 procent upplever den som komplicerad och 44 procent anser att den är förvirrande. Totalt rapporterade vissa företag att lönehanteringen tog totalt 21 dagar per år.

Ett alternativ till manuell lönehantering är automatiserad programvara för lönehantering. Med tanke på den tid som sparas och felen som undviks erbjuder automatiserade system många fördelar och prisvärda lösningar. Det är dessutom det bästa sättet för att snabba upp lönehanteringen.

Relaterat: Kolla in vår guide om löner och skatter för småföretag.

Regeländringar

Lönehanteringen måste följa både lokala och nationella lagar, och nya eller förändrade regler kan sakta ner processen. Att följa regelverken är dock avgörande för att minska fel och undvika sanktioner.

Nya regeländringar inkluderar:

• 29 delstater och minst 40 lokala myndigheter höjde minimilönen över den federala nivån på 7,25 dollar.
• 11 delstater och cirka 20 kommuner införde lagar som kräver att arbetsgivare erbjuder betald sjukledighet.
• Åtta delstater antog jämställdhetslagar som överträffar de federala kraven.

Regelefterlevnad av nationella och internationella lagar

Du måste även följa nya lagar om du anställer och betalar medarbetare i nya delstater eller länder.

Varje delstat i USA har sina egna specifika lagar, och arbetsgivare måste följa delstatens regler där deras anställda bor. Till exempel har varje delstat unika regler för löneutmätning, vilket innebär att arbetsgivaren kan vara skyldig att dra av pengar från en anställds lön för att betala obetalda lån.

Global lönehantering är en stor utmaning för företag eftersom varje land har sina egna regler för löneskatter, lokala valutor, arbetslagar, dataskyddslagar och mycket mer. Om du väljer att anställa internationella medarbetare bör du vara medveten om dessa hinder – och de alternativ som finns för att få hjälp.

Hantering av övertid

Arbetsgivare måste betala mer för övertid. Att hålla koll på dessa timmar är tidskrävande och kan potentiellt orsaka förseningar i hanteringen. I vissa fall lämnar anställda själva in sina tidrapporter för övertid. Försenade inlämningar kan också påverka lönehanteringen.

Bearbetningstider för populära betalningsmetoder

Företag och anställda har idag fler betalningsalternativ än någonsin. Direktinsättningar har ersatt papperscheckar i många branscher, och vissa företag använder till och med digitala plånböcker och kryptovalutor som betalningsmetoder.

Var och en av dessa betalningsmetoder har olika bearbetningstider. Observera att varje uppskattad tidsram inkluderar en till två dagar för interna löneprocesser.

Direktinsättningar tar 1–3 dagar

En direktinsättning är en elektronisk metod för att betala ut pengar direkt till en anställds bankkonto. Denna automatiska process är snabb, bekväm, säker och minskar väntetiden för de anställda. Som en bonus skapas korrekta transaktionsregister som är enkla att komma åt.

Om du vill använda direktinsättningar måste du:

• Välja en lönehanteringstjänst
• Initiera processen via en bankportal eller lönehanteringsprogram
• Samla in information från anställda, såsom bankkontonummer, clearingnummer och en undertecknad fullmakt
• Mata in de anställdas bankuppgifter i ditt lönehanteringssystem
• Skapa ett schema för direktinsättningar och lönekörning samt bekräfta deadlines för löner
• Köra löneutbetalningen

När detta är klart paketerar banken alla direktinsättningar och skickar dem till Bankgirot (eller motsvarande aktör) vid förutbestämda intervaller. Därefter skickas direktinsättningen till de anställdas respektive bankkonton.

Tiden det tar att få in pengarna beror på var bankerna är lokaliserade och eventuella internationella överföringar, som oftast kan ta längre tid än lokala överföringar. Att flytta pengar mellan två olika banker kan också ta längre tid än att föra över pengar till en anställd som använder samma bank som företaget.

Papperscheckar tar 2–5 dagar

Att betala med en papperscheck innebär att skriva checken för hand och skicka den med posten (eller leverera den personligen) till medarbetaren. Medarbetaren måste sedan sätta in checken på banken innan pengarna dyker upp på deras konto.

Det tar i genomsnitt två dagar för en check att lösas in. Om du betalar medarbetare med en fysisk, handskriven check behöver du ge dig själv minst fem dagars framförhållning för att säkerställa att medarbetaren får pengarna i tid. Leveranshastigheten hos posten kan också göra att du behöva lägga till några dagar till för att säkerställa att lönen kommer fram i rätt tid.

Papperscheckar är användbara om en medarbetare saknar bankkonto och därför inte kan lämna kontouppgifter. Checkar skapar också ett fysiskt spår och placerar lönespecifikationer direkt i medarbetarens händer. Däremot tar det tid att leverera eller posta checkar, och det finns alltid en risk att de kommer bort.

Digitala plånböcker tar 1–2 dagar

Att överföra pengar till en digital plånbok sker oftast direkt efter att den interna löneprocessen är klar (vilket vanligtvis tar en till två dagar).

Vissa löneplattformar har inbyggda digitala plånböcker, medan andra löneplattformar skickar pengar till externa digitala plånböcker. Digitala plånböcker är smidiga och representerar ett steg mot en kontantfri framtid. De digitala plånböckerna kan också undvika avgifter som banker ibland tar ut.

Betalkort tar 1–2 dagar

Förbetalda betalkort kan laddas med flera löneutbetalningar och är en effektiv lösning för anställda utan ett traditionellt bankkonto. Ett exempel är Deel Card, som gör det möjligt för frilansare att ta ut pengar direkt till ett VISA-kort som kan användas både online och i butiker.

Kort innebär vissa risker eftersom de kan bli stulna, och anställda kan behöva betala avgifter för kontantuttag i bankomater. Trots detta är betalkort en snabb och flexibel lösning som även fungerar bra när det kommer till att ta emot internationella betalningar.

Hur fungerar löneprocessen?

Lönehantering sker i tre huvudfaser: förberedelser, löneuträkning och efterbearbetning. Processen för hur lönehanteringen fungerar kan variera beroende på om den görs internt eller med hjälp av en extern leverantör.

Intern lönehanteringsprocess

Även om alla företag har sina egna unika sätt att hantera löner, följer processen vanligtvis dessa steg:

• Samla och organisera dokumentation: Se till att inkludera arbetsgivarens organisationsnummer, de anställdas personnummer samt all relevant ekonomisk information i de korrekta skatteformulären.
• Skapa ett löneutbetalningsschema: Ta hänsyn till faktorer som kassaflöde och sista datum för inlämning av rapporter.
• Beräkna bruttolön: Bruttolön är den totala summan som en anställd tjänar innan skatt och avdrag. För timanställda baseras bruttolönen på tidrapporter.
• Gör avdrag: Dra av skatter och avgifter som inkomstskatt, arbetsgivaravgifter och andra lagstadgade avgifter. Betala de anställda: Baserat på tidigare beräkningar får de anställda sin nettolön.

Anställda bör få sina pengar inom fem dagar från slutet av löneperioden.

Det är viktigt att föra detaljerade register över varje steg i processen och säkerställa att lönerelaterade dokument är uppdaterade och tillgängliga. En löneprogramvara kan förenkla processen genom att automatiskt göra beräkningar och initiera betalningar.

Externa löneprocesser

Många företag väljer att outsourca lönehanteringen till en leverantör som Deel för att avlasta företagets interna arbete.

Deels Global Payroll förenklar lönehanteringen genom att göra det möjligt för internationella företag att betala alla sina anställda på en och samma plattform. Med ett nätverk av juridiska experter och löneexperter i 150 jurisdiktioner erbjuder vi en komplett lösning för löner, regler och eterlevnad. Ni kan använda era egna juridiska enheter för att anställa teammedlemmar och låta oss hantera resten:

• Löneutbetalningar
• Regelefterlevnad
• Avdrag och förmåner
• Skattedeklarationer och inbetalningar
• Pension
• Lönespecifikationer
• Offboarding
• Onboarding

När lönehanteringen outsourcas till Deel ser våra experter till att betalningar sker korrekt och i tid enligt anställningsavtal och lokala lagar. Så här fungerar processen:

1. Välj en enhet med statusen "Väntar på finansiering".
2. Klicka på "Betala finansiering".
3. Välj din betalningsmetod och följ instruktionerna i betalningsflödet. Beroende på vald metod kan ytterligare steg tillkomma.
4. Granska betalningssammanfattningen och bekräfta betalningen.

Observera att denna process beskriver hur du betalar anställda genom Deel. Om du betalar anställda direkt via en lokal lönehanteringsleverantör, tillhandahåller Deel en CSV-fil och alla nödvändiga betalningsuppgifter för att slutföra processen via Deels dashboard. Se videon nedan för en genomgång av hela processen.

Vanliga frågor om lönehantering

Lär dig mer om lönehantering nedan. Tar internationell lönehantering längre tid?

Internationella lönekomponenter tillför både tid och komplexitet till processen. Varje nytt land innebär nya lokala lagar och regler, valutor, förmåner, växelkurser, dataskyddslagar, bankavgifter och skatter att förhålla sig till.

Trots detta bör den internationella lönehanteringen inte hindra dig från att rekrytera globalt. En global lönehanteringslösning som Deel kan förenkla och påskynda processerna på ett effektivt sätt.

Varför tar lönehantering så lång tid?

Detaljerade uppgifter, som att räkna ut arbetade timmar och skatter, kräver tid och noggrannhet. Hur lång tid som behövs beror på om organisationen använder löneprogramvara eller anlitar en extern leverantör.

Regelefterlevnad måste dessutom hanteras före, under och efter lönekörningen, vilket ökar den tid och de resurser som krävs.

Hur kan man snabba upp lönehanteringen?

De mest effektiva sätten att påskynda lönehanteringen är att:

• Använda automatiserade lönehanteringssystem
• Outsourca lönehanteringen till en tredje part
• Erbjuda flexibla scheman för löneutbetalning
• Möjliggöra flera uttags- och betalningsalternativ
• Använda en massbetalningslösning för att betala hela teamet med ett klick
• Erbjuda löneutbetalning vid behov (on-demand pay)

Vad innebär löneutbetalning vid behov? (On-demand pay)

Löneutbetalning vid behov (on-demand pay), även känt som earned wage access (EWA), är en flexibel betalningslösning som Deel erbjuder EOR-anställda. Denna tjänst gör det möjligt för anställda att få tillgång till en del av sin intjänade lön före den ordinarie löneutbetalningsdagen.

Denna ökade flexibilitet bidrar till förbättrat välbefinnande och ekonomisk trygghet hos de anställda, då det minskar den ekonomiska stress som kan uppstå vid oväntade utgifter eller problem med budgetering. Löneutbetalning vid behov är ofta ett bättre alternativ än kreditlån eller snabblån, som annars är vanliga lösningar för personer som lever från lön till lön eller har svårt att betala räkningar i tid.

Genom att ge anställda tidig tillgång till sina intjänade pengar kan företag förbättra engagemang och nöjdhet bland personalen. Notera att löneutbetalning vid behov inte är detsamma som dagliga löneutbetalningar, där arbetstagare får tillgång till sin lön i slutet av varje arbetsdag eller nästa dag.

När är det deadline för lönehanteringen hos Deel?

Hos Deel erbjuder vi en detaljerad guide för deadlines vid löneinlämningar. Vi använder avstämningsdatum för att låsa lönerapporter och data, vilket säkerställer att lönecykeln fungerar smidigt. Med hjälp av automatisering kan vi snabbare hantera justeringar, vilket ger kunderna mer tid att göra ändringar innan lönecykeln avslutas.

Deel ger sina EOR-kunder en förlängd deadline, vilket ger löneavdelningar tre gånger mer tid att hantera anställdas lönejusteringar. Genom vår interna lönehantering erbjuder vi flexibilitet när det kommer till att godkänna sista-minuten-utgifter, uppdatera ledighetsdagar, inkludera provisioner och bonusar samt rapportera månadslöner, fram till den 20:e varje månad.

Till skillnad från standardleverantörer av lönehantering, som samarbetar med tredje parter och har strikta deadlines, gör Deels interna processystem det möjligt för oss att vara mer flexibla och anpassningsbara för att möta era lönebehov.

Vad ingår i en lönecheck?

En lönecheck är en enkel check. En lönespecifikation eller lönebesked ger en mer detaljerad översikt av den anställdes betalning. Dokumentet innehåller sammanfattad information från lönehanteringsprocessen, inklusive:

• Arbetsgivaruppgifter som organisationsnummer och kontaktinformation
• Anställdas uppgifter som personnummer
• Bruttolön
• Nettolön
• Lönegrund
• Arbetade timmar (inklusive övertidstimmar)
• Betald ledighet
• Skatteavdrag
• Arbetsgivarens bidrag och förmåner

Vad är en typisk lönecykel?

Vanliga lönecykler internationellt är veckovis, varannan vecka, två gånger i månaden eller månadsvis. Beroende på dina löneperioder går du igenom lönehanteringsprocessen ett visst antal gånger per år. Löneutbetalning varannan vecka är vanligt för timanställda och innebär 26 löneutbetalningar per år.