Decentraliserad eller centraliserad lön: för- och nackdelar

När du börjar integrera globala medarbetare i din organisation blir fördelarna med en enkel, kostnadseffektiv och exakt lönehanteringslösning allt tydligare. Men hur ser den bästa lösningen ut, och hur betalar du ditt team med den?

För de flesta globala företag handlar valet om centraliserad kontra decentraliserad lönehantering.

Du kan antingen använda flera lokala löneleverantörer för att möta behoven på olika platser eller välja ett samlat lönehanteringssystem för alla medarbetare, som Deel.

Vår globala lönehanteringslösning är tillgänglig världen över. Till skillnad från konkurrenterna har vi ett internt expertteam som erbjuder bättre insyn i internationell rekrytering, snabbare svarstider och en mer enhetlig upplevelse.

Den här artikeln guidar dig genom fördelarna och utmaningarna med båda alternativen för att hjälpa dig välja rätt lösning för din organisation.

Vad är centraliserad lönehantering?

Centraliserad lönehantering är ett system som gör det möjligt att hantera alla löneaktiviteter på en och samma plattform. Med denna metod följer alla löneansvariga samma processer, oavsett var medarbetarna arbetar och får sin lön.

Eftersom hantering av alla uppgifter och data i ett enda system ger bättre kontroll över hela löneprocessen, föredrar många multinationella företag en centraliserad lösning för sin globala lönehantering.

I dessa företag ansvarar vanligtvis ett högre lönehanteringsteam för beslut som rör hela organisationen. De säkerställer att lönehanteringsprocesserna är i linje med eventuella lokala leverantörer som företaget samarbetar med.

Fördelar med centraliserad lönehantering

Både små och växande företag behöver en väl dokumenterad och formaliserad lönestrategi, särskilt vid global rekrytering. En sådan strategi hjälper till att eliminera potentiella risker för regelefterlevnad inom lönehantering och skapar en hållbar och skalbar lönehanteringsmodell.

Om du väljer ett centraliserat system kan du dra nytta av följande fördelar:

• Tillgänglighet
• Bättre kontroll
• Effektivare processer
• Säker datahantering

Tillgänglighet

Som en global organisation har du troligen flera lönehanteringsteam i olika länder som arbetar med olika valutor. Med ett enda system för att lagra och hantera löner kan teammedlemmarna enkelt få tillgång till data oavsett var de befinner sig.

När andra team, som HR, behöver löneuppgifter kan de enkelt hitta den information de behöver i en enda plattform, istället för att leta i flera system och databaser.

Effektiviserade processer

Om dina lönehanteringsprocesser skiljer sig åt beroende på enhet eller plats kan det leda till problem vid rapportering eller onboarding av nya löneansvariga. Inkonsekventa processer kan också orsaka fel som HR-avdelningen måste åtgärda manuellt.

Med automatiserade löneprogram, självbetjäning och integrerade system som förenar löne- och HR-funktioner minskar risken för fel. Dessa automatiseringar och arbetsflöden blir ännu mer effektiva med ett centraliserat lönehanteringssystem.

Med enhetliga processer i alla dotterbolag och länder blir det enklare att onboarda ny personal och omplacera medarbetare där behov finns. Det innebär bättre kostnads- och arbetskraftseffektivitet för ditt företag.

Säker datahantering

Ju större företag, desto större är riskerna för datasäkerhet och integritetsintrång. Om lönehantering sker på flera platser får många personer tillgång till konfidentiella uppgifter, vilket ökar sårbarheten i databasen.

Genom att hantera löner via en enda plattform minskar antalet personer som har tillgång till löneuppgifter. Det blir också enklare att implementera bättre säkerhetsåtgärder för att skydda datan mot cyberattacker.

Förbättrad kontroll

Konsolidering av löneuppgifter gör det möjligt att övervaka alla utgifter (löner, förmåner, omkostnader) på ett och samma ställe, vilket ger bättre kontroll över lönehantering, personalstyrka och mycket mer. Detta ger chefer och ledare möjlighet att fatta välgrundade beslut om verksamheten och dess resurser.

Med en tydlig översikt över hur budgeten fördelas inom hela organisationen (inklusive affärsenheter i andra länder) kan du enkelt identifiera förbättringsområden, fatta datadrivna beslut om budgeten och säkerställa att alla utgifter redovisas.

Vad är decentraliserad lönehantering?

Decentraliserad lönehantering är en modell där företag öppnar nya enheter eller skapar flera löneteam i varje land där de är verksamma.

Företag i ett tidigt skede väljer ofta decentralisering på grund av kostnadsbesparingar och tillgänglighet, eftersom outsourcing av lönehantering vanligtvis går snabbare än att bygga upp ett internt löneteam.

Leverantörer av decentraliserad lönehantering använder egna metoder, olika plattformar och förlitar sig på flera beslutsfattare, ofta på en lägre nivå än högre ledning. Att förlita sig på många beslutsfattare kan göra att dessa team känns osammanhängande och att deras informationssystem blir inkompatibla.

Fördelar med decentraliserad lönehantering

Den decentraliserade modellen har också sina fördelar. Små företag kan framgångsrikt driva sin verksamhet under flera år genom att förlita sig på flera löneteam som arbetar självständigt och följer sina egna processer.

Här är de mest framträdande fördelarna med ett decentraliserat lönehanteringssystem:

• Kostnadseffektivitet
• Flexibilitet och snabba beslut
• Lokal kundservice

Kostnadseffektivitet

Decentraliserad lönehantering innebär ofta att företaget outsourcar lönehantering till lokala partners i respektive land (ICPs). Istället för att bygga en hel löneavdelning med global personal från olika regioner betalar du en månadsavgift, ibland baserad på faktisk användning, för att hantera lokala löner.

Brist på resurser (tid, pengar och personal) hindrar ofta små företag och startups i ett tidigt skede från att bygga ett ordentligt centraliserat lönehanteringssystem, vilket är anledningen till att de väljer decentralisering.

Företag kan också behöva etablera en lokal enhet för att kunna anställa och betala internationella medarbetare. Denna tidskrävande och dyra process är sällan förenlig med små företags budgetar eller snabbväxande startups som behöver onboarda ny personal snabbt. Att anställa via en employer of record (EOR) är ett mycket mer prisvärt alternativ, eftersom dessa organisationer vanligtvis hanterar hela löneprocessen, regelefterlevnad, kontrakt och mer därtill.

Flexibilitet och snabba beslut

Med ett centraliserat lönehanteringssystem kan det ta tid för information att färdas genom organisationen. Om du istället ger individuella team möjlighet att fatta beslut baserat på sina egna processer och data, kan löneansvariga snabbt lösa lokala problem.

Lokal kundservice

Lokala löneteam som fokuserar på sina specifika marknader kan bidra till att överbrygga kommunikationsklyftan mellan dig och dina globala medarbetare samt förbättra kundrelationerna. Genom att ge dem mer självständighet och flexibilitet kan lokala löneansvariga anpassa sina processer till lokala behov och leverera service i rätt tidszoner och på rätt språk.

När bör du överväga centraliserad kontra decentraliserad lönehantering?

När ditt företag växer kan decentraliserade lönehanteringssystem skapa följande utmaningar:

• Brist på kontroll och central översikt över löneaktiviteter och data på medarbetarnivå, särskilt i en global miljö med komplexa krav på regelefterlevnad.
• Svårigheter att konsolidera realtidsdata på grund av inkonsekventa system, vilket försvårar samarbetet mellan olika team inom organisationen.
• Bristande kommunikation mellan avdelningar, vilket kan orsaka dubblering av löneinformation och slöseri med både resurser och lagringsutrymme.
• Onödiga kostnader till följd av dubbelt arbete och felaktiga beräkningar.
• Förhöjd risk för bedrägerier på grund av bristande insyn och kontroll.

En decentraliserad lönehanteringsmodell kan vara en lämplig lösning för vissa företag, särskilt de med få anställda. Men när verksamheten växer i både personal och marknader behövs ökad kontroll och strikt regelefterlevnad.

När företag utvärderar leverantörer för centraliserad lönehantering använder de ofta en Request For Proposal (RFP)-matris för att prioritera och bedöma sina affärsbehov. Du kan ladda ner Deels kostnadsfria RFP-mall för att begära skräddarsydda och attraktiva lösningar som passar dina behov.

Betala hela ditt team på en och samma plattform med Deel

Deels globala lönehanteringslösning är en intuitiv och lättanvänd plattform som fungerar för alla medarbetare, oavsett var de befinner sig.

Företag världen över litar på oss, med 4,8 i betyg på Trustpilot och omdömen som framhäver vår responsiva kundsupport, användarvänliga plattform och mycket mer.

Med Deel kan du:

• Anställ och betala heltidsanställda och frilansare över hela världen enkelt och regelriktigt.
• Standardisera internationell lönehantering smidigt i hela organisationen.
• Hantera avtal och förmåner enligt lokala lagar.
• Onboarda nya medarbetare på nolltid.
• Ha full kontroll över all data och håll den säker med avancerade åtgärder för datasäkerhet.

Läs mer om Deels globala lönehanteringslösning eller boka en demo för att se hur vi kan hjälpa ditt team att växa globalt.