19 vanliga lönefel att undvika när du betalar dina anställda

Dina anställda rapporterar sina arbetstimmar, och du ersätter dem på olika sätt, främst genom lön. Oavsett om det kallas lön, ersättning eller något annat har det samma syfte – att ge dina anställda värde för det arbete de har utfört åt dig.

Det kan verka enkelt, men det är lätt att göra misstag när du betalar dina anställda. För att skapa en trygg och produktiv arbetsmiljö som löneansvarig bör du undvika dessa 19 vanliga lönefel.

1. Felberäkning av lönen eller betalning av fel belopp

Att säkerställa korrekta löneutbetalningar till både anställda och frilansare är grunden för en bra arbetsrelation. Att räkna ut rätt belopp varje gång är en utmaning, men det måste göras. Ofta innebär det att gå igenom många – ibland hundratals – tidrapporter och se till att alla stämmer.

Felberäkningar vid löneutbetalningar till både anställda och frilansare kan leda till allvarliga problem.

För det första kan du av misstag betala dina anställda för lite, vilket innebär att de får mindre lön än de har rätt till. Förutom att det är oerhört oprofessionellt kan det också slå hårt mot motivationen.

Att betala ut för mycket är också ett allvarligt problem vid lönefel och kan bero på något så enkelt som en felaktig inmatning av data. Men att ge en anställd mer pengar än vad de har tjänat är en dålig affärsmodell. Det kan dessutom få allvarliga ekonomiska konsekvenser för företaget om det inte upptäcks i tid, särskilt för mindre företag.

2. Att bortse från löneskatter

Att betala skatt är en av de viktigaste uppgifterna när du driver ett företag. Alla företag måste betala inkomstskatt, arbetsgivaravgifter och olika skatter på nationell och lokal nivå. Att missa någon av dessa inbetalningar kan leda till problem med Skatteverket. De flesta av dessa skatter betalas löpande, vilket innebär att en missad betalning kan resultera i kraftiga böter – oavsett om företaget är stort eller litet.

3. Glömma att skicka ut skatteblanketter eller missa deadlines

Vissa löneutbetalningar är direkt kopplade till specifika skatteblanketter. Att inte skicka in dessa i samband med att du anställer en medarbetare eller frilansare är ett allvarligt misstag som du bör undvika. Det finns många obligatoriska blanketter att skicka in till myndigheter, och vissa kan skilja sig helt från vad du är van vid. Till exempel ser skatteansvaret annorlunda ut när du anlitar utländska frilansare jämfört med vanliga anställda. Se till att du har koll på vilka blanketter som krävs för nyanställda och när de ska skickas in.

Många arbetsgivare fokuserar enbart på sina anställda och glömmer helt bort sina frilansare. Även om företag oftast inte behöver rapportera ersättningar till frilansare med F-skatt, kan det uppstå problem om man anlitar någon utan rätt skatteregistrering.

4. Vara inkonsekvent eller oregelbunden med löneutbetalningar

Att hantera något så komplext som löner kan innebära många oförutsägbara situationer, särskilt om du har många anställda eller frilansare utomlands. Att hantera global lönehantering är en av de största orsakerna till frustration och inkonsekvens när det gäller löneutbetalningar. Oavsett vilka utmaningar du stöter på bör en löneleverantör hitta lösningar och säkerställa stabila och konsekventa löneutbetalningar för sina medarbetare världen över.

5. Vara sen med löneutbetalningar

Affärer är ofta oförutsägbara, och kampanjer och produktlanseringar blir ofta försenade. Men en sak får aldrig vara sen: de anställdas löner.

Lönen ska betalas ut exakt på den förbestämda löneperioden. Det skapar förtroende och ger dina medarbetare en känsla av stabilitet.

Visst, löneutbetalningen kan bli lite sen en eller två gånger per år, men då ska det finnas en bra förklaring. Och du bör informera dina team i förväg – låt inte dina anställda vänta!

6. Hoppa över löneutbetalningar

Det enda som är värre än en sen lön är en lön som inte kommer alls. Både anställda och frilansare skulle lämna företag som gör så vid första bästa tillfälle.

Som löneansvarig måste du säkerställa att alla dina medarbetare får sin ersättning på löneutbetalningsdagen.

En missad löneutbetalning är inget dina medarbetare kommer att ta lätt på. Det kommer dessutom att sänka motivationen i teamen och skapa ett dåligt prejudikat – för att inte tala om att skada företagets rykte.

7. Felklassificering av anställda som frilansare eller tvärtom

Innan du lägger till en medarbetare i lönesystemet måste du fastställa vilken typ av arbetsrelation företaget har med personen. Beroende på denna klassificering kan det krävas olika typer av lönehantering.

Att behandla en anställd som en frilansare eller tvärtom kan orsaka allvarliga problem längre fram. Förutom skillnader i lönehantering finns det många andra faktorer som skiljer frilansare från anställda. Till exempel dras skatter och avgifter direkt från anställdas löner, medan frilansare med F-skatt själva ansvarar för sina skatteinbetalningar. Dessutom innebär anställning av en heltidsanställd andra juridiska och skattemässiga skyldigheter än att anlita en frilansare. Denna felklassificering är ett av de allvarligare lönefelen som du bör undvika till varje pris.

8. Felberäkning av övertidsersättning eller prestationsbonusar

Att förvänta sig att anställda arbetar utanför ordinarie arbetstid utan att kompensera dem är ett allvarligt misstag. Det kan sänka motivationen eller få dem att söka sig vidare. I många länder finns lagar och regler om övertidsersättning, och i Sverige styrs detta oftast av kollektivavtal eller individuella anställningsavtal.

Det finns ingen lagstadgad övertidsersättning i Sverige, men den regleras ofta i kollektivavtal. Vanligtvis ligger ersättningen på 150–200 % av den anställdas ordinarie timlön, beroende på när övertiden utförs.

Att betala övertidsersättning till frilansare är lite mer komplicerat. Eftersom du oftast inte registrerar deras arbetstid kan det vara svårt att avgöra när de har arbetat extra mycket. Du kan istället ge bonusar när uppgifter slutförs snabbt eller på ett särskilt bra sätt.

Detta gäller även dina ordinarie anställda. Om de presterar bra bör du belöna dem genom lönen eller på andra sätt.

9. Felhantering av bruttolön och nettolön

Detta är ett ganska grundläggande misstag när det gäller lönehantering. Det är också enkelt att undvika – det kräver bara lite noggrannhet och övning. I vissa fall kan det vara en utmaning att räkna ut en anställds nettolön från bruttolönen, men oftast är det ganska enkelt. Det viktiga är att du inte blandar ihop dem.

Bruttoinkomst är det belopp en medarbetare ska få innan avdrag, skatter eller avgifter har dragits. Nettoinkomst är det belopp som återstår efter att skatter, avgifter och andra avdrag har gjorts.

10. Bristande hantering av korrekta lönedokument

Bristfällig dokumentation kan leda till interna problem samt komplikationer vid skatteredovisning och andra myndighetsärenden. För att driva ett framgångsrikt företag måste du spara alla relevanta dokument, särskilt lönerelaterade.

Korrekt dokumentation skyddar dig juridiskt och gör det möjligt att följa företagets utveckling. Från affärstransaktioner och genomförda förändringar till lönehantering – allt bör finnas registrerat.

11. Inte kompensera anställda för arbetsrelaterade skador

Om en anställd skadas på jobbet och/eller vid utförande av arbetsuppgifter har hen rätt till olika typer av ersättning. Betald sjukfrånvaro och täckning av medicinska kostnader är några av dessa. Om du inte tillhandahåller dessa för den anställde, antingen direkt eller genom en löneutbetalning senare, kan ditt företag bli föremål för rättsliga åtgärder.

12. Att inte hålla sig uppdaterad med lagar och regler

Förutom arbetsrättsliga lagar finns det hundratals regler och författningar som rör betalning av anställda. De vanligaste lagarna handlar om regler för semester, arbetstider och löneavtal som fastställs genom kollektivavtal för olika branscher.

Oavsett om du betalar en anställd eller en frilansare, måste du följa vissa regleringar. Dessa kan variera beroende på din situation, verksamhetens omfattning och många andra faktorer.

Kolla in vår globala anställningsguide för specifika lagar och regler i olika länder

13. Misslyckas med att dra av löneutmätning från en anställds lön

Även om det kan verka som att det endast är skatter och avgifter som behöver dras av från en anställds lön, så är det inte hela sanningen. Löneutmätningar som skulder, kreditbetalningar och till och med bolån, i vissa fall, bör dras av från nettolönen innan lönen betalas ut till den anställde. Löneutmätningar är ett sätt att säkerställa att den som får lönen betalar sina egna skulder.

Att glömma att dra av löneutmätningar från en anställds lön kan orsaka både dig och dem många problem.

14. Att inte använda löneprogramvara

Vi lever i en digital tidsålder, och vi kan nästan med absolut säkerhet säga att det finns en app för allt.

Även om en app på din telefon kan vara för enkel eller osäker för tidrapportering eller för att hjälpa dig hantera löner, finns det löneprogramvara som är särskilt designad för detta ändamål.

Det enda du behöver göra är att ta dig tid att mata in data (som de anställdas personnummer eller när de började arbeta hos dig), och programvaran kommer att ta hand om resten.

• Du behöver inte dubbelkolla allt hela tiden
• Du kan spara pengar genom att ha en mindre löneavdelning
• Inget behov av att gå till banken eller betala löner från en dator. Löneprogramvaran beräknar och betalar alla belopp
• Det sparar mycket tid

Det här är bara några av fördelarna med att automatisera ditt lönesystem.

15. Att stressa igenom löneutbetalningar och relaterad pappershantering

En av de vanligaste missarna när det gäller löner är pappersarbetet. Det blir särskilt tydligt när nya anställda ska behandlas och tas igenom löneprocessen. Dokumentationen skyndas ibland igenom för att fylla en tjänst så snabbt som möjligt. Detta är ett stort misstag, eftersom det gör att den nya medarbetaren kan känna sig helt förvirrad. För att inte tala om felaktig dataregistrering som kan leda till allvarliga felberäkningar längre fram!

Undvik detta misstag genom att planera varje anställningsprocess och investera tid i att dubbelkolla pappersarbetet om det behövs. Detta säkerställer en bättre anställningsprocess och snabbare lönehantering.

16. Att glömma en helgdag

Om dina löneutbetalningar sker på fasta datum (till exempel den 25 januari, 25 februari och så vidare), kan de vid något tillfälle under året infalla på en helgdag. Banker och andra betalningstjänster kan vara stängda den dagen, vilket innebär att dina betalningar blir minst en dag försenade, vilket kan orsaka missnöje bland dina anställda och frilansare.

Även om detta inte påverkar själva löneutbetalningen särskilt mycket, planera i förväg och håll dessa dagar i åtanke för att undvika att bli sen med lönehanteringen.

17. Att inte inkludera alla skattepliktiga ersättningar vid inlämning av arbetsgivardeklaration

Ibland rapporterar arbetsgivare endast den anställdes grundlön och bortser helt från andra skattepliktiga ersättningar som måste ingå i skattedeklarationen. Det kan orsaka allvarliga juridiska problem, även om det var ett ärligt misstag.

Till exempel, aktieoptioner eller olika typer av rabatter som du erbjuder dina anställda är också skattepliktiga, och därför måste du rapportera dem till Skatteverket.

18. Att inte hålla din data säker

Oavsett om du outsourcar din lönehantering till en tredjepartsleverantör eller anställer oberoende entreprenörer för att arbeta med projekt, måste du skydda dina konfidentiella uppgifter från läckage. Det handlar om dina anställdas personuppgifter och löneinformation. Därför är det viktigt att skriva ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) med alla externa samarbetspartners.

Dessutom, om du har valt att förlita dig på teknologi, tänk på att den inte är perfekt. En server kan gå ner, din dator kan bli skadad. Se till att ha adekvat säkerhetskopiering för alla dina uppgifter och håll din löneinformation i en säker miljö, skyddad från hackare eller andra typer av problem.

19. Att överbelasta din lönepersonal

Lönehantering är vanligtvis kopplad till en enskild avdelning som arbetar med stöd från alla team inom företaget för att säkerställa att alla får rätt lön vid rätt tidpunkt.

Oavsett hur väl ditt lönehanteringssystem fungerar, kommer denna avdelning förr eller senare att bli överbelastad – att hålla koll på kontrakt, arbetade timmar, löner, löneavgifter, lediga dagar och annat kan verkligen vara överväldigande. Därför är det nödvändigt att avlasta din lönepersonal från tid till annan.

Småföretag drabbas särskilt av detta eftersom det inte finns en dedikerad avdelning för lönehantering. Det innebär oftast att företagsägaren måste gå igenom oändliga tidrapporter och dubbelkolla anställdas arbetstimmar för hela arbetsveckan. Att hantera löner som småföretag medför flera utmaningar som kräver viss expertis eller hjälp för att hantera.

Undvik lönefel framgångsrikt med Deel

Att automatisera din lönehantering kan hjälpa dig att undvika många av de vanligaste lönefelen och effektivisera hela din löneprocess. Genom att använda programvara slipper du manuella misstag och inkonsekventa uppgifter, samt felberäkningar och glömda deadlines. Vad mer kan du önska?

För att lära dig mer, boka en demo och ta reda på vad våra tjänster inkluderar utöver att hantera dina löneprocesser och hjälpa dig att undvika dessa vanliga misstag som ibland kostar företag miljoner.