12 smarta sätt att optimera lönehanteringen 2024

En idealisk löneprocess är enkel, stärker arbetet med regelefterlevnad och ger medarbetarna en positiv helhetsupplevelse. Men hur når du dit? Ett bra första steg är att följa de senaste och bästa sätten att hantera löner.

I den här artikeln går vi igenom några av de bästa sätten att hantera löneprocessen som du kan implementera under 2024 för att förbättra ditt teams lönefunktioner.

Skapa policys och rutiner för hela lönehanteringssystemet

Grunden för alla välfungerande processer – särskilt en så komplex som lönehantering – är tydliga rutiner och policys. Genom att skapa en gemensam riktlinje för era löneprocesser och bästa sätt att arbeta säkerställer ni att hela löneavdelningen arbetar utifrån samma standarder.

Era lönepolicys bör omfatta:

• Lönens olika komponenter
• Utbetalningsschema
• Betalningsmetoder
• Löneavdrag
• Förmåner
• Annat av vikt

Era lönerutiner bör omfatta:

• Processer för dataregistrering
• Standarder för hantering av rapporter
• Utbetalningsprocesser
• Standarder för dokumentation
• Beräkningsprocesser
• Förberedelser inför lönekörning
• Rapportering efter lönekörning

För att komma igång kan ni använda en global lönehanteringsmall för att identifiera dagliga löneuppgifter och hur mycket varje medarbetare ska få betalt per lönecykel.

Observera: Lagar för lönehantering (som när och hur medarbetare ska få betalt) varierar mellan länder. Se lokala lagar och regler för mer information.

Lägg in viktiga datum och deadlines för lönehanteringen för hela året

En av fördelarna med att hantera löner är att nästan alla viktiga deadlines är kända i förväg. Integrera denna strategiska planering i löneavdelningens schema för att undvika fel i lönehanteringen och påföljder från Skatteverket.

Deadlines och viktiga datum kan inkludera, men är inte begränsade till:

• Utbetalningsdatum (veckovis, varannan vecka, två gånger per månad eller månadsvis)
• Datum då Riksbanken har stängt
• Datum då lokala banker har stängt
• Skatteverkets deadlines för inlämning och utdelning av skatteformulär

Ställ in påminnelser för deadlines

Både småföretagare och löneansvariga på större företag kan ha nytta av att sätta upp påminnelser för deadlines inom lönehantering och skatt. Deadlines kan variera beroende på ländernas lagar för lönehantering och ditt löneutbetalningsschema.

Hur och var du ställer in påminnelser beror på ditt team och de verktyg ni använder. Att automatisera påminnelser i ett verktyg ni redan använder dagligen, som Slack, är ett av de enklaste sätten att säkerställa att påminnelser når fram. Ett annat alternativ är att skapa en lönekalender i teamets gemensamma Google-kalender och bjuda in alla nödvändiga medlemmar till de aktuella händelserna under året.

Säkerställ att dina medarbetare är korrekt klassificerade

Förståelse för anställningsklassificering är nödvändig för korrekt lönehantering. Du behöver känna till skillnaden mellan heltidsanställda och egenföretagare samt mellan undantagna och icke undantagna anställda för att kunna samla in och lämna in rätt formulär, betala medarbetare korrekt och tillhandahålla de lagstadgade förmånerna.

Arbetsgivare betalar mycket mer för anställda än för egenföretagare, eftersom de finansierar förmåner och arbetsgivaravgifter för varje anställd. När arbetsgivare felklassificerar sina medarbetare undviker de skatter, vilket leder till betydande skattebortfall.

Om ditt team anställer både egenföretagare och anställda, dubbelkolla att de är korrekt klassificerade. Du kan följa denna bedömning för att avgöra risken för felklassificering.

Uppdatera och automatisera ert lönehanteringssystem

En av de största framstegen inom HR-mjukvara är automatiseringen av lönehanteringen. Automatiserade och digitaliserade lösningar kan hjälpa dig att hantera löneavdelningens arbetsbörda och förbättra regelefterlevnad och inlämning av skattedeklarationer. De kan ta över uppgifter som:

• Tidrapportering
• Beräkning av övertid, bonusar och löneförhöjningar
• Lönrapportering och kostnadsuppdelningar
• Beräkning av skatter och avdrag
• Skattedeklarationer

Använd spårning och analys av realtidsdata

Löneteam behöver aktuell data för att kunna fatta välgrundade beslut. Oavsett om du granskar medarbetares löneinformation eller en kostnadsuppdelning av arbetsgivaravgifter behöver du en uppdaterad rapport. Exempelvis ger Deels plattform Global Payroll en global överblick över all löneinformation, vilket möjliggör datadrivna beslut om löner med rapporter från alla platser och roller.

Skapa en strikt godkännandeprocess för lönehantering

Godkännandeprocessen för löner tar ofta mycket tid och kräver samtidigt snabb insats från flera medarbetare på olika nivåer. Så hur kan man göra processen enklare?

Börja med att ha en tydlig översikt över budget, scheman, löneperioder och andra begränsningar. Sätt sedan upp riktlinjer som fastställer att alla beslut om bemanningsstrategi, befordringar eller personalförändringar måste godkännas i förväg, så att ni undviker större problem med löner längre fram i processen.

Erbjud mer tillgängliga alternativ för utbetalning

Direktinsättning till bankkonto är standard i Sverige, men om du vill ge dina medarbetare en ännu bättre betalningsupplevelse – särskilt om du har ett globalt team som inkluderar uppdragstagare – kan det vara värdefullt att erbjuda mer flexibla alternativ.

Med Deel kan medarbetare exempelvis välja att ta ut sin lön i kryptovaluta. Enligt Deel Labs State of Global Hiring Report gjordes 4 procent av alla uttag via Deel 2022 i kryptovaluta. Företag som använder Deel kan även betala uppdragstagare i förtid genom Deel Advance.

Deels kunder kan också erbjuda uppdragstagare ett Deel-kort, vilket gör att de kan använda medel direkt från sitt Deel-saldo utan att föra över pengarna till sitt bankkonto. Det är ett utmärkt alternativ för dem som arbetar i länder som Filippinerna, där de kan få sin lön i en mer stabil valuta.

Hitta en mjukvarulösning med mobil självbetjäning

Att använda en löneplattform med självbetjäningsfunktioner avlastar HR-teamet från repetitiva uppgifter och låter dem fokusera på kärnverksamheten. Självbetjäning gör det möjligt för medarbetare att utföra enkla uppgifter själva, såsom att lämna in tidrapporter, granska tidigare och nuvarande lönespecifikationer och lämna in skatteinformation.

En plattform med självbetjäning som dessutom är mobilanpassad är idealisk, eftersom både medarbetare och löneansvariga kan komma åt den när som helst och var som helst, vilket skapar en bättre användarupplevelse och ökar effektiviteten.

Implementera en stark policy för dataskydd

Oavsett om du lagrar data online, använder lönehanteringsprogram eller outsourcar lönehanteringen, måste du tänka på datasäkerheten. Löneteam arbetar med känslig medarbetardata, såsom bankinformation och personaluppgifter, och därför behöver du vidta försiktighetsåtgärder för att skydda denna information.

Molnbaserade lösningar är vanligtvis det säkraste alternativet för många företag, men det är upp till dig att avgöra vad som fungerar bäst för ditt företag och din data. Om du väljer att samarbeta med en extern leverantör för lönehantering behöver du också ha ett korrekt avtal för hantering av data och personuppgifter på plats.

Outsourca lönehanteringen för mer expertis och heltäckande lösningar

Många företag når så småningom en punkt där outsourcing av lönehanteringen blir den mest resurseffektiva lösningen. För vissa beror det på att personalstyrkan har blivit för stor för att den interna löneavdelningen ska kunna hantera lönerna på egen hand. Andra företag vänder sig till outsourcing när de börjar anställa medarbetare internationellt.

Om ledningen planerar för global expansion under 2024 är det dags att överväga att gå över till en extern leverantör för lönehantering. Fördelarna med att outsourca vissa löneuppgifter inkluderar:

• Minskade kostnader
• Tidsbesparingar
• Tillgång till expertis
• Förbättrad medarbetarupplevelse
• Ökad datasäkerhet och skydd för regelefterlevnad

Be dina medarbetare om ärlig och konstruktiv feedback

Medarbetarna är slutanvändare av lönehanteringsprocessen, och deras input kan hjälpa dig att förbättra hela upplevelsen. Använd pulsmätningar för att mäta teamets nöjdhet med det nuvarande lönehanteringssystemet och processen. Vilka problem har de stött på som löneavdelningen kanske inte är medveten om? Upplever de att de får betalt snabbt och enkelt nog? Vad kan du göra för att förbättra deras betalningsupplevelse?

Vanliga frågor lönehantering

Lär dig grunderna i lönehantering här.

Vilka är de sex stegen för att arbeta med ett lönehanteringssystem?

Även om varje företag har sitt eget system för löner är grunderna universella:

• Samla in företagets organisationsnummer och medarbetarnas personnummer samt tillhörande ekonomisk information och relevanta dokument
• Välj och sätt upp ett löneutbetalningsschema
• Beräkna medarbetarnas bruttolön Dra av inkomstskatt, arbetsgivaravgifter och andra avdrag enligt lokala lagar
• Betala ut medarbetarnas nettolön
• Spara löneuppgifter på ett säkert sätt för skattedeklaration och eventuella revisioner eller tvister

Läs vår kompletta guide om hur lönehantering fungerar för fler tips och råd.

Vilka är de fyra stegen för att hantera löner på distans?

Om du ansvarar för lönehanteringen för ett distansteam behöver du säkerställa en smidig och korrekt löneprocess som följer internationella lagar. De fyra huvudsakliga stegen för global lönehantering liknar en standardprocess:

• Klassificera medarbetarna korrekt (anställd eller uppdragstagare)
• Välj dina metoder för lönehantering (manuell/automatiserad hantering internt eller outsourcing lokalt/globalt)
• Samla in teamets skatteformulär
• Välj dina betalningsmetoder

Läs mer om hur du sätter upp och hanterar global lönehantering för ett distansteam.

Vilka är de bästa sätten att hantera löner för att upprätthålla regelefterlevnad?

Färre än två tredjedelar av löneansvariga instämmer eller instämmer helt i att de har alla verktyg och den expertis som krävs för att säkerställa regelefterlevnad. För att upprätthålla regelefterlevnad i Sverige behöver löneavdelningar följa både lokala och internationella regelverk.

Följ vår checklista för lönehantering och regelefterlevnad för 2024 för att förbättra hanteringen av löner i ditt team.