Die 4-Tage-Woche: Modelle, Chancen und Herausforderungen

Mit fortschreitender Digitalisierung und den Innovationssprüngen im Bereich künstlicher Intelligenz können insbesondere Büroangestellte so effektiv arbeiten wie nie zuvor. Und tatsächlich bieten laut einer Umfrage des Ifo-Instituts immerhin 11 Prozent der Unternehmen in Deutschland ihren Beschäftigten mittlerweile eine Vier-Tage-Woche an. Bill Gates prophezeit in Zukunft sogar eine 3-Tage-Woche. Obwohl Letztere noch in weiter Ferne liegt, gewinnen Arbeitszeitverkürzungen schon heute zunehmend an Relevanz.

Deel gibt Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Modelle einer 4-Tage-Woche und erklärt, warum sie nicht zwingend die Abkehr von der 40-Stunden-Woche bedeuten müssen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie die 4-Tage-Woche in Ihrem Unternehmen umsetzen können und was Sie dabei rechtlich beachten sollten.

Die 4-Tage-Woche: Teil einer größeren Bewegung

Spätestens mit dem Eintritt der Generation Z, also den Geburtsjahrgängen 1995 bis 2010, in den Arbeitsmarkt gewinnt die Debatte um ein Neudenken der Arbeit zunehmend an Bedeutung. Konzepte wie Homeoffice, Sabbatical oder Workation sind nur einige der Themen, die unter dem Oberbegriff „New Work“ auf die Agenda rücken. Teil davon sind auch neue Arbeitszeitmodelle wie die 4-Tage-Woche. Sie hinterfragen vorherrschende Strukturen und rücken die Frage in den Fokus, ob etwa bei Bürojobs die bloße Anwesenheit oder die tatsächliche Leistung zählt.

Mögliche Vorteile für Arbeitnehmende

Arbeitnehmer:innen erhoffen sich von einer verkürzten Arbeitswoche nicht nur mehr persönliche Zufriedenheit und eine bessere Work-Life-Balance, sondern im Hinblick auf die oft unsichtbare Care-Arbeit auch mehr Gleichstellung.

Verbesserte Arbeitsbedingungen rücken nicht zuletzt auch deshalb stärker in den Fokus, da Arbeitnehmer:innen in einer alternden Gesellschaft mit steigender Lebenserwartung und einer wachsenden Rentenlücke zukünftig wohl länger arbeiten werden müssen.

Entsprechend wünschen sich laut einer Studie der arbeitnehmernahen Hans-Böckler-Stiftung 81 Prozent der Vollzeitbeschäftigten eine 4-Tage-Woche. Die große Mehrheit der Befürworter möchte jedoch Einbußen beim Gehalt verhindern und wünscht sich einen Lohnausgleich.

Mögliche Vorteile für Arbeitgebende

Auch bei reduzierter Arbeitszeit mit Lohnausgleich, also gleichem Lohn für weniger Arbeitsstunden, könnte die Rechnung für Unternehmen aufgehen. Studien und Pilotprojekte der letzten Jahre haben gezeigt, dass die 4-Tage-Woche überwiegend zu gleichbleibender oder sogar gesteigerter Produktivität führte.

So bietet eine verkürzte Arbeitszeit Arbeitnehmer:innen starke Anreize, veraltete Prozesse zu überdenken, Optimierungen anzustoßen und ihr Potenzial besser auszuschöpfen. Gemeinsam können sich Teams fragen: Brauchen wir dieses Meeting wirklich? Und welche digitalen Tools können wir nutzen, um noch effektiver zu arbeiten?

Bei einer erfolgreichen Umsetzung können Unternehmen so nicht nur von einer stabilen Produktivität, sondern auch von einer gestiegenen Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden profitieren. Solange die 5-Tage-Woche noch als Standard gilt, gibt ein solches Angebot Unternehmen in Zeiten des Fachkräftemangels die Möglichkeit, sich gegenüber anderen Arbeitgebenden zu profilieren.

Welche Modelle gibt es für die 4-Tage-Woche?

Arbeiten die Arbeitnehmer:innen bei einer 4-Tage-Woche einfach weniger? Oder verteilt sich die Arbeitszeit von 5 Tagen auf 4 Tage? Und wie steht es mit der Bezahlung? Tatsächlich gibt es nicht „die 4-Tage-Woche“, sondern eine Reihe verschiedener Arbeitsmodelle.

Der Unternehmensverband Deutsches Handwerk unterscheidet zwischen den folgenden drei Modellen für eine 4-Tage-Woche:

Grundmodell

• Arbeitszeit: 40 h pro Woche, 10 h pro Tag
• Lohn: gleichbleibend

4-Tage-Woche ohne Lohnausgleich

• Arbeitszeit: 32 h pro Woche, 8 h pro Tag
• Lohn: wird um 20 % gesenkt

100-80-100-Modell

• Arbeitszeit: 32 h pro Woche, 8 h pro Tag
• Lohn: gleichbleibend
• Es muss ausdrücklich dieselbe Leistung erbracht werden wie in der 40-h-Woche

Individuelle Lösungen

Neben den drei genannten Modellen ist natürlich auch eine Vielzahl individueller Lösungen möglich. Ein Kompromiss zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden kann etwa eine 4-Tage-Woche bei Absenkung der Wochenarbeitszeit von 40 auf 36 Stunden ohne Lohnausgleich sein.

Das klingt zunächst kompliziert, ist aber recht einfach: Das Unternehmen verzichtet seinerseits auf 4 Wochenarbeitsstunden und gewährt eine 4-Tage-Woche. Dafür arbeiten die Arbeitnehmer:innen 9 Stunden pro Tag, profitieren von 3 freien Tagen pro Woche und müssen auf einen verhältnismäßig kleinen Anteil ihres Gehalts verzichten.

In Unternehmen, in denen bereits die 36-Stunden-Woche oder 38-Stunden-Woche als Vollzeit-Arbeitszeit gilt, fällt die Umstellung auf 4 Arbeitstage somit womöglich leichter.

Der Lohnverzicht sollte aus Sicht der Arbeitnehmer:innen schon deshalb gering gehalten werden, da sich damit neben ihrem aktuellen Einkommen auch ihre zukünftigen Rentenansprüche verringern.

So viel zur Theorie. In der Praxis ist die Anzahl der Studien und Modellprojekte zur 4-Tage-Woche in den letzten Jahren in die Höhe geschossen. Deel gibt Ihnen im Folgenden einen kurzen und knackigen Überblick über Erkenntnisse aus Japan, Spanien und Deutschland.

Studien und Pilotprojekte zur 4-Tage-Woche

Experiment von Microsoft Japan

Japan ist wahrlich nicht für seine Work-Life-Balance bekannt: Laut einem Bericht von CNBC erwarten japanische Unternehmen von ihren Mitarbeitenden rund 80 Überstunden pro Monat. Nicht ohne Grund ist Japanisch wohl die einzige Sprache der Welt, die mit „karoshi“ ein eigenes Wort für den Tod durch Überarbeitung kennt. Gleichzeitig verzeichnet Japan laut McKinsey seit 50 Jahren die niedrigste Produktivität aller G7-Nationen. Für umso mehr Aufsehen sorgte im Jahr 2019 das Experiment von Microsoft Japan.

Rahmenbedingungen: Im August 2019 stellte Microsoft alle seine 2.400 Mitarbeitenden in Japan im Rahmen eines Sonderurlaubs an allen Freitagen des Monats von der Arbeit frei. Gleichzeitig wurden Abläufe effizienter gestaltet, indem Meetings etwa auf eine Dauer von 30 Minuten beschränkt wurden.

Ergebnisse:

• Anstieg der Produktivität um rund 40 %
• 92 % der Mitarbeiter bewerteten die 4-Tage-Woche als positiv
• Der Stromverbrauch sank um 23 %

Pilotprojekt in Valencia

Rahmenbedingungen: Durch die Kombination bestehender Feiertage mit der Einführung eines zusätzlichen Feiertags sorgte die Stadt Valencia dafür, dass alle vier Montage im April 2023 für alle 800.000 Einwohner:innen als arbeitsfrei galten. Für diesen Monat galt somit bei vollem Lohnausgleich eine wöchentliche Arbeitszeit von 32 Stunden.

Ergebnisse:

Die Stadt Valencia wertete die Ergebnisse im Hinblick auf drei Faktoren aus:

1. Gesundheit und soziales Wohlbefinden der Arbeitnehmenden

• Verbesserung des selbst wahrgenommenen Gesundheitszustands
• Deutliche Verringerung des Stressniveaus
• Größere persönliche Zufriedenheit
• Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

2. Umwelt

• Bessere Luftqualität an den freien Montagen

3. Wirtschaft

• Umsatzrückgang im Handel
• Gestiegene Kundenzahlen im Hotel- und Gaststättengewerbe

Darüber hinaus hätten Kinder zu den Gruppen gehört, die am meisten von dem Versuch profitiert hätten. Die ausführlichen Ergebnisse sind im Bericht der Wissenschaftlichen Dienste des Bundestages nachzulesen.

Studie der Universität Münster

Rahmenbedingungen: 2024 testeten 45 Unternehmen und Organisationen in Deutschland 6 Monate lang das 100-80-100-Modell: Die Mitarbeiter:innen sollten also 100 Prozent Leistung erbringen – in 80 Prozent der Zeit und bei 100 Prozent Bezahlung.

Die teilnehmenden Unternehmen und Organisationen stammten aus einer Vielzahl von Branchen, von Beratung und Dienstleistungen über Fertigung und soziale Dienste bis hin zu IT und Medien. Sie wurden über die gesamte Dauer des Projekts von Expert:innen begleitet, hatten die Möglichkeit, an Workshops teilzunehmen und sich mit den anderen Arbeitgebenden auszutauschen.

Ergebnisse:

• Bei den Mitarbeiter:innen ließ sich eine signifikante Verbesserung der mentalen und körperlichen Gesundheit feststellen. Sie berichteten außerdem von weniger Stress und Burnout-Symptomen.
• Die finanziellen Kennzahlen wie Umsatz und Gewinn stiegen trotz reduzierter Arbeitszeit im Vergleich zum Vorjahr leicht an. Sowohl die Geschäftsführung als auch die Mitarbeiter:innen nahmen tendenziell einen Produktivitätsanstieg wahr.
• Mehr als 70 Prozent der Organisationen gaben an, die Vier-Tage-Woche nach der sechsmonatigen Pilotphase fortsetzen zu wollen.
• Einschränkend ist zu nennen, dass Unternehmen nur freiwillig an der Studie teilnahmen und somit ohnehin schon eine Offenheit gegenüber der 4-Tage-Woche aufwiesen. Daher ist eine gewisse Verzerrung der Ergebnisse nicht auszuschließen.
• Weitere Einzelheiten zu der Studie und den Ergebnissen lassen sich auf der Seite der Uni Münster nachlesen.

Die Pilotstudien haben sie überzeugt? Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die Rahmenbedingungen, die Sie im Vorfeld klären sollten.

Tipps für die Umsetzung der 4-Tage-Woche

Vor der Einführung

Wie so oft im Leben gilt auch hier: Kommunikation ist das A und O. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen und finden Sie heraus, was diese sich für ihren Arbeitsalltag wünschen. Ermitteln Sie, von welchem Modell die Mehrheit Ihrer Mitarbeiter:innen profitieren würde.

Bedenken Sie, dass nicht jedes Modell der 4-Tage-Woche zwangsläufig die Bedingungen aller Arbeitnehmer:innen verbessert. Beim Grundmodell mit 4 Tagen á 10 h etwa müssen die Arbeitnehmenden sicherstellen können, dass die Betreuung ihrer Kinder für 10 Stunden pro Tag plus die Anfahrtszeit gewährleistet ist.

Auch nachdem Sie gemeinsam eine optimale Lösung für alle Seiten besprochen haben, empfiehlt es sich, die 4-Tage-Woche zunächst als Pilotprojekt einzuführen. So können Sie in Ruhe testen, ob das Modell tatsächlich für alle Beteiligten die optimale Lösung darstellt. Ist dies nicht der Fall, steht es Ihnen frei, zurück zur 5-Tage-Woche oder zu einem anderen 4-Tage-Modell zu wechseln.

Ganz egal, ob Sie erst einmal ein Modellprojekt starten oder sofort aufs Ganze gehen: In jedem Fall gilt es, vor der Einführung der 4-Tage-Woche einige rechtliche Eckpunkte abzustecken.

Überstunden und Ruhezeiten

Sie denken über das Grundmodell nach, bei dem Ihre Mitarbeitenden 40 Stunden bei voller Lohnzahlung auf 4 Tage verteilen sollen? Dann sollten Sie besonders vorsichtig sein, um die Regeln des Arbeitszeitgesetzes nicht zu verletzen.

Laut § 3 ArbZG gilt jede Minute, die nach einer Arbeitszeit von 10 Stunden geleistet wurde, als unzulässig, auch wenn dies freiwillig geschah.

Das macht von Ihrer Seite die genaue Kontrolle der Arbeitszeiten nötig und verbietet jede Form von Überstunden an den regulären Arbeitstagen. Mehrarbeit wäre ausschließlich an den freien Tagen möglich – also am freien Wochentag oder am Samstag, der gesetzlich ebenfalls als Werktag gilt.

Laut § 5 ArbZG muss zwischen den Schichten außerdem jeweils eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen. Arbeiten Ihre Angestellten 10 Stunden pro Tag, müssen Sie besonders darauf achten, dass diese etwa bei einer Spätschicht bis 21 Uhr am nächsten Morgen nicht vor 8 Uhr wieder starten.

Eine 36-Stunden-Woche kann eine pragmatische Lösung sein, um etwaigen Arbeitszeitverstößen vorzubeugen. Sie gibt Ihnen als Unternehmen nicht nur eine größere rechtliche Sicherheit, sondern auch mehr Flexibilität im Hinblick auf mögliche Überstunden.

Kann die 4-Tage-Woche auch für einzelne Abteilungen oder Mitarbeiter:innen eingeführt werden?

Grundsätzlich ist es möglich, die 4-Tage-Woche nur für einzelne Teile des Unternehmens einzuführen. Allerdings dürfen Sie Mitarbeiter:innen nicht willkürlich benachteiligen und sie gemäß § 1 AGG nicht „aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität“ diskriminieren.

Legitim wäre eine Unterscheidung, wenn Sie diese aus betrieblicher Sicht begründen können. So ist es etwa möglich, ausschließlich in der Service-Abteilung oder am Empfang eine 5-Tage-Woche beizubehalten, wenn Sie die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens sicherstellen müssen. Nicht legitim wäre es, ohne fundierten Grund oder aus einem nach § 1 AGG unzulässigen Grund einzelne Mitarbeiter:innen eines Teams von der Regelung auszuschließen.

Um den Betriebsfrieden zu wahren, lohnt es sich dennoch, die Arbeitszeiten so einheitlich wie möglich zu gestalten. Führen Sie zum Beispiel statt eines festen freien Tags pro Woche ein rollendes System ein oder verteilen Sie unterschiedliche Wochentage nach Absprache unter Ihren Mitarbeitenden. So sorgen Sie weiterhin für eine durchgängige Erreichbarkeit und stellen gleichzeitig möglichst faire Bedingungen und in der Folge einen besseren Betriebszusammenhalt sicher.

Verändern sich durch die 4-Tage-Woche die Urlaubsansprüche?

Ja, rein gesetzlich vermindert sich der Urlaubsanspruch bei einer 4-Tage-Woche auf 16 Tage im Jahr. Die Dauer des gesetzlichen Mindesturlaubs ist im § 3 BUrlG festgesetzt. Sie beträgt – zur Zeit der Gesetzeserstellung noch auf eine 6-Tage-Woche ausgelegt – 24 Urlaubstage pro Jahr. Auf dieser Basis werden alle gesetzlichen Urlaubsansprüche berechnet. So ergeben sich etwa die 20 gesetzlichen Mindesturlaubstage bei einer 5-Tage-Woche.

Treffen Arbeitnehmende und Unternehmen vor der Einführung der 4-Tage-Woche keine abweichende Regelung, kann der Urlaubsanspruch der Arbeitnehmenden damit von 20 auf 16 Tage pro Jahr sinken. Dies gilt es im Vorfeld zu bedenken und etwaige abweichende Regelungen festzulegen.

Praxisbeispiele zur Berechnung des Urlaubsanspruchs in der 4-Tage-Woche, etwa auch bei einem unterjährigen Wechsel zur 4-Tage-Woche, finden Sie im arbeitsrechtlichen Leitfaden zur 4-Tage-Woche des Unternehmensverbandes Deutsches Handwerk. Dort lesen Sie außerdem, welche weiteren Regelungen des Arbeitsrechts Sie vor der Einführung beachten sollten.

Mitarbeiterverwaltung leicht gemacht mit Deel

Ganz egal, ob 5-Tage- oder 4-Tage-Woche: Wir finden, dass eine Verbesserung Ihrer Effizienz vor Ihrer Personalabteilung nicht Halt machen sollte. Daher unterstützt Deel Sie hier bei sämtlichen Belangen, von der Einstellung über die Urlaubsverwaltung bis hin zum Offboarding – und das weltweit. Buchen Sie jetzt Ihre persönliche 30-minütige Demo, in der ein Mitglied des Deel-Expertenteams Sie durch unser Produkt führt und Ihre Fragen zum Produkt beantwortet.