Was bedeutet Bring Your Own Device (BYOD)?

Bring Your Own Device (BYOD) ist eine Arbeitsplatzrichtlinie, die es Mitarbeiter:innen erlaubt, ihre privaten Laptops, Smartphones und Tablets für Arbeitszwecke zu nutzen. Anstatt Hardware zu verwenden, die vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, greifen die Mitarbeiter:innen über ihre eigenen Geräte auf die Anwendungen, Daten und Systeme des Unternehmens zu.

Die Frage nach einer möglichen BYOD-Strategie wird oft von der Unternehmensgröße bestimmt. Kleinere Unternehmen setzen auf BYOD, um Kosten zu sparen und flexibel zu bleiben. Konzerne hingegen tragen eine größere Verantwortung – sowohl gegenüber Kund:innen und Aktionär:innen als auch gegenüber Aufsichtsbehörden. Sie legen bei der Verwaltung von Geräten mitunter einen noch stärkeren Fokus auf Sicherheit und Compliance.

Auch die Branche spielt eine Rolle: In Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen gelten strengere Vorschriften, die die Umsetzung von BYOD erschweren. Während vor allem Remote- und Hybrid-Teams auf BYOD setzen, können aber auch Unternehmen, die ausschließlich im Büro arbeiten, dies in bestimmten Fällen erlauben.

In jedem Fall benötigen Unternehmen klare Richtlinien, um Flexibilität, Sicherheit und Compliance unter einen Hut zu bekommen. Deel gibt Ihnen einen Überblick über die Chancen und Risiken von BYOD und zeigt auf, wie Sie in Ihrem Unternehmen eine erfolgreiche BYOD-Strategie umsetzen können.

Warum nutzen Unternehmen BYOD?

Unternehmen weltweit nutzen BYOD, um ihre Hardware-Kosten zu senken, die Remote-Arbeit zu unterstützen und die Produktivität ihrer Mitarbeiter:innen zu steigern. Mitarbeiter:innen bevorzugen häufig die Nutzung ihrer eigenen Geräte, da sie mit ihnen vertraut sind – das kann Frustration verringern und die Arbeit beschleunigen.

Mit BYOD können IT-Abteilungen die Kosten für die Anschaffung von Arbeitsgeräten reduzieren und den Wartungsaufwand verringern. Dafür müssen sie sicherstellen, dass die Vorgaben zu Sicherheit und Compliance gewahrt werden. Fehlen geeignete Sicherheitsmaßnahmen, können Datenschutzverletzungen, unbefugte Zugriffe oder Verstöße gegen Vorschriften ernsthafte Risiken nach sich ziehen.

Die wichtigsten Vorteile von BYOD

Ein gutes BYOD-Programm bietet sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgeber:innen die folgenden Vorteile:

• Geringere Hardwarekosten: Unternehmen geben weniger für den Kauf und die Wartung von Geräten aus. Eine Studie von Samsung und Oxford Economics zeigt, dass Unternehmen durch BYOD-Programme durchschnittlich 341 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr einsparen, sofern sie die Risiken angemessen managen.
• Vertrautheit steigert die Effizienz: Mitarbeiter:innen arbeiten schneller mit Geräten, die sie bereits kennen, wodurch weniger Zeit für die Fehlersuche oder die Anpassung an neue Hardware verloren geht.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Für Mitarbeiter:innen ist die Verwendung ihrer persönlichen Geräte bequemer und effizienter. So werden Frustrationen mit ungewohnter Hardware verringert. BYOD gibt Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, die Geräte und Tools auszuwählen, die am besten zu ihrem eigenen Arbeitsstil passen.
• Mehr Flexibilität für Remote-Arbeit: Mitarbeiter:innen können von überall aus arbeiten, ohne auf vom Unternehmen bereitgestellte Geräte angewiesen zu sein. Das macht BYOD besonders nützlich für Teams, die über weite Distanzen hinweg tätig sind.
• Schnellere Einarbeitung: Neu eingestellte Mitarbeiter:innen können sofort mit der Arbeit beginnen, ohne auf die Bereitstellung eines Laptops oder Smartphones durch die IT-Abteilung zu warten.
• Zugriff auf die neueste Technologie: Mitarbeiter:innen ersetzen ihre eigenen Geräte oft häufiger als Unternehmen dies tun. Somit haben BYOD-Benutzer:innen Zugriff auf neuere, schnellere und fortschrittlichere Technologien, ohne dass die Unternehmen in ständige Hardware-Aktualisierungszyklen investieren müssen.
• Skalierbarkeit: Unternehmen können sich vergrößern, ohne zusätzliche Geräte bereitstellen zu müssen, was die logistische Belastung der IT-Teams verringert.

Mögliche Risiken von BYOD

Trotz seiner Vorteile bringt BYOD einige Herausforderungen mit sich, die Unternehmen angehen müssen:

• Mögliche Gefahren für die Datensicherheit: Persönliche Geräte sind anfälliger für Malware, Phishing-Angriffe und unbefugten Zugriff, da Mitarbeiter:innen die Sicherheitsprotokolle des Unternehmens möglicherweise nicht oder nicht ausreichend befolgen. Ohne angemessene Sicherheitsvorkehrungen können sensible Unternehmensdaten in Gefahr geraten.
• Compliance-Risiken: Die Einhaltung von Sicherheitsstandards wie der DSGVO, des PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) oder dem PDSG (Patientendatenschutzgesetz) kann erschwert sein, wenn Mitarbeiter:innen Geschäftsdaten auf privaten Geräten speichern. Die Verletzung der Standards kann zu rechtlichen Strafen, Datenschutzverstößen und Vertrauensverlusten führen.
• Geräteverlust oder -diebstahl: Persönliche Geräte werden von der Unternehmens-IT anders verwaltet als vom Unternehmen ausgegebene Hardware. Wenn Geräte von Mitarbeiter:innen verloren gehen oder gestohlen werden, könnten unbefugte Benutzer:innen Zugriff auf betriebliche Anwendungen und vertrauliche Informationen erhalten.
• Mangelnde Standardisierung: Unterschiedliche Mitarbeiter:innen werden eine Vielzahl verschiedener Geräte, Betriebssysteme und Softwarekonfigurationen verwenden. Das kann zu Kompatibilitätsproblemen und potenziellen Sicherheitslücken führen. Die Verwaltung von Software-Updates, Sicherheits-Patches und Fehlerbehebungen auf verschiedenen Plattformen kann sehr komplex werden.
• Datenschutzbedenken auf Seiten der Mitarbeiter:innen: Mitarbeiter:innen könnten befürchten, dass die IT-Abteilung des Unternehmens ihre persönlichen Aktivitäten verfolgt, auf persönliche Daten zugreift oder Sicherheitsbeschränkungen durchsetzt, die die Nutzbarkeit der Geräte beeinträchtigen. Eine unzureichend definierte BYOD-Richtlinie kann den Widerstand von Mitarbeiter:innen hervorrufen, die sich in ihrer Privatsphäre bedroht fühlen.

Um die genannten Risiken zu minimieren, können Unternehmen unter anderem auf Lösungen für die Verwaltung mobiler Geräte (MDM), Protokolle für die Endgerätesicherheit und Cybersicherheits-Schulungen für Ihre Mitarbeiter:innen zurückgreifen.

Was sollte eine gute BYOD-Richtlinie beinhalten?

Eine gut strukturierte BYOD-Richtlinie bietet einen klaren Überblick über die Sicherheitsanforderungen und die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter:innen. Außerdem klärt sie auf, wie Compliance-Maßnahmen für den Schutz der Unternehmensdaten sorgen und gleichzeitig die Privatsphäre der Mitarbeitenden gewährleisten.

Jede BYOD-Richtlinie sollte die folgenden wesentlichen Punkte enthalten:

• Berechtigungen: Legen Sie fest, welche Mitarbeiter:innen an dem Programm teilnehmen dürfen. Gilt BYOD nur für Vollzeitmitarbeiter:innen oder nur für bestimmte Rollen? Können Auftragnehmer:innen Gebrauch davon machen?
• Erlaubte Geräte: Listen Sie auf, welche Mindestanforderungen an Hard- und Software gelten, welche Betriebssysteme unterstützt werden und welche Sicherheitskonfigurationen erforderlich sind.
• Sicherheitsanforderungen: Definieren Sie genau, welche Anforderungen Sie in Sachen Passwortschutz, Verschlüsselung, Antivirensoftware und automatischen Updates stellen. Möglicherweise müssen die Mitarbeiter:innen für einen sicheren Zugang eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und VPNs verwenden.
• Regelungen für den Datenzugriff: Legen Sie fest, auf welche Unternehmenssysteme Mitarbeiter:innen zugreifen dürfen und ob persönliche Daten und Unternehmensdaten auf demselben Gerät gespeichert werden dürfen.
• Datenschutz und Überwachung: Definieren Sie klar, welche Bereiche die IT-Abteilung auf den Geräten der Mitarbeiter:innen überwachen und verwalten darf, um sowohl Sicherheit als auch Datenschutz zu gewährleisten.
• Reaktionen auf Vorfälle: Richten Sie standardisierte Meldeverfahren für verlorene oder gestohlene Geräte ein. Diese sollten Maßnahmen zur Fernlöschung von Daten und zum Entzug von Zugriffsrechten beinhalten.
• Offboarding-Verfahren: Legen Sie fest, wie Unternehmensdaten von persönlichen Geräten entfernt werden, wenn Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen oder ihre Rolle wechseln.

So messen Sie den Erfolg eines BYOD-Programms

Um zu beurteilen, ob eine BYOD-Initiative effektiv ist, sollten Sie als Unternehmen wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) etablieren, welche die Sicherheit, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit messen:

• Mitarbeiterzufriedenheit: Führen Sie Umfragen durch, um festzustellen, ob die Mitarbeiter:innen die BYOD-Politik Ihres Unternehmens als positiv empfinden und ob sie mit technischen oder sicherheitsrelevanten Problemen zu kämpfen haben.
• Produktivitätskennzahlen: Vergleichen Sie Arbeitsleistung, Projektabschlussraten und Reaktionszeiten vor und nach der Einführung von BYOD. Überprüfen Sie, ob die Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, dass sie mit persönlichen Geräten effizienter arbeiten können.
• Kosteneinsparungen: Ermitteln Sie die Kosten für Hardwarebeschaffung, IT-Support und Wartung vor und nach der Einführung von BYOD. Bewerten Sie, ob die Organisation durch die Maßnahmen finanzielle Vorteile erzielt hat.
• Sicherheitsrelevante Zwischenfälle: Verfolgen Sie die Häufigkeit von Datenlecks, Geräteverlusten und unbefugten Zugriffsversuchen. Ein Anstieg an Vorfällen kann darauf hinweisen, dass strengere Sicherheitsmaßnahmen oder eine Anpassung der Richtlinien erforderlich sind.
• Einhaltung von Richtlinien: Überwachen Sie, wie gut die Mitarbeiter:innen Sicherheitsprotokolle befolgen. Dazu gehören neben der Verwendung von VPNs etwa ein korrekter Passwortschutz und eine ausreichende Verschlüsselung. Nichteinhaltungen können ein Zeichen dafür sein, dass weitere Schulungen oder eine Anpassung der Richtlinien erforderlich sind.

Wie BYOD sich auf die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen auswirkt

Mitarbeitende, die ihre eigenen Geräte verwenden, sind in der Regel zufriedener und arbeiten effizienter und engagierter, da sie mit ihren eigenen Geräten vertraut sind. BYOD ermöglicht eine größere Flexibilität, da sie von überall aus arbeiten können, ohne auf die vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Hardware angewiesen zu sein.

Schlecht umgesetzte BYOD-Richtlinien können jedoch zu Frustration führen, insbesondere wenn Mitarbeitende bei ihren privaten Geräten auf Kompatibilitätsprobleme, unklare Sicherheitsrichtlinien oder Leistungsbeschränkungen stoßen.

Die Bereitstellung von IT-Support und klaren Sicherheitsrichtlinien sowie der Zugang zu cloudbasierten Unternehmensressourcen gewährleistet, dass die Mitarbeiter:innen produktiv bleiben und gleichzeitig die Unternehmensdaten geschützt werden.

Wie Sie als Unternehmen die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicherstellen

Um Sicherheitslücken und rechtliche Risiken zu vermeiden, müssen BYOD-Maßnahmen immer im Einklang mit geltenden Datenschutzstandards wie der DSGVO, dem PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) oder dem PDSG (Patientendatenschutzgesetz) stehen. Dazu bedarf es einer Mischung aus Technologie, Schulung und kontinuierlicher Überprüfung.

• Einsatz von MDM-Lösungen (Mobile Device Management): MDM-Tools können bei der Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien helfen, indem sie die Einrichtung von Geräteverschlüsselungen, Passwörtern und Fernlöschfunktionen verlangen. Wenn ein Gerät verloren geht oder Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen, kann die IT-Abteilung die Unternehmensdaten sicher entfernen.
• Verschlüsselung vertraulicher Informationen: Daten, die auf persönlichen Geräten gespeichert oder übertragen werden, müssen verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Festplattenverschlüsselungen und E-Mail-Verschlüsselungen sowie ein sicherer Cloud-Speicher sorgen dafür, dass Geschäftsdaten geschützt bleiben.
• VPN-Zugang voraussetzen: Mitarbeiter:innen, die aus der Ferne auf Unternehmensnetzwerke zugreifen, sollten sich über VPNs verbinden, um zu verhindern, dass Hacker:innen sensible Daten abfangen. VPNs stellen bei Zugriff aus dem öffentlichen WLAN oder dem WLAN zu Hause sichere, verschlüsselte Verbindungen her.
• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen: Unternehmen sollten die Einhaltung von BYOD-Richtlinien routinemäßig überprüfen, um Lücken in den Richtlinien zu erkennen und sicherzustellen, dass die Geräte die Sicherheitsanforderungen erfüllen. Compliance-Updates sollten stets dem Stand der aktuellsten Datenschutzvorschriften entsprechen.
• Sicherheitsschulung der Mitarbeitenden: Mitarbeiter:innen müssen verstehen, wie sie Phishing-Versuche erkennen, Geschäftsdaten sicher speichern und Sicherheitsprotokolle korrekt befolgen.

Die Rolle der IT bei der Umsetzung von BYOD-Richtlinien

IT-Teams sind für die Sicherheit der Unternehmensdaten verantwortlich und müssen sicherstellen, dass die Mitarbeiter:innen mit persönlichen Geräten effizient arbeiten können.

Zu ihren Rollen in einem BYOD-Programm gehören:

• Lösungen für die Verwaltung mobiler Geräte (MDM) bereitstellen: Hochfunktionale MDM-Tools ermöglichen es der IT-Abteilung, Sicherheitsrichtlinien zu überwachen und durchzusetzen. So kann sie z. B. die Einrichtung von Passwörtern verlangen, Daten verschlüsseln oder Daten von verlorenen und gefährdeten Geräte aus der Ferne löschen.
• Sicheren Zugriff verwalten: Die IT-Abteilung muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter:innen Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), VPNs und Identitätsmanagement-Tools verwenden, um unbefugte Zugriffe zu verhindern. Sie sollte die Bearbeitung sensibler Daten lediglich auf zugelassenen Anwendungen ermöglichen, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.
• Gerätekompatibilität sicherstellen: Wenn Mitarbeiter:innen unterschiedliche Betriebssysteme und Softwareversionen verwenden, kann das zu Leistungs- und Sicherheitsproblemen führen. Das IT-Team ist dafür zuständig, die Kompatibilität zwischen betrieblich genutzten Anwendungen und verschiedenen privaten Geräten zu testen und sicherzustellen.
• IT-Support bereitstellen: Bereitstellung von IT-Support – Mitarbeitende, die persönliche Geräte nutzen, benötigen möglicherweise Unterstützung bei der Konfiguration, bei Sicherheitsupdates oder bei der Fehlerbehebung von Verbindungsproblemen. Das IT-Team muss klare Richtlinien und kontinuierlichen technischen Support bereitstellen.
• Reaktionspläne für den Fall von Sicherheitslücken entwickeln: Falls ein Gerät verloren geht, gestohlen wird oder anderweitig gefährdet ist, muss die IT über Protokolle verfügen, um den Zugriff aus der Ferne zu sperren, Daten zu löschen und betroffene Nutzer:innen zu benachrichtigen. Regelmäßige Sicherheitsprüfungen helfen, Schwachstellen zu erkennen, bevor sie zu einer Bedrohung werden.

So verbessert Deel IT die BYOD-Sicherheit und -Verwaltung

Deel IT vereinfacht nicht nur die Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen und -Vorschriften bei BYOD-Programmen, sondern auch deren Verwaltung. Konkret geschieht das durch folgende Maßnahmen:

• Automatisiertes Geräte-Lifecycle-Management: Verwalten Sie die Beschaffung, Bereitstellung und das Offboarding persönlicher Geräte gemeinsam mit der von firmeneigener Hardware. So können Mitarbeiter:innen ihre Geräte sicher registrieren. Gleichzeitig behält die IT-Abteilung die Kontrolle über Unternehmensanwendungen und -daten.
• Zentralisierte Nachverfolgung von Geräten: Verschaffen Sie sich in Echtzeit einen Überblick darüber, welche Geräte auf Unternehmenssysteme zugreifen, ob sie den Sicherheitsrichtlinien entsprechen und wie sie mit Unternehmensanwendungen interagieren.
• Integrierte MDM-Funktionen: Im Gegensatz zu eigenständigen MDM-Lösungen ermöglicht Deel IT die Durchsetzung von Richtlinien, die Fernlöschung von Daten und identitätsbasierte Zugriffskontrollen, ohne die Mitarbeiter:innen in restriktive Verwaltungssysteme zu zwingen.
• Sichere Beschaffung und Zugriffskontrolle: Verwalten Sie Zuschüsse für persönliche Geräte, genehmigen Sie geschäftsbezogene Anschaffungen und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen die benötigten Arbeitsmittel erhalten, ohne die Datensicherheit zu gefährden.