Was ist HRIS-Software und welche Vorteile hat sie?

Ein Personalinformationssystem unterstützt Unternehmen dabei, zentrale HR-Prozesse zu verwalten und zu automatisieren, um dadurch Bürokratie und aufwendige Verwaltungsprozesse in der Personalabteilung zu verbessern und effizienter zu gestalten.

Ein HRIS dient zudem zur Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Diese Informationen werden üblicherweise in einer zentralen, digitalen Datenbank gespeichert, um sie effizient und sicher zu verwalten. Dabei umfasst das System verschiedene Arten von Personaldaten, die sich typischerweise in vier Kategorien unterteilen lassen:

1. Personenbezogene Daten wie zum Beispiel die Adresse der Mitarbeitenden
2. Lohnbezogene Daten für die Gehaltsabrechnung wie zum Beispiel die Steuerklasse
3. Beschäftigungsbezogene Daten wie Informationen zu Urlaubstagen und Abwesenheiten
4. Organisatorische Daten wie eine Stellenbeschreibung, um die Struktur, Organisation und Hierarchie eines Unternehmens abzubilden

Die zentralisierte Datenverwaltung in Kombination mit einer Automatisierung von HR-Funktionen kann die Effizienz der Personalverwaltung erheblich steigern. Davon profitieren auch Angestellte außerhalb der Personalabteilung, da sie ebenso wie die Personalverantwortlichen die bereitgestellten Informationen und Daten nutzen und Vorgänge bearbeiten können.

Was genau zeichnet eine HRIS-Software aus, welche Vorteile bietet sie und was sollte man bei der Auswahl berücksichtigen? All das erfahren Sie in diesem Artikel.

Funktionen von HRIS-Systemen

Um Ihnen ein besseres Verständnis dafür zu vermitteln, wie die Software-Funktionen konkret angewendet werden und welchen Mehrwert sie Ihrem Personalwesen bieten, haben wir hier einige Beispiele für die typische Anwendung aufgelistet.

Verwaltung von Arbeitgeberleistungen

Eine zentrale Funktion der HR-Software ist die Verwaltung der Gehaltsabrechnung und der damit verbundenen Daten. Durch das HRIS können die Gehaltsdaten aller Mitarbeitenden übersichtlich erfasst und gespeichert werden. Die Software stellt sicher, dass monatliche Gehaltsabrechnungen reibungslos ablaufen und automatisch mit Daten aus der Zeiterfassung und Anwesenheit abgeglichen werden.

Mitarbeitende können eigenständig ihre Benefits auswählen, ändern oder aktualisieren. Durch die Verknüpfung mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt das HRIS sicher, dass Benefits korrekt berechnet, abgezogen und in der monatlichen Lohnabrechnung berücksichtigt sind. HR-Verantwortliche können zudem detaillierte Berichte zu Nutzung und Kosten der Mitarbeiter-Benefits erstellen.

Verwaltung von Arbeitszeit und Anwesenheit

HRIS-Software bietet häufig integrierte Systeme zur Zeiterfassung, mit denen die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden präzise erfasst und dokumentiert werden können. Diese Daten sind essenziell, um eine korrekte Lohnabrechnung zu gewährleisten, und können von den Mitarbeitenden selbstständig eingetragen werden.

Leistungsmanagement

Mit einem HRIS können Sie die Leistung Ihrer Mitarbeitenden effektiver verfolgen und transparenter bewerten. Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen und Bewertungen lassen sich dabei zentral dokumentieren und gezielt auswerten. So lassen sich Leistungsbeurteilungen im Unternehmen rationalisieren.

Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende

HR-Lösungen wie ein HRIS können die HR-Aufgaben für Ihre Personalabteilung deutlich erleichtern. Dies ist unter anderem durch die verschiedenen Self-Service-Funktionen für Ihre Mitarbeitenden möglich.

So lassen sich auf leichte Weise Urlaubsanträge einreichen. Das Personal hat Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und kann aktuelle und frühere Lohn- und Gehaltsabrechnungen abrufen und herunterladen. Sie haben zudem zentralen Zugang zu wichtigen HR-Dokumenten, Handbüchern oder Richtlinien und können sich etwa zu Trainings, Kursen und Seminaren anmelden.

Bewerbermanagement

Ein Applicant Tracking System (ATS) vereinfacht die Organisation Ihres gesamten Einstellungsprozesses. Mit einem ATS lassen sich Bewerberdaten wie Lebensläufe zentral verwalten, bearbeiten und offene Stellen mit passenden Kandidaten aus Ihrem Talentpool abgleichen. Dadurch werden beim Einstellungsverfahren fundierte Entscheidungen getroffen. Die Software kann zusätzlich durch Onboarding-Funktionen die Einarbeitung für neue Mitarbeitende angenehmer und effizienter gestalten.

Ferner kann das Personal eigene Zielvereinbarungen einsehen und bearbeiten sowie deren Fortschritte dokumentieren. Zusätzlich können die Mitarbeitenden an Bewertungsprozessen und Feedback-Runden teilnehmen.

Die Unterschiede von HRIS, HRMS und HCM

Häufig wird HRIS-Software mit HRMS (Human Resource Management System) oder HCM-Systemen (Human Capital Management) verwechselt. Zwar ähneln sich diese Tools, es gibt jedoch mehrere Unterschiede:

Human Resource Information System (HRIS)

Ein HRIS umfasst typischerweise essenzielle Funktionen wie die zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten, automatisierte Prozesse für Gehaltsabrechnung und Zeitmanagement sowie umfassende Möglichkeiten für Reporting und Analyse. Zusätzlich ermöglichen integrierte Self-Service-Funktionen den Mitarbeitenden, eigenständig Informationen abzurufen oder zu aktualisieren. Dies entlastet die HR-Abteilung und erhöht die Transparenz. Diese Systeme halten eine digitale Personalakte und automatisieren administrative Aufgaben wie Gehaltsabrechnungen, die Nachverfolgung von Abwesenheiten und die Pflege von Personaldaten

Human Resource Management System (HRMS)

Ein HRMS baut auf einem HRIS auf und erweitert es um weiterführende Funktionen. Dazu zählen Performance-Management, Talentmanagement wie Weiterbildung und Qualifizierung oder Karriereplanung sowie vertiefte Analysefunktionen. Ziel eines HRMS ist es, das Personalmanagement nicht nur administrativ, sondern auch strategisch zu unterstützen. Es deckt zudem den ganzen Lebenszyklus eines Angestellten ab, vom Onboarding neuer Mitarbeiter bis zu deren Austritt. Die HRMS werden häufig von größeren Unternehmen verwendet.

Human Capital Management (HCM)

Das HCM ist das umfassendste System der hier vorgestellten Lösungen. Der Begriff HCM umfasst die Verfahren, Richtlinien, Prozesse und Software, mit denen ein Unternehmen seine Belegschaft verwaltet. Es hat einen strategischen Fokus und umfasst neben klassischen HRIS-/HRMS-Funktionen auch tiefgehende und langfristige Prozesse wie zum Beispiel die Nachfolgeplanung. Oft wird eine HCM-Suite auch als Human Resource Management System (HRMS) bezeichnet und schließt HRIS-Software mit ein.

Vorteile von HRIS Software

Ein modernes HRIS-System bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile in der Personalverwaltung und für Ihre HR-Abteilung. Hier haben wir die wichtigsten Punkte für Sie aufgelistet:

• Effizienzsteigerung: Ein HRIS automatisiert Routinearbeiten wie das Eingeben von Personaldaten, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen oder das Verwalten von Anwesenheitslisten. Das spart erheblich Zeit und reduziert den Aufwand für administrative Tätigkeiten. So können HR-Mitarbeitende mehr Zeit in strategische Themen wie Mitarbeitendenentwicklung, Recruiting und Unternehmenskultur investieren.
• Fehlerminimierung: Automatisierte Prozesse, zum Beispiel bei der Gehaltsabrechnung, reduzieren Fehlerquellen deutlich, da weniger manuelle Eingaben notwendig sind. Das System stellt sicher, dass alle Abrechnungen exakt berechnet und alle gesetzlichen Vorgaben, wie Steuer- und Sozialversicherungspflichten, korrekt eingehalten werden. Dadurch sinkt das Risiko von kostspieligen Fehlern und eine effiziente und fehlerfreie Entgeltabrechnung wird gewährleistet.
• Datenzentralisierung: Alle relevanten Personaldaten sind in einem zentralen System gespeichert und jederzeit abrufbar. Das vermeidet doppelte Dateneingaben und widersprüchliche Informationen, die entstehen könnten, wenn Daten auf mehrere unterschiedliche Quellen verteilt sind. Ein zentraler Speicherort sorgt außerdem dafür, dass Daten aktuell, konsistent und leichter zu verwalten sind.
• Entlastung der Personalverantwortlichen: Durch automatisierte Workflows und Self-Service-Funktionen, mit denen Mitarbeitende selbstständig Daten abrufen oder ändern können, sinkt die Arbeitsbelastung der HR-Abteilung erheblich. Die Mitarbeitenden können etwa eigenständig ihre Urlaubstage verwalten, Gehaltsabrechnungen herunterladen oder persönliche Informationen aktualisieren. HR-Mitarbeitende gewinnen dadurch zusätzliche Kapazitäten für wichtige strategische Aufgaben und die Mitarbeiterberatung.
• Bessere Entscheidungsgrundlagen: Integrierte Analyse- und Reporting-Funktionen eines HRIS ermöglichen es, personalbezogene Daten systematisch auszuwerten. Auf Basis umfassender Berichte, beispielsweise zu Mitarbeitenden-Fluktuation, Abwesenheiten oder Personalkosten, lassen sich Entscheidungen gezielt und datenbasiert treffen. Somit wird die strategische Planung der Personalarbeit fundierter und effektiver.
• Einfachere Zeitverwaltung: Ein HRIS bietet spezielle Module zur präzisen und einfachen Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Schichten und Abwesenheiten. Gerade in Unternehmen mit komplexen Arbeitszeitmodellen, etwa im Schichtbetrieb, hilft diese Funktion, den Überblick zu behalten und Planungsfehler zu vermeiden. So wird eine faire und genaue Abrechnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten gewährleistet.
• Verbesserte Compliance: Die Verwendung eines HRIS unterstützt bei der Einhaltung rechtlicher und datenschutzrechtlicher Vorschriften durch standardisierte und systematisch strukturierte Prozesse. Das System berücksichtigt automatisch gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise Arbeitszeitregelungen, steuerliche Anforderungen und Datenschutzrichtlinien (z. B. DSGVO). Regelmäßige Software-Updates helfen zudem dabei, jederzeit auf aktuelle gesetzliche Anforderungen vorbereitet zu sein.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Self-Service-Portale ermöglichen Mitarbeitenden jederzeit, eigenständig auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen und diese zu verwalten. Durch transparente und einfache Zugänge, etwa zu Urlaubsständen, Gehaltsabrechnungen oder Weiterbildungsmöglichkeiten, fühlen sich Mitarbeitende besser informiert und selbstbestimmter. Das erhöht die Zufriedenheit und verbessert langfristig die Mitarbeiterbindung und Unternehmenskultur.

Die richtige Wahl eines HRIS treffen

Damit Sie die Vorteile einer HRIS-Lösung optimal für Ihren Betrieb und Ihr HR-System nutzen können, sollten Sie bei der Auswahl wichtige Punkte und Schritte beachten.

Sie sollten Ihre aktuellen Prozesse und Arbeitsabläufe genau definieren, um festzustellen, wie das gewählte Personalinformationssystem optimal in Ihre bestehende Arbeitsweise integriert werden kann. Dabei sollten Sie sowohl die funktionalen als auch die technischen Anforderungen klar formulieren, insbesondere hinsichtlich Infrastruktur, Systemanforderungen und Sicherheitsaspekten.

Ferner gilt es zu klären, ob und in welchem Umfang Ihre neue HRIS-Lösung mit anderen, bereits vorhandenen Systemen verknüpft werden muss, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb sicherzustellen.

• Funktionsumfang: Die Software sollte alle relevanten Funktionen enthalten, die den Bedürfnissen des Unternehmens hinsichtlich der Personalprozesse entsprechen.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung sorgt für schnelle Akzeptanz bei Mitarbeitenden.
• Skalierbarkeit: Das System sollte mit dem Unternehmen wachsen und auch zukünftige Anforderungen erfüllen können.
• Integrationsfähigkeit: Die HRIS Software sollte sich problemlos in bestehende Systeme wie Lohnbuchhaltung oder Zeiterfassung integrieren lassen.
• Sicherheit und Datenschutz: Besonders sensible Personaldaten müssen optimal geschützt und DSGVO-konform verwaltet werden.
• Kundenservice: Ein zuverlässiger und reaktionsschneller Support durch den Anbieter ist essenziell.

Cloudbasiert oder On-premise?

Die meisten modernen Human Resources Information Systems, wie ein Großteil moderner Unternehmenssoftware, sind cloudbasiert. Das bedeutet, dass sie über das Internet gehostet werden und von überall aus zugänglich sind. Sie müssen nicht lokal auf einem Rechner installiert werden.

Cloudbasierte Systeme sind gegenüber On-premise-HRIS-Software häufiger durch Cyberangriffe gefährdet, da sie nicht, wie eine lokale Installation, über unternehmensinterne Server laufen. Die Implementierung in die IT-Infrastruktur sowie die Wartung und das Durchführen von Updates dagegen müssen nicht selbstständig und manuell durchgeführt werden. Dies spart in der Regel Zeit und Kosten.

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