Guide: Verpflichtende Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG), die Zeiterfassung in Deutschland für alle Mitarbeitenden verpflichtend zu machen, hat sowohl bei Arbeitgebern als auch bei Arbeitnehmer:innen großes Interesse geweckt und Diskussionen ausgelöst.

In diesem Artikel beleuchten wir die Details der neuen Gesetzgebung und zeigen, wie Sie Ihre Zeiterfassung optimal darauf ausrichten. Zudem erklären wir, wie Deel seine EOR-Lösung angepasst hat, um die gesetzeskonforme Umsetzung für deutsche Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen zu erleichtern.

Was beinhaltet die verpflichtende Zeiterfassung in Deutschland?

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) umfasste ursprünglich nur die Erfassung der Überstunden von Mitarbeitenden. Das Bundesarbeitsgericht hat nun klargestellt, dass die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmer:innen erfasst werden muss. Da das Urteil jedoch keine Vorgaben zur konkreten Umsetzung machte, hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales nun einen Gesetzentwurf vorgelegt, um dies im Gesetz zu präzisieren.

Das müssen Sie wissen:

• Mitarbeitende müssen ihre Arbeitsstunden für jeden Arbeitstag dokumentieren.
• Die Arbeitszeit darf 10 Stunden pro Tag nicht überschreiten, Ruhezeiten und Pausen müssen erfasst werden.
• Mitarbeitende müssen ihre Arbeitsstunden täglich dokumentieren, idealerweise am Ende des Arbeitstages, spätestens aber sieben Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag.
• Arbeitgeber können die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung delegieren, sind aber für die Implementierung und Überwachung des Zeiterfassungssystems verantwortlich.
• Unternehmen mit einem Betriebsrat müssen diesen einbeziehen, da der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte hat.
• Unternehmen, die die Arbeitszeiten nicht wie vorgeschrieben erfassen, können mit Geldstrafen von bis zu 30.000 € rechnen und begehen eine Ordnungswidrigkeit.
• Arbeitszeiterfassungen gelten als personenbezogene Daten. Datenschutzgesetze für Mitarbeitende müssen beim Sammeln und Speichern dieser Informationen beachtet werden.
• Flexible Arbeitsmodelle wie vertrauensbasierte oder Remote-Arbeit bleiben weiterhin möglich. Digitale Lösungen zur Zeiterfassung erfüllen die neuen gesetzlichen Anforderungen.
• Obwohl die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems nicht verpflichtend ist, werden Arbeitgeber dringend dazu aufgefordert, die Einhaltung der aktuellen verbindlichen Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung nicht hinauszuzögern, da diese sofort wirksam ist.

Wie sollen Arbeitgeber die Arbeitszeiten erfassen?

Arbeitgeber müssen ein standardisiertes Verfahren zur Erfassung der vollständigen Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden einführen und dieses klar kommunizieren.

Sie sollten die täglichen Arbeitszeiten am selben Tag erfassen und den Gesetzgebungsprozess genau beobachten.

Da das Urteil keine Vorgaben zur konkreten Erfassung der Arbeitszeit macht, hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die elektronische Erfassung der täglichen Arbeitszeiten für alle Mitarbeitenden vorgeschlagen. Alternativ können weiterhin nicht-elektronische Methoden genutzt werden, sofern keine elektronische Erfassung zur Verfügung steht.

Der Begriff „elektronisch“ umfasst gängige Werkzeuge oder Apps sowie Tabellenkalkulationssoftware wie Excel. Eine elektronische Arbeitszeiterfassung erfordert deshalb nicht zwingend eine automatische Erfassung; Sie können beispielsweise weiterhin Excel für Ihre Zeiterfassung verwenden.

Auf Anfrage des Mitarbeitenden muss der Arbeitgeber die aufgezeichneten Arbeitszeiten offfenlegen und Kopien zur Verfügung stellen. Sie können Mitarbeitenden beispielsweise Zugang zu den Aufzeichnungen im elektronischen System gewähren.

Bei Employer-of-Record (EOR)-Vereinbarungen müssen EORs gemäß der Regelung den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ende des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzeichnen.

Zusammenfassung: Das deutsche Gesetz zu Überstunden und Arbeitszeiten

Das Arbeitszeitgesetz in Deutschland begrenzt die maximale Arbeitsdauer.

Im Allgemeinen sollten die Arbeitszeiten acht Stunden pro Tag nicht überschreiten. Kurzfristig kann dies auf bis zu 10 Stunden pro Tag oder 60 Stunden pro Woche erhöht werden, jedoch nur, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreitet.

Die Arbeitszeiten sollten Pausen von 30 Minuten für Arbeitstage über sechs Stunden und 45 Minuten für Arbeitstage über neun Stunden beinhalten.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen sollten sich an die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten halten, es sei denn, es wurden abweichende Vereinbarungen getroffen.

Erfassen Sie mit Deel die Arbeitszeiten vorschriftsmäßig.

Zur sorgfältigen und proaktiven Einhaltung der neuen Anforderungen sowie in Zusammenarbeit mit der deutschen Regierung hat Deel alle über die Plattform verwalteten deutschen Mitarbeitenden verpflichtet, ihre täglichen Arbeitsstunden elektronisch zu erfassen – mit einer Sieben-Tage-Frist. Dieses elektronische System reduziert Ungenauigkeiten und fördert die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.

Um den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, können EOR-Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten ab Februar direkt über den neuen Bereich für Zeit- und Anwesenheitserfassung auf der Deel-Plattform einreichen.

Deel wird alle Aufzeichnungen sicher speichern und dabei wichtige Datenschutzprinzipien wie Datenminimierung, Speicherdauer und Anforderungen an den internen Datentransfer berücksichtigen.

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