Was es bei der Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer:innen zu beachten gilt

Was ist eine Arbeitserlaubnis und wer benötigt sie?

Eine Arbeitserlaubnis ist eine offizielle Genehmigung, die es einer Person erlaubt, in einem bestimmten Land zu arbeiten. In Deutschland ist die Arbeitserlaubnis eng mit dem Aufenthaltstitel verknüpft. Für Staatsangehörige von Nicht-EU-/EWR-Ländern ist die Arbeitserlaubnis notwendig, um legal einer Beschäftigung nachzugehen. Die Notwendigkeit einer Arbeitserlaubnis hängt von der Staatsangehörigkeit ab:

• EU-/EWR-Bürger:innen und Schweizer:innen: Personen aus EU-Mitgliedstaaten und der Schweiz benötigen keine Arbeitserlaubnis und können in Deutschland ohne weitere Genehmigungen arbeiten.
• Nicht-EU-/EWR-Bürger:innen: Personen aus Drittstaaten benötigen in der Regel eine Arbeitserlaubnis, die Teil ihres Aufenthaltstitels ist. Diese wird nur erteilt, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, wie ein konkretes Arbeitsplatzangebot und die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit.

Was ist ein Aufenthaltstitel und wie wird dieser beantragt?

Staatsangehörige aus Staaten, die nicht der Europäischen Union oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) angehören, benötigen für die Einreise und den Aufenthalt in Deutschland einen Aufenthaltstitel. Dieser richtet sich nach der Qualifikation und dem Bedarf auf dem deutschen Arbeitsmarkt. Der Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt bestimmt sich nach den Regelungen des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG) sowie der hierzu erlassenen Verordnung über die Beschäftigung von Ausländerinnen und Ausländern (Beschäftigungsverordnung - BeschV). Der Aufenthaltstitel muss vor oder direkt nach der Einreise nach Deutschland beantragt werden, je nachdem, ob ein Visum erforderlich ist.

• Vor der Einreise: Personen aus Drittstaaten, die visumspflichtig sind, müssen in der Regel ein Visum bei der deutschen Botschaft oder dem Konsulat im Heimatland beantragen. Das Visum wird dann nach der Einreise in einen Aufenthaltstitel umgewandelt.
• Nach der Einreise: Bürger visumfreier Länder (z. B. USA, Kanada, Australien) können direkt nach der Einreise in Deutschland einen Aufenthaltstitel beantragen. Dies geschieht bei der zuständigen Ausländerbehörde in der Stadt oder Region, in der die Person wohnen wird.

Wichtige Unterlagen für den Antrag:

• Arbeitsvertrag oder Arbeitsplatzangebot
• Nachweis über Qualifikationen (z. B. Hochschulabschluss, Berufsabschluss, qualifizierte Berufsausbildung). Mehr dazu auf dem Infoportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen:
• Reisepass
• Krankenversicherungsnachweis
• Nachweis über Unterkunft in Deutschland

Weitere Informationen zu den gesetzlichen Voraussetzungen finden Sie hier:

• § 36 BeschV – Einzelnorm
• § 4 AufenthG – Einzelnorm
• § 404 SGB 3 – Einzelnorm

Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz im Detail

Da viele Branchen unter akutem Fachkräftemangel leiden, suchen Unternehmen vermehrt nach Talenten im Ausland. Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz ist ein wichtiger Schritt, um den Fachkräftemangel in Deutschland zu bekämpfen. Es ist seit März 2020 in Kraft und erleichtert die Einwanderung von qualifizierten Fachkräften aus Drittstaaten außerhalb der EU. So ist für viele Berufe keine Vorrangprüfung mehr nötig, die früher sicherstellte, dass keine geeigneten deutschen oder EU-Bewerber verfügbar sind. Das Gesetz bietet sowohl Arbeitgebern als auch ausländischen Fachkräften zahlreiche Vorteile und Möglichkeiten.

Die Bundesagentur für Arbeit spielt dabei eine zentrale Rolle, indem sie sicherstellt, dass keine geeigneten Bewerber:innen aus Deutschland oder EU-Mitgliedstaaten zur Verfügung stehen, bevor Fachkräfte aus dem Ausland eingestellt werden. Die Kampagne "Make it in Germany" trägt entscheidend dazu bei, international talentierte Arbeitskräfte zu gewinnen:

Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz vereinfacht den Zugang von ausländischen Fachkräften zum deutschen Arbeitsmarkt. Grundlegende Voraussetzungen sind:

• Berufsausbildung: Bewerber:innen müssen eine anerkannte Berufsqualifikation oder einen Hochschulabschluss besitzen, die mit deutschen Standards vergleichbar sind.
• Arbeitsvertrag: Für die Erteilung eines Visums ist ein konkretes Jobangebot notwendig, das den Anforderungen auf dem deutschen Arbeitsmarkt entspricht.
• Sprachkenntnisse: In vielen Fällen sind ausreichende Deutschkenntnisse erforderlich, vor allem für Berufe, die direkten Kontakt zu Kunden erfordern.

Durch das Fachkräfteeinwanderungsgesetz haben auch Fachkräfte aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten mehr Möglichkeiten, nach Deutschland zu kommen:

• Erweiterte Berufsmöglichkeiten: Nicht nur ein Hochschulabschluss oder akademische Berufe, sondern auch eine qualifizierte Beschäftigung oder Ausbildung in Bereichen wie Handwerk oder Pflege sind nun ein Ziel für ausländische Arbeitnehmer:innen.
• Blaue Karte EU: Sie ermöglicht eine schnellere Einwanderung für hochqualifizierte Fachkräfte mit einem bestimmten Mindestgehalt.
• Beschleunigte Verfahren: Viele Verwaltungsprozesse wurden vereinfacht, um den Zuzug von Fachkräften zu beschleunigen, z. B. die Anerkennung von einem ausländischen Berufsabschluss oder Hochschulabschluss.

Was ist die Blaue Karte EU und für wen kann man sie beantragen?

Für Hochqualifizierte kommt die Erteilung einer Blauen Karte EU (§ 18g AufenthG) in Betracht. Die Blaue Karte EU wird für die Dauer des Arbeitsvertrags zzgl. drei Monate, höchstens aber für vier Jahre, ausgestellt. Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Verlängerung des Aufenthaltstitels in Deutschland möglich. Die Besonderheit ist, dass bereits nach 27 Monaten Inhaber einer Blauen Karte EU eine Niederlassungserlaubnis, und damit einen unbefristeten Aufenthaltstitel, beantragen können, wenn sie Deutschkenntnisse auf A1-Niveau nachweisen. Wird das Sprachniveau B1 erreicht und nachgewiesen, kann die Niederlassungserlaubnis bereits nach 21 Monaten erteilt werden. Die Erteilung der Blauen Karte setzt allerdings ein bestimmtes Mindestgehalt voraus. Bei der Bestimmung des Mindestgehalts wird unterschieden, ob es sich um einen „Mangelberuf“ handelt oder nicht.

Eine Blaue Karte für die sogenannten Regelberufe im Unterschied zu den sogenannten Engpassberufen setzt Folgendes voraus: einen deutschen Hochschulabschluss bzw. einen anerkannten oder dem deutschen Abschluss vergleichbaren ausländischen Hochschulabschluss oder tertiären Bildungsabschluss, eine der Qualifikation angemessene Beschäftigung und einen Arbeitsvertrag für mind. sechs Monate mit einem Bruttojahresgehalt von mindestens 50 % der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2024: 45.300 Euro); außerdem darf keiner der in § 19f Absatz 1 und 2 AufenthG genannten Ablehnungsgründe vorliegen.

Die „kleine“ Blaue Karte kann Ausländer:innen mit akademischer Ausbildung mit Zustimmung der Bundesagentur erteilt werden, wenn diese entweder einen sogenannten Engpassberuf ergreifen oder Berufsanfänger:innen sind, der Abschluss des Hochschulstudiums bei Antragstellung nicht mehr als drei Jahre zurückliegt und sie einen Arbeitsvertrag für mindestens sechs Monate mit einem Bruttojahresgehalt von mindestens 45,3 % der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2023: 39.682,80 Euro; 2024: 41.041,80 Euro) vorweisen können.

Ausländische Mitarbeitende rechtssicher einstellen

Wer in Deutschland eine Arbeit aufnimmt, wird in der Regel sozialversicherungspflichtig. Das gilt auch für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen aus dem Ausland. Arbeitgeber:innen müssen sicherstellen, dass die neuen Mitarbeitenden ordnungsgemäß bei einer Krankenkasse, der allgemeinen Rentenversicherung und dem Finanzamt angemeldet sind.

Wir geben einen Überblick über die aktuellen Regelungen bezüglich der Beschäftigung von Ausländer:innen. Relevant sind im Einzelfall insbesondere die Staatsbürgerschaft sowie der jeweilige Status.

• Arbeitnehmende aus EU- bzw. EWR-Mitgliedstaaten sowie der Schweiz
• Arbeitnehmende aus Drittstaaten außerhalb der EU
• Aufenthaltstitel, Aufenthaltsgestattung und Verfahren
• Sonderregelungen für bestimmte Personengruppen

Arbeitnehmer aus EWR-Mitgliedstaaten sowie der Schweiz

Grundsätzlich genießen alle Staatsangehörigen von EU-Mitgliedstaaten Arbeitnehmerfreizügigkeit in der EU und können in jedem EU-Mitgliedstaat frei eine Erwerbstätigkeit aufnehmen sowie Dienstleistungen anbieten und durchführen. Sie benötigen weder Aufenthaltstitel noch Beschäftigungserlaubnis. Es besteht lediglich die allgemeine Meldepflicht bei den Meldebehörden. Diese Personengruppen können Sie als Arbeitgeber nach den gleichen Regeln beschäftigen wie Arbeitnehmer:innen aus Deutschland.

Entsprechendes gilt für Staatsangehörige aus der Schweiz sowie Island, Liechtenstein und Norwegen. Aufgrund zwischenstaatlicher Vereinbarungen mit der EU gelten für diese Personengruppen ebenfalls die entsprechenden Privilegien in Bezug auf die Einreise, den Aufenthalt und die Aufnahme einer Erwerbstätigkeit.

Arbeitnehmer:innen aus Drittstaaten außerhalb der EU

Als Arbeitgeber:in haben Sie zu überprüfen, dass potenzielle Drittstaatsangehörige in Deutschland arbeiten dürfen. Dafür müssen Sie für die Dauer der Beschäftigung die Kopie des Aufenthaltstitels in der Personalakte führen. Grünes Licht gibt es insbesondere dann, wenn auf dem Aufenthaltstitel „Erwerbstätigkeit gestattet“ oder „Beschäftigung gestattet“ vermerkt ist. Achten Sie auf eine regelmäßige Fristenkontrolle bei befristeten Aufenthaltstiteln. Beschäftigen Sie einen Drittstaatsangehörigen ohne Aufenthaltstitel und Beschäftigungserlaubnis, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit, die zu einer empfindlichen Geldbuße führen kann. Bei der vorzeitigen Beendigung der Beschäftigung eines ausländischen Arbeitnehmers müssen Sie dies binnen vier Wochen ab Kenntnis bei der Ausländerbehörde anzeigen.

Aufenthaltstitel, Aufenthaltsgestattung und Verfahren

Aufenthaltstitel sind das Visum, die Aufenthaltserlaubnis, die Blaue Karte EU, die ICT-Karte, die Mobile-ICT-Karte, die Niederlassungserlaubnis und die Erlaubnis zum Daueraufenthalt-EU. Nur die Niederlassungserlaubnis und die Erlaubnis zum Daueraufenthalt-EU werden unbefristet erteilt, alle anderen Aufenthaltstitel gelten zeitlich begrenzt.

Die Erteilung eines Aufenthaltstitels setzt allgemein voraus, dass der Lebensunterhalt gesichert ist, Identität und Staatsangehörigkeit des Ausländers geklärt sind, kein Ausweisungsgrund vorliegt und der Ausländer einen gültigen Pass oder Passersatz besitzt. Die weiteren spezifischen Voraussetzungen sind je nach Aufenthaltstitel und Aufenthaltszweck unterschiedlich.

Drittstaatsangehörige, die zum Zwecke der Erwerbstätigkeit nach Deutschland einreisen möchten, müssen vor der Einreise bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung im Land ihres gewöhnlichen Aufenthalts ein Visum beantragen. Die Auslandsvertretung leitet den Antrag der für den beabsichtigten Aufenthaltsort zuständigen Ausländerbehörde und der Bundesagentur für Arbeit zur internen Zustimmung zu. Wird das Einreisevisum von der Auslandsvertretung erteilt, kann die Einreise nach Deutschland erfolgen. Nach der Einreise muss bei einem über die Visumgültigkeit hinaus geplanten Aufenthalt rechtzeitig eine entsprechende Aufenthaltserlaubnis bei der Ausländerbehörde am Wohnort beantragt werden.

Das Verfahren kann auch für qualifizierte Beschäftigte nach § 2 Abs. 12b AufenthG und bei Berufskraftfahrern oder Berufskraftfahrerinnen nach § 24a BeschV und bei der Beantragung einer Chancenkarte angewendet werden.

Zustimmungserfordernis der Bundesagentur für Arbeit

Der Zugang von ausländischen Fachkräften aus Drittstaaten zum deutschen Arbeitsmarkt setzt in den meisten Fällen eine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit voraus.

Eine Zustimmung wird in der Regel erteilt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Ein konkretes Arbeitsplatzangebot liegt vor (Nachweis ist i. d. R. der Arbeitsvertrag).
• Der Arbeitslohn entspricht dem Lohn deutscher Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.
• Die Arbeitsbedingungen sind mit denen inländischer Beschäftigter vergleichbar.
• Im Falle der Blauen Karte EU muss die Beschäftigung im Verhältnis zur Qualifikation angemessen sein.

In manchen Fällen sieht die Beschäftigungsverordnung außerdem vor, dass die Bundesagentur für Arbeit eine Vorrangprüfung durchführt. Die Vorrangprüfung soll nachteilige Auswirkungen auf den deutschen Arbeitsmarkt verhindern. Die Bundesagentur für Arbeit prüft daher, ob für den konkreten Arbeitsplatz bevorrechtigte inländische oder ihnen gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber zur Verfügung stehen. Neben deutschen Bewerberinnen und Bewerbern sind Staatsangehörige der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraumes und Schweizer Staatsbürger bevorrechtigt. Ebenfalls bevorrechtigt sind Drittstaatsangehörige mit uneingeschränktem Arbeitsmarktzugang. Dazu zählen auch anerkannte Flüchtlinge.

Die interne Beteiligung der Bundesagentur für Arbeit lässt sich durch das gebührenfreie Vorabzustimmungsverfahren (§ 36 Absatz 3 BeschV) vermeiden. Die Bundesagentur gibt in diesem Verfahren vorab ihre Zustimmung zum Beschäftigungsverhältnis, so dass diese bei Einleitung des Visumverfahrens bereits vorliegt.

Für bestimmte in der Beschäftigungsverordnung abschließend geregelte Fälle besteht eine Verfahrenserleichterung: Sie bedürfen keiner Zustimmung der Agentur für Arbeit, was zu einer Verkürzung der Verfahrensdauer führen kann.

Sonderregelungen für bestimmte Personengruppen

Staatsangehörige aus Andorra, Australien, Israel, Japan, Kanada, Republik Korea, Monaco, Neuseeland, San Marino, des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland sowie der USA dürfen visumfrei in das Bundesgebiet einreisen und hier in Deutschland bei der zuständigen Ausländerbehörde direkt den nationalen Aufenthaltstitel beantragen. Sie haben das Privileg, dass sie jede Art von Beschäftigung (ausgenommen reglementierte Berufe) unabhängig von ihrer persönlichen Qualifikation und Art der Beschäftigung ausüben dürfen. Erforderlich ist jedoch die Zustimmung inklusive Vorrangprüfung der Bundesagentur für Arbeit.

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