Bezahlung als unabhängige:r Auftragnehmer:in: Der Guide

Wie werden unabhängige Auftragnehmer:innen bezahlt? Unabhängige Auftragnehmer:innen erhalten kein Gehalt über die reguläre Gehaltsabrechnung eines Unternehmens. Stattdessen werden sie direkt vom Auftraggeber vergütet – meist über die Zahlungsmethode, die sie selbst bevorzugen. Welche das ist, hängt von den vertraglich vereinbarten Bedingungen, dem Wohnsitzland des Auftragnehmers und den effizientesten sowie kostengünstigsten verfügbaren Zahlungsmethoden ab.

Im Folgenden erläutern wir die Schritte, die erforderlich sind, um als Auftragnehmer:in bezahlt zu werden:

Schritt eins: Zahlungsbedingungen verhandeln

Auftragnehmer:innen haben mehr Einfluss darauf, wie und wann sie bezahlt werden. Bevor ein Projekt startet, sollten sie die Bedingungen der Zusammenarbeit klar definieren und einen schriftlichen Vertrag als unabhängige Auftragnehmer:in unterzeichnen. Dieser Vertrag legt unter anderem den gewünschten Stundensatz, den Zeitplan sowie die bevorzugte Zahlungsmethode fest.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, als Auftragnehmer:in eine Zahlung anzufordern – zum Beispiel:

• Vorauszahlungen Einige Auftragnehmer:innen verlangen vor Projektbeginn eine vollständige Vorauszahlung.
• Meilenstein- oder Projektabschlusszahlungen Die Zahlung erfolgt, sobald ein definierter Meilenstein erreicht oder das gesamte Projekt abgeschlossen wurde.
• Anzahlungen Eine teilweise Vorauszahlung wird vor dem Start des Projekts vereinbart.
• Regelmäßige Zahlungen Manche Auftragnehmer:innen bevorzugen einen festen Zahlungsrhythmus – stündlich, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich.

Schritt zwei: Zahlungsmethode festlegen

Für Auftragnehmer:innen, die im selben Land wie ihre Kunden ansässig sind, gehören Direktüberweisungen, inländische Banküberweisungen, persönliche Schecks oder Zahlungsdienste wie PayPal zu den gängigen und effektiven Zahlungsmethoden.

Allerdings müssen Auftragnehmer:innen, die in einem anderen Land als ihre Kunden leben, zusätzliche Wechselkurse, Umrechnungsgebühren und Bankgebühren berücksichtigen – Kosten, die sowohl den Auftraggeber als auch die Auftragnehmer:in betreffen.

Hinweis: In einigen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Auftragnehmer:innen in deren lokaler Währung zu bezahlen. Prüfen Sie deshalb unbedingt die lokalen arbeitsrechtlichen Vorgaben, um sicherzustellen, dass Ihre Vergütung rechtskonform erfolgt.

Nachfolgend stellen wir einige gängige Zahlungsmethoden und deren Eignung für internationale Zahlungen vor:

Payoneer

Unterstützte Länder: 200+‍ Unterstützte Währungen: 150 Gebühren: hier prüfen

Payoneer zählt zu den beliebtesten Optionen, um Zahlungen zu erhalten – dank seiner breiten Verfügbarkeit und der unkomplizierten Möglichkeit, Geld direkt auf das eigene Bankkonto zu überweisen. Zusätzlich erhalten Nutzer:innen eine Payoneer-MasterCard, die weltweit für Kartenzahlungen und Online-Einkäufe genutzt werden kann. Die Karte wird weltweit auf eigene Kosten versendet, wobei die Lieferzeit je nach Standort variieren kann. Hinweis: Die Gebühren von Payoneer liegen im Vergleich zu anderen Anbietern eher im oberen Bereich.

PayPal

Unterstützte Länder: 200+ Unterstützte Währungen: 25

Gebühren: 2,9 % + $0,30 (je nach Land unterschiedlich). Deel-Nutzer:innen zahlen weltweit eine ermäßigte Gebühr von 2,5 %.

PayPal hat den Markt lange Zeit dominiert. PayPal ist in vielen Ländern verfügbar, sehr einfach zu bedienen und bietet Rabatte und Sonderangebote für Geschäftskunden.

Allerdings gibt es auch Einschränkungen: Zahlungen über die Option „Freunde & Familie“ sind für geschäftliche Zwecke nicht erlaubt. Zudem ist PayPal nicht FDIC-versichert, was bedeutet, dass im Falle einer Unternehmensinsolvenz das Guthaben unter Umständen nicht abgesichert ist.

Wise

Unterstützte Länder: 60 Unterstützte Währungen: 23

Gebühren: Siehe Gebührenrechner oder verwenden Sie diesen Link für eine gebührenfreie Überweisung.

Der größte Vorteil von Wise ist die deutlich niedrigere Gebühr im Vergleich zu vielen anderen Anbietern. Wise sendet das Geld nicht direkt international, sondern nutzt lokale Bankpartner: Das Geld wird von Großbritannien aus an ein lokales Konto im Zielland überwiesen – so erhalten Auftragnehmer:innen die Zahlung in der gewünschten Währung und zu einem fairen Wechselkurs. Nutzer:innen können den genauen Betrag, die Wechselkurse und Gebühren vorab einsehen . Der Nachteil: Wise ist in weniger Ländern verfügbar. Wenn das Land Ihrer Kunden nicht auf der Liste steht, kann Wise nicht genutzt werden.

Revolut

Unterstützte Länder: 31 Unterstützte Währungen: 31

Gebühren: Keine Gebühren, es sei denn, Sie tätigen eine Währungsumrechnung, die 0,5 % auf jeden Betrag über dem kostenlosen Fremdwährungsfreibetrag beträgt. Ihr Kunde muss ein Revolut-Konto haben, um Sie zu bezahlen.

Mehr als 12 Millionen Kunden nutzen bereits Revolut. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, Zahlungen nicht nur in klassischen Währungen, sondern auch in Gold und Kryptowährungen zu empfangen. Revolut verzichtet auf versteckte Gebühren, bietet eine benutzerfreundliche App und richtet sich sowohl an Privat- als auch Geschäftskunden. Es stehen verschiedene Abo-Modelle und Angebote zur Auswahl.

Um mit Revolut bezahlt zu werden, muss Ihr Kunde ein Revolut Business-Konto besitzen – dieses kann eröffnet werden, wenn das Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder in der Schweiz registriert und physisch ansässig ist.

Internationale Banküberweisung

Unterstützte Länder: alle Unterstützte Währungen: alle (Wechselkurse gelten) Gebühr: Für Zahlungen über SWIFT können die Gebühren zwischen 20 und 75 US-Dollar liegen.

Wenn die oben genannten Zahlungsmöglichkeiten nicht machbar sind, ist eine internationale Überweisung oft die einzige Option. Die Abwicklung erfolgt in der Regel über das SWIFT-Netzwerk, wobei Banken eine Gebühr für die Bereitstellung dieses Dienstes erheben.

Geld international zu überweisen ist keine kosteneffiziente Zahlungsmethode, da sowohl die sendenden als auch die empfangenden Banken hohe Gebühren verlangen. Zudem nutzen Banken unterschiedliche Wechselkurse – Sie könnten also auch beim Währungsumtausch Geld verlieren.

Schritt drei: Senden Sie dem Kunden eine Rechnung.

Das Versenden von Rechnungen für erbrachte Leistungen ist ein zentraler Bestandteil, um als unabhängige:r Auftragnehmer:in bezahlt zu werden. Um Fehler, rechtliche Probleme oder Missverständnisse zu vermeiden – und gleichzeitig ein professionelles Auftreten zu wahren – sollten Ihre Rechnungen immer die folgenden Schlüsselelemente enthalten:

• Dokumentname: Beschriften Sie das Rechnungsdokument in der Kopfzeile mit fettgedruckten Buchstaben.
• Firmenlogo: Wenn Sie ein Firmenlogo haben, fügen Sie dieses in die Kopfzeile ein, um Ihre Rechnung zu individualisieren und vertrauenswürdiger zu machen.
• Rechnungsnummer/-code: Weisen Sie jeder Rechnung eine eindeutige Nummer zu, um die Buchführung zu vereinfachen. Mehrstellige Zahlen reichen in der Regel aus. Alternativ können Sie auch ein Codesystem verwenden, das z. B. das Rechnungsdatum und den Namen des Kunden enthält. Dieses System ist etwas aufwendiger, kann aber dabei helfen, einzelne Rechnungen schneller wiederzufinden – besonders, wenn Sie viele davon erstellen.
• Rechnungsdatum: Geben Sie das Versanddatum an, um verspätete Zahlungen und andere Fehlberechnungen zu vermeiden.
• Ihre Geschäftsdaten: Firmenname, Ihr Name und Kontaktinformationen (E-Mail, Telefonnummer und eventuell Adresse)
• Kontaktdaten des Kunden: Geben Sie dieselben Informationen wie im vorherigen Schritt an – zusätzlich jedoch die Rechnungsstelle oder Abrechnungsabteilung, insbesondere bei größeren Unternehmen.
• Liste der Dienstleistungen: Führen Sie jede erbrachte Leistung einzeln auf – mit einer kurzen Beschreibung, der Anzahl der geleisteten Stunden (oder der Wortanzahl, z. B. bei Texter:innen), dem vereinbarten Stundensatz (bzw. Preis pro Wort) und dem Zwischenbetrag pro Position.
• Gesamtbetrag fällig: Addieren Sie die Gesamtkosten aller aufgeführten Leistungen. Falls zutreffend, fügen Sie auch Steuern oder eine Pauschale hinzu.
• Zahlungsbedingungen: Geben Sie klar an, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren – zum Beispiel PayPal, Payoneer, Banküberweisung, Krypto-Adresse oder andere Optionen.
• Fälligkeitsdatum der Zahlung: Nennen Sie ein konkretes Datum für die Zahlung. Formulierungen wie „15 Tage ab Rechnungsdatum“ können zu Missverständnissen führen – eine eindeutige Frist ist besser.
• Richtlinie für verspätete Zahlungen: Falls Sie eine solche Richtlinie haben, halten Sie fest, ab wann eine Zahlung als überfällig gilt und welche Verzugsgebühren oder Konsequenzen gegebenenfalls entstehen.

Schritt vier: Erfüllen Sie Ihre Steuerverpflichtungen

Auftragnehmer:innen gelten als selbstständig – sie sind also keine Angestellten. Das bedeutet, sie sind selbst dafür verantwortlich, ihre Steuererklärungen selbst zu berechnen, einzubehalten und fristgerecht zum Ende des Steuerjahres einzureichen.

Statt dass Lohnsteuern vom Einkommen abgezogen werden, müssen Auftragnehmer:innen Einkommensteuer und Selbstständigensteuer zahlen. Diese Beiträge finanzieren grundlegende öffentliche Leistungen wie Schulen, Notfalldienste, Straßenbau oder Gesundheitsversorgung.

In den USA beispielsweise decken die Bundes- und Landessteuern eines/einer Auftragnehmer:in unter anderem die Beiträge zur Sozialversicherung und zum nationalen Krankenversicherungsprogramm Medicare ab.

Auftragnehmer:innen können je nach Steuerwohnsitz und Höhe ihrer Einkünfte bestimmte Steuerformulare von ihren Kunden erhalten.

In den USA erhalten Auftragnehmer:innen, die im Laufe eines Jahres mehr als 600 US-Dollar von einem Kunden erhalten, zu Beginn der Geschäftsbeziehung in der Regel das IRS-Formular W-9. Kunden nutzen dieses Formular, um Name, Adresse sowie Sozialversicherungs- oder Steueridentifikationsnummer des/der Auftragnehmer:in zu erfassen – und um die gezahlten Einkünfte beim IRS zu melden.

Zusätzlich können Auftragnehmer:innen das Formular 1099-NEC erhalten. Dieses gibt an, wie viel Geld im Vorjahr von einem bestimmten Kunden gezahlt wurde – eine hilfreiche Grundlage zur Berechnung des Jahreseinkommens für die Steuererklärung.

Wenn Auftragnehmer:innen ihre Steuern nicht korrekt zahlen, kann es sein, dass ihre Kunden verpflichtet sind, Sicherungssteuerabzüge (Backup Withholding) von den Einnahmen vorzunehmen und die Zahlungen direkt an die Steuerbehörde zu melden.

Hinweis: Vergessen Sie nicht, Ihr zu versteuerndes Einkommen durch Abzüge zu senken. Abzugsfähig sind qualifizierte Geschäftsausgaben wie:

• Ausgaben für das Homeoffice
• Bürokosten
• Provisionen und Gebühren
• Rechts-, Buchhaltungs- und Steuerfachdienste

In den USA bietet der IRS zahlreiche Steuerabzüge für Selbstständige und Geschäftsinhaber:innen, die ihr eigenes kleines Unternehmen betreiben.

Zahlungsmethoden mit Deel kombinieren und anpassen

Deel unterstützt unabhängige Auftragnehmer:innen und ihre Kunden dabei, Zahlungen einfach, flexibel und sicher abzuwickeln.

Mit Deel können Sie und Ihre Kunden entscheiden, wie die Zahlung erfolgen soll – und müssen dabei nicht dieselbe Methode verwenden. Zum Beispiel kann Ihr Kunde per Banküberweisung zahlen, während Sie selbst auswählen, wie und in welcher Währung Sie das Geld abheben möchten, sobald es verfügbar ist – etwa per Banküberweisung, PayPal, Payoneer oder sogar in Kryptowährung.

Deel-Nutzer:innen können außerdem eine Deel Card erhalten, mit der sie sofortigen Zugriff auf ihr Guthaben und die Möglichkeit haben, weltweit auszugeben. Deel optimiert Auszahlungen lokal, um Gebühren zu senken und Abhebungen in über 150 Währungen zu ermöglichen – was den gesamten Prozess schneller, günstiger und bequemer für beide Seiten macht.