Das Austrittsgespräch: So verabschieden Ssie sich angemessen von Beschäftigten, die Iihr Unternehmen verlassen

Wenn Beschäftigte ein Unternehmen verlassen, ist ein Austrittsgespräch für beide Seiten eine der letzten Gelegenheiten, wertvolle Rückmeldungen zu erhalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum ein professionell geführtes Austrittsgespräch wichtig ist, welche Fragen man stellen sollte und wie Unternehmen die gewonnenen Erkenntnisse nutzen können.

Was genau ist ein Austrittsgespräch?

Bei Kündigungen finden im Rahmen des Offboardings, in der Regel am letzten Arbeitstag, persönliche Austrittsgespräche zwischen ausscheidenden Beschäftigten und ihren Vorgesetzten oder Mitarbeiter:innen der Personalabteilung statt. Es handelt sich um ein klärendes Abschlussgespräch mit den Beschäftigten, die das Unternehmen freiwillig oder unfreiwillig verlassen. Manche Unternehmen führen stattdessen auch einfach eine Online-Umfrage durch.

Ziel dieses Gesprächs ist es, die Beweggründe für den Weggang von Beschäftigten besser zu verstehen und ehrliche Rückmeldungen zu erhalten über die Erfahrungen im Unternehmen. Egal, ob ein persönliches Gespräch (vor Ort oder online) oder eine Online-Umfrage durchgeführt wird: Wichtigwichtig sind gezielte Fragen, die wertvolle Erkenntnisse liefern zur Zufriedenheit von Beschäftigten, zu den Arbeitserfahrungen und zu den Gründen für den Weggang liefern.

Austrittsgespräche sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Arbeitgeber können ihre ehemaligen Beschäftigten nur dann dazu zwingen, wenn sie einen Arbeitsvertrag unterzeichnet haben, der ein solches Gespräch als Teil der Unternehmensrichtlinien vorsieht.

Warum sollte man Austrittsgespräche führen?

Für Unternehmen sind gute Austrittsgespräche ein wertvolles Instrument des Offboardings. Sie haben unter anderem die folgenden Vorteile:

• Ausscheidende Beschäftigte sind häufig offener für ehrliche Rückmeldungen, da sie keine negativen Konsequenzen befürchten müssen. Bei einem Austrittsgespräch können sie in einem sicheren Raum konstruktive Rückmeldungen geben. Und Mitarbeiter:innen der Personalabteilung können gezielte Fragen stellen. Unternehmen erhalten so direkte Einblicke in mögliche Schwachstellen. Bedenken oder Konflikte können vertraulich geklärt werden, statt zu riskieren, dass bevor sich Kolleg:innen beschweren, wenn sie im Team zur Sprache kommen.

• Wenn Unternehmen besser verstehen, warum Beschäftigte kündigen und welche Defizite es bei der Zufriedenheit ihrer Beschäftigten gibt, können sie gezielte Maßnahmen zur Bindung von Mitarbeiter:innen ergreifen, die Fluktuation senken und die allgemeine Unternehmenskultur verbessern.

• Ein Abschlussgespräch bietet die Möglichkeit, das Arbeitsverhältnis in positiver Weise zu beenden. Ein respektvoller Abschied hinterlässt einen positiven Eindruck. Ehemalige Mitarbeiter sind potenzielle Botschafter für das Unternehmen und können es weiterempfehlen. Das dient der Markenbildung des Arbeitgebers.

• Darüber hinaus kann man auch ganz praktische Dinge erörtern, etwa die Rückgabe von Arbeitsgeräten, sowie Wettbewerbsklauseln und Vereinbarungen zum geistigen Eigentum besprechen. Austrittsgespräche sind also auch ein wirksames Mittel für ein effizientes Offboarding.

Wie führt man ein Austrittsgespräch?

Bedenken Siesie bei Austrittsgesprächen, dass die Personalabteilung und Vorgesetzte stets die Zufriedenheit der Beschäftigten im Blick haben sollten. Während Einstellungsgespräche sicherstellen, dass Positionen mit den richtigen Kandidat:innen besetzt werden, kann man mithilfe von Austrittsgesprächen herausfinden, welche Optimierungspotenziale es bei nachfolgenden Personen gibt.

Damit Austrittsgespräche gelingen, achten Sie auf folgende bewährte Verfahrensweisen:

• Neutraler Rahmen: Das Gespräch sollte in einer entspannten Atmosphäre stattfinden, die eine offene Kommunikation fördert.

• Offenheit: Schlüsselelemente für erfolgreiche Austrittsgespräche sind eine neutrale Erwartungshaltung und Aufgeschlossenheit. Fördern Siesie daher eine offene Kommunikation.

• Vertraulichkeit: Mitarbeiter geben ehrlichere Rückmeldungen, wenn sie wissen, dass ihre Antworten anonymisiert ausgewertet werden. Wenn Ssie Beschäftigte daran erinnern, dass das Gespräch vertraulich ist, schafft dies einen sicheren Raum, der einen ehrlichen Dialog ermöglicht.

• Rückmeldungen ernst nehmen: Die gesammelten Informationen sollten nicht ungenutzt bleiben. Unternehmen müssen aus den erhaltenen Rückmeldungen konkrete Maßnahmen ableiten und die entsprechenden Ergebnisse im Arbeitsalltag umsetzen.

Und hier noch ein paar weitere Tipps, mit denen sich Personalleiter:innen auf Auftrittsgespräche vorbereiten können:

• Stellen Sie sicher, dass Beschäftigte mit den richtigen Erwartungen in die geplante Besprechung gehen und verstehen, welchen Zweck sie hat.
• Um Spannungen zu vermeiden, bitten Sie im Zweifelsfall nicht direkte Vorgesetzte, sondern eine andere Person darum, das Gespräch zu führen.
• Beenden Sie die Beziehung in positiver Weise und wünschen Siesie den Beschäftigten viel Glück für ihre Zukunft.
• Bereiten Sie sich auf die Besprechung vor und erstellen Siesie vorher eine Liste mit geeigneten hilfreichen Fragen.

15 hilfreiche Fragen für Austrittsgespräche

Beschäftigte können im Arbeitsalltag sehr unterschiedliche Erfahrungen machen. Auch wenn Sie für ein Austrittsgespräch bestimmte Fragen vorbereiten: je nachdem, wie Mitarbeiter:innen antworten, kann sich das Gespräch in unterschiedliche Richtungen entwickeln. Dennoch sollte man eine Vorlage mit gezielten Fragen zur Hand haben, die einem bei Austrittsgesprächen zumindest als Orientierungshilfe dienen.

Fragen zu den Gründen des Weggangs

Folgende Fragen können ein Ausgangspunkt sein, um besser zu verstehen, warum Beschäftigte ihr Kündigungsschreiben eingereicht haben:

• Warum verlassen Sie das Unternehmen?
• Was bietet Ihre neue Stelle oder Beschäftigung im Gegensatz zu dem, was wir bieten?
• Was hätten wir tun können, damit Sie bei uns geblieben wären?
• Würden Sie es irgendwann in Betracht ziehen, zu unserem Unternehmen zurückzukehren, entweder in derselben oder in einer anderen Funktion?

Fragen zu Vorgesetzten

Anhand folgender Fragen kann man die täglichen Erfahrungen von Beschäftigten an ihrem Arbeitsplatz genauer einschätzen:

• Waren Ihre Vorgesetzten offen dafür, Ihre Anliegen mit Ihnen zu besprechen?
• Inwieweit könnten Ihre Vorgesetzten ihre Arbeit verbessern?
• Haben Sie regelmäßig konstruktive Rückmeldungen und klare Zielvorgaben erhalten?

Fragen zur Stellenbeschreibung

Wenn Sie die frei werdende Stelle neu besetzen wollen, helfen Ihnen folgende Fragen dabei, nachfolgende Beschäftigte an Ihrihr Unternehmen zu binden:

• Was hat Ihnen an Ihrerihrer Arbeit am besten gefallen?
• Was war das Schlimmste an Ihrer Arbeit?
• Was würden Sie an der Arbeit ändern, wenn Sie die Möglichkeit dazu hätten?

Fragen zur Einarbeitung und zur Unternehmenskultur

In der modernen Arbeitswelt mit globalen Teams und dezentralen Strukturen sind folgende Fragen wichtig, um die Zufriedenheit und das Engagement von Beschäftigten zu verbessern:

• Wie könnten wir Mitarbeiter:innen auf dieser Position besser schulen und fördern?
• Was halten Sie von der bestehenden Unternehmenskultur?
• Hatten Sie den Eindruck, dass das Unternehmen Ihre Arbeit schätzt?
• Würden Sie einem Freund die Arbeit für unser Unternehmen empfehlen?
• Welche Qualitäten sollten wir bei der Suche nach Ihrem Nachfolger in den Vordergrund stellen?

Fazit

Im Rahmen des Offboardings sind Austrittsgespräche eine wertvolle Quelle für Informationen. Auf deren Grundlage können Sie Unternehmensprozesse optimieren und die Zufriedenheit Ihrer Beschäftigten erhöhen. Wenn Siesie diese Gespräche strategisch geschickt nutzen, senken Sie möglicherweise nachhaltig Ihreihre Fluktuationsrate und verbessern Ihr Ansehen als Arbeitgeber.

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