Vier häufige Fehler bei der globalen Compliance – und wie man sie vermeidet

Die globale Einstellung boomt: 2021 stellten vor allem nordamerikanische Unternehmen mehr als doppelt so viele Mitarbeitende aus Lateinamerika, Asien, Europa und dem Nahen Osten ein wie in den Vorjahren. Bei der Suche nach Talenten liegt Ihnen die Welt zu Füßen – oder, falls Ihr Fokus auf Skandinavien liegt: Sie können sich wie bei einem Smörgåsbord bedienen.

Aber globale Compliance-Probleme sind bei der internationalen Suche nach Mitarbeitenden immer noch ein großes Hindernis. Das Arbeits- und Steuerrecht unterscheidet sich von Land zu Land. Die damit verbundene Risikosteuerung ist mit erheblichem Zeitaufwand verbunden und erfordert fundierte Sachkenntnisse. Wer die Vorschriften missachtet, riskiert nicht nur hohe Geldstrafen, sondern auch Verbote, im schlimmsten Fall sogar Haftstrafen.

Das weltweite Compliance-Management sollte Sie aber nicht von ihrer globalen Expansion abhalten – und Deel kann Ihnen sogar dabei helfen. Im Folgenden geht es um die vier häufigsten globalen Compliance-Fehler von Arbeitgebenden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese geschickt umgehen können. Lesen Sie weiter, damit Ihnen Compliance-Probleme nie wieder den Schlaf rauben.

1. Scheinselbstständigkeit: Unabhängige Freelancer:innen oder Angestellte?

Die Scheinselbstständigkeit von Freelancer:innen ist einer der häufigsten Fehler bei internationalen Arbeitsverhältnissen. Eine Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn Arbeitskräfte die Aufgaben von Angestellten übernehmen und daher eigentlich Anspruch auf entsprechende Leistungen haben – das Unternehmen sie jedoch als Freelancer:innen beauftragt.

Oft ist Scheinselbstständigkeit nicht beabsichtigt. Manchmal geschieht es aber vorsätzlich, um unrechtmäßig Kosten zu sparen. Denn für Freelancer:innen müssen arbeitgebende Unternehmen keine Sozialleistungen zahlen.

Der Staat betrachtet Scheinselbstständigkeit als schwerwiegende Form der Steuerhinterziehung. Das hat folgende Gründe:

• Staatliche Einnahmen gehen verloren, etwa in Form von Arbeitslosenversicherung und anderen Sozialbeiträgen, die Arbeitgebende für Angestellte zahlen müssen.
• Mitarbeitenden wird ihr Anspruch auf Kranken- und Sozialversicherung sowie auf andere Sozialleistungen verwehrt.

Die Folgen von Scheinselbstständigkeit

Abgesehen vom Reputationsschaden und unabhängig davon, ob es mit Absicht geschieht oder nicht: Scheinselbstständigkeit ist strafbar, und je nach Land in unterschiedlicher Weise. In den USA können die Steuerbehörde IRS und das Arbeitsministerium schwerwiegende Sanktionen verhängen und tun dies auch. Das gilt vor allem für vorsätzliche Scheinselbstständigkeit oder wenn es im großen Umfang geschieht.

Bei versehentlicher Scheinselbstständigkeit drohen Arbeitgebenden mildere Strafen, die den Schaden für Mitarbeitende wieder gutmachen sollen:

• Sie müssen 1,5 % der Gehälter der Mitarbeitenden zuzüglich Zinsen zahlen
• Sie müssen 40 % der Kranken- und Sozialversicherungsbeiträge und 100 % der FICA-Beiträge (weitere Kranken- und Sozialversicherungsbeiträge) übernehmen.

Sollten die IRS und das Arbeitsministerium zu der Ansicht gelangen, dass die Scheinselbstständigkeit absichtlich erfolgte, können die Folgen drastischer sein.

Wie bei unbeabsichtigter Scheinselbstständigkeit auch, müssen sie 100 % der eigenen FICA-Beiträge und der FICA-Beiträge der Mitarbeitenden zahlen. Hinzu kommen weitere Strafzahlungen von bis zu 1.000 US-Dollar für jede:n Scheinselbstständige:n. Zusätzlich müssen Arbeitgebende einen Aufschlag von 20 % auf das Gehalt der Mitarbeitenden zahlen. In bestimmten Fällen können Verstöße gegen die Compliance-Vorschriften sogar Haftstrafen nach sich ziehen.

Auch in Deutschland kann Scheinselbstständigkeit zu empfindlichen Strafen führen, unter anderem die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuernachzahlungen und Bußgelder in Höhe von bis zu 500.000 Euro.

Jedes Land hat eigene Kriterien zur Bestimmung von Scheinselbstständigkeit. Vollzeitmitarbeitende, die nach streng geregelten Zeitplänen und Vorgaben arbeiten, werden normalerweise als Angestellte betrachtet. Personen, die für mehrere Kunden arbeiten und dabei mehr Autonomie haben, gelten als unabhängige Freelancer:innen.

In den USA gibt es zwei offizielle Tests, mit denen man den Status von Mitarbeitenden bestimmen kann:

Test der Steuerbehörde IRS: Die Einstufung hängt von dem Ausmaß der Kontrolle des Unternehmens über Mitarbeitende in drei Kategorien ab:

• Verhaltenskontrolle: unabhängige Freelancer:innen entscheiden selbst, wann, wo und wie sie arbeiten und mit welchen Tools
• Finanzielle Kontrolle: Angestellte erhalten Geräte, werden geschult und bekommen andere Geschäftskosten erstattet, unabhängige Freelancer:innen nicht
• Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses: Angestellte erhalten Sozialleistungen und haben in der Regel (wenn auch nicht immer) unbefristete Verträge

Test der wirtschaftlichen Realität des Arbeitsministeriums: Die Arbeitsgesetzgebung des Fair Labor Standards Act (FSLA) umfasst unter anderem folgende Regeln zur Einstufung von Mitarbeitenden:

• Test der wirtschaftlichen Realität: unabhängige Freelancer:innen sind selbstständig, Angestellte befinden sich hingegen in einem wirtschaftlichen Abhängigkeitsverhältnis zum arbeitgebenden Unternehmen.
• Zwei zentrale Faktoren: unabhängige Freelancer:innen haben je nach eigener Initiative und Investition erhebliche Kontrolle über ihre Arbeit und ihre Einnahmen

In Deutschland kann man sich etwa an den Kriterien der Deutschen Rentenversicherung orientieren. Sie verknüpft das Vorhandensein von Scheinselbstständigkeit mit folgenden fünf Kriterien:

• Man muss den Weisungen des Unternehmens uneingeschränkt Folge leisten
• Man muss bestimmte Arbeitszeiten einhalten
• Es besteht eine Berichtspflicht gegenüber dem Unternehmen
• Die Arbeit wird in den Räumen des Unternehmens oder an vom ihm bestimmten Orten ausgeführt
• Bestimmte Hard- und Software, die mit Kontrollmöglichkeiten des Unternehmens verbunden sind, muss genutzt werden

Kunden von Deel können dem Rätselraten bei der Einstufung von Mitarbeitenden jetzt ein Ende bereiten, denn sie haben Zugang zu unserem Compliance Hub. Darin enthalten ist ein einmaliges, KI-gestütztes Einstufungstool. Es verwendet lokale Einstufungstests und berücksichtigt die Rechtsprechung in 150 Ländern. Dies hilft Ihnen bei der gesetzeskonformen und richtigen Einstufung Ihrer Arbeitskräfte.

2. Verstöße gegen vor Ort geltende Gesetze zur Gehaltsabrechnung und zum Datenschutz sowie andere Arbeitsgesetze

Jedes Land hat andere Compliance-Anforderungen mit unterschiedlichsten Vorschriften und es kommt schnell zu Verstößen dagegen. Portugal zum Beispiel führte jüngst neue Vorschriften für Arbeitgebende ein:

• Arbeitgebende mit mehr als zehn Angestellten dürfen diese nicht außerhalb der Arbeitszeiten kontaktieren. 
• Beschäftigte mit Kindern (im Alter von bis zu acht Jahren) müssen vorher nicht Bescheid sagen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.
• Unternehmen müssen die Kosten von Remote-Arbeit erstatten, etwa höhere Strom- oder Internetrechnungen.

Wir können in diesem Artikel nicht auf alle Arbeitsvorschriften jedes Landes eingehen. Bei den vor Ort geltenden Arbeitsgesetzen sollten Sie aber vor allem zwei Kategorien beachten: Gesetze zur globalen Gehaltsabrechnung und zum Datenschutz.

Verstöße gegen Vorschriften für globale Gehaltsabrechnungen

Globale Gehaltsabrechnungen sind eine äußerst komplexe Angelegenheit für international tätige Unternehmen. Steuern, Krankenversicherung, Wechselkurse, Rentenbeiträge und Beiträge für die betriebliche Altersvorsorge, Urlaubstage, Elternzeit: Da kann so einiges schiefgehen.

Datenschutz und Datenschutzvorschriften

Für die EU-Mitgliedstaaten und das Vereinigte Königreich legt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Datenschutzstandards fest. Ein wesentlicher Bestandteil der DSGVO ist der Auftragsverarbeitungsvertrag. Arbeitgebende, die in der Region Mitarbeitende einstellen, müssen ihn unterzeichnen und sich daran halten. Das soll sicherstellen, dass sie die Daten von Beschäftigten gemäß den Standards der DSGVO schützen.

Andere Länder haben eigene Datenschutzregelungen. In Israel und Brasilien ähneln die Datenschutzgesetze der DSGVO. In Ländern wie Bahrain und Südkorea unterscheiden sich die Bestimmungen dagegen deutlich hiervon.

Unternehmen, die in hohem Umfang mit internationalen Daten zu tun haben, sollten am besten eine:n Datenschutzbeauftragte:n einstellen.

Unternehmen oder Organisationen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, müssen eine:n Datenschutzbeauftragte:n einstellen. Neben der DSGVO müssen sie auch ausländische Datenschutzgesetze einhalten.

Compliance-Beauftragte sind Rechtsexpert:innen, die zuständig sind für die unternehmensbezogenen Compliance-Aspekte und prüfen diese sorgfältig.

Sie kümmern sich um folgende Aufgaben:

• Interne und externe Mitteilungen, Verfahren und Prozesse
• Überwachung interner Regeln und der Gesetzgebung in den Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist
• Schulung von Mitarbeitenden und rechtliche Weiterbildung

Vermeiden Sie Compliance-Fehler mit einem EOR

Unternehmen, die international Mitarbeitende einstellen – vor allem, wenn sie dies in mehreren Ländern tun – müssen oft externe Beratung in Anspruch nehmen, um die Vorschriften einzuhalten. Vor allem dann, wenn sie es sich nicht leisten können, ein ganzes Compliance-Team zu beschäftigen. Und hier kommt der sogenannte Employer of Record (EOR) ins Spiel.

Ein EOR ist ein Personaldienstleister, der rechtmäßig Mitarbeiter:innen im Auftrag eines anderen Unternehmens einstellt. Er übernimmt die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung der Beschäftigungsvorschriften an unterschiedlichen Orten. EORs gründen lokale Gesellschaften in Ländern rund um die Welt – wie etwa Deel in mehr als 150 Ländern. Wenn Sie Mitarbeitende in einem anderen Land einstellen möchten, erstellt der EOR einen Arbeitsvertrag entsprechend den dortigen Arbeitsgesetzen. EORs kümmern sich auch um die finanziellen Aspekte wie Gehaltsabrechnung und Steuern sowie die rechtlichen Aspekte der Einstellung. Auf diese Weise können Sie sich auf die Mitarbeitenden konzentrieren, statt auf die Compliance.

Hier erfahren Sie mehr über die internationale Einstellung von Mitarbeitenden mit einem EOR.

3. Fehler im Zusammenhang mit Betriebsstätten

Eine Betriebsstätte ist ein fester, physischer Ort der Geschäftstätigkeit, an dem vor Ort steuerpflichtige Einnahmen erzielt werden. Wenn Sie dabei Fehler machen, zahlen Sie für diese Einnahmen möglicherweise keine Steuern. Und je nach Branche und Land können Steuerschulden entstehen und Zinsen und Bußgelder anfallen. Um dies zu vermeiden, achten Sie darauf, dass es unterschiedliche Arten von Betriebsstätten gibt.

Unterschiedliche Arten von Betriebsstätten

Laut OECD gibt es folgende Arten von Betriebsstätten:

• Fester Geschäftssitz
• Bau- oder Montageprojekt
• Vertreterbetriebsstätte

Betriebsstätten haben meistens die Form von Büros, Filialen, Fabriken, Lagern, Verwaltungseinrichtungen und Orten, an denen Rohstoffe abgebaut werden. Davon ausgenommen sind folgende Orte und Tätigkeiten, die nicht als Betriebsstätten gelten:

• Vorbereitende oder unterstützende Tätigkeiten im Zusammenhang mit Waren und Dienstleistungen
• Lagerräume für den ausschließlichen Zweck der Lieferung von Waren und Dienstleistungen an Kunden und Klienten
• Lohnveredelung
• Einkaufstätigkeiten und Informationsbeschaffung

Verstöße gegen Einwanderungs- und Visabestimmungen

Bei arbeitgebergesponserten Visa müssen Arbeitgebende vor der Einwanderung des Mitarbeitenden zahlreiche bürokratische Hürden überwinden. Bei Visa für Arbeitsmigrierende sind in den USA beispielsweise folgende Unterlagen erforderlich:

• Ein Reisepass, der noch sechs Monate gültig ist (es sei denn, eine längere Gültigkeit ist erforderlich)
• Ausgefülltes Formular DS-260
• Zwei Passfotos
• Zivilrechtliche Dokumente der Antragstellenden
• Finanzielle Unterstützung
• Ausgefüllte Formulare der Gesundheitsprüfung

Die Bearbeitung des Antrags durch die US-Behörden kann Monate dauern und schon bei kleinsten Verwaltungsfehlern abgelehnt werden, sodass Sie und Ihre potenziellen Mitarbeitenden viel Zeit verlieren.

In Deutschland gibt es hinsichtlich der Anforderungen für Arbeitsmigrierende je nach Herkunftsland große Unterschiede:

• EU-Bürger dürfen in allen anderen EU-Staaten arbeiten und brauchen keine gesonderte Arbeitserlaubnis.

• Kandidat:innen aus Drittstaaten benötigen dagegen in der Regel ein Arbeitsvisum oder eine Arbeitserlaubnis, zum Beispiel die sogenannte Blaue Karte EU für Hochqualifizierte.

• Je nach Beruf ist unter Umständen auch eine Anerkennung der Qualifikation erforderlich.

Bewährte Verfahrensweisen für regelkonforme internationale Einstellungen

Vollzeitbeschäftigte

Wenn Sie Vollzeitbeschäftigte im Ausland einstellen möchten, sollten Sie am besten Folgendes tun:

• Beauftragen Sie lokale Experten, die sich mit dem Arbeitsrecht des Landes, der Einhaltung von Vorschriften und den dortigen Bestimmungen auskennen.
• Nutzen Sie die Dienste eines EOR, damit Sie die Vorschriften einhalten und sich auf Ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren können.
• Beschäftigen Sie Compliance- und Datenschutzbeauftragte, um Strafen zu vermeiden.

Freelancer:innen

Die Arbeit mit unabhängigen Freelancer:innen ist flexibel, kostengünstig und bequem. Folgendes müssen Sie dabei allerdings beachten:

• Sie sollten Beschäftigte von unabhängigen Freelancer:innen unterscheiden können.
• Bezahlen Sie Ihre Freelancer:innen zeitnah.

Mit Deel können Sie ohne Risiken weltweit Beschäftigte einstellen

Die Einhaltung von Vorschriften ist oftmals die größte Sorge von Arbeitgebenden, die Mitarbeitende in anderen Ländern einstellen wollen. Aber das sollte Sie nicht davon abhalten, das globale Talentreservoir zu nutzen.

Deel sorgt dafür, dass jeder Vertrag mit Vollzeitbeschäftigten oder Freelancer:innen mit den vor Ort geltenden Vorschriften im Einklang steht. Und Sie müssen sich nicht jedes Mal aufs Neue mit den Vorschriften vertraut machen, die in einem bestimmten Land gelten.

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